Portacool LLC

Acumatica Manufacturing Edition Suite

Les dirigeants de Portacool ont évalué plusieurs applications ERP, notamment Sage, Microsoft Dynamics et SAP. Ils ont disqualifié deux fournisseurs erp au début parce que l’expérience antérieure des employés indiquait qu’une implémentation SAP prendrait deux ans et que Microsoft Dynamics nécessiterait une documentation de processus complète.

Acumatica était un tout nouveau nom pour Ferren et McElroy. Le partenaire technologique de Portacool, Algorithm, a insisté pour leur montrer Acumatica Manufacturing Edition. Dans le cadre de leur diligence raisonnable, les dirigeants de Portacool ont accepté une démonstration abrégée d’Acumatica. « Sept heures après le début de la démonstration, tout le monde était encore dans la salle pour poser des questions », dit Ferren.

Les dirigeants ont appris qu’Acumatica a été conçu pour les fabricants de fabrication en stock, de fabrication sur commande, de configuration sur commande, d’ingénieur sur commande et centrés sur le projet. Ils ont également examiné des applications natives pour connecter les données et les processus métier pour le contrôle des changements d’ingénierie, la gestion de la production, la planification des matériaux, la planification et la planification avancées, l’estimation et la configuration des produits basée sur des règles.

Ils ont également appris que des fonctionnalités - telles que le nettoyage avec le démontage, les articles matriciels pour les familles de produits, l’ingénierie du traitement extérieur, le suivi des lots et des séries et la prévision de la demande - pourraient augmenter la productivité dans les opérations d’entrepôt et d’usine. Avec Acumatica, ils pourraient créer des ordres de fabrication manuellement, à partir de la planification des exigences matérielles (MRP), ou directement à partir des commandes client.

Portacool a été impressionné par la profondeur des rapports d’Acumatica, sa facilité d’utilisation et sa connexion transparente avec les principales applications tierces.

« Je pense que le principal argument de vente était la connectivité d’Acumatica », dit Ferren. « J’ai utilisé Avalara, j’ai utilisé Salesforce, j’ai utilisé tous les boulons populaires. Ainsi, la transition transparente vers d’autres applications était une très belle fonctionnalité. J’étais également enthousiasmé par la possibilité pour les équipes de personnaliser les écrans en fonction de ce qu’elles avaient besoin de voir, qu’Acumatica ait été créé sur un framework ouvert et qu’il utilise C # et Visual Studio.

La convivialité m’a vendu », dit McElroy. « J’ai également aimé le fait qu’Acumatica soit basé sur le cloud, donc lorsque nous travaillons à domicile, nous pouvons facilement mener nos activités avec continuité. Avant, nous devions nous connecter à un VPN et notre système était un cauchemar.

Déploiement rapide

Avant la mise en œuvre, la directrice des finances et de la comptabilité Stacey Mikesh a aidé à rationaliser les procédures pour rendre l’entreprise plus efficace. Il a également réinitialisé une base financière avec des données propres et significatives pour une croissance continue.  La réinitialisation a permis à Portacool d’éliminer de nombreux processus papier et la saisie manuelle de données dans des feuilles de calcul disparates. Armé d’une technologie et d’outils de reporting flexibles, Portacool a été en mesure de stimuler la croissance avec des données précises et en temps réel sur lesquelles ils pouvaient compter.

« Je passais trop de temps à préparer des données, à préparer des analyses et à aider notre équipe financière à rassembler des informations », explique Mikesh. « Par conséquent, j’ai passé très peu de temps à examiner et à gérer l’information. »

Algorithm, le partenaire de fabrication 2022 d’Acumatica de l’année, a organisé une formation approfondie pour tous les membres de l’équipe Portacool, dont beaucoup n’ont aucune expérience ERP préalable.

Après avoir terminé deux implémentations ERP antérieures, Ferren était préparé à des problèmes potentiels lors de la mise en service. « Je suis arrivé ici brillant et tôt prêt à partir », dit-il. « Nous avons mis en place une ligne d’assistance téléphonique, et tout. Très vite, nous nous sommes demandé si le téléphone était cassé. Nous n’avons eu aucun problème, et je me suis dit: « Est-ce qu’il nous manque quelque chose? Comment cette journée se passe-t-elle si bien?

Avoir un excellent partenaire de mise en œuvre, une préparation approfondie et une plate-forme de gestion d’entreprise moderne et bien conçue a beaucoup aidé, dit-il.

« Nous sommes très enthousiasmés par Acumatica », dit Ferren. « Notre mise en œuvre n’a pris que sept mois. »

Visibilité en temps réel pour une meilleure prise de décision

Instantanément, Portacool disposait de données fiables pour des décisions commerciales plus rapides et éclairées - un avantage crucial pendant la pandémie et les problèmes de chaîne d’approvisionnement mondiale qui persistent aujourd’hui.

Portacool dispose de données plus propres, de rapports exploitables et d’une adoption plus élevée par les utilisateurs grâce à la conception et à la navigation intuitives d’Acumatica. Ils configurent des rapports par canal, rentabilité par SKU, marché et compte client. Il s’agissait de toute information nouvelle et critique qui n’était pas disponible dans le système précédent. Portacool a mis en œuvre le suivi en série pour la traçabilité du berceau à la tombe des composants aux produits finis. La suite de fabrication fournit une analyse détaillée des coûts de fabrication pour identifier les domaines d’amélioration et de rentabilité par emploi, centre de travail ou par article.

Portacool a maintenant des rapports et des alertes pour savoir quand les paiements sont dus sans définir de rappels manuels. Par exemple, Portacool avait attendu un paiement de 600 000 $ auparavant pour apprendre trois mois plus tard que la facture ne passait pas par la solution EDI existante. Avec Acumatica, l’équipe reçoit maintenant immédiatement une alerte automatisée pour rectifier la situation afin de réémettre la facture immédiatement.

