Histoires de réussite des clients Mise en œuvre réussie de l’ERP - Spohn Associates
L’entrepreneur spécialisé s’adapte avec Acumatica Construction Edition, Transforming Operations
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Solution ERP cloud Acumatica pour Spohn Associates
Administration centrale
Siège social à Indianapolis, IN opérant dans l’Indiana, l’Ohio et le Kentucky
L’industrie
Construction
Applications remplacées
Sage et Nouveau dans l’ERP cloud

Spohn Associates

  • Systèmes d’entreprise disparates connectés, rationalisation des opérations
  • Processus automatisés, gain de temps et augmentation des achèvements de projets à temps
  • Acquis une visibilité en temps réel sur les opérations financières renforçant les décisions commerciales stratégiques
  • Acquisition d’une plate-forme basée sur le cloud pour améliorer l’accès aux informations et aux données des sites d’emploi
  • Transformation de la facturation de l’AIA du processus manuel au processus automatisé
  • Flux de travail configuré de conformité de l’assurance des sous-traitants, réduisant le profil de risque de l’entreprise
Sean Barnett
« Acumatica Construction Edition avait tout ce que nous recherchions. Nous sommes différents d’un entrepreneur en construction régulier et nous avons aimé que nous puissions ajouter nos propres domaines de spécialité et les personnaliser à la façon dont nous faisons des affaires.
Sean Barnett, Dirigeant Principal des Finances
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Lorsque Sean Barnett, directeur financier de Spohn Associates, a rejoint la société d’Indianapolis il y a 15 ans, c’était le représentant d’un fabricant - une organisation de vente - de produits utilisés par les entreprises de construction pour construire des garde-corps ornementaux, des panneaux muraux architecturaux, des auvents et des passerelles. L’installation de ces produits de construction spécialisés dans les écoles, l’enseignement supérieur et les installations médicales de l’Indiana, de l’Ohio et du Kentucky n’a été que de 20% des ventes totales de Spohn.

Au fil des ans, Spohn a ajouté la gestion de projet et l’installation à sa liste de services et a développé un grand groupe de sous-traitants dédiés qui ont installé les produits spécialisés en architecture. Finalement, l’entreprise s’est transformée en un entrepreneur spécialisé à service complet.

« Parce que le travail était personnalisé et qu’il nous fallait souvent fournir des instructions d’installation très détaillées, plus de 90 % de notre travail est maintenant une installation », explique Barnett. « Notre mélange a définitivement basculé, ce qui nous a permis de grandir et de faire des choses que vous ne faites pas normalement en tant que représentant du fabricant. »

Barnett aime positionner le travail de l’entreprise comme l’installation de « toutes les jolies choses sur un bâtiment ». Par exemple, lorsque la ville de Blue Ash, en Ohio, a décidé d’ériger une tour d’observation de 180′, Spohn a fourni toute la peau extérieure, y compris les panneaux perforés et ACM, le verre supporté par la pointe et la balustrade ornementale.

Au cours de la dernière décennie, les activités de Spohn Associates se sont tournées vers des projets plus importants et plus commerciaux. L’entreprise a plusieurs équipes travaillant sur de grands bâtiments et des campus d’entreprise, et a quelque 40 à 50 projets en cours d’exécution simultanément. Ils gèrent généralement 350 projets par an.

Legacy Sage plus Access Database Intenable

Spohn Associates a exploité l’héritage Sage Mas 90 puis Sage 100 pendant de nombreuses années. Lorsque Barnett s’est joint à l’équipe, il a créé une base de données Access pour améliorer les rapports financiers qui manquaient à Sage. Peu de temps après, les chefs de projet ont demandé que leurs bases de données personnalisées soient incluses. « Nous avons continué à y ajouter et à y ajouter jusqu’à ce qu’il y ait bientôt plus de 450 rapports et vues », explique Barnett, qui a une formation technique. « C’était génial pendant un certain temps, mais nous l’avons dépassé, et il a commencé à s’écraser. »

Les défis de l’entreprise étaient principalement basés sur des rapports. Lorsque l’équipe voulait écrire des chèques, il a fallu 10 minutes pour écrire deux chèques, dit Barnett. « C’est parce que vous deviez imprimer quatre rapports avant de faire un chèque, et chaque rapport a pris au moins une minute à imprimer. Ensuite, vous avez dû imprimer quatre autres rapports après avoir coupé le chèque. Vous faisiez une facture et imprimiez quatre rapports, puis vous deviez revenir en arrière et faire toutes les mises à jour manuelles.

