Histoires de réussite des clients Mise en œuvre réussie de l’ERP - OFS International
La croissance rapide des services sur le terrain exige un ERP flexible et abordable
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Solution Acumatica Cloud ERP pour OFS International
Administration centrale
Siège social à Houston, TX, avec des emplacements supplémentaires au Texas et en Ohio
Secteurs d’activité
Fabrication, Services professionnels, Services, Répartition
Applications remplacées
Sage

OFS International

  • Acquis une fondation de grande valeur et abordable qui peut gérer une croissance rapide
  • Acquis de la transparence dans les opérations, les finances et les stocks
  • Rationalisation des opérations et des processus
  • On a évité 175 000 $ en frais d’utilisation et environ 250 000 $ en frais de personnalisation
  • Fondation acquise pour étendre les opérations, y compris les services sur le terrain
Iouri Dorovskikh
« Acumatica nous permet de nous concentrer sur l’entreprise elle-même sans nous soucier du logiciel. Toutes les données vont dans une seule base de données, donc c’est la même version de la vérité.
Yuri Dorovskikh, Responsable Informatique
OFS International
Défis à relever
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Résultats
Défis à relever

Défis à relever

OFSi fournit des produits haut de gamme requis dans l’industrie pétrolière et gazière, en particulier pour le forage horizontal de schiste. La société vend également des services tels que l’inspection des tuyaux, le stockage des tuyaux, les accessoires, les services sur le terrain et les retours de plates-formes. OFSi est connu dans le monde entier pour son filetage de tuyaux, qui comprend la fabrication de raccords haut de gamme.

Avec l’acquisition, il est devenu immédiatement évident que le système financier sas 90 hérité de Sage ne fournissait pas de fonctions comptables de base et que le système d’inventaire n’était pas intégré au système comptable. Les systèmes et processus comptables, opérationnels et opérationnels de l’OFSi ont dû être reconstruits à partir de zéro. Il n’y avait aucun moyen de suivre les commandes client car la plupart des clients étaient facturés après la date de la vente. Les niveaux d’inventaire ont fait l’objet d’un suivi en fonction de ce qui semblait se tenir dans la cour.

« La facturation était basée sur des bons de travail manuels sur papier et des copies carbone », explique Yuri Dorovskikh, responsable informatique d’OFSi. « Si nous facturions un client, il était extrêmement difficile et fastidieux de récupérer tous les documents liés à cette commande. Le processus de vente manquait également de transparence car la facturation se faisait après coup sans que les commandes client ne soient créées. Pire encore, le processus de facturation des services sur le terrain était sur papier et expédié au bureau principal, et ce n’est qu’alors que la facture a été créée et envoyée au client.

OFSi a lancé un projet en 2014 pour mettre à niveau le système comptable de MAS 90 à Sage 100.

Au fil des ans, OFSi s’est développé, acquérant plusieurs sociétés, ce qui a donné lieu à trois filiales. Essayer d’intégrer les nouvelles unités commerciales dans Sage 100 a été difficile en raison de problèmes avec le logiciel. OFSi ne pourrait pas faire des affaires efficacement sans un système comptable primaire, et le besoin d’un ERP moderne et intégré est devenu évident.

OFSi considérait Epicor, JobBOSS, Sage et SAP. L’équipe a choisi Acumatica parce qu’elle offre un modèle de licence utilisateur illimité qui permettrait à l’entreprise d’économiser environ 175 000 $ en frais d’utilisation par rapport à Sage, et qu’elle disposait d’une plate-forme ouverte et adaptable pour une intégration facile avec des systèmes tiers.

ERP Solution

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Défi de mise en œuvre : Changement culturel

« Alors que nous construisons l’entreprise d’une entreprise de services purement à un fournisseur de fabrication et de solutions complètes, nous avions besoin de plus qu’un simple système d’inventaire », explique Dorovskikh. « Acumatica nous donne la capacité de fournir des PO, des matières premières disponibles et des modules de fabrication pour fournir des stocks précis disponibles à la vente, y compris tous les coûts pertinents. »

Dorovskikh a convaincu la haute direction de mettre en œuvre Acumatica dans une division nouvellement acquise en tant que cas type afin qu’il puisse prouver que cela pouvait fonctionner pour l’ensemble de l’entreprise, y compris plusieurs acquisitions en cours.

