Histoires de réussite des clients Mise en œuvre réussie de l’ERP - Auto Action Technologies
Auto Action Technologies Passe à Overdrive avec Flexible Acumatica Cloud ERP
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Solution ERP Acumatica Cloud pour Auto Action Technologies
Administration centrale
Kenilworth, NJ
Secteurs d’activité
Distribution, Gestion des services sur le terrain, Les services
Applications remplacées
Nouveau dans l’ERP cloud

Auto Action Technologies

  • Amélioration des opérations grâce à des rapports robustes grâce à des tableaux de bord, éliminant ainsi les erreurs
  • Acquisition d’une plate-forme flexible qui fournit des fonctionnalités pour faciliter les besoins croissants de l’entreprise
  • A obtenu de nouvelles informations de gestion d’entreprise, fournissant les informations nécessaires pour prendre des décisions plus rapides et plus éclairées
  • Ajout d’une fonctionnalité de gestion des services sur le terrain, réduisant ainsi les coûts opérationnels
  • Téléchargements automatisés des dépenses par carte de crédit et fonctions de données, ce qui permet de gagner du temps
Jared Cohen
« Au fur et à mesure que nous grandissons avec des projets plus importants à l’échelle nationale, Acumatica nous permet de gérer le processus plus efficacement. Grâce à Acumatica et aux informations que nous fournissons, les clients sont très à l’aise avec nous.
Jared Cohen, Chef de la Direction et Copropriétaire
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Défis à relever
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Défis à relever

Défis à relever

Bruce Cohen a fondé Auto Action Technologies en 1978 pour vendre aux concessionnaires automobiles des accessoires automobiles de rechange. Il a élargi l’entreprise au cours des 27 années suivantes en ajoutant plusieurs entreprises connexes telles que les lave-autos et les services de limousine. L’entreprise a installé des accessoires chez des concessionnaires automobiles ou chez l’un des Auto Action Technologies' centres d’installation.

En 2005, alors que son fils Jared Cohen a obtenu son diplôme universitaire avec l’intention de poursuivre une carrière dans le secteur de la restauration, la tragédie a frappé la famille lorsque Bruce est décédé inopinément d’une crise cardiaque. La mère de Cohen, Brenda, a demandé à Jared d’envisager de diriger l’entreprise automobile, ce qu’il a fait depuis.

« Je ne savais pas grand-chose sur les voitures à l’époque, mais j’ai certainement appris rapidement », dit Jared Cohen. L’un de ses gestes les plus intelligents a été de demander à Joe Cardinale, responsable des ventes sous Bruce, d’être son partenaire. Cardinale détient maintenant 50 pour cent de Auto Action Technologies et d’autres entreprises connexes avec Jared. « J’ai tout de suite su que je n’avais rien sans lui », dit Cohen.

En tant qu’étudiant en affaires dès la sortie de l’université, Cohen a examiné les systèmes de l’entreprise et a appris qu’ils étaient archaïques et devaient être remplacés. En 2006, Auto Action Technologies mis à niveau vers un système Linux appelé Millennium Power Base, un système de base de données Pick à écran bleu qui gérait les ventes, GL, et avait une application Web personnalisée qui permettait à Cohen de voir l’état des travaux d’installation en cours.

« J’avais l’ambition d’élargir le modèle d’affaires et de prendre le contrôle de la côte Est avec plus d’emplacements », dit Cohen. « Nous avons ouvert des sites à Philadelphie, deux à New York et deux dans le New Jersey. J’étais jeune et stupide, et lorsque nous avons lancé cinq nouveaux emplacements, j’étais comme « Oh wow, ce n’est pas aussi facile qu’il n’y paraît. »

Bien que le tableau de bord personnalisé de Millennium ait fourni une vue des données, il n’a pas fait grand-chose d’autre, et Cohen a rapidement réduit ses opérations à son installation d’origine. Il a servi les nouveaux clients régionaux acquis au cours de l’expansion à partir d’un seul emplacement ou des sites des concessionnaires, ce qui a obligé le personnel à garder une trace de l’endroit où se trouvaient les voitures et les installateurs, de l’état des travaux d’installation de la voie et de ce qui devait être livré.

Lorsque les constructeurs automobiles ont commencé à inclure des accessoires de rechange comme des démarreurs à distance et des lecteurs de disque CD et des changeurs en fonction de la demande des consommateurs, Auto Action Technologies a changé de vitesse et a commencé à installer des sièges en cuir, des toits ouvrants et d’autres accessoires automobiles. Mais qu’est-ce que, Cohen a débattu, pourrait-il faire avec ses installateurs d’électronique ?

