Spohn Associates

Plate-forme de construction personnalisable et flexible pour la croissance

« Je voulais aussi une meilleure solution du côté de la comptabilité que ce que nous utilisions », dit Barnett. « J’ai regardé Procore, qui est le haut de gamme pour la gestion de la construction, mais il n’a pas de comptabilité. Procore était également cher pour ne pas obtenir ce dont nous avions vraiment besoin.

Barnett a demandé à somerset CPAs and Advisors, un cabinet de CPA externe de la société, des solutions possibles, ce qui a donné lieu à une réunion avec le directeur technique du cabinet, Jason Leveson.   « Juste à partir de cette conversation, Acumatica Construction Edition ressemblait à tout ce que nous voulions », dit Barnett. « Après que Jason nous ait tout montré – toute la personnalisation que nous pouvions faire et la fonctionnalité – nous savions que nous avions trouvé une excellente solution. »

Leveson a rencontré l’équipe de comptabilité de Spohn Associates, le directeur des opérations et quelques chefs de projet, leur montrant les fonctions de l’application mobile Acumatica Construction Edition, les fonctionnalités de gestion de projet et les rapports. « Acumatica Construction Edition avait tout ce que nous recherchions vraiment », dit Barnett. « Nous sommes différents d’un entrepreneur en construction régulier et nous avons aimé pouvoir ajouter différents domaines spécialisés et les personnaliser à la façon dont nous faisons des affaires. »

Un modèle de tarification unique facilite l’accès

Barnett a également aimé le modèle de tarification basé sur la consommation d’Acumatica. « C’est une bonne chose de ne pas avoir à se soucier des frais de licence par utilisateur », dit-il. « Certains des autres systèmes que nous avons examinés étaient comparables, mais le modèle de licence par utilisateur les a rendus beaucoup plus chers. » Les cadres n’ont pas à s’inquiéter des coûts de licence excessifs lorsqu’ils ajoutent plus d’employés. À l’avenir, si les dirigeants choisissent de permettre aux sous-traitants de soumettre des informations via Acumatica Construction Edition, ce ne sera pas un coût prohibitif.

Spohn Associates a déployé Acumatica Construction Edition dans un délai agressif de trois mois grâce à l’expertise technique de Somerset CPA et Barnett, ce qui lui a permis de gérer la plupart des transferts de données.

Les processus automatisés permettent de gagner des heures de temps

Les processus automatisés d’Acumatica ont été un grand économiseur de temps pour l’équipe comptable. « Travailler dans Acumatica Construction Edition est plus facile, tout comme la gestion de la facturation ainsi que la gestion des approbations pour les comptes créditeurs », explique Barnett. « Les panneaux latéraux sont l’une de mes caractéristiques préférées. Il garde l’information dont j’ai le plus besoin à portée de main.

À l’échelle nationale, la plupart des entreprises de construction produisent une facture standard conformément aux directives de l’American Institute of Architecture, connue sous le nom de facture AIA.  Auparavant, Spohn créait des factures AIA en dehors de Sage, ce qui était une tâche manuelle fastidieuse. « Maintenant, il est intégré et automatisé, de sorte que la facturation prend moins de temps », explique Barnett.

Barnett a déjà passé d’innombrables heures à envoyer des rappels par e-mail aux chefs de projet et à d’autres, incitant les gestionnaires à fermer des projets ou à approuver des factures. « Maintenant, ils voient des tableaux de bord personnalisés qui montrent les trois factures qu’ils doivent facturer, quatre qu’ils doivent fermer et peut-être deux qu’ils sous-tentent, en gardant ces rappels juste devant eux », dit-il.

Spohn Associates gère toutes les fonctionnalités d’établissement des coûts de travail dont ils ont besoin via Acumatica Construction Edition.

Automatisation de la conformité des sous-traitants

L’un des plus gros maux de tête de l’équipe financière auparavant était le suivi manuel des documents d’assurance et de conformité des sous-traitants. Ce processus est maintenant automatisé au sein d’Acumatica Construction Edition grâce à une personnalisation CPA Somerset. Pour Spohn, Somerset a créé des flux de travail automatiques pour la gestion de projet, les approbations de coûts, la conformité à l’assurance des sous-traitants et le suivi de la soumission des projets. Les flux de travail intégraient le routage des e-mails, la gestion des documents, les rapports de tableau de bord, ainsi que des fonctionnalités système riches en fonctionnalités. Ces processus automatisés de contrôle de projet permettent à Barnett et à son équipe d’économiser du temps et de réduire le profil de risque global de l’entreprise.

