Société de logiciels Smartnumbers Rationalise les opérations et s’adapte à l’échelle internationale avec Acumatica Cloud ERP
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Solution ERP Acumatica Cloud pour Smartnumbers
Administration centrale
Londres, Royaume-Uni
Secteurs d’activité
Logiciels et technologies, Télécommunications
Applications remplacées
Nouveau dans le cloud ERP et Salesforce

Smartnumbers

  • Acquisition d’une solution ERP unique et connectée qui a réduit les coûts d’exploitation informatique de 80%
  • A acquis une visibilité en temps réel sur l’ensemble de l’opération, avec une base de données centralisée « fournissant un fil d’or de données précises » dans toute l’entreprise
  • Accès à des données critiques pour prendre de meilleures décisions qui ont permis aux employés de se concentrer sur des initiatives de plus grande valeur axées sur la croissance et l’expérience client
  • Amélioration des opérations, rationalisation des flux de travail et automatisation des tâches, ce qui a réduit le temps de traitement jusqu’à 90 % pour certains processus
  • Obtention d’une plate-forme basée sur le cloud avec des fonctionnalités multidevises prenant en charge l’expansion et l’évolutivité internationales
Chris Drake
« Acumatica a dépassé nos attentes. Du point de vue de la technologie et des opérations, Acumatica coche toutes les cases: il est attrayant pour les utilisateurs, évolutif, flexible pour répondre à vos besoins et se développe avec vous en tant qu’entreprise.
Chris Drake, Chef de l’exploitation
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Défis à relever
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Smartnumbers a pour mission de rendre les communications vocales plus sûres et plus sûres tout en réduisant la fraude. Smartnumbers authentifie les appelants et détecte les fraudeurs en temps réel pour créer des expériences d’appelant sans friction pour les clients tout en économisant des millions de dollars en pertes de fraude. Smartnumbers travaille avec certaines des plus grandes organisations mondiales, couvrant un large éventail de secteurs tels que les services bancaires de détail et d’investissement, les agences gouvernementales locales et nationales, le commerce juridique, l’assurance et le commerce de détail.

Pendant des années, Smartnumbers a mené ses activités sur 12 systèmes cloisonnés qui n’étaient pas connectés à son principal montage financier. En conséquence, les systèmes déconnectés ont rendu les opérations « moins que souhaitables », dit Ryan Low, Smartnumbers' Dirigeant principal des finances.

« Nous avions un système comptable, des systèmes de reporting périphériques, un GRC, qui était Salesforce, des applications distinctes pour les demandes de remboursement de dépenses et les bons d'achat et la gestion des actifs, et deux systèmes de facturation », explique Low. « La visibilité dans l’ensemble de l’entreprise a été difficile. Seules certaines personnes avaient accès aux données. Ainsi, on s’est beaucoup fié à leurs rapports, mais ils n’ont pas été faits en temps opportun, car ils n’ont été faits qu’une fois par mois ou de façon ponctuelle lorsque quelqu’un l’a demandé.

Sans accès centralisé à des données précises, l’entreprise a eu du mal à concilier les écarts entre autant de systèmes, ce qui s’est avéré long et difficile. Les systèmes de facturation étaient anciens et fragiles, et traitaient les données lentement.

« Une fois que vous avez commencé le processus, vous ne pouviez pas l’interrompre », dit Low. « C’était inflexible parce que vous ne pouviez l’exécuter qu’à certains moments du mois, et tout le reste a été mis au second plan. La fin du mois a été rigide et prolongée. Nous n’avons pas pu fermer le mois pendant au moins sept à 10 jours ouvrables.

Les employés ont passé beaucoup de temps à effectuer des processus manuels, tels que le déplacement des données entre les systèmes et la prise en charge des systèmes matériels et logiciels hérités sur site. Les applications bricolées manquaient d’agilité et se sont avérées rigides et difficiles à adapter aux nouvelles technologies. Par conséquent, ils ne pouvaient pas faire preuve de souplesse pour répondre aux besoins changeants de l’entreprise. Les employés ne pouvaient pas facilement accéder, partager ou analyser les données de manière significative parce qu’ils n’avaient pas de rapports en temps réel et ne pouvaient recevoir des données opérationnelles que des mois après les opérations.

Smartnumbersles dirigeants savaient qu’ils avaient besoin d’une meilleure solution d’affaires et d’une plus grande résilience pour développer l’entreprise de manière rentable.

La société voulait une plate-forme facile à utiliser et basée sur le cloud qui s’adaptait à un nombre croissant d’utilisateurs à un prix abordable. Smartnumbers avait besoin d’une plate-forme avec la flexibilité de faire évoluer la solution en intégrant un montage financier avec GRC, rapports intégrés, demandes de remboursement et facturation des dépenses.

