Erreurs courantes d’expédition et corrections d’automatisation

Erreurs d’expédition courantes et comment les éviter

Expédier des produits peut être difficile et intimidant. Les distributeurs, détaillants et fabricants d’aujourd’hui doivent gérer les attentes des clients, la disponibilité des transporteurs, les règles de conformité, les contraintes de main-d’œuvre et les pressions de coûts tout en maintenant un flux précis et à temps.

Bon nombre de ces pressions se sont intensifiées pendant la pandémie, lorsque les magasins physiques ont fermé, la demande en ligne a rapidement augmenté et que les entreprises axées sur l’inventaire ont dû répondre à des volumes de commandes plus élevés dans un contexte de chaînes d’approvisionnement tendues, d’horaires d’expédition imprévisibles, de pénuries de main-d’œuvre, de coûts croissants et de risques croissants.

Ces défis n’ont pas disparu. Les coûts du carburant fluctuent. La documentation et les exigences de conformité changent. Les ordres circulent par plus de canaux. Les clients s’attendent à des mises à jour précises sur la livraison. Et les entreprises qui dépendent de processus papier, de feuilles de calcul ou de systèmes de transporteurs déconnectés peuvent rapidement perdre la visibilité sur ce qui se passe dans l’entrepôt, le quai d’expédition et le back office.

Avec nos partenaires de 3G Pacejet, Acumatica a créé le LIVRE ÉLECTRONIQUE, « Expéditions simplifiées avec Acumatica pour les distributeurs, détaillants et fabricants », pour aider les entreprises à naviguer dans ce paysage en évolution. Cet article met en lumière les erreurs courantes d’expédition, explique comment l’automatisation de l’expédition aide à les éviter, et explique ce qu’il faut rechercher dans une solution d’expédition intégrée à l’ERP.

Pourquoi les erreurs d’expédition sont-elles plus difficiles à éviter aujourd’hui?

Les erreurs qui affectent aujourd’hui les entreprises axées sur l’inventaire peuvent se résumer à quelques catégories, mais elles se produisent rarement isolément. Les pressions externes créent de l’incertitude, et les lacunes internes dans les processus déterminent si cette incertitude devient un problème coûteux pour l’expédition.

Pressions externes liées à l’expédition que les entreprises doivent gérer

Coûts du carburant, inflation et capacité des transporteurs

Les coûts instables du carburant et l’inflation peuvent rendre les frais d’expédition difficiles à prévoir. La capacité des transporteurs peut aussi évoluer rapidement, laissant les entreprises avec moins d’options lorsque le volume des commandes augmente ou que des expéditions accélérées deviennent nécessaires.

Perturbation mondiale de la chaîne d’approvisionnement

Les troubles mondiaux, les retards dans les ports, les pénuries de matériaux et les perturbations des fournisseurs peuvent affecter les délais de transport et la disponibilité. Les entreprises qui expédient à travers les frontières doivent aussi gérer les exigences d’importation, d’exportation et de documentation qui peuvent évoluer avec le temps.

Contraintes de main-d’œuvre et complexité opérationnelle

La pénurie de main-d’œuvre qualifiée peut exercer une pression supplémentaire sur les équipes d’entrepôt, de distribution et d’expédition. Lorsque les employés doivent saisir manuellement les données de commande, comparer les tarifs, préparer des documents et mettre à jour les clients, les erreurs deviennent plus probables.

Évolution de la documentation et des exigences de conformité

Les entreprises qui expédient des marchandises doivent se conformer aux règles des transporteurs, aux exigences réglementaires, aux exigences des clients et aux directives des partenaires commerciaux. L’étiquetage, l’emballage, la documentation et les exigences de conformité au détail peuvent varier selon le client, le vendeur, le type d’expédition et la destination.

Erreurs internes courantes dans l’expédition

Processus manuels

Ne laissez pas le succès de votre entreprise à la merci de la saisie manuelle des données. Les gens sont sujets aux erreurs. S’appuyer sur des processus papier, des tableaux manuels et des logiciels de gestion d’entreprise déconnectés invite à l’erreur humaine. Et l’erreur humaine peut entraîner des retards coûteux, des retours et des clients mécontents.

