Histoires de réussite des clients Mise en œuvre réussie de l’ERP - Couvertures de camion DiamondBack
La fabrication d’Acumatica stimule la croissance rapide de DiamondBack Covers avec plus d’efficacité et de flexibilité
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Solution ERP Acumatica Cloud pour les couvertures de camion DiamondBack
Administration centrale
Phillipsburg et Harrisburg, PA États-Unis
L’industrie
Fabrication
Applications remplacées
QuickBooks et Nouveau dans l’ERP cloud

Couvertures de camion DiamondBack

  • Élimination du travail supplémentaire consacré au transfert manuel de données, en obtenant des processus automatisés
    cela a permis d’économiser 20 heures par semaine
  • Acquisition d’une plate-forme cloud stable de bout en bout, éliminant les plantages technologiques et le baby-sitting des serveurs
  • Acquis une plate-forme flexible avec API ouverte, permettant la personnalisation en fonction des besoins de l’entreprise
  • Réduction du temps entre la commande et l’arrivée au plancher de fabrication de 24 heures et plus à 3 minutes
  • Réduction du temps de fermeture des livres mensuels de 3 à 4 semaines à 5 jours
  • Économisé au moins 15 heures par semaine en automatisant la saisie des données sur les factures de fret
  • Amélioration significative de la gestion des stocks, réduisant les coûts de transport des stocks et libérant de l’argent
  • Facture de matériaux gagnée qui a amélioré la précision des coûts des tâches
  • Amélioration de la prise de décision grâce à un accès rapide aux données en direct, réduisant de 90% le temps qu’il
    prend pour recueillir des données
Scott Stilson
« L’ouverture d’Acumatica rend possibles des intégrations qui étaient complètement hors de question auparavant. Par exemple, Acumatica nous a permis de construire un pont programmatique entre notre plate-forme de commerce électronique qui fonctionne sans que nous ions à la toucher. "
Scott Stilson, gestionnaire des systèmes d’information
Couvertures de camion DiamondBack
Défis à relever
ERP Solution
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Défis à relever

Défis à relever

Défis à relever

DiamondBack Truck Covers fabrique et vend des housses de lit de camionnette à coque rigide directement à
les clients. Les couvertures rigides aident les propriétaires de camions de divers modèles à protéger et à verrouiller les articles dans le
lit de camion. La société vend également une couverture robuste qui peut contenir quelque 1 600 livres.

Le co-fondateur Matt Chverchko a conçu la première couverture de la société lorsque lui et Ethan Wendle
étaient des étudiants en génie de Penn State dans le cadre d’un projet de classe. La réalisation de la taille de l'
marché potentiel, le duo a lancé la société en 2003 à Philipsburg, PA.

Les propriétaires de camions ont adoré le produit, et bientôt, la société bootstrapapped a décollé. Pour le passé
cinq ans, DiamondBack Covers a affiché une croissance à deux chiffres et compte maintenant plus de 35 $
millions de ventes annuelles. Cette croissance a aidé l’entreprise à atterrir sur les 5000 à la croissance la plus rapide d’Inc.
les entreprises s’insétent chaque année. DiamondBack emploie maintenant 140 personnes dans son usine de fabrication de pointe de 40 000 pieds carrés, un centre de distribution situé à un mile de la fabrication et un bureau de marketing et de vente situé à deux heures de distance à Harrisburg, en Pennsylvanie.

L’entreprise est un employeur important dans la petite ville de moins de 3 000 habitants.

Initialement, l’entreprise a vendu ses housses de lit de camion et ses accessoires par l’intermédiaire d’un concessionnaire automobile
, une vente qui obligeait les clients à visiter un concessionnaire physiquement. En 2010, ils ont abandonné cela
et a commencé à vendre directement aux consommateurs, une vente faite en appelant DiamondBack et en commandant
par téléphone. Sept ans plus tard, la société a lancé un site Web de commerce en utilisant Shopify.

