Histoires de réussite des clients Mise en œuvre réussie de l’ERP - Portacool
Portacool bat la chaleur et élève les performances avec Acumatica Manufacturing Edition
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Solution ERP Acumatica Cloud pour Portacool LLC
Administration centrale
Center, Texas avec des entrepôts à Wilmer, au Texas, et Rotterdam, aux Pays-Bas, et une deuxième usine de fabrication de médias Kuul en Malaisie
Secteurs d’activité
Fabrication, Répartition
Applications remplacées
Nouveau dans l’ERP cloud

Portacool LLC

 

86%

diminution de l’heure de clôture de fin de mois

40%

processus d’expédition plus court

75%

le temps gagné grâce à l’automatisation des comptages d’inventaire

  • Mise en œuvre d’une plate-forme de fabrication unique, connectée, robuste et moderne pour s’étendre à de nouveaux canaux
  • Acquis une visibilité opérationnelle en temps réel avec des applications intégrées pour la fabrication, y compris la collecte de données et le contrôle des modifications techniques
  • Élimination de la saisie manuelle des données grâce à des rapports financiers automatisés pour des informations commerciales approfondies
  • Création de tableaux de bord personnalisés avec des mesures de production et de vente en temps réel, y compris les ventes par canal et la rentabilité par SKU, emplacement géographique et compte client
  • Acquisition d’une solution intégrée de gestion des stocks pour automatiser les transactions d’inventaire et les opérations d’entrepôt
  • Traçabilité des lots atteints et des composants et produits finis sérialisés avec des coûts de fabrication détaillés
  • Élimination du papier avec gestion numérique des documents dans une base de données ERP sécurisée et connectée
  • Connexion d’une application interne de contrôle de la qualité pour améliorer la gestion de la qualité des produits et les rapports
  • Réduction de la clôture de fin de mois de 86 pour cent de deux semaines à deux jours
  • Amélioration des flux de trésorerie grâce à des informations exploitables sur les comptes en souffrance pour les activités de recouvrement prioritaires
  • Réduction des délais de traitement des expéditions de plus de 40 % grâce à l’intégration de Pacejet Shipping
  • Élimination des dénombrements manuels des stocks, ce qui a réduit de 75 % le temps d’exécution, qui est passé de quatre jours à moins d’un
  • Obtention d’une vue à 360 degrés des interactions client avec la gestion de la relation client native pour une meilleure satisfaction client
Bill Ferrin
« La seule façon de survivre et de réussir sur ce marché est d’avoir une visibilité sur les ICP pour stimuler la fabrication, maintenir la rentabilité, stimuler la satisfaction et la qualité de la clientèle. Nous n’aurions pas pu le faire sans Acumatica.
Bill Ferrin, Directeur des Technologies de l’information
Portacool LLC
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Résultats
Défis à relever

Défis à relever

Toucher des roues de refroidissement par évaporation

Si vous avez déjà regardé un match de la NFL qui se déroule par une chaude journée, vous avez probablement vu les grandes glacières portables sur les lignes de côté fabriquées par Portacool LLC. Ce ne sont pas de grands ventilateurs qui circulent de l’air chaud. Les refroidisseurs évaporatifs utilisent de l’eau pour refroidir l’air naturellement. L’eau s’écoule du haut du milieu d’évaporation, au-dessus, vers le bas et à travers le milieu, puis de nouveau dans le réservoir. L’air chaud est aspiré dans le refroidisseur par le ventilateur, en utilisant le processus d’évaporation pour refroidir l’air.

Les unités de refroidissement innovantes ont été créées en 1990 lorsque le fabricant de bâtiments General Shelters of Texas a voulu se diversifier. Ce que les fondateurs ont inventé, c’est l’équivalent de deux produits de plusieurs millions de dollars: d’abord, le refroidisseur portable évaporatif, et quelques années plus tard, le média spécialisé qui refroidit l’air, qu’ils ont commencé à vendre en 1996.

