Histoires de réussite des clients Mise en œuvre réussie de l’ERP - Superprem Industries
Superprem Industries se déplace vers le cloud pour obtenir des informations et responsabiliser les employés
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Solution ERP cloud Acumatica pour Superprem Industries
Administration centrale
Siégé à Richmond, B.C., Canada avec des centres de distribution supplémentaires à Calgary et à Montréal
Secteurs d’activité
Distribution, Vente au détail, Fabrication
Applications remplacées
Sage

Superprem Industries

  • Acquis une connaissance plus approfondie des opérations de distribution en entrepôt
  • Amélioration du suivi et de la facturation des stocks
  • Heures économisées en rationalisant et en automatisant les tâches comptables
  • Accès mobile rapide aux données financières
  • Amélioration et rationalisation de la communication à l’échelle de l’entreprise
Kevin Chiang
« La communication entre les bureaux a été incroyable. Tout le monde est devenu plus efficace car ils n’ont pas à passer du temps à s’envoyer des courriels ou à se téléphoner pour obtenir des informations qu’Acumatica fournit maintenant.
Kevin Chiang, Directeur du Développement des Affaires
Superprem Industries
Défis à relever
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Résultats
Défis à relever

Défis à relever

Superprem importe des éviers, des robinets, des petits appareils électroménagers et des produits ménagers connexes en provenance de Chine et d’Europe. Elle vend et distribue ses produits à des détaillants de plomberie partout au Canada sous des marques telles que Kruger Living, Kinetic Home Products et Pearl Sinks et possède également une filiale appelée Barak Building Supplies.

Peu de temps après que Kevin Chiang a rejoint l’entreprise familiale de gros en tant que directeur du développement des affaires en 2013, il a reconnu que les systèmes financiers de Superprem Industries avaient besoin d’une mise à niveau. L’entreprise, dirigée par son frère Woody Chiang, chef de la direction, et dont le chiffre d’affaires s’élevait à plus de 5 millions de dollars, exploitait une instance désuète de Sage dans chacun de ses quatre emplacements au Canada. Cela a entraîné un certain nombre d’inefficacités opérationnelles et financières, principalement des stocks inexacts. Pour s’étendre à de nouveaux territoires, Superprem avait besoin d’un système financier robuste et basé sur le cloud qui pourrait fournir un bien meilleur aperçu des opérations.

Inventaire inexact dans quatre bases de données

Étant donné que Superprem exploitait quatre bases de données Sage non connectées, l’équipe comptable de l’entreprise saisissait constamment des données de ses bureaux périphériques dans un fichier maître à Richmond. Le responsable du traitement passait généralement deux à trois jours à entrer des données par mois.

Les quatre bases de données ont également rendu difficile l’établissement de dénombrements exacts des stocks et le suivi de l’endroit où se trouvaient les factures dans le processus de vente.

« L’inventaire était un cauchemar », dit Chiang. « À partir du dossier de Calgary, nous faisions le suivi de la facture jusqu’au client, puis nous retapions l’enregistrement (à Richmond), donc si nous vendions 10 éviers, nous prendrions ces données et ferions la moyenne des prix de vente. » Mais la transaction n’a pas été suivie tout au long du reste du processus de vente - à l’entrepôt pour le tirage et l’expédition - et son statut n’a pas été suivi, de sorte que Superprem ne savait pas si elle avait été livrée, toujours dans l’entrepôt ou reçue par le client.

« Fondamentalement, c’était juste beaucoup de souvenir et maintenant avec un plus grand personnel, il est difficile de se souvenir de tout », dit Chiang. En l’absence de suivi et de multiples bases de données déconnectées, « nous n’obtiendrions un inventaire précis qu’une fois par mois », ajoute-t-il.

Les inefficacités entravaient les opérations

Pour voir si l’un des 2 200 articles de l’entreprise était en stock, les ventes ont dû appeler l’entrepôt et leur demander de faire une vérification physique de l’inventaire. Les ventes ont également dû appeler l’équipe de comptabilité pour connaître les prix antérieurs des clients ou les considérations spéciales d’expédition parce qu’ils n’avaient pas accès au système financier ou à un GRC.