Cohen a repéré plusieurs tendances lui permettant de faire pivoter l’entreprise : les voitures connectées et la distraction au volant. Auto Action Technologies a remporté une offre pour installer des dispositifs de sécurité dans 1 600 voitures dans le cadre du projet Vision Zero de Tampa, qui est une stratégie visant à éliminer les décès et les blessures graves sur la route. Mise en œuvre pour la première fois en Suède dans les années 1990, Vision Zero prend de l’ampleur aux États-Unis.

« Tout le monde parlait des nouvelles technologies, mais personne n’abordait la façon dont ils allaient les intégrer ou les installer », dit Cohen. « Nous avons réalisé que ce n’était pas simple, mais nous pourrions être la clé de son installation du point de vue du marché secondaire. »

Les grands clients avaient besoin d’une meilleure solution d’affaires

Auto Action Technologies a maintenant une empreinte nationale de clients publics et privés en plus des concessionnaires, y compris Siemens et Verizon, et installe la sécurité et les accessoires du marché secondaire sur tous les types de véhicules, y compris les autobus scolaires et de transport en commun, les pompiers, les ambulances et autres véhicules d’urgence.

La croissance de nouveaux services et un plus grand nombre de transactions ont mis en évidence les inefficacités de son système Millennium Power Base et ont mis en lumière la dépendance excessive de l’entreprise à l’égard d’un programmeur pour vider les données dans une feuille de calcul et les formater afin que les dirigeants puissent les comprendre.

Alors que Cohen commençait à faire des recherches sur les RRI, il a rencontré Patricia Bennett de PC Bennett Solutions, qui a aidé Cohen à mieux comprendre les PON et ce qu’elles pouvaient offrir. Après avoir examiné Microsoft Dynamics et d’autres ERP, Cohen a rencontré Bennett et en a appris davantage sur Acumatica Cloud ERP, quelle personnalisation Auto Action Technologies pourrait exiger, et comment la société pourrait fonctionner avec acumatica’s Advance Financials avec Field Service Management.

ERP Solution

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Plate-forme flexible pour gérer la croissance

« Nous avions besoin d’un système mobile flexible avec une gestion des stocks, un routage et une planification des services, ainsi que des capacités supplémentaires que nous pouvions offrir à nos clients à mesure que nous grandissions », explique Cohen.

Il n’a pas été impressionné par les démos standard et les relations impersonnelles avec les représentants de Microsoft. « Je n’ai pas eu une bonne ambiance comme je l’avais eu avec Patricia », dit-il. « Elle comprenait nos besoins car elle a de l’expérience dans l’industrie automobile, connaissait les capacités d’Acumatica et je savais qu’elle pouvait nous soutenir. »

Avec plus de 75 employés, le modèle de licence d’utilisateur illimité d’Acumatica basé sur le volume de transactions plutôt que sur le siège a joué un rôle important dans la décision de Cohen. « Lorsque nous grandissons, il est bon de savoir que nous n’allons pas être nickelés et obscurcis », dit-il.

Auto Action Technologies arrêt des opérations pendant une période où la pandémie a frappé, ce qui a permis à une équipe de base le luxe de déployer Acumatica sans opérations quotidiennes comme distraction.

Résultats

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Informations en temps réel

Les tableaux de bord automatisés d’Acumatica permettent à Cohen de comprendre les finances de l’entreprise sous un nouveau jour. L’équipe est maintenant en mesure de détecter les erreurs manquées précédemment.

« Les tableaux de bord nous aident énormément », dit-il. « Sans une personne à temps plein pour analyser les données avant, nous n’attraperions des choses comme un mauvais coût standard que plus tard dans le P &L. Maintenant, nous avons un tableau de bord pour nous informer immédiatement si quelque chose tourne mal, les articles sont réparés immédiatement et je n’ai pas à me soucier de prendre des décisions plus tard.

Auto Action Technologies a une meilleure compréhension de l’entreprise qu’auparavant, ce qui permet à Cohen de prendre de meilleures décisions et de les prendre plus rapidement. « J’ai toujours eu des intuitions, mais la disponibilité de l’information que j’ai maintenant et la vitesse à laquelle elle est livrée sont beaucoup plus puissantes », dit-il.