« La capacité d’automatiser les flux de travail dans Acumatica Construction Edition est énorme », explique Barnett. « Il existe de nombreux autres processus d’affaires que nous sommes impatients d’automatiser. »

La clôture de fin de mois de finance « est super simple », ajoute-t-il. « Acumatica vous indique pourquoi il ne se fermera pas et en un simple clic, vous permet de savoir quelles entrées sont encore ouvertes. » Dans l’ancien système, il a perdu des heures à passer au peigne fin 10 applications différentes pour savoir où se trouvait une erreur et pourquoi quelque chose ne se fermait pas.

L’apprentissage automatique et l’intelligence artificielle favorisent l’efficacité

Barnett aime que l’interface utilisateur d’Acumatica Construction Edition soit facile à utiliser et intuitive. « J’adore ça », dit-il, ajoutant qu’il aime la flexibilité du programme pour configurer de nombreux éléments, y compris des éléments simples comme les mots qu’Acumatica utilise dans le système. Par exemple, Spohn Associates décrit les projets comme des « portées » plutôt que comme des éléments ou des activités, ce qui était un simple changement.

Jeremy Sturgeon de Spohn aime la flexibilité. « Nous pouvons le faire s’adapter à ce que nous avons besoin qu’il fasse, à la façon dont nous faisons des affaires », dit-il.

L’apprentissage automatique et l’intelligence artificielle intégrés d’Acumatica dans sa fonction de recherche « de type Google » ont été utiles pour Spohn Associates. Lorsque des phrases ou des emplacements sont tapés dans la fonction de recherche, la plate-forme se souvient de ces informations, ce qui facilite et accélère l’accès ultérieur de tout utilisateur. « Le fait de pouvoir taper une zone que les utilisateurs souhaitent analyser ou accéder à différentes parties du système a aidé Spohn à être plus agile et il a supprimé les étapes, ce qui leur a permis de rationaliser la recherche et d’être plus efficaces », explique Leveson de Somerset.

L’apprentissage automatique et l’IA aident également les clients d’Acumatica à envoyer sans fil des données du terrain de leurs téléphones vers le système financier, telles que des reçus de dépenses. Par exemple, un responsable de terrain peut prendre une photo d’un reçu d’entreprise sur son téléphone, l’envoyer par e-mail au bureau à domicile, et Acumatica lit l’image et note le fournisseur, le montant et d’autres informations, en le tirant dans le système et en le catégorisant correctement.

« De cette façon, le processus de signalement est beaucoup moins sujet aux erreurs, et l’entreprise a des dossiers complets instantanément », explique M. Leveson. « Il y a moins d’étapes manuelles pour obtenir des informations précises dans le système, ce qui permet également de gagner du temps. »

Automatisation, accès prolongé des sous-traitants Objectifs futurs

Ensuite, l’objectif d’Acumatica Construction Edition de Spohn Associates est d’automatiser plusieurs processus de comptes clients, tels que l’envoi automatique de relevés aux fournisseurs et aux gestionnaires internes. « Nous avons également des plans pour donner accès à nos sous-traitants afin qu’ils puissent soumettre des rapports de projet quotidiens », dit Barnett. Il aime que l’ouverture aux partenaires - avec un accès de sécurité restreint - n’augmente pas les frais de licence en raison du modèle de tarification unique d’Acumatica.

Ces deux exemples ne sont que la pointe de l’iceberg de ce que Spohn Associates a à l’esprit pour Acumatica Construction Edition.

« Lorsque nous avons changé notre modèle d’affaires de la vente de matériel seulement, pour être une entreprise d’installation et un sous-traitant, nous avons changé la complexité et la quantité de travail et de paperasse requise », dit Barnett. « Nous comptons sur Acumatica Construction Edition pour nous aider à être plus efficaces, plus productifs et nous permettre de faire plus avec moins au cours des mois et des années à venir. »