Pour compliquer davantage les choses: seuls cinq des 27 utilisateurs de l’entreprise pouvaient être connectés à Sage à tout moment, ce qui frustrait les employés qui devaient attendre pour effectuer des tâches simples.

Chiang estime qu’il lui a fallu huit heures pour calculer les commissions en raison de tout le travail supplémentaire qu’il a fallu pour trouver des informations dans quatre cas sage, et la compilation des rapports financiers a été tout aussi longue.

Il savait qu’un ERP moderne permettrait à Superprem de prendre en charge l’entreprise à partir d’une base de données unique, de rationaliser les opérations quotidiennes et de fournir une visibilité en temps réel sur les informations et les rapports consolidés.

« Nous aurions dû nous moderniser au moins deux ans avant », dit Chiang. « Nous voulions que notre contrôleur soit plus déterminé avec son temps et que l’inventaire inexact ne puisse pas continuer. »

ERP Solution

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Unir les bases de données avec un ERP flexible et alimenté par le cloud

Chiang a recherché un ERP abordable et moderne basé sur le cloud qui pourrait gérer de manière flexible la croissance de l’entreprise.

« Au début, nous avons envisagé de mettre à niveau notre plate-forme Sage obsolète parce que nous pensions que l’interface et les fonctionnalités seraient similaires, mais nous avons appris qu’il ne s’agit pas vraiment d’un véritable produit cloud », explique Chiang. « Il a des données dans le cloud, mais les données doivent être téléchargées. Et une seule personne pouvait être connectée dans le nuage à la fois.

Il a examiné d’autres logiciels ERP, mais a constaté que beaucoup n’investissaient pas dans leurs produits et que chacun avait un prix par utilisateur qui les rendait très chers. « Aucun d’entre eux n’a le modèle qu’Acumatica a avec des utilisateurs illimités, ce qui vous facture la quantité que vous utilisez, ce que nous avons trouvé vraiment attrayant », explique Chiang. « Nous avons un très grand nombre d’utilisateurs mais une faible utilisation » par de nombreux employés.

Il a également choisi Acumatica en raison de sa solide réputation basée sur le cloud et de sa solide approche communautaire où les clients aident à dicter les futurs développements de fonctionnalités.

« Acumatica était plus récent, et les consultants (de référence) ont déclaré qu’ils avaient une communauté très dynamique poussant l’enveloppe (développement D’Acumatica) par rapport aux anciennes sociétés de logiciels ERP qui n’apportaient pas beaucoup de changements ou d’améliorations. »

En l’absence d’une équipe informatique interne, Chiang a cherché un partenaire pour aider Superprem à mettre en œuvre Acumatica. Il a choisi The Answer Co. en raison de sa réputation exceptionnelle, de sa connaissance approfondie de Sage et de son approche de vente simple.

Le module intersociétés gère de manière transparente plusieurs entités

Dans le cadre du processus de découverte, The Answer Co. a appris que Superprem devait changer de nombreux processus de personnes qu’il avait adoptés pour faire fonctionner son fonctionnement à quatre bases de données. De plus, l’équipe a identifié que Superprem pourrait grandement bénéficier du module intersociétés d’Acumatica, qui permet aux entreprises de gérer de manière transparente les rapports financiers et d’automatiser les transactions dans un nombre illimité d’entités liées.

Le module permet aux cadres de décider quels éléments doivent être séparés ou partagés entre eux, tels que le plan comptable, les clients, les employés, etc. Il permet également de réduire les doubles entrées et les erreurs lors de l’utilisation de plusieurs bases de données et transferts d’entreprise. La société a mis en œuvre les finances d’Acumatica (GL, AP, AR, CM, TM, Currency, ARM Reporting), la distribution (IN, PO, SO) et le module intersociétés comme solution de bout en bout pour leurs activités en croissance.

Résultats

Résultats

L’ERP basé sur le cloud rationalise les opérations, améliore la communication

Superprem fonctionne maintenant beaucoup plus efficacement à partir d’une seule base de données, la communication s’est améliorée à l’échelle de l’entreprise et, plus important encore, le grossiste dispose désormais d’informations d’inventaire précises. Avec des processus financiers et opérationnels appropriés maintenant en place, Superprem peut s’étendre dans de nouveaux territoires sans effort.