Portacool est un employeur majeur à Center, au Texas, qui borde la Louisiane. En plus d’être le seul fabricant américain de ses supports d’évaporation, la société est le plus grand fabricant de moulage par rotation du pays.

Les refroidisseurs d’évaporation portables de Portacool sont utilisés dans de nombreuses industries et sociétés allant des applications agricoles et horticoles à la fabrication, à l’industrie, aux affaires, au divertissement, au sport, à l’automobile, à la maison et au passe-temps - partout où le refroidissement est nécessaire et la climatisation traditionnelle est peu pratique ou prohibitive.

Les fondateurs de l’entreprise ont vendu l’entreprise après l’avoir lancée et considérablement agrandie pendant 16 ans. La société d’investissement suisse Meier Capital a pris le contrôle de Portacool en 2014. La société d’investissement a embauché Ben Wulf comme Directeur Général pour transformer Portacool avec le développement de nouveaux produits, l’amélioration des capacités de fabrication et l’avancement du service à la clientèle de classe mondiale de l’entreprise.

Système hérité sans visibilité

Tout au long de la vie de Portacool, les cadres ont utilisé un système financier hérité qui était fortement soutenu par des feuilles de calcul. « Tout était un défi et nous manquions de visibilité », explique Bill Ferren, directeur des technologies de l’information. « J’ai réalisé que nous ne pouvions pas gérer une entreprise de cette façon. L’ancien système avait des flux de travail prédéfinis qui étaient tout un défi. Il avait une utilisation extrêmement limitée et minimale dans l’atelier et ne fonctionnait que pour les finances de base, les bons d'achat et les commandes client. Nous n’utilisions pas le MRP; c’était trop maladroit.

Les données ont été exportées et manipulées dans Excel. Il n’y avait pas de tableaux de bord. L’équipe a tapé les données des états financiers dans un ensemble de rapports distinct chaque mois pour les rapports financiers de base. « Il était impossible de suivre les coûts à un niveau détaillé ou de rendre compte par canal, SKU ou au niveau du compte », explique Ferren.

« Nous ne savions pas ce qui s’était passé jusqu’à la fin d’un mois après avoir tout consolidé sur des feuilles de calcul », explique Kimberly McElroy, directrice des opérations.

Nouveaux investissements majeurs

Peu de temps après son achat, Meier Capital a fait des investissements majeurs dans la recherche et le développement, fabrication, ventes, marketing, et le service à la clientèle pour ce qui a ensuite été rebaptisé Kuul Evaporative Media. Dans le même temps, des investissements égaux ont été faits dans ses unités Portacool, y compris des unités innovantes et plus élégantes vendues par l’intermédiaire de distributeurs dans les 50 États américains et les 65 pays du monde.

Portacool a ouvert une usine de fabrication en Malaisie en 2017 pour soutenir la demande croissante en Asie. La société gère également un centre de distribution aux Pays-Bas pour servir les clients européens.

Une version de l’exigence de vérité

L’un des nouveaux investissements comprenait le remplacement de son ancien système financier, qui ne pouvait plus gérer la croissance accélérée de l’entreprise.  Les dirigeants voulaient une solution d’entreprise unique pour éliminer les feuilles de calcul pour une vue unique, précise et en temps réel de l’entreprise. Il avait cruellement besoin de fonctionnalités de chaîne d’approvisionnement pour rationaliser et automatiser les processus de fabrication, d’entrepôt et d’inventaire.

« L’un de nos objectifs était de nous éloigner des feuilles de calcul Excel et d’obtenir une source de vérité », dit McElroy. « Nous avons eu du mal à savoir si les chiffres d’inventaire étaient exacts, et nous savions que notre logiciel hérité n’allait pas nous faire passer de la production de 5 000 unités par mois à des centaines de milliers. »

Portacool a réalisé à quel point le système financier était cassé lorsqu’il n’a pas réussi à fournir les données critiques nécessaires pour naviguer dans la pandémie. « Nous avions très bien dirigé l’entreprise sur Excel, mais elle ne s’est pas adapté aux changements ou aux problèmes d’offre et de demande. Nous avons eu une très bonne année de vente, mais nous n’avons pas eu autant de visibilité sur les opérations de vente », explique Ferren.