Systèmes d’expédition, de comptabilité et d’entrepôt déconnectés

Ne laissez pas les données d’expédition critiques dans des applications séparées. Lorsque les processus d’expédition, de comptabilité, d’inventaire, de gestion des commandes et d’entrepôt sont déconnectés, les employés peuvent devoir recourir à des solutions manuelles. Cela peut créer des lacunes dans le partage des données, des mises à jour retardées, des saisies en double et des informations incohérentes entre les départements.

Défaut de comparer les tarifs

Ne mariez pas votre entreprise à un seul transporteur. Cela vous expose au risque de trop dépenser et de devenir victime d’un manque de capacité. Diversifier votre réseau de transporteurs est la meilleure façon de choisir constamment les meilleures options et tarifs d’expédition pour vous et vos clients.

Systèmes porteurs uniques

Ne comptez pas sur des systèmes de transporteurs séparés qui exigent que les équipes traitent les expéditions un à la fois. Des outils de transport ponctuels peuvent rendre plus difficile la comparaison des tarifs, la standardisation des flux de travail et la tenue d’un registre clair de chaque expédition. Un système d’expédition intégré permet de rationaliser les expéditions entre les transporteurs tout en conservant les données au même endroit.

Erreurs de picking et d’emballage

N’expédiez pas les bonnes choses dans les mauvaises boîtes — et vice versa. Lorsque les clients passent des commandes, ils s’attendent à recevoir les bons articles. Les erreurs de sélection peuvent entraîner des plaintes, des retours ou des pertes d’affaires. Les clients et partenaires commerciaux s’attendent également à ce que les expéditions soient emballées et marquées de manière appropriée. Par exemple, si vous envoyez des articles en dropshipping pour Wayfair et Home Depot, vous ne voulez pas expédier une commande Home Depot dans une boîte Wayfair. Cela embrouille les clients et peut amener les partenaires commerciaux à infliger une amende à votre entreprise pour ne pas respecter les exigences de conformité au détail.

Erreurs d’étiquetage

N’expédiez pas d’articles avec des étiquettes de qualité inférieure. L’étiquette doit être lisible pour chaque colis, et l’adresse doit être exacte. Pour éviter les amendes, chaque étiquette devrait aussi respecter les exigences de formatage des partenaires commerciaux et des transporteurs. Puisque chaque partenaire commercial peut avoir des règles différentes, cela peut signifier jongler avec plusieurs exigences en même temps.

Documents manquants ou incorrects

Ne perdez pas la trace de vos papiers. Des documents égarés et des données incorrectes sont une recette pour des catastrophes d’expédition. Vous pourriez expédier les articles aux mauvais endroits, étiqueter les colis avec des adresses non livrables, perdre la trace des exigences des facteurs et des fournisseurs, et encourir des coûts inutiles en termes de retards d’expédition et de pénalités pour les facteurs.

Mauvaise planification

Ne jouez pas sans répéter. Un transport efficace nécessite une prévision attentive de la demande, une planification des itinéraires efficace, des négociations de contrats avec les transporteurs et des données d’expédition précises. Il est important de faire preuve de bon jugement et d’avoir la bonne technologie en place pour vous aider à prendre des décisions précises qui améliorent les affaires.

Comment l’automatisation de l’expédition aide-t-elle à prévenir les erreurs coûteuses?

La mise en œuvre d’une technologie moderne de gestion d’entreprise, comme une solution ERP infonuagique avec un logiciel d’automatisation de l’expédition entièrement intégré, est essentielle pour éviter les erreurs d’expédition. Un tel système permet aux entreprises d’obtenir des capacités avancées d’automatisation, afin qu’elles puissent cesser de dépendre du travail manuel et une perte de temps et commencer à profiter d’avantages importants.

Processus connectés

Éliminez les étapes et simplifiez l’expédition. Le bon système de gestion des affaires et de l’expédition met les données à l’échelle de l’entreprise à portée de main, n’importe quand, n’importe où. Vous n’aurez jamais à vous demander ce qui se passe, à gérer des documents manquants ou des données inexactes, ni à vous inquiéter que les exigences de conformité du commerce de détail soient suivies à l’extérieur du système. Les adresses des clients, les exigences d’étiquette, les règles d’emballage, les détails des commandes, les informations d’inventaire et les dossiers d’expédition peuvent tous rester connectés.