« Traiter directement avec un fabricant à l’époque était vraiment du jamais vu », dit Kirk Davis,
Directeur des opérations. « Cela nous a vraiment distingués et nous a permis de mieux prendre soin de nos
et améliorer la qualité de nos produits.

DiamondBack Truck Covers a fonctionné sur QuickBooks et utilisé Shopify, Freightview, Salesforce,
et Shoptech E2, un système de gestion d’atelier de travail pour ses opérations de fabrication. Aucun des
les applications étaient connectées de manière fiable, ce qui a causé de multiples problèmes et beaucoup de gaspillage
le temps de coordination et de transfert des données.

« En tant que startup il y a 20 ans, nous avons créé des systèmes basés sur ce qui était disponible sur une base rentable à l’époque », explique Davis. « Nous avons fini par avoir beaucoup de systèmes différents qui
ont été boulonnés ensemble. Cela a fonctionné pendant un certain temps, mais ne nous a pas très bien servis. Le patchwork de
les systèmes étaient lents, maladroits et difficiles à naviguer, dit-il. De plus, ils ont dû ajouter des postes
pour gérer les données manuellement à mesure que le volume des transactions augmentait.

« Nous avions trois systèmes différents essayant d’alimenter QuickBooks liés à nos non gagnés
et les paiements anticipés », a déclaré Lori Murawski, directrice de la comptabilité. « Beaucoup d’information
provenait de Shopify, Salesforce et notre système E2 pour les retours. Cela a pris au moins deux heures
une journée pour qu’un employé traite toutes les commandes qui sont entrées.

Assembler et consolider les données pour clôturer un mois signifiait garder les livres ouverts pour
au moins 30 jours après la fin du mois pour s’assurer que les données de fret et les renseignements sur les cartes de crédit étaient
inclus. Les deux systèmes étaient autonomes. Il a fallu encore plus de temps pour recueillir des données à mettre à jour
les cadres supérieurs. « Nous avions de la difficulté à faire rapport en 20 jours », dit Murawski.
D’autres opérations ont également souffert du manque d’intégration des applications, explique Scott Stilson,
Gestionnaire des systèmes d’information. « Cela commençait vraiment à nous ralentir beaucoup », dit-il.

E2 fonctionnait sur une base de données SQL locale qui pourrait avoir été créée à la fin des années 1980,
il estime. « C’était très maladroit, et trois parties de notre flux de travail de devis en espèces étaient très
manuel, que nous avons dû jeter de la main-d’œuvre à gérer.

Babysitting l’importation E2
L’un de ces travaux manuels consistait à obtenir des commandes client dans E2. « C’était l’intégralité de quelqu’un
travail pour garder l’importation parce qu’il serait parfois jeter des messages d’erreur - que souvent
étaient sans conséquence - mais l’importation ne continuerait pas à moins que vous ne cliquiez sur OK », dit-il.
Malheureusement, la tâche incombait au gestionnaire des expéditions qui était responsable de l’alimentation
la production. Stilson estime que garder le système a pris environ 80 pour cent de son temps, quittant
seulement un peu de temps pour la gestion de l’expédition, conduisant à des goulots d’étranglement fréquents.

L’importation E2 s’est souvent écrasée. « C’était déchirant et nous perdions l’équivalent de jours entiers de
comptabilité parce que cela conduirait souvent à la corruption dans QuickBooks. C’était tout simplement terrible, et
a duré près d’un an. Tout le monde était toujours sur le qui-vive quant à savoir si l’information le ferait
faire son chemin de e2 à QuickBooks.

Processus d’expédition manuels
DiamondBack a dû embaucher plus de personnes pour gérer les processus d’expédition manuelle au fur et à mesure de sa croissance. « L'
le problème était qu’il n’y avait rien qui passait le numéro de suivi, le transporteur ou le coût du transporteur
de retour dans QuickBooks ou d’autres systèmes de Freightview », explique Stilson. « Ils étaient manuels
copier et coller le numéro de suivi, le nom de l’opérateur et les coûts dans Salesforce, qui
nous avons utilisé pour la compensation des commandes client.

