SAM

L’ERP basé sur le cloud réduit les coûts technologiques

Au départ, l’équipe SAM a examiné des solutions sur site telles que SAP et Sage, mais les dirigeants ont décidé qu’une plate-forme cloud d’abord leur permettrait d’éviter de dépenser des milliers sur de nouveaux serveurs et matériels pour prendre en charge l’ERP. « Parce que nous avions une infrastructure grinçante, nous aurions dû mettre à niveau nos serveurs », dit Patton.

Lors de ses recherches sur les ERP cloud, Patton a trouvé Acumatica Cloud ERP.

« Deux choses m’ont instantanément attiré vers le modèle Acumatica », dit Patton. « L’un était la réduction des coûts de maintenance, et l’autre était l’absence de licence par utilisateur. » Étant donné que la tarification de l’ERP Acumatica Cloud est basée sur les transactions et non sur le nombre d’utilisateurs, SAM peut se développer en sachant que ses licences sont un coût fixe et que le budget de l’infrastructure technologique ne montera pas en flèche car l’entreprise n’aurait pas besoin de remplacer les serveurs ou les disques durs.

« Avec Acumatica, il n’y a pas de surprises de licence et pas de coûts de remplacement », explique Patton.

Il aimait aussi l’intuitivité et la facilité d’utilisation d’Acumatica. « Si un système est facile à utiliser, il sera utilisé et, en fin de compte, c’est ce que nous voulons en tant qu’entreprise », dit Patton.

L’arrêt de la pandémie permet la mise en œuvre de l’ERP

En mars 2020, SAM a pris la décision difficile de fermer temporairement ses deux sites de fabrication conformément aux directives du gouvernement pour protéger la santé et le bien-être des employés. Ils ont depuis rouvert, introduisant un travail flexible avec certains membres du personnel travaillant à domicile pour réduire le nombre de personnes sur place. Parce qu’ils ont mis en œuvre Acumatica Cloud ERP pendant le temps d’arrêt, ils ont eu une continuité des activités dès que le gouvernement a dit qu’ils pourraient rouvrir.

« Honnêtement, nous ne serions peut-être pas ici si nous n’avions pas Acumatica », dit Patton. « Nous nous sommes rapidement assurés que les ventes, la production et la finance avaient des ordinateurs portables, et Acumatica était le seul système qui fonctionnait. Nos anciens systèmes ont causé des problèmes.

L’accès partout améliore le service à la clientèle

Avec Acumatica Cloud ERP, les 125 employés de SAM ont un accès instantané aux informations critiques et l’équipe de vente mobile travaille de n’importe où, sur n’importe quel appareil.  Le personnel de vente entre les informations en quelques minutes et les données sont instantanément dans le nouveau système et visibles. C’est une grande amélioration par rapport à l’information qui n’apparaît que plusieurs jours plus tard.

« Nos vendeurs travaillent à distance, et grâce à Acumatica, ils peuvent plonger directement dans les commandes et les expéditions et avoir des informations à portée de main », explique Patton.

L’équipe de production a maintenant un aperçu des ventes qui réservent quotidiennement et peut planifier en fonction des commandes réelles. « Nous étions aveugles avant », dit Patton. « Maintenant, nous pouvons voir le volume, l’emplacement, le type de produit, et les gestionnaires peuvent préparer et mettre de nouvelles commandes dans le calendrier de production. »

SAM a rationalisé son système de traitement des commandes et peut ajouter des notes et des pièces jointes aux commandes, et envoyer automatiquement des confirmations par e-mail. Grâce à l’intégration d’Acumatica Cloud ERP avec d’autres systèmes, la demande de commandes client de SAM passe de manière transparente à ses systèmes de répartition et de production.

L’utilisation d’Acumatica dans le cloud permet aux deux usines de travailler de manière transparente sur les mêmes commandes client, des informations auxquelles les ventes peuvent accéder pour apprendre tout retard et informer les clients en temps réel. Les clients sont automatiquement informés des informations d’expédition dès que ces informations sont publiées dans Acumatica Cloud ERP, ce qui élimine la nécessité pour les ventes de téléphoner au client.