L’opération financière couvre cinq sociétés internes; chacun devait être mis à jour manuellement dans l’ancien système. « Nous étions toujours déséquilibrés et nous perdions des heures par semaine à effectuer tous les transferts intersociétés », dit Barnett. « Nous avions beaucoup d’étapes manuelles à retenir parce que le système avait été bricolé au fil du temps. »

Après avoir construit une nouvelle base de données et l’avoir fait planter, Barnett a réalisé qu’ils avaient besoin d’un meilleur système de reporting connecté au système financier de l’entreprise.

Étant donné que la plupart de leur travail est effectué sur le site d’un client, l’équipe a recherché une plate-forme de gestion de projet qui avait une application mobile robuste qui comprenait des capacités de gestion de documents, de stockage et de recherche.

« L’une de nos plus grandes frustrations lorsque nous étions à l’extérieur du bureau a été d’avoir à distance via VPN, ce qui était maladroit », explique Jeremy Sturgeon, directeur des opérations. « Ce n’était pas propice à une utilisation sur une tablette ou un iPhone, et c’est là que l’industrie est allée, en particulier avec les employés sur le terrain. »

Spohn Associates voulait une solution qui l’aiderait à atteindre constamment ses valeurs fondamentales d’ajouter de la valeur à un client et de livrer les projets à temps.

ERP Solution

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Plate-forme de construction personnalisable et flexible pour la croissance

« Je voulais aussi une meilleure solution du côté de la comptabilité que ce que nous utilisions », dit Barnett. « J’ai regardé Procore, qui est le haut de gamme pour la gestion de la construction, mais il n’a pas de comptabilité. Procore était également cher pour ne pas obtenir ce dont nous avions vraiment besoin.

Barnett a demandé à somerset CPAs and Advisors, un cabinet de CPA externe de la société, des solutions possibles, ce qui a donné lieu à une réunion avec le directeur technique du cabinet, Jason Leveson.   « Juste à partir de cette conversation, Acumatica Construction Edition ressemblait à tout ce que nous voulions », dit Barnett. « Après que Jason nous ait tout montré – toute la personnalisation que nous pouvions faire et la fonctionnalité – nous savions que nous avions trouvé une excellente solution. »

Leveson a rencontré l’équipe de comptabilité de Spohn Associates, le directeur des opérations et quelques chefs de projet, leur montrant les fonctions de l’application mobile Acumatica Construction Edition, les fonctionnalités de gestion de projet et les rapports. « Acumatica Construction Edition avait tout ce que nous recherchions vraiment », dit Barnett. « Nous sommes différents d’un entrepreneur en construction régulier et nous avons aimé pouvoir ajouter différents domaines spécialisés et les personnaliser à la façon dont nous faisons des affaires. »

Un modèle de tarification unique facilite l’accès

Barnett a également aimé le modèle de tarification basé sur la consommation d’Acumatica. « C’est une bonne chose de ne pas avoir à se soucier des frais de licence par utilisateur », dit-il. « Certains des autres systèmes que nous avons examinés étaient comparables, mais le modèle de licence par utilisateur les a rendus beaucoup plus chers. » Les cadres n’ont pas à s’inquiéter des coûts de licence excessifs lorsqu’ils ajoutent plus d’employés. À l’avenir, si les dirigeants choisissent de permettre aux sous-traitants de soumettre des informations via Acumatica Construction Edition, ce ne sera pas un coût prohibitif.

Spohn Associates a déployé Acumatica Construction Edition dans un délai agressif de trois mois grâce à l’expertise technique de Somerset CPA et Barnett, ce qui lui a permis de gérer la plupart des transferts de données.

Résultats

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Les processus automatisés permettent de gagner des heures de temps

Les processus automatisés d’Acumatica ont été un grand économiseur de temps pour l’équipe comptable. « Travailler dans Acumatica Construction Edition est plus facile, tout comme la gestion de la facturation ainsi que la gestion des approbations pour les comptes créditeurs », explique Barnett. « Les volets latéraux sont l’une de mes caractéristiques préférées. Il garde l’information dont j’ai le plus besoin à portée de main.

À l’échelle nationale, la plupart des entreprises de construction produisent une facture standard conformément aux directives de l’American Institute of Architecture, connue sous le nom de facture AIA.  Auparavant, Spohn créait des factures AIA en dehors de Sage, ce qui était une tâche manuelle fastidieuse. « Maintenant, il est intégré et automatisé, de sorte que la facturation prend moins de temps », explique Barnett.

Barnett a déjà passé d’innombrables heures à envoyer des rappels par e-mail aux chefs de projet et à d’autres, incitant les gestionnaires à fermer des projets ou à approuver des factures. « Maintenant, ils voient des tableaux de bord personnalisés qui montrent les trois factures qu’ils doivent facturer, quatre qu’ils doivent fermer et peut-être deux qu’ils sous-tentent, en gardant ces rappels juste devant eux », dit-il.