« La communication entre les bureaux a été incroyable », dit Chiang. Puisque tout le monde a accès à Acumatica, les ventes n’ont plus à déranger l’entrepôt pour vérifier les niveaux de stock.

Les ventes n’ont pas à se soucier de la comptabilité car elles ont un accès instantané aux informations client à partir de leurs appareils mobiles. La comptabilité n’appelle plus chaque bureau pour connaître l’état d’une facture, et le personnel de l’entrepôt peut choisir et expédier plus efficacement car ils ne sont pas constamment interrompus pour vérifier que les articles sont en stock.

Tout le monde est devenu plus efficace car ils n’ont pas à passer du temps à s’envoyer des courriels ou à se téléphoner pour obtenir des informations qu’Acumatica fournit maintenant.

Visibilité de l’inventaire en temps réel

Acumatica a également fourni une visibilité en temps réel sur les niveaux d’inventaire et les informations de rapport consolidées, car les informations sont facilement partagées entre les emplacements. Créer une facture et la suivre dans tout le système est incroyablement facile, dit Chiang.

De plus, « le module intersociétés d’Acumatica a été incroyable », dit-il. « Nous avons deux sociétés, la société qui détient les actions, puis une autre qui fait de la distribution, donc il y a beaucoup de transactions croisées et la comptabilité était un cauchemar chez Sage. Mais tout est intégré dans Acumatica, ce qui nous fait gagner des tonnes de temps. Le système fait tout pour vous, et les transferts intersociétés sont maintenant un jeu d’enfant.

Rapport de la Commission : 8 heures réduites à 1,5

Chiang dit qu’il est beaucoup plus efficace grâce à Acumatica. Parce qu’il fait confiance que les données d’Acumatica sont exactes et qu’elles sont disponibles en appuyant sur un bouton, il passe moins de temps à créer des rapports et plus de temps à analyser les données de l’entreprise, telles que la rentabilité. Avant, « payer des commissions me prenait huit heures », dit-il. « Maintenant, cela ne prend qu’environ une heure et demie. »

Il estime que les employés ont réduit le temps consacré au transfert des stocks entre les succursales de trois heures à seulement 5 minutes. De plus, parce qu’ils n’ont plus besoin de copier et coller des informations d’une base de données à une autre, ils ont économisé deux à trois minutes par transaction et sont plus efficaces.

Une transparence accrue des clients contribue à stimuler les ventes

Les clients en ont également bénéficié. « Nos clients sont en mesure de bénéficier d’une transparence accrue dans leurs factures et leurs relevés en raison de la facilité d’envoyer par e-mail les fichiers requis pour une vente », dit-il. « Nous avons maintenant plus de 1500 concessionnaires actifs, et les ventes ont augmenté de 12% d’une année à l’autre au cours des 6 derniers mois. » Parce qu’ils peuvent mieux faire confiance au système d’inventaire, Superprem continue de fournir un haut niveau de service à la clientèle qui comprend l’expédition le jour même, ajoute-t-il.

Superprem prévoit d’ajouter de nouvelles fonctionnalités à Acumatica à l’avenir par l’intermédiaire des partenaires tiers d’Acumatica. Chiang travaille avec EazyStock pour l’optimisation des stocks, et il prévoit de mettre en œuvre un GRC, la gestion des conteneurs et les logiciels fiscaux, et ajouter des scanners à sa gestion d’entrepôt que son budget le permet. Il envisage également d’ajouter un portail client afin que les clients puissent vérifier les stocks par eux-mêmes.

« Je suis constamment étonné de la façon dont Acumatica semble juste « fonctionner », dit-il. » Tout ce que nous semblons imaginer que le système pourrait faire, nous avons pu le faire sans l’aide de modifications externes.

Superprem augmente les stocks d’environ 10 pour cent par an, dit Chiang, et les plans futurs comprenaient une expansion plus profonde dans l’Est du Canada.

« Acumatica nous aidera avec cela », dit-il. « Dans l’ensemble, Acumatica transformera la façon dont notre entreprise mène ses activités, et nous sommes impatients de créer un partenariat à long terme. »

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