Amélioration de l’expérience client

Bien que la notification automatique puisse sembler être une petite fonctionnalité, elle améliore l’expérience client de SAM et renforce son accent sur l’offre d’un support client supérieur. « Si une erreur est commise par nous, peu importe ce que c’est, il y a souvent un coût impliqué », dit Patton, expliquant qu’ils utilisaient autrefois un système déconnecté pour essayer de suivre ces problèmes.  « En utilisant des cas dans Acumatica, nous pouvons les identifier et les récupérer dès que possible. Nous sommes très centrés sur le client; sans clients, nous n’existons pas, et nous essayons de donner le meilleur service possible.

Une autre fonctionnalité ERP cloud d’Acumatica qui aide à améliorer la satisfaction du client est la flexibilité du logiciel, dit-il. Lorsqu’on lui a demandé si SAM pouvait intégrer des codes clients spécifiques pour toutes les transactions, ce n’était pas un problème car c’était facile à faire dans Acumatica. SAM a également été en mesure d’activer la commande électronique ou EDI pour les clients qui le souhaitaient, augmentant encore la satisfaction des clients. « Ce sont juste les choses simples qu’Acumatica fait si bien », dit Patton.

SAM prévoit de créer un portail client qui permet à ses plus grands clients de se connecter directement à la plate-forme ERP Acumatica Cloud pour accéder aux informations client sécurisées applicables à ce client. Patton n’a pas à se soucier des licences de sièges ou des coûts supplémentaires pour cet accès au portail, car Acumatica ne facture pas par personne.

Les données en temps réel améliorent la prise de décision et la prévision

Les dirigeants, où qu’ils se trouvent, peuvent se connecter aux tableaux de bord intégrés d’Acumatica Cloud ERP pour afficher les commandes, la situation financière de l’entreprise et ce qui est en production et voir des informations à la minute près pour prendre des décisions.

« Je suis toujours étonné de penser que je peux être assis dans un Starbucks à boire un café tout en regardant notre solution ERP, mais c’est la flexibilité et la convivialité auxquelles toutes les entreprises devraient s’attendre de nos jours », dit Patton.

« Le cycle de cotation à la trésorerie est l’élément vital de notre entreprise, et Acumatica nous a donné les outils pour le gérer de manière efficace et efficiente à chaque étape du processus », ajoute-t-il. « Nous disposons d’outils précieux pour voir ce qui s’en vient, pour faire toutes nos prévisions via des tableaux de bord et nous concentrer sur les clients clés. »

En raison de l’API ouverte d’Acumatica Cloud ERP, SAM a lié ses informations de camionnage à Acumatica « pour faciliter la vie des logistiques qui doivent s’assurer que la livraison du produit est acheminée correctement sur les 25 camions de l’entreprise.

SAM a incorporé plusieurs applications tierces, les connectant à Acumatica de manière transparente.  La société utilise la passerelle B2B pour l’EDI. « La structure d’API ouverte d’Acumatica nous permet également de nous intégrer à nos systèmes hérités jusqu’à ce que nous soyons prêts à les remplacer. Nous pouvons voir la base de données SQL et lui parler », explique Patton.

La sécurité basée sur le cloud apporte la tranquillité d’esprit

Avec un logiciel moderne hébergé dans le cloud, Patton a acquis un système de sauvegarde fiable, une plus grande sécurité et la tranquillité d’esprit qui survient lorsque vos données sont sauvegardées automatiquement et en toute sécurité. « Si vous comptez sur votre ERP pour être le seul référentiel de vos données et de votre logique métier, il doit être à jour à tout moment », dit-il.

« Acumatica assure la sécurité de nos données », ajoute Patton, « Ce fut l’un des grands succès de l’année dernière car nous avions Acumatica en place. »

La demande pent-up stimule une croissance rapide

Alors que 2021 se déroule, les fabricants de moulage britanniques ont été surpris par une forte augmentation de la demande, chaque mois apportant un nouveau record de ventes, selon un magazine de l’industrie.  SAM surfe sur cette vague et attend avec impatience la croissance future.

« Nous envisageons de créer une entreprise de construction pour les maisons résidentielles », dit M. Patton. « Nous savons qu’avec Acumatica, nous pouvons facilement créer une nouvelle division pour faciliter cela et, si nous acquérons plus d’entreprises, Acumatica peut continuer à croître avec nous. »