« Nous avons vu arriver des commandes, mais nous avons eu de la difficulté avec la logistique et nos échéanciers d’approvisionnement. Nos délais d’expédition sont passés de 40 jours à 100 jours, et nous avons eu des défis d’inventaire, et c’est là qu’Excel nous a vraiment fait du mal.

ERP Solution

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Acumatica Manufacturing Edition Suite

Les dirigeants de Portacool ont évalué plusieurs applications ERP, notamment Sage, Microsoft Dynamics et SAP. Ils ont disqualifié deux fournisseurs erp au début parce que l’expérience antérieure des employés indiquait qu’une implémentation SAP prendrait deux ans et que Microsoft Dynamics nécessiterait une documentation de processus complète.

Acumatica était un tout nouveau nom pour Ferren et McElroy. Le partenaire technologique de Portacool, Algorithm, a insisté pour leur montrer Acumatica Manufacturing Edition. Dans le cadre de leur diligence raisonnable, les dirigeants de Portacool ont accepté une démonstration abrégée d’Acumatica. « Sept heures après le début de la démonstration, tout le monde était encore dans la salle pour poser des questions », dit Ferren.

Les dirigeants ont appris qu’Acumatica a été conçu pour les fabricants de fabrication en stock, de fabrication sur commande, de configuration sur commande, d’ingénieur sur commande et centrés sur le projet. Ils ont également examiné des applications natives pour connecter les données et les processus métier pour le contrôle des changements d’ingénierie, la gestion de la production, la planification des matériaux, la planification et la planification avancées, l’estimation et la configuration des produits basée sur des règles.

Ils ont également appris que des fonctionnalités - telles que le nettoyage avec le démontage, les articles matriciels pour les familles de produits, l’ingénierie du traitement extérieur, le suivi des lots et des séries et la prévision de la demande - pourraient augmenter la productivité dans les opérations d’entrepôt et d’usine. Avec Acumatica, ils pourraient créer des ordres de fabrication manuellement, à partir de la planification des exigences matérielles (MRP), ou directement à partir des commandes client.

Portacool a été impressionné par la profondeur des rapports d’Acumatica, sa facilité d’utilisation et sa connexion transparente avec les principales applications tierces.

« Je pense que le principal argument de vente était la connectivité d’Acumatica », dit Ferren. « J’ai utilisé Avalara, j’ai utilisé Salesforce, j’ai utilisé tous les boulons populaires. Ainsi, la transition transparente vers d’autres applications était une très belle fonctionnalité. J’étais également enthousiasmé par la possibilité pour les équipes de personnaliser les écrans en fonction de ce qu’elles avaient besoin de voir, qu’Acumatica ait été créé sur un framework ouvert et qu’il utilise C # et Visual Studio.

La convivialité m’a vendu », dit McElroy. « J’ai également aimé le fait qu’Acumatica soit basé sur le cloud, donc lorsque nous travaillons à domicile, nous pouvons facilement mener nos activités avec continuité. Avant, nous devions nous connecter à un VPN et notre système était un cauchemar.

Déploiement rapide

Avant la mise en œuvre, la directrice des finances et de la comptabilité Stacey Mikesh a aidé à rationaliser les procédures pour rendre l’entreprise plus efficace. Il a également réinitialisé une base financière avec des données propres et significatives pour une croissance continue.  La réinitialisation a permis à Portacool d’éliminer de nombreux processus papier et la saisie manuelle de données dans des feuilles de calcul disparates. Armé d’une technologie et d’outils de reporting flexibles, Portacool a été en mesure de stimuler la croissance avec des données précises et en temps réel sur lesquelles ils pouvaient compter.