Au début, le plus grand défi a été d’amener de nombreux personnes à l’OFSi non seulement à adopter de nouvelles pratiques commerciales, mais aussi à se familiariser avec l’utilisation des nouvelles technologies. « Il s’agissait de changer notre façon de faire des affaires. »

OFSi a acheté la version sur site d’Acumatica et a mis en œuvre les modules de fabrication, d’inventaire, de finance et de service sur le terrain, dont le dernier est conçu pour les entreprises qui réparent des produits ou des équipements chez leurs clients.

Il a également intégré des solutions tierces, notamment Office 365 et Microsoft PowerBI. « Tout ce qu’Acumatica peut fournir, nous le voulons », dit Dorovskikh. « Nous prévoyons nous en servir de base. » Il note également qu’il a obtenu l’approbation de dépenser un peu plus d’un quart de ce que d’autres fournisseurs ont dit qu’il devrait dépenser pour un ERP.

Résultats

Résultats

Les gestionnaires disposant d’autorisations correctes ont une transparence totale dans les opérations financières d’OFSi dans l’une de ses quatre entités. « Nous pouvons maintenant analyser le retard des paiements des clients, qui est le plus gros client à tout moment et combien nous avons en stock », explique Dorovskikh. « Nous n’avions pas cette information auparavant. »

« Les gestionnaires peuvent maintenant explorer au sein d’Acumatica et voir d’où vient un nombre réel au lieu d’avoir à demander à la comptabilité de le trouver », ajoute-t-il. OFSi compte environ 300 employés, dont environ 80 utilisent Acumatica.

OFSi a réduit son temps de facturation de 21 jours au même jour. Acumatica a introduit la transparence dans ses systèmes et fournit rapidement toutes les informations relatives à un emploi ou à un client spécifique.

Croissance des revenus de 100 %

« Acumatica a permis à OFSi d’augmenter ses ventes de 100% d’une année à l’autre », a déclaré David Green, vice-président des opérations. Le logiciel flexible et complet d’Acumatica a probablement permis à OFSi d’économiser environ 250 000 $ en frais de consultation nécessaires pour modifier le logiciel aux pratiques OFSi avec d’autres solutions ERP, dit-il.

L’avantage concurrentiel d’OFSI est qu’il offre un ensemble complet de tuyaux, d’accouplements, de connexions haut de gamme, d’accessoires et de services sur le terrain. Pour fournir cette suite complète de produits et de services avec des niveaux élevés de service à la clientèle, OFSI avait besoin d’un système ERP très précis pour répondre aux commandes des clients de la demande à l’exécution dans les 2 semaines. Acumatica aide l’entreprise à maintenir un niveau élevé de service à la clientèle.

Intégration d’un MES (Manufacturing Execution System) et d’une usine automatisée

OFSI en est à sa quatrième phase de mise en œuvre d’Acumatica, un effort personnalisé pour l’aider à acheter, vendre et surveiller les tuyaux, ainsi que les services qu’il vend lors de l’utilisation des tuyaux.

L’entreprise est tenue de saisir et de tracer des paramètres spécifiques sur ses tuyaux afin d’assurer la qualité du service à ses clients. Pour ce faire, il a créé un programme qui relie un ordre de tuyau spécifique et ses attributs à un code à barres sur le tuyau qui peut être suivi tout au long de son utilisation, et Acumatica se connectera à toutes ces données.

« Tout doit être traçable car si quelque chose ne va pas chez le client, nous devons savoir comment le résoudre », explique Green. Ajoute Dorovskikh, « Seule Acumatica pourrait nous permettre d’intégrer toutes ces informations. »

Facilité d’audit

« OFS International, LLC a récemment achevé un audit des états financiers conformément aux directives rigoureuses du Conseil de surveillance de la comptabilité des sociétés ouvertes, et Acumatica a joué un rôle essentiel dans sa réalisation réussie et en temps opportun. Nous avons audité plusieurs années en tandem, et au milieu de la période d’audit, nous avions fait passer les ERP d’un système précédent à Acumatica. Il existe une différence notable dans la collecte, la représentation et l’archivage des données qu’Acumatica fournit par rapport à notre ERP précédent, et Acumatica facilite un niveau de transparence pour nos enregistrements qui est crucial pour notre archivage des données et notre représentation financière. Nos futurs audits seront plus rationalisés grâce aux capacités de conservation et de présentation des données d’Acumatica. Ajoute Erica Howard, comptable principale.

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