Power Storage Solutions

Fonctionnalité tout-en-un dans un ERP abordable basé sur le cloud

« Ce qui nous a vraiment jetés par-dessus bord avec Acumatica, c’est qu’il offrait un cycle complet de cotation à la trésorerie et qu’il se superclamait au-dessus d’un solide de notre système comptable. Acumatica a offert un ensemble de services, des achats, un inventaire, une gestion des relations avec la clientèle (GRC), citant, gère des projets et des commandes client - tout cela est là dans un seul système d’exploitation », explique Elledge.

Acumatica est également abordable et, basé sur le Web, permettant un accès de n’importe où. Il a même offert à Power Storage la possibilité de partager des données via un futur portail client. « En raison de la façon dont Acumatica est autorisé - cela a permis à tous nos employés d’être sur le même système sous une seule licence - nous avons rapidement réalisé qu’Acumatica était le système que nous voulions utiliser pour développer l’entreprise sans avoir besoin de boulonner sur quoi que ce soit d’autre », dit-il.

« Nous avons été choqués de trouver toutes ces fonctionnalités dans un seul système. »

Elledge a précédemment travaillé avec peoplesoft et les logiciels Oracle, qui « étaient très difficiles et coûteux à mettre en œuvre et vous aviez besoin de beaucoup d’expertise », ajoute-t-il. « Chaque paquet a des boulons, mais ils ne semblent vraiment pas bien fonctionner ensemble. Leurs paquets ont communiqué, mais ils ne circulent pas dans le système comme nous le trouvons Acumatica.

Une autre raison pour laquelle Power Storage aimait Acumatica était sa mobilité. « L’une des plus grandes plaintes (à propos de leur logiciel précédent) était que lors de voyages, l’équipe ne pouvait pas soutenir le VPN », explique Elledge. « Avec Acumatica, la solution basée sur la mobilité et le cloud permet à n’importe qui de s’en sortir de n’importe où. »

À l’approche de la date limite du système financier, le premier du client et Power Storage Solutions mis en œuvre Acumatica rapidement.

« En 60 jours, nous sommes passés de rien à Acumatica au lancement d’une entreprise de 24 millions de dollars avec 20 000 pièces, 5 000 clients et ayant des commandes client, des projets, des stocks, des comptes créditeurs, des créances et une mise en service le 1er décembre », explique Elledge.

« C’est astronomique quand vous regardez ce que nous avons fait et comment le système ERP cloud d’Acumatica nous a soutenus. »

Mise en œuvre rapide avec moins de personnes, moins de coûts

Lorsque Salesforce a été lancé chez Interstate, il a fallu neuf mois, 1,5 million de dollars et 15 personnes pour fonctionner, selon Elledge. Lorsque le contrôleur de Power Storage, Ryan Penton, a changé son entreprise de taille moyenne précédente à NetSuite, il a fallu six mois, 20 personnes et quelque 500 000 $.

« Nous avons mis en œuvre Acumatica avec deux personnes ici, trois consultants et environ 200 000 $, » dit Elledge. « C’est une énorme économie de temps et d’argent. »

Elledge dit qu’il n’est pas un gars de l’informatique, juste un utilisateur de puissance de logiciel, et crédite la flexibilité d’Acumatica ainsi que le grand soutien de Client’s First, qui a pris le temps de comprendre comment fonctionne Power Storage, ce que ses projets impliquent, puis a configuré Acumatica pour que tout fonctionne.

Les décisions stratégiques ouvrent la voie à une mise en œuvre rapide

Pour lancer Acumatica si rapidement, l’équipe de stockage d’énergie a pris plusieurs décisions clés. Comme ils n’avaient pas d’outils de citation migrer depuis Interstate, ils l’ont rayé de la liste de lancement initiale. Ils ont priorisé les fonctions comptables de base comme les comptes fournisseurs et les comptes débiteurs, les commandes client et les projets. Les dépenses ont été ajoutées après la mise en service de ces systèmes.

« Nous travaillons maintenant sur l’ajout de cartes de temps dans le système, la mise en œuvre GRC, les soumissions de commande client, puis les projets et le module de service seront ajoutés », explique Elledge.

« Une fois que nous avons lancé, c’était incroyable », dit-il. « Au cours du premier mois, nous avons facturé 1,7 million de dollars directement d’Acumatica et fermé le mois en 45 jours. En janvier, il n’a fallu que 30 jours pour fermer, février 15 jours et mars était 5 jours. Nous trouvons encore de petites choses que nous devons peaufiner autour de la comptabilité de projet, le domaine de notre entreprise qui est le plus compliqué.

« Notre principal avantage a été le coût et le temps de mise en service du système », dit Elledge. « Maintenant que nous commençons à créer des tableaux de bord et que les gens communiquent via le système, nous changeons la façon dont nous dirigeons notre entreprise. »

Réduction de la période d’examen des projets de six semaines à une

Auparavant, il fallait de six à huit semaines après la fin d’un projet pour déterminer le coût réel d’un projet. C’est parce que la collecte d’informations à partir de six systèmes déconnectés a perdu beaucoup de temps. Les dépenses par l’intermédiaire de Concur sont arrivées toutes les deux semaines. Ces informations seraient ensuite mises en correspondance avec le temps de Workday, qui a également été distribué une fois toutes les deux semaines. Il y avait beaucoup de coûts de suivi en raison de ces mauvaises intégrations de systèmes.