Le service client devait ensuite se connecter à Salesforce si un client appelait pour obtenir des informations.
Les informations d’expédition dans Salesforce « servaient également de point de référence pour le
l’équipe de comptabilité lorsqu’elle avait besoin de faire correspondre les factures de fret à ce que nous avons enregistré », Stilson
ajoute. « Donc, encore une fois, lorsque le volume augmenterait, nous embauchions littéralement plus de gens. »

Jeu de correspondance de paiement
Une fois que les informations de commande et d’expédition ont été transférées à Salesforce, elles devaient être importées
retour dans E2, de sorte qu’il pourrait être inclus dans une autre synchronisation avec QuickBooks. Plus important encore,
ces importations synchronisées informations client, mais QuickBooks créerait un nouveau client
si quelque chose ne correspondait pas exactement, dit Stilson.

« Pendant ce temps, nous avons utilisé Authorize.net comme processeur de paiement, et leur synchronisation est d’écrire des trucs
à QuickBooks aussi, et cette synchronisation a des problèmes de fragilité ainsi. Première partie de ce que nous avons appelé
le jeu de correspondance de paiement consistait à prendre le client identifié dans Authorize.net et à le faire correspondre
avec l’enregistrement de paiement dans QuickBooks. Cette information devait ensuite être appariée à l'
facture, qui n’apparaît pas tant que le produit n’est pas expédié, et apparaît dans la synchronisation E2.

Mais la facture n’est pas automatiquement mariée à un dossier client, explique-t-il ; il pend juste
à l’extérieur. « Ainsi, la deuxième partie du jeu de correspondance de paiement est de faire correspondre le client et
le paiement de la facture, et c’est essentiellement tout ce que notre spécialiste en RA a fait parce que c’est tout
elle avait le temps pour.

Processus de production inefficaces
DiamondBack n’a pas fait confiance aux données E2 pour prendre des décisions d’achat en raison du calendrier de
lorsque le matériel a été alloué aux ordres de fabrication n’a pas servi leur achat juste-à-temps
stratégie. Au lieu de cela, ils se sont appuyés sur des systèmes de réapprovisionnement physique et des cartes Kanban pour savoir quand
pour réorganiser un composant. En outre, ce manque de confiance s’est traduit par d’importantes réserves d’inventaire
rapprochés lors du dénombrement annuel de l’inventaire physique.

« Nous avons connu une croissance moyenne de plus de 20% par an, ce qui est assez important pour un
entreprise de fabrication comme nous », dit Davis. « Lorsque nous aurions un gros arriéré, nous aurions
beaucoup d’unités vendues mais non expédiées. Toutes ces données se trouvent dans le système et il s’agirait d’un
gâchis puant. Plus il y avait de données dans le système, plus il fonctionnait lentement. C’était tellement douloureux.

La combinaison de tous les systèmes disparates, les remaniements de données qui prennent beaucoup de temps et le
la méfiance à l’égard des chiffres « nous a simplement rendus très rigides », dit Davis. « Nous avions l’impression d’être dans le
âges de pierre d’être en mesure de servir nos clients. Nous avons beaucoup de SKU et devons être en mesure de
pivoter rapidement pour servir nos clients. L’ancien système ne le prévoyait tout simplement pas.

ERP Solution

ERP Solution

Édition de fabrication Acumatica

Avant que DiamondBack n’aille dans les achats ERP, l’équipe a cartographié tous les processus à faire
des opérations plus efficaces. Le résultat a été une liste de souhaits de 160 éléments, qu’ils ont réduite à
40 après vérification de leur impact commercial et de leur signification.

DiamondBack a évalué plusieurs ERPs, y compris Rootstock, SAP, Microsoft Dynamics,
Epicor, Infor CloudSuite Industrial, Acumatica et Odoo. Ils ont réduit la liste à Infor et
Acumatica Manufacturing Edition parce que les autres manquaient de ce que l’équipe considérait comme facile
des façons de s’intégrer à d’autres applications, dit Stilson.