« Je passais trop de temps à préparer des données, à préparer des analyses et à aider notre équipe financière à rassembler des informations », explique Mikesh. « Par conséquent, j’ai passé très peu de temps à examiner et à gérer l’information. »

Algorithm, le partenaire de fabrication 2022 d’Acumatica de l’année, a organisé une formation approfondie pour tous les membres de l’équipe Portacool, dont beaucoup n’ont aucune expérience ERP préalable.

Après avoir terminé deux implémentations ERP antérieures, Ferren était préparé à des problèmes potentiels lors de la mise en service. « Je suis arrivé ici brillant et tôt prêt à partir », dit-il. « Nous avons mis en place une ligne d’assistance téléphonique, et tout. Très vite, nous nous sommes demandé si le téléphone était cassé. Nous n’avons eu aucun problème, et je me suis dit: « Est-ce qu’il nous manque quelque chose? Comment cette journée se passe-t-elle si bien?

Avoir un excellent partenaire de mise en œuvre, une préparation approfondie et une plate-forme de gestion d’entreprise moderne et bien conçue a beaucoup aidé, dit-il.

« Nous sommes très enthousiasmés par Acumatica », dit Ferren. « Notre mise en œuvre n’a pris que sept mois. »

Résultats

Résultats

Visibilité en temps réel pour une meilleure prise de décision

Instantanément, Portacool disposait de données fiables pour des décisions commerciales plus rapides et éclairées - un avantage crucial pendant la pandémie et les problèmes de chaîne d’approvisionnement mondiale qui persistent aujourd’hui.

Portacool dispose de données plus propres, de rapports exploitables et d’une adoption plus élevée par les utilisateurs grâce à la conception et à la navigation intuitives d’Acumatica. Ils configurent des rapports par canal, rentabilité par SKU, marché et compte client. Il s’agissait de toute information nouvelle et critique qui n’était pas disponible dans le système précédent. Portacool a mis en œuvre le suivi en série pour la traçabilité du berceau à la tombe des composants aux produits finis. La suite de fabrication fournit une analyse détaillée des coûts de fabrication pour identifier les domaines d’amélioration et de rentabilité par emploi, centre de travail ou par article.

Portacool a maintenant des rapports et des alertes pour savoir quand les paiements sont dus sans définir de rappels manuels. Par exemple, Portacool avait attendu un paiement de 600 000 $ auparavant pour apprendre trois mois plus tard que la facture ne passait pas par la solution EDI existante. Avec Acumatica, l’équipe reçoit maintenant immédiatement une alerte automatisée pour rectifier la situation afin de réémettre la facture immédiatement.

« La seule façon de survivre et de réussir sur ce marché est d’avoir une visibilité sur les ICP pour stimuler la fabrication, maintenir la rentabilité, stimuler la satisfaction et la qualité de la clientèle. Nous n’aurions pas pu le faire sans Acumatica », dit Ferren.

Amélioration de la gestion des stocks

La gestion des stocks a été un défi au cours des deux dernières années. Si l’entreprise était restée sur son système hérité, « nous serions en si mauvais état en ce moment », dit Ferren.

Auparavant, Portacool suivait les produits finis avec un système rudimentaire à base de papier avec saisie manuelle des données à la fin du quart de travail.  Les rapports d’inventaire et de production consistaient à se promener avec des étiquettes en papier et à compter physiquement les produits. La copie conforme résultant de ce processus a été utilisée comme base pour un recomptage pour vérifier les chiffres. Après trois à quatre jours, ils recueillaient les résultats papier et les entraient manuellement dans Excel. Ensuite, ils ont rapproché les rapports pour résoudre les divergences.

« Cela a littéralement pris quatre jours », dit Ferren. « Maintenant, avec Acumatica, cela prend moins d’une journée. Nous avons modifié une application dans Acumatica pour effectuer un décompte physique avec des scanners de codes à barres, imprimer une étiquette, et elle montre automatiquement que ce nombre a été traité et s’il y a des variations. C’est très rapide et un énorme gain d’efficacité.