Par exemple, les cartes et les tableaux de rendez-vous d’Acumatica aident l’entreprise à mieux gérer les conducteurs qui déposent des voitures ou les ramassent. « Nous sommes en mesure de voir combien de temps il faut à quelqu’un pour aller d’un point A à un point B et poser les questions nécessaires pour déterminer pourquoi cela prend plus de temps à quelqu’un d’autre. C’est une dépense importante pour nous: l’essence, les péages et le temps des conducteurs, donc les connecter au cerveau d’Acumatica nous permet d’examiner les inefficacités et de déterminer comment les réparer rapidement. Nous n’avons jamais eu d’emprise là-dessus auparavant.

Les processus automatisés permettent de gagner du temps

Auto Action Technologies' l’équipe comptable économise du temps car les données circulent en temps réel vers les comptes GL appropriés, et les dépenses de carte de crédit sont automatiquement téléchargées via l’application mobile d’Acumatica dans le système financier. « Les dépenses par carte de crédit ont été un cauchemar », dit Cohen. « Maintenant, avec l’application mobile, ils sont téléchargés en temps réel, ce qui nous fait gagner beaucoup de temps à la fin du mois. »

Acumatica permet Auto Action Technologies pour envoyer des factures par voie électronique, recevoir les factures des fournisseurs par voie électronique et aide l’entreprise à passer sans papier.

La société a essayé d’utiliser Salesforce comme son GRC à un moment donné, « mais c’était trop compliqué pour nous », dit Cohen. « Nos clients sont principalement des concessionnaires automobiles et notre équipe de vente les appelle tous les jours, puis soumet des documents Word hebdomadaires. »

Avec Acumatica, ils utilisent désormais la fonctionnalité Événements pour charger les informations client et appeler les résultats dans le système, ce qui leur permet de mieux interpréter les données.

L’interface utilisateur de la nouvelle solution « est incroyable ; nous l’aimons », dit Cohen. « Cela a contribué à accélérer l’adoption à 100% par les utilisateurs. Avant, nous utilisions un écran bleu. Nous sommes maintenant dans l’ère moderne des affaires.

Avec l’application mobile d’Acumatica, Auto Action Technologies' les employés peuvent travailler de n’importe où. « Quelqu’un pourrait même être sur la plage quelque part, et cela ne ferait pas de différence. Avant, nous devions faire un VPN, qui était difficile à utiliser », dit-il.

Cohen aime qu’Acumatica se connecte facilement à des applications tierces via son API ouverte. Il utilise Biz-Tech Services Kit Processing, ce qui leur permet de consolider 2 000 SKU des kits en cuir qu’il utilise pour des concessionnaires spécifiques. « Biz-Tech nous a permis de créer une vue améliorée, de sorte que nous n’avons pas à mettre chaque SKU dans le système », explique Cohen. « Nous pouvons facilement élargir les informations sur une facture pour voir ce qu’il y avait derrière elle. »

L’ERP flexible se développe au fur et à mesure que Auto Action Technologies Passe à Overdrive

La plate-forme flexible et ouverte d’Acumatica permet Auto Action Technologies pour répondre facilement aux nouvelles demandes des clients et fournit une plate-forme pour la croissance future. « Alors que nous commençons à croître avec des projets plus importants à l’échelle nationale, Acumatica nous permet de gérer le processus plus efficacement », explique Cohen. « Notre plus grand projet à ce jour est avec la ville de New York où nous travaillons dans 50 dépôts. Grâce à Acumatica et aux informations que nous pouvons fournir, les clients sont très à l’aise avec nous.

« En raison de la nature de notre travail, chaque semaine, nous devons accueillir quelque chose de nouveau, et Acumatica nous permet de le faire avec des fonctions d’attribut ou un travail de personnalisation mineur par notre partenaire, PC Bennett Solutions », ajoute-t-il. « Nos projets se sont déplacés vers un plus grand nombre de dépôts sur place. Acumatica nous permet de créer plusieurs emplacements temporaires afin que nous puissions tout suivre et nous assurer que les articles vont dans les bons véhicules.

Auto Action Technologies en est encore aux premières étapes de l’apprentissage et de l’utilisation d’Acumatica pour rationaliser ses opérations, et Cohen se réjouit à l’idée de réaliser des gains d’efficacité futurs. « Nous sommes très satisfaits de la fonctionnalité d’Acumatica, elle est très conviviale et nous aimons vraiment sa capacité à s’intégrer à d’autres systèmes et applications à mesure que nous grandissons », déclare-t-il.

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