« De tous les ERPs que nous avons examinés, Acumatica semblait que les intégrations allaient être plus faciles »,
dit-il. « Nous voulions également une interface utilisateur réfléchie, qu’Acumatica était à la tête et
épaules au-dessus de tout le monde. C’était la meilleure interface utilisateur de tous les ERPs que nous avons examinés.

Davis ajoute : « Nous voulions vraiment quelque chose de vraiment simple. Ce que nous faisons n’est pas cela
compliqué. Et nous avions besoin de quelque chose qui s’intégrait bien à nos plateformes de commerce électronique.

La flexibilité et l’API ouverte d’Acumatica étaient importantes car DiamondBack voulait préserver
plusieurs de ses processus uniques dont les cadres supérieurs savaient qu’ils nécessiteraient une certaine personnalisation.

DiamondBack a créé certains de ces processus à l’aide de Workato, une automatisation de l’intégration
plate-forme qui orchestre les processus et offre des centaines de connecteurs pré-codés qui aident
rendre les processus de l’entreprise plus efficaces. La plate-forme flexible d’Acumatica permet à de nombreux tiers
pour s’y connecter, ce qui aide les petites entreprises à faire des affaires à leur façon.

Résultats

Résultats

Les données en temps réel ont rendu DiamondBack plus efficace

Avec Acumatica installé, DiamondBack a économisé d’innombrables heures et est devenu beaucoup plus
efficace parce que la plupart de ses tâches de saisie manuelle des données ont été éliminées. Personne ne passe des heures
entrer des données dans un système puis dans un autre. La corvée d’appariement des paiements a été éliminée avec
un processus automatisé. L’inventaire est exact et les informations d’expédition sont automatiquement partagées
dans l’ensemble des ministères.

Avec Acumatica, DiamondBack dispose d’une plate-forme intégrée de bout en bout qui connecte toutes les pièces
de l’entreprise et élimine les silos de données et les solutions de contournement individuelles. L’entreprise a obtenu un
système unique d’enregistrement dans ses trois emplacements.

« Presque tous les processus où un humain devait intervenir ont disparu », dit Davis. Maintenant, ceux-là
les employés travaillent sur des tâches différentes, de plus haut niveau et à valeur ajoutée. « Cela a vraiment changé la façon dont nous utilisons
nos gens parce qu’Acumatica et les intégrations font le travail.

Avoir toutes les informations dans une seule source de vérité signifie que les employés ne se demandent pas si les données
à partir de QuickBooks correspondait aux données de Salesforce, Shopify ou E2. « Avant, nous devions compiler
les données et essayer de réconcilier tous les systèmes », dit Murawski. « Il y a toujours eu un sentiment de
« QuickBooks a-t-il vraiment raison ? Que dit Shopify ? Sur le plan financier, il y avait beaucoup de
cibles mobiles. Maintenant, tout est dans un seul système.

Avec des données en temps réel, « Je suis en mesure de retracer les transactions aux données financières, et nous sommes en train de cycle
compter notre inventaire avec Acumatica, donc notre inventaire est beaucoup plus précis », ajoute-t-elle.
Murawski et son équipe peuvent retracer les transactions, afficher les demandes de retour et avoir
amélioration du service à la clientèle maintenant qu’ils peuvent extraire des informations de commande ou de paiement instantanément.
Auparavant, un commis à la comptabilité ne pouvait pas retracer les coûts des produits grâce aux activités parce que l'
vivaient dans E2, et non dans le système financier, et donc la détermination des marges brutes comprenait certains
conjectures. Maintenant, les marges brutes sont instantanément calculées et disponibles.