Partage de données en temps réel

Lorsque le logiciel de livraison est intégré à l’ERP, les applications communiquent entre elles en temps réel. Cela réduit les données cloisonnées, les retards d’information et les défaillances dans le partage de données entre les équipes d’entrepôt, les équipes financières, les équipes de service à la clientèle et les dirigeants d’entreprise. Tout le monde peut travailler à partir des mêmes informations, que ce soit pour traiter une commande, vérifier l’inventaire, examiner les coûts ou répondre à un client.

Données financières exactes

Tiens un œil de chaque sou. Avec une solution d’automatisation des expéditions ERP en nuage, vous aurez un accès instantané à une suite comptable robuste, grâce à laquelle vous pourrez automatiser les paiements de factures de fret et les lettres de soumission, simplifier la gestion des dépenses et le traitement des commissions de vente, et superviser efficacement chaque sou qui entre et sort de votre entreprise.

Perspectives d’affaires

Surveillez les résultats et prenez des décisions qui améliorent les affaires. Avec l’accès à des rapports et demandes configurables, vous pourrez suivre chaque nuance de votre entreprise en temps réel. La capture automatisée des données vous aide aussi à analyser les coûts d’expédition, la performance des transporteurs, les délais de livraison et les tendances de livraison, afin de prendre de meilleures décisions concernant la diversification des transporteurs, l’expansion du marché et le service à la clientèle.

Exécution des commandes omnicanal simplifiée

Mets-le en place et oublie. Grâce à l’expédition automatisée, le codage à barres, les processus de prélèvement et la surveillance de la conformité au détail, vous pourrez avoir confiance que les commandes sont traitées avec précision et à temps.

C’est encore plus important dans le commerce omnicanal. Les commandes peuvent provenir de boutiques en ligne, de places de marché, de ventes en magasin, d’applications mobiles, d’équipes de service à la clientèle, de représentants commerciaux ou d’autres canaux. Un système connecté facilite le flux fluide de chaque commande dans l’entrepôt, fournissant aux équipes des informations organisées et précises lors de la préparation et de l’emballage à la planification et à l’expédition.

Suivi des séries et des lots

Pour les entreprises qui dépendent du suivi des numéros de série et de lot, l’automatisation aide à réduire les erreurs d’expédition et d’étiquetage. Les équipes peuvent vérifier que les bons produits sont sélectionnés, emballés, étiquetés et expédiés aux bons clients tout en maintenant la conformité aux exigences des clients, des transporteurs et réglementaires.

Satisfaction de la clientèle

Un client satisfait est un client fidèle et fidèle. Les notifications automatisées par courriel et les portails en libre-service faciles à utiliser encouragent les clients à avoir confiance dans les processus d’expédition de votre entreprise. Lorsque des procédures simplifiées de traitement des commandes vous aident à amener vos commandes au bon endroit au bon moment, cette confiance augmente. C’est une façon puissante de bâtir la fidélité des clients et de renforcer les ventes futures.

Amélioration des profits

Minimisez l’effort tout en augmentant les résultats financiers. Un système d’automatisation de l’expédition ERP en nuage réduit les coûts de personnel, de recrutement et de formation en mettant tout ce dont vous avez besoin pour traiter rapidement les expéditions à portée de main. Cela simplifie aussi le processus de recherche de tarifs, vous permettant de voir rapidement et facilement quels fournisseurs de votre réseau offrent les meilleurs tarifs, vitesses et options d’emballage pour votre entreprise et vos clients. Choisissez les meilleurs tarifs, répercutez les frais d’expédition précis aux clients et observez la croissance des résultats financiers.

Que devriez-vous rechercher dans les logiciels d’automatisation de l’expédition?

Vous devez choisir le bon logiciel pour votre entreprise afin de profiter des avantages de l’automatisation de l’expédition. Il existe de nombreuses options sur le marché. En les recherchant, rappelez-vous que vous aurez besoin d’un système qui soutient à la fois l’épanouissement quotidien et la croissance à long terme.

Un système configurable qui peut évoluer avec vous

Vos processus d’expédition ne devraient pas être enfermés dans des flux de travail rigides. Cherchez un système configurable qui peut être ajusté à vos processus d’affaires, ajusté au fur et à mesure que le volume des commandes change, et évolué au fur et à mesure que vous ajoutez des emplacements, des canaux, des gammes de produits ou des fournisseurs.