« La seule façon de survivre et de réussir sur ce marché est d’avoir une visibilité sur les ICP pour stimuler la fabrication, maintenir la rentabilité, stimuler la satisfaction et la qualité de la clientèle. Nous n’aurions pas pu le faire sans Acumatica », dit Ferren.

Amélioration de la gestion des stocks

La gestion des stocks a été un défi au cours des deux dernières années. Si l’entreprise était restée sur son système hérité, « nous serions en si mauvais état en ce moment », dit Ferren.

Auparavant, Portacool suivait les produits finis avec un système rudimentaire à base de papier avec saisie manuelle des données à la fin du quart de travail.  Les rapports d’inventaire et de production consistaient à se promener avec des étiquettes en papier et à compter physiquement les produits. La copie conforme résultant de ce processus a été utilisée comme base pour un recomptage pour vérifier les chiffres. Après trois à quatre jours, ils recueillaient les résultats papier et les entraient manuellement dans Excel. Ensuite, ils ont rapproché les rapports pour résoudre les divergences.

« Cela a littéralement pris quatre jours », dit Ferren. « Maintenant, avec Acumatica, cela prend moins d’une journée. Nous avons modifié une application dans Acumatica pour effectuer un décompte physique avec des scanners de codes à barres, imprimer une étiquette, et elle montre automatiquement que ce nombre a été traité et s’il y a des variations. C’est très rapide et un énorme gain d’efficacité.

Portacool a une visibilité d’inventaire complète, avec des données arrivant au fur et à mesure qu’elles sont saisies. « Avec Acumatica, nous pouvons gérer les stocks à un niveau minute », explique Ferren. « Cela a été utile pendant la pandémie car nous pouvions voir les bons d'achat, les processus, le fret entrant de Chine, les coûts de fret et les variantes de prix d’achat, ce qui était important alors que quelque chose il y a un an aurait pu coûter 8 dollars maintenant 12 $. Cela entraîne une érosion des profits, et nous faisons un bien meilleur travail pour gérer cela avec une visibilité totale sur les approvisionnements d’exploitation.

Applications tierces connectées

L’API ouverte d’Acumatica a permis à Portacool de connecter de manière transparente son programme de qualité local, qui a fourni des moyens d’intégrer les données pour améliorer les produits, la fabrication et le service client.

Dans Acumatica, l’équipe peut créer de nouveaux cas qui entraînent des actions de contrôle de la qualité, dit Ferren. Par exemple, si un client appelle pour avoir besoin d’une nouvelle pièce : « Nous obtenons son numéro de série, nous pouvons voir l’historique du cas, la nomenclature et les révisions, et nous pouvons remplacer une pièce, ou la remplacer par une pièce différente », dit-il. « Ensuite, nous pouvons vous dire sur quelle ligne de production il a couru, qui était la personne QC quand il a été mis sur un camion, de quel quai il est sorti, sur quel camion il était, et à quel centre de distribution il est allé... »

« Les possibilités sont infinies », dit McElroy. « Acumatica nous a aidés à voir la situation dans son ensemble et nous a montré des moyens plus efficaces d’exécuter certains de nos processus et de gérer l’entreprise, ce qui a été extrêmement bénéfique pour l’entreprise. »

Systèmes de papier éliminés

Les contrôles d’inspection de la qualité de ses cinq lignes de fabrication étaient autrefois effectués sur un morceau de papier. « J’ai marché par ingénierie et les piles de papier pendant une journée étaient si hautes », dit McElroy en levant la main à environ deux pieds au-dessus de son bureau. « Bill s’est tourné vers les ingénieurs, a discuté de leurs exigences et a créé des listes de vérification électroniques stockées dans le nuage. Il n’y a plus de papier errant, et c’était très excitant.

Acumatica enregistre les fichiers PDF directement dans le système, ce qui a encore éliminé l’utilisation du papier dans d’autres départements. Les informations et les données sont stockées dans un dépôt central et mises à la disposition de tous ceux qui en ont besoin.

Vagues de chaleur record et croissance internationale

Avec Acumatica opérationnel, Portacool a été en mesure de répondre à la forte demande de produits résultant des vagues de chaleur record à travers les États-Unis La croissance se poursuit alors que la société a obtenu des certifications dans le monde entier pour récupérer de nouveaux clients à la recherche d’options de refroidissement alternatives.

Avec le rôle de plus en plus central du Big Data dans tous les aspects de l’entreprise et de la vie, la demande de centres de données continue de croître de manière exponentielle, tout comme la demande pour la marque Kuul de médias par évaporation de la part de clients comme Microsoft et Amazon.  « Il s’agit d’une partie croissante de notre entreprise », déclare Ferren. « Cela nous aurait fait peur avant Acumatica, mais maintenant nous sommes confiants que nous pouvons gérer les relations avec les plus grandes entreprises du monde. »

« Acumatica est le pouls de notre entreprise. La visibilité que nous avons sur l’ensemble de l’entreprise a été le plus grand avantage à ce stade, mais nous avons beaucoup plus d’opportunités à venir alors que nous continuons à découvrir et à explorer davantage de fonctionnalités d’Acumatica », a déclaré McElroy. « Pendant 30 ans, nous avons vécu sur le papier et la prière, et nous avons eu beaucoup de chance. Puis la pandémie a frappé, et nous avons dû prendre des décisions difficiles.

« Bien que la mise en œuvre d’un ERP ait été un énorme changement, c’est l’une des meilleures choses que nous ayons faites depuis longtemps », ajoute-t-elle. « Cela nous rend meilleurs et nous aide à grandir. »