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Superprem importe des éviers, des robinets, des petits appareils électroménagers et des produits ménagers connexes en provenance de Chine et d’Europe. Elle vend et distribue ses produits à des détaillants de plomberie partout au Canada sous des marques telles que Kruger Living, Kinetic Home Products et Pearl Sinks et possède également une filiale appelée Barak Building Supplies.
Peu de temps après que Kevin Chiang a rejoint l’entreprise familiale de gros en tant que directeur du développement des affaires en 2013, il a reconnu que les systèmes financiers de Superprem Industries avaient besoin d’une mise à niveau. L’entreprise, dirigée par son frère Woody Chiang, chef de la direction, et dont le chiffre d’affaires s’élevait à plus de 5 millions de dollars, exploitait une instance désuète de Sage dans chacun de ses quatre emplacements au Canada. Cela a entraîné un certain nombre d’inefficacités opérationnelles et financières, principalement des stocks inexacts. Pour s’étendre à de nouveaux territoires, Superprem avait besoin d’un système financier robuste et basé sur le cloud qui pourrait fournir un bien meilleur aperçu des opérations.
Inventaire inexact dans quatre bases de données
Étant donné que Superprem exploitait quatre bases de données Sage non connectées, l’équipe comptable de l’entreprise saisissait constamment des données de ses bureaux périphériques dans un fichier maître à Richmond. Le responsable du traitement passait généralement deux à trois jours à entrer des données par mois.
Les quatre bases de données ont également rendu difficile l’établissement de dénombrements exacts des stocks et le suivi de l’endroit où se trouvaient les factures dans le processus de vente.
« L’inventaire était un cauchemar », dit Chiang. « À partir du dossier de Calgary, nous faisions le suivi de la facture jusqu’au client, puis nous retapions l’enregistrement (à Richmond), donc si nous vendions 10 éviers, nous prendrions ces données et ferions la moyenne des prix de vente. » Mais la transaction n’a pas été suivie tout au long du reste du processus de vente - à l’entrepôt pour le tirage et l’expédition - et son statut n’a pas été suivi, de sorte que Superprem ne savait pas si elle avait été livrée, toujours dans l’entrepôt ou reçue par le client.
« Fondamentalement, c’était juste beaucoup de souvenir et maintenant avec un plus grand personnel, il est difficile de se souvenir de tout », dit Chiang. En l’absence de suivi et de multiples bases de données déconnectées, « nous n’obtiendrions un inventaire précis qu’une fois par mois », ajoute-t-il.
Les inefficacités entravaient les opérations
Pour voir si l’un des 2 200 articles de l’entreprise était en stock, les ventes ont dû appeler l’entrepôt et leur demander de faire une vérification physique de l’inventaire. Les ventes ont également dû appeler l’équipe de comptabilité pour connaître les prix antérieurs des clients ou les considérations spéciales d’expédition parce qu’ils n’avaient pas accès au système financier ou à un GRC.
Pour compliquer davantage les choses: seuls cinq des 27 utilisateurs de l’entreprise pouvaient être connectés à Sage à tout moment, ce qui frustrait les employés qui devaient attendre pour effectuer des tâches simples.
Chiang estime qu’il lui a fallu huit heures pour calculer les commissions en raison de tout le travail supplémentaire qu’il a fallu pour trouver des informations dans quatre cas sage, et la compilation des rapports financiers a été tout aussi longue.
Il savait qu’un ERP moderne permettrait à Superprem de prendre en charge l’entreprise à partir d’une base de données unique, de rationaliser les opérations quotidiennes et de fournir une visibilité en temps réel sur les informations et les rapports consolidés.
« Nous aurions dû nous moderniser au moins deux ans avant », dit Chiang. « Nous voulions que notre contrôleur soit plus déterminé avec son temps et que l’inventaire inexact ne puisse pas continuer. »