« Lorsque nous avons commencé à chercher une plate-forme de remplacement, nous avons examiné toutes les principales alternatives. Nous avons examiné SAP Business One, Oracle NetSuite et Sage, et testé SAP B1 et Acumatica », explique Low.

ERP Solution

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Acumatica: Facile à utiliser, abordable, intuitif

Quatre facteurs les ont amenés à choisir Acumatica Cloud ERP.

« L’expérience utilisateur a été extrêmement importante pour nous, en particulier avec les PON ayant une mauvaise réputation comme étant difficiles à utiliser », dit Chris Drake, Smartnumbers' Chef de l’exploitation. « Nous ne voulions pas consacrer beaucoup de temps et d’argent à la mise en œuvre d’un système qui pourrait finir par ne pas être utilisé. »

Acumatica était l’ERP le plus intuitif et le plus configurable qu’ils considéraient. « Nous savions que nous pouvions le façonner en ce qui concerne les besoins de nos utilisateurs dans l’ensemble de l’entreprise et du processus de paiement au comptant. Cela a montré beaucoup de potentiel.

Deuxièmement, le modèle de licence unique d’Acumatica offrant des utilisateurs illimités était très abordable.

« Nous avons ajouté beaucoup d’employés au cours de la dernière année, passant de 60 employés à environ 100, et nous continuerons de le faire. Nous voulions un modèle de licence qui se développerait avec nous et favoriserait l’adoption par les utilisateurs afin que nous puissions en tirer le meilleur parti », explique Drake.

Smartnumbers a également aimé l’architecture ouverte et les API ouvertes d’Acumatica.

« Nous ne voulions pas être épinglés à un système où il était difficile de diffuser des données ou difficile de les intégrer à d’autres plateformes que nous avons », dit Drake. « Acumatica facilite l’accès aux données avec son API, l’importation et les exportations sont super faciles et, bien qu’il gère 95% de nos besoins hors de la boîte, il est flexible et s’adapte pour le personnaliser exactement comme nous voulons qu’il fonctionne. Nous avons été impressionnés par cet aspect d’Acumatica.

La plate-forme ERP se connecte à Smartnumbers' Plate-forme SaaS et d’autres applications tierces.

Enfin, Acumatica est une véritable plate-forme SaaS basée sur le cloud qui permet aux employés de se concentrer sur la création de valeur client.

« En tant que personne de la technologie, j’apprécie qu’il ait été construit dans une technologie native du Web », dit Drake. « Alors qu’avec d’autres fournisseurs que nous avons examinés, il existe une sorte de modèle pseudo-cloud qui repose sur des sessions à distance, ou il était clair qu’ils avaient soulevé quelque chose et l’avaient transplanté dans le cloud. Et c’est là qu’Acumatica a gagné de manière assez convaincante.

Smartnumbers' partenaire technologique Tascoli, dirigé par James Morgan, a déployé Acumatica Cloud ERP en environ 12 semaines. Ils ont adopté une approche modulaire, mettant en œuvre des finances avancées, Acumatica GRC avec la synchronisation Salesforce et la gestion des contrats.

« Une grande partie de cette période a été d’essayer d’arracher des données à partir de systèmes préexistants », dit Drake. « Nous avons eu une excellente expérience de travail avec Tascoli et Acumatica même si nous l’avons mis en œuvre pendant le verrouillage covid-19. C’était un véritable témoignage de leur modèle de mise en œuvre de projet.

Résultats

Résultats

« Acumatica a dépassé nos attentes », dit Drake. « Certains des résultats que nous avons obtenus sont légèrement embarrassants parce que, en termes de gain de temps mesurable, c’était jusqu’à 90 pour cent pour certains processus que nous faisions. »

Parce qu’Acumatica a remplacé 12 systèmes autonomes, Smartnumbers a réduit ses dépenses technologiques de 80 %. « Cette élimination de la distraction historique, les frais généraux de ce que nous avions auparavant, a permis à nos gens de travailler sur des activités stratégiques plus précieuses, ce qui a été important », dit Drake.

La société a également connu des avantages incommensurables. « Acumatica est en quelque sorte ce fil d’or qui traverse notre entreprise et nous soutient culturellement aussi. Le soutien post-mise en œuvre que nous avons reçu directement de nos deux partenaires au Royaume-Uni, Tascoli et Acumatica, a été inégalé. Ils vous font sentir comme si vous êtes leur client numéro un, et ils ne peuvent pas faire assez pour vous aider. Nous avons donc été très impressionnés », dit Drake.

Réduction de la clôture de fin de mois de 10 jours à 1

Smartnumbers a maintenant une visibilité sur toutes ses données. Tout le monde peut accéder rapidement à ce dont il a besoin.

« Le plus grand avantage était simplement de pouvoir avoir cette flexibilité intégrée et des économies de temps en fin de mois », explique Low. « Le signalement a été immédiat, ce qui a été extrêmement bénéfique. Bien que mon rôle ait changé, il a permis d’économiser environ 75% du temps passé à la fin du mois, qui est passé de 10 jours à un.