Déterminer les revenus non gagnés et les rapprocher des commandes prépayées, c’est beaucoup plus
précis car Acumatica traite automatiquement les données dans le système. « C’est important
des économies de temps », dit Murawski. « Le processus prenait (un commis comptable) au moins deux
des heures par jour pour compiler toutes les commandes qui sont venues des différents systèmes, et maintenant c’est
probablement jusqu’à une demi-heure.

Acumatica : un changeur de jeu opérationnel

DiamondBack a amélioré l’accès à l’information de la commande à l’argent, et a fait des opérations
beaucoup plus efficace, dit Davis. « Personnellement, j’aime qu’Acumatica m’ait permis d’avoir
des données en temps direct pour prendre de bonnes décisions et obtenir d’excellentes données à mon grand peuple. Acumatica a
a été un formidable changeur de jeu.

L’établissement des coûts de l’entreprise est plus précis que jamais, dit-il, ajoutant qu’il est maintenant supérieur à 92 pour cent.
« Nous achetons en fonction de ce que nous voyons physiquement dans l’inventaire et de ce que le système nous dit
Et ça a été formidable. La société a évité les pièces en rupture de stock et les commandes de pièces tardives.
Plutôt que d’attendre que les systèmes mettent à jour les informations de commande, un processus qui pourrait prendre plus de 24
heures, Acumatica fournit des informations de commande dans les 3 minutes, dit-il. « Nous opérons maintenant
hors des appareils portatifs, qui fonctionnent très bien.

Le fait d’avoir une seule source de données disponibles dans ses trois emplacements a amélioré le service à la clientèle.
Les employés peuvent rapidement voir à quel stade se trouve une commande, que ce soit dans la fabrication,
l’exécution, l’expédition ou lorsqu’il est prévu qu’il arrive à l’emplacement d’un client.
Avoir des informations disponibles instantanément a aidé DiamondBack à fournir un client meilleur et plus rapide
, ce qui est essentiel lors de la vente directe aux consommateurs. Plate-forme flexible et ouverte
En proposant des interfaces de programmation d’applications (API), Acumatica facilite la tâche des entreprises
pour intégrer des applications spécifiques à l’industrie ou tierces les mieux adaptées pour répondre aux besoins uniques d’une entreprise
les besoins. Pour DiamondBack, il était essentiel qu’Acumatica se connecte à Workato, une intégration
plate-forme d’automatisation, que les développeurs internes ont utilisée pour créer plusieurs processus.

« L’ouverture d’Acumatica rend possibles des intégrations qui étaient complètement hors de la
question avant », dit Stilson. « Acumatica nous a permis de construire un pont programmatique
entre notre plate-forme de commerce électronique qui fonctionne simplement sans que nous ions à la toucher. L’entreprise
commandes simplifiées avec un processus automatisé personnalisé qui saisit le tarif d’expédition et la réservation
les informations de Pacejet, une application d’expédition tierce, qui transmet les informations nécessaires
automatiquement de retour à Acumatica.

Ils ont également construit un processus pour apporter des commandes client et des informations de paiement de Shopify via
ce pont automatisé vers Acumatica, qui crée ensuite une facture remplie avec le
informations sur les clients en même temps. « Dès que tout atterrit en Acumatica, les comptes
spécialiste des comptes clients a tout ce dont elle a besoin. L’appariement est tout fait pour elle », dit Stilson.

L’amélioration continue stimule la communauté

L’entreprise continue de se concentrer sur les principes de fabrication sans gaspillage et d’amélioration continue
alors qu’il déploie des fonctionnalités Acumatica supplémentaires et se prépare à une croissance continue.

« Chez DiamondBack, nous voulons être un endroit pour lequel les employés aiment travailler et que les clients aiment
d’acheter, et nous voulons vraiment avoir un impact mesurable dans notre communauté », dit Davis.
« Acumatica a vraiment changé notre capacité à donner aux gens les outils dont ils ont besoin pour réussir. Et quand
nos gens réussissent, nous pouvons avoir un impact sur la communauté dans laquelle nous vivons de plus en plus.

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