Spohn Associates gère toutes les fonctionnalités d’établissement des coûts de travail dont ils ont besoin via Acumatica Construction Edition.

Automatisation de la conformité des sous-traitants

L’un des plus gros maux de tête de l’équipe financière auparavant était le suivi manuel des documents d’assurance et de conformité des sous-traitants. Ce processus est maintenant automatisé au sein d’Acumatica Construction Edition grâce à une personnalisation CPA Somerset. Pour Spohn, Somerset a créé des flux de travail automatiques pour la gestion de projet, les approbations de coûts, la conformité à l’assurance des sous-traitants et le suivi de la soumission des projets. Les flux de travail intégraient le routage des e-mails, la gestion des documents, les rapports de tableau de bord, ainsi que des fonctionnalités système riches en fonctionnalités. Ces processus automatisés de contrôle de projet permettent à Barnett et à son équipe d’économiser du temps et de réduire le profil de risque global de l’entreprise.

« La capacité d’automatiser les flux de travail dans Acumatica Construction Edition est énorme », explique Barnett. « Il existe de nombreux autres processus d’affaires que nous sommes impatients d’automatiser. »

La clôture de fin de mois de finance « est super simple », ajoute-t-il. « Acumatica vous indique pourquoi il ne se fermera pas et en un simple clic, vous permet de savoir quelles entrées sont encore ouvertes. » Dans l’ancien système, il a perdu des heures à passer au peigne fin 10 applications différentes pour savoir où se trouvait une erreur et pourquoi quelque chose ne se fermait pas.

L’apprentissage automatique et l’intelligence artificielle favorisent l’efficacité

Barnett aime que l’interface utilisateur d’Acumatica Construction Edition soit facile à utiliser et intuitive. « J’adore ça », dit-il, ajoutant qu’il aime la flexibilité du programme pour configurer de nombreux éléments, y compris des éléments simples comme les mots qu’Acumatica utilise dans le système. Par exemple, Spohn Associates décrit les projets comme des « portées » plutôt que comme des éléments ou des activités, ce qui était un simple changement.

Jeremy Sturgeon de Spohn aime la flexibilité. « Nous pouvons le faire s’adapter à ce que nous avons besoin qu’il fasse, à la façon dont nous faisons des affaires », dit-il.

L’apprentissage automatique et l’intelligence artificielle intégrés d’Acumatica dans sa fonction de recherche « de type Google » ont été utiles pour Spohn Associates. Lorsque des phrases ou des emplacements sont tapés dans la fonction de recherche, la plate-forme se souvient de ces informations, ce qui facilite et accélère l’accès ultérieur de tout utilisateur. « Le fait de pouvoir taper une zone que les utilisateurs souhaitent analyser ou accéder à différentes parties du système a aidé Spohn à être plus agile et il a supprimé les étapes, ce qui leur a permis de rationaliser la recherche et d’être plus efficaces », explique Leveson de Somerset.

L’apprentissage automatique et l’IA aident également les clients d’Acumatica à envoyer sans fil des données du terrain de leurs téléphones vers le système financier, telles que des reçus de dépenses. Par exemple, un responsable de terrain peut prendre une photo d’un reçu d’entreprise sur son téléphone, l’envoyer par e-mail au bureau à domicile, et Acumatica lit l’image et note le fournisseur, le montant et d’autres informations, en le tirant dans le système et en le catégorisant correctement.

« De cette façon, le processus de signalement est beaucoup moins sujet aux erreurs, et l’entreprise a des dossiers complets instantanément », explique M. Leveson. « Il y a moins d’étapes manuelles pour obtenir des informations précises dans le système, ce qui permet également de gagner du temps. »

Automatisation, accès prolongé des sous-traitants Objectifs futurs

Ensuite, l’objectif d’Acumatica Construction Edition de Spohn Associates est d’automatiser plusieurs processus de comptes clients, tels que l’envoi automatique de relevés aux fournisseurs et aux gestionnaires internes. « Nous avons également des plans pour donner accès à nos sous-traitants afin qu’ils puissent soumettre des rapports de projet quotidiens », dit Barnett. Il aime que l’ouverture aux partenaires - avec un accès de sécurité restreint - n’augmente pas les frais de licence en raison du modèle de tarification unique d’Acumatica.

Ces deux exemples ne sont que la pointe de l’iceberg de ce que Spohn Associates a à l’esprit pour Acumatica Construction Edition.

« Lorsque nous avons changé notre modèle d’affaires de la vente de matériel seulement, pour être une entreprise d’installation et un sous-traitant, nous avons changé la complexité et la quantité de travail et de paperasse requise », dit Barnett. « Nous comptons sur Acumatica Construction Edition pour nous aider à être plus efficaces, plus productifs et nous permettre de faire plus avec moins au cours des mois et des années à venir. »

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