Portacool a une visibilité d’inventaire complète, avec des données arrivant au fur et à mesure qu’elles sont saisies. « Avec Acumatica, nous pouvons gérer les stocks à un niveau minute », explique Ferren. « Cela a été utile pendant la pandémie car nous pouvions voir les bons d'achat, les processus, le fret entrant de Chine, les coûts de fret et les variantes de prix d’achat, ce qui était important alors que quelque chose il y a un an aurait pu coûter 8 dollars maintenant 12 $. Cela entraîne une érosion des profits, et nous faisons un bien meilleur travail pour gérer cela avec une visibilité totale sur les approvisionnements d’exploitation.

Applications tierces connectées

L’API ouverte d’Acumatica a permis à Portacool de connecter de manière transparente son programme de qualité local, qui a fourni des moyens d’intégrer les données pour améliorer les produits, la fabrication et le service client.

Dans Acumatica, l’équipe peut créer de nouveaux cas qui entraînent des actions de contrôle de la qualité, dit Ferren. Par exemple, si un client appelle pour avoir besoin d’une nouvelle pièce : « Nous obtenons son numéro de série, nous pouvons voir l’historique du cas, la nomenclature et les révisions, et nous pouvons remplacer une pièce, ou la remplacer par une pièce différente », dit-il. « Ensuite, nous pouvons vous dire sur quelle ligne de production il a couru, qui était la personne QC quand il a été mis sur un camion, de quel quai il est sorti, sur quel camion il était, et à quel centre de distribution il est allé... »

« Les possibilités sont infinies », dit McElroy. « Acumatica nous a aidés à voir la situation dans son ensemble et nous a montré des moyens plus efficaces d’exécuter certains de nos processus et de gérer l’entreprise, ce qui a été extrêmement bénéfique pour l’entreprise. »

Systèmes de papier éliminés

Les contrôles d’inspection de la qualité de ses cinq lignes de fabrication étaient autrefois effectués sur un morceau de papier. « J’ai marché par ingénierie et les piles de papier pendant une journée étaient si hautes », dit McElroy en levant la main à environ deux pieds au-dessus de son bureau. « Bill s’est tourné vers les ingénieurs, a discuté de leurs exigences et a créé des listes de vérification électroniques stockées dans le nuage. Il n’y a plus de papier errant, et c’était très excitant.

Acumatica enregistre les fichiers PDF directement dans le système, ce qui a encore éliminé l’utilisation du papier dans d’autres départements. Les informations et les données sont stockées dans un dépôt central et mises à la disposition de tous ceux qui en ont besoin.

Vagues de chaleur record et croissance internationale

Avec Acumatica opérationnel, Portacool a été en mesure de répondre à la forte demande de produits résultant des vagues de chaleur record à travers les États-Unis La croissance se poursuit alors que la société a obtenu des certifications dans le monde entier pour récupérer de nouveaux clients à la recherche d’options de refroidissement alternatives.

Avec le rôle de plus en plus central du Big Data dans tous les aspects de l’entreprise et de la vie, la demande de centres de données continue de croître de manière exponentielle, tout comme la demande pour la marque Kuul de médias par évaporation de la part de clients comme Microsoft et Amazon.  « Il s’agit d’une partie croissante de notre entreprise », déclare Ferren. « Cela nous aurait fait peur avant Acumatica, mais maintenant nous sommes confiants que nous pouvons gérer les relations avec les plus grandes entreprises du monde. »

« Acumatica est le pouls de notre entreprise. La visibilité que nous avons sur l’ensemble de l’entreprise a été le plus grand avantage à ce stade, mais nous avons beaucoup plus d’opportunités à venir alors que nous continuons à découvrir et à explorer davantage de fonctionnalités d’Acumatica », a déclaré McElroy. « Pendant 30 ans, nous avons vécu sur le papier et la prière, et nous avons eu beaucoup de chance. Puis la pandémie a frappé, et nous avons dû prendre des décisions difficiles.

« Bien que la mise en œuvre d’un ERP ait été un énorme changement, c’est l’une des meilleures choses que nous ayons faites depuis longtemps », ajoute-t-elle. « Cela nous rend meilleurs et nous aide à grandir. »

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