La société ne traite plus avec les bloqueurs de technologie, tels que l’attente d’un porc de ressources pour terminer avant d’exécuter une autre application, et dispose maintenant d’analyses en temps réel pour les décisions stratégiques.

« Le rapport est énorme et correspond vraiment à notre culture d’entreprise de collaboration et de collaboration pour créer de la valeur pour les clients », explique Drake. « Tout le monde peut regarder les mêmes chiffres et accéder à l’information en temps réel ensemble. Tout est dans une suite complète de modules, et c’est comme avoir un fil d’or allant d’une opportunité de vente à une facture client en passant par le paiement à temps. Nous pouvons réagir au changement plus rapidement, comment nous vendons, comment nous tarifons, et nous sommes en mesure d’adapter l’application et de maintenir un haut niveau d’efficacité malgré un environnement changeant.

Facilité d’utilisation Adoption de la vitesse

L’interface utilisateur d’Acumatica a confirmé qu’il s’agissait du bon choix. « Historiquement, nous avions plusieurs systèmes avec des apparences et des sensations très différentes qui étaient maladroits et non intuitifs. Quelqu’un de nouveau dans l’entreprise a trouvé très difficile d’apprendre, et le module financier était de la vieille école dans la façon dont il fonctionnait », dit Low.

« Avec Acumatica, tout se ressemble, c’est familier dans tous les modules et l’intégration était simple. Nous avons été en mesure d’adapter les points de vue afin que les employés puissent voir ce qu’ils étaient les seuls à devoir voir. Nous avons allégé et personnalisé d’autres écrans où les employés n’avaient besoin que d’un accès mineur.

« Il y avait un minimum de questions et de frustration, et tout le monde était très excité par la façon dont ils utiliseraient la solution », ajoute Low. « La possibilité de joindre des fichiers PDF ou des images était excellente. Tout était disponible au sein d’Acumatica, ce qui était un grand avantage. C’est intuitif et facile à utiliser.

Les employés se concentrent désormais sur la création de valeur client plutôt que d’effectuer des tâches administratives manuelles et de naviguer dans un système déconnecté.

« Nous voulions que tout soit rationalisé et fonctionne efficacement, et cela ne fonctionne que si les choses sont simples et faciles. C’est là que la flexibilité d’Acumatica aide parce que nous pouvons leur fournir ce dont ils ont besoin et pas plus », explique Drake. « Acumatica rend notre équipe heureuse car elle peut faire son travail plus efficacement, plus rapidement et plus facilement, et cela réduit son temps consacré à l’administration. Cela leur permet de se concentrer sur les choses qu’ils aiment le plus, ce qui crée plus de valeur pour nos clients.

Vue client à 360 degrés

Parce que l' GRC fait partie d’une plate-forme transparente liée aux finances, l’équipe de vente peut voir des vues à 360 degrés de l’activité client, qui comprend l’historique complet des clients, tels que les produits utilisés, les problèmes de facturation ou les demandes de renseignements, l’historique des paiements et les services que le client peut explorer. L’équipe de vente reçoit maintenant les informations dont elle a besoin pour effectuer des activités de vente incitative, de vente croisée et de renouvellement plus efficaces.

Du point de vue financier, l' GRC permet « aux finances de voir une opportunité créée au sein du système, progressant jusqu’au stade où l’opportunité est fermée comme gagnée, et de voir au fur et à mesure qu’elle progresse vers une commande client et passe à la phase de contrat et de facturation », explique Low. « Nous pouvons offrir une expérience client transparente, et il ne faut pas trois ou quatre jours pour fournir des informations. Fournir des données améliore instantanément notre image de professionnalisme.

« Nous pouvons réagir plus rapidement parce que l’information est là pour la bonne équipe au bon moment », ajoute Drake.

Mise à l’échelle internationale

Avec Acumatica comme fondation, Smartnumbers a commencé à offrir sa plate-forme SaaS aux entreprises et aux centres d’appels en dehors du Royaume-Uni.

« Nous avons récemment lancé des produits en Amérique du Nord et en Asie », explique M. Drake. « Grâce à sa capacité à gérer plusieurs devises et locataires, Acumatica nous permet d’accueillir facilement de nouveaux clients à travers le monde. »

La plate-forme d’opérations commerciales fournit des données en temps réel et l’agilité dont l’équipe a besoin pour prendre des décisions stratégiques rapidement. Acumatica est un atout concurrentiel au lieu d’un obstacle comme l’ancien système.

« Du point de vue de la technologie et des opérations, Acumatica coche toutes les cases », explique Drake. « C’est attrayant pour les utilisateurs, évolutif, flexible pour répondre à vos besoins et se développe avec vous en tant qu’entreprise. Acumatica nous a aidés à nous développer et à nous développer sur de nouveaux marchés qui ont un impact positif sur notre entreprise.

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