Capacités puissantes de gestion des commandes et des entrepôts

La précision de l’expédition commence avant même que l’étiquette du transporteur ne soit créée. Votre système devrait supporter la gestion des commandes, les flux de travail d’entrepôt, la visibilité de l’inventaire, le codage à barres, le picking, l’emballage, le rangement, le comptage et la coordination de la livraison.

Outils de traitement des expéditions et de coordination des transporteurs

Votre logiciel d’expédition devrait aider à accélérer l’exécution des commandes et à faciliter l’achat des tarifs. Cela inclut la possibilité de comparer les tarifs, les vitesses, les niveaux de service et les options d’emballage des transporteurs sans avoir à passer d’un système de transporteur à un autre.

Caractéristiques de conformité au détail

Les exigences de conformité au détail peuvent affecter l’étiquetage, la documentation, l’emballage, l’image de marque et la mise en forme des expéditions. Votre système devrait aider les équipes à gérer ces exigences de façon cohérente, surtout lors de l’expédition pour plusieurs partenaires commerciaux ou du dropshipping au nom d’autres marques.

Intégration ERP en temps réel

L’automatisation de l’expédition est la plus utile lorsqu’elle est pleinement intégrée au reste de l’entreprise. Une solution ERP connectée et une solution d’expédition aident à s’assurer que les données de commande, d’inventaire, de clients, financières et d’expédition sont mises à jour en temps réel dans toute l’organisation.

Outils analytiques puissants

Les données d’expédition devraient vous aider à comprendre plus que si un colis a quitté l’entrepôt. Cherchez des outils d’analyse qui vous aident à comprendre les coûts d’expédition, la performance des transporteurs, la rapidité d’exécution, les problèmes de conformité et les tendances du service à la clientèle, afin d’aligner la trajectoire de votre entreprise en conséquence.

Acumatica Cloud ERP et 3G Pacejet Shipping offrent tout cela — et bien plus encore.

Comment l’expédition d’Acumatica et de Pacejet 3G simplifie-t-elle les expéditions?

Acumatica et 3G Pacejet Shipping aident les entreprises à naviguer dans les pièges de l’expédition moderne en reliant les processus ERP, entrepôt, financiers, de commande et de transport. Ensemble, ils aident les distributeurs, détaillants et fabricants à réduire le travail manuel, à améliorer la visibilité des données et à gérer la complexité des expéditions avec plus de constance.

Acumatica Cloud ERP

Acumatica Cloud ERP est un système moderne de gestion d’entreprise conçu pour connecter toute votre organisation et mettre les données et informations à portée de main. Avec Acumatica, les équipes peuvent gérer les finances, l’inventaire, les commandes, les flux de travail d’entrepôt, les rapports et les informations clients à partir d’un système connecté.

Expédition 3G Pacejet

3G Pacejet Shipping, intégré à Acumatica, soutient la coordination des transporteurs, la gestion des tarifs, le traitement des expéditions, l’étiquetage, la conformité et les flux de travail de livraison. Cela aide les entreprises à comparer les options de transporteurs, à réduire la dépendance aux systèmes de transporteurs ponctuels et à garder les données d’expédition connectées au reste de l’entreprise.

La valeur combinée

En combinaison, Acumatica et 3G Pacejet aident les entreprises à automatiser les étapes de la cueillette, de l’emballage, de l’expédition et de la distribution de routine; améliorer le suivi des séries et des lots; soutenir la conformité dans le commerce de détail et la réglementation; et fournir une visibilité en temps réel sur les données opérationnelles et financières.

Pour plus d’informations et de détails sur les pièges de l’expédition à éviter et les avantages de l’automatisation de l’expédition, consultez le LIVRE ÉLECTRONIQUE, « Naviguez les défis liés à l’expédition à l’aide d’une plateforme ERP moderne.Vous pouvez aussi regarder le webinaire complet, « Expéditions simplifiées : pourquoi Acumatica et 3G Pacejet sont une combinaison essentielle pour les distributeurs, détaillants et fabricants », pour explorer les fonctionnalités natives d’expédition d’Acumatica et voir une démonstration approfondie de Pacejet montrant comment la plateforme supporte des expéditions simplifiées.