Maintenant, lorsqu’un travail est effectué une semaine, les dépenses et le temps sont entièrement téléchargés le lundi, de sorte que tout ce qui est facturé la semaine précédente peut être examiné par un gestionnaire de service. Si la rentabilité ou le coût par rapport au budget n’est pas correct, l’équipe de vente et les responsables du service peuvent instantanément discuter de la façon d’ajuster les projets futurs. Si le projet arrive tel qu’estimé, l’équipe peut voir immédiatement et se féliciter mutuellement. « Nous commençons à voir d’excellentes conversations qui améliorent la productivité et notre profit brut parce que tout le monde voit exactement la même information, de la même manière sur le même système en même temps », dit Elledge. « C’est extrêmement puissant. »

L’équipe de Power Storage aime entrer des dépenses dans Acumatica. « C’est le système le plus simple de tous les temps, et j’entends cela encore et encore à quel point il est facile d’attribuer des dépenses à un projet, de prendre une photo d’un reçu d’un téléphone et, en deux minutes, de le faire entrer en ligne dans le système », dit Elledge.

L’entreprise dispose désormais de données instantanément disponibles afin de pouvoir prendre des mesures correctives dynamiques en temps réel, ce qui a transformé les opérations et les bénéfices bruts. S’ils ont budgété un projet pendant 10 heures mais apprennent que quelqu’un s’est connecté 40 heures, ou qu’un projet est prévu pour deux jours et qu’il en faut quatre, ils peuvent prendre des mesures immédiates - ne pas attendre 8 semaines pour obtenir les informations.

Les Services Sur Le Terrain Amélioreront La Productivité

Les projets de Power Storage durent de quatre heures à 6 à 8 semaines jusqu’à 40 semaines, et l’équipe utilise Excel et Outlook pour planifier les techniciens et les projets. Power Storage prévoit de mettre en œuvre le module de services sur le terrain à Acumatica, ce qui leur permettra de mieux communiquer avec les techniciens et les clients.

Ils seront en mesure d’envoyer des informations telles que les personnes à contacter sur un site, les procédures qu’ils doivent suivre, les qualifications nécessaires pour travailler sur des sites hautement sécurisés, les autorisations dont ils ont besoin et d’autres détails du projet.

Elledge a hâte de passer d’Excel à Acumatica pour rationaliser la planification et la communication et devenir plus efficace. La facturation des ventes et des services séparément, puis la possibilité de faire en sorte que chacun soit intégré dans un projet leur donne une vision holistique d’un projet.

Acumatica fournit des détails dynamiques afin que vous puissiez agir rapidement

La possibilité de créer des tableaux de bord avec des autorisations permet à Power Storage de fournir un accès aux informations critiques sur la base du besoin de savoir ou dans l’ensemble de l’entreprise. La création d’un tableau de bord des comptes clients aide non seulement l’équipe comptable à identifier les principales priorités de recouvrement et, en fournissant un accès à l’équipe de vente, Power Storage a également réduit les comptes en souffrance, par exemple.

« Nous avons un joli tableau de bord qui montre ce qui est en dehors maintenant et qui est sorti 60 ou 90 jours; il est codé par couleur, et nous pouvons explorer et voir des notes sur le compte. Nous pouvons également voir les 10 principaux comptes en souffrance et en souffrance par le vendeur, ce qui nous a aidés à collecter plus efficacement », explique Elledge.

Le logiciel ERP connecté surpasse la meilleure stratégie de la race

Elledge affirme que les entreprises à la recherche d’une solution tout compris qui fournit des services financiers et la gestion des commandes devraient envisager Acumatica ERP.

« Rien de ce que j’ai vu là-bas ne fera autant qu’Acumatica », dit-il. « Acumatica n’a peut-être pas le meilleur de sa catégorie dans une fonction, mais il est au-dessus de la classe dans tant de fonctions. Tout offrir dans un seul système est plus puissant que d’avoir des applications disparates et de premier plan.

Chez Interstate PowerCare, Elledge a mis en œuvre une stratégie de premier plan en utilisant Concur, Workday, Salesforce et d’autres. « Maintenant, si j’essayais de revenir à Salesforce ou Concur, je pense que je serais épuisé par l’entreprise », dit-il, ajoutant: « Je ne surévalue pas l’importance de celui-ci. Les gens sous-estiment à quel point il est important d’avoir un système que vous pouvez modifier à ce que vous voulez faire par rapport à avoir des programmes fragmentaires qui font une chose spéciale.

La mise en œuvre d’Acumatica a permis à Power Storage d’éliminer ce qu’Elledge estime être quelque 40 000 $ à 50 000 $ de déchets par mois de leurs systèmes, des pertes de revenus aux pertes de temps en essayant d’obtenir les informations dont ils ont besoin de tant de systèmes différents.

Toute l’équipe de stockage d’énergie est maintenant sur la même longueur d’onde, avec un accès à des informations en temps réel qui leur permettent de mieux communiquer en interne et avec leurs clients, améliorant ainsi le service à la clientèle.

Pour la première fois, l’entreprise peut prendre des décisions basées sur les données avec un haut degré de confiance. « Nous pouvons maintenant voir une image claire de l’entreprise pour la première fois », dit Elledge. « Il est difficile maintenant de se souvenir de toutes les étapes que nous avons dû franchir avant Acumatica juste pour avoir une vue de ce qui se passait dans notre entreprise, et je ne voudrais pas revenir en arrière. »