Données et rapports : tableaux de bord, détection et rapport d’anomalies dans Acumatica

Quelques-uns des plus grands aspects de Acumatica Summit, la vitrine annuelle de l’entreprise sur l’innovation en ERP infonuagique, sont les sessions interactives et immersives animées par des experts produits et des partenaires. J’ai eu le privilège d’animer une session intitulée Données et rapports : tableaux de bord, détection d’anomalies et rapports dans Acumatica , aux côtés de ma collègue en algorithmes Danielle Peterson (consultante principale en applications) et de Stephen Hennelly (gestionnaire principal de consultation en Acumatica, Blytheco).

Au cours de la séance, nous avons examiné la boîte à outils de rapports d’Acumatica, puis nous avons exploré des techniques d’affinement des données utilisant les demandes génériques, la détection d’anomalies, le suivi des délais de réalisation, les indicateurs de main-d’œuvre et des tableaux de bord spécifiques à la fabrication. Aujourd’hui, je vais présenter le contenu de notre session sous forme de blogue, afin que vous puissiez plonger en profondeur dans les puissantes capacités de reporting et de raffinement des données d’Acumatica et découvrir ce qu’elles peuvent apporter à votre entreprise.

Reportage dans Acumatica

Acumatica offre une boîte à outils complète de rapports qui donne aux parties prenantes une visibilité sur la performance en temps réel de l’entreprise. Le système met l’accent sur une « version unique de la vérité » grâce à des rapports multidimensionnels basés sur les rôles et des tableaux de bord. Parmi ces exemples, on retrouve :

• Rapports préconstruits : Chaque application Acumatica (Finances, Distribution, Fabrication, etc.) vient avec des rapports essentiels dès la sortie de la boîte (par exemple, grand livre, rapports comptes à payer/comptes, analyse d’inventaire). Celles-ci fournissent des données en temps réel sans que les utilisateurs aient à écrire du code.
• Rapports personnalisés et tableaux de bord : Les utilisateurs peuvent rapidement modifier les rapports existants ou en concevoir de nouveaux pour répondre à leurs besoins via le concepteur de rapports (plus d’informations à ce sujet ci-dessous). Les tableaux de bord supportent une variété de widgets (graphiques, KPI, grilles et tableaux croisés dynamiques) qui affichent des vues filtrées des résultats IG, assurant ainsi que tout le monde a accès aux mêmes données sous-jacentes précises. Cet accès aux rapports et tableaux de bord est contrôlé par les rôles utilisateurs, donc chaque personne ne voit que les données qu’elle est autorisée à consulter.
• Affichage flexible : Les rapports et tableaux de bord peuvent être consultés à l’écran, imprimés ou exportés en Excel/PDF, et les tableaux de bord s’adaptent à différents appareils pour les vues mobile/bureau.

Pris ensemble, ces fonctionnalités permettent aux entreprises de surveiller rapidement les indicateurs clés et de repérer les tendances.

Concepteur de rapports Acumatica

Pour les rapports très formatés, Acumatica offre le Report Designer, une application locale Windows distincte qui ouvre la base de données d’Acumatica dans une interface de conception. Les utilisateurs peuvent ajouter des champs de données, définir des paramètres et disposer les pages exactement au besoin. Par exemple, le concepteur de rapports vous permet de définir des paramètres d’entrée ou des filtres pour limiter les données (par exemple, sélectionner un client ou une plage de dates spécifique), spécifier le regroupement et l’ordre de tri, et intégrer des formules ou sous-rapports.

En résumé, lorsque les rapports intégrés d’Acumatica ne répondent pas entièrement à vos besoins, le concepteur de rapports vous permet de créer des rapports imprimables avec un contrôle total sur la mise en forme. Les rapports peuvent inclure des graphiques, des codes-barres et des champs calculés et peuvent être sauvegardés dans la solution ERP ou exportés à l’externe.

Les rapports sont excellents pour des instantanés statiques et des résultats officiels, mais que faire si vous avez besoin d’une analyse interactive « trancher et découper »?

C’est là que les demandes génériques entrent en jeu.

Raffinage des données avec des requêtes génériques

Les requêtes génériques (IG) dans Acumatica sont des créateurs de requêtes conviviaux qui extraient et présentent des données en temps réel à partir de la base ERP (ERP). Un GI est essentiellement une requête SQL facile à utiliser où vous définissez quelles tables et champs rejoindre, ainsi que comment filtrer et trier les résultats.

Vous pouvez voir un gastro-entérologue comme posant une question à Acumatica (par exemple, « Montrez-moi tous les articles d’inventaire en dessous du stock de sécurité ») et recevant une grille de données comme réponse. Comme les GI utilisent les tables SQL sous-jacentes mais ont une interface sans code, même les non-développeurs peuvent créer des requêtes puissantes. Dès la sortie de la boîte, Acumatica fournit des modèles GI standards (par exemple, trouver tous les clients, trouver toutes les commandes de vente), et vous pouvez les étendre ou créer de nouvelles demandes pour obtenir exactement l’information dont vous avez besoin à chaque fois.

Les principaux avantages des demandes génériques incluent :

• Tableaux de bord personnalisés et rapports : Les GI peuvent fournir des widgets de tableau de bord et des tableaux croisés dynamiques. Par exemple, vous pouvez construire un IG qui calcule les indicateurs clés de performance (KPI) puis afficher ces KPI sur un tableau de bord en temps réel.
• Analyse approfondie : Les résultats des requêtes peuvent être regroupés, triés et filtrés à la volée, et vous pouvez approfondir n’importe quel enregistrement. Par exemple, un GI peut lister les commandes de vente, et cliquer sur un numéro de commande peut ouvrir les détails de la commande.
• Requêtes rapides et ponctuelles : Besoin d’un rapport ponctuel? Les GI permettent de récupérer des données à la volée. Par exemple, générer une liste de factures ouvertes au-delà d’un certain seuil ou une liste de clients dans une région donnée sans écrire SQL.
• Santé des données et alertes : Les demandes génériques peuvent aider à identifier des écarts de données (par exemple, adresses manquantes, inventaire négatif) ou alimenter la détection d’anomalies. Ils peuvent aussi être utilisés pour déclencher événements d'affaires, comme envoyer des alertes lorsqu’un gastro-entérologue constate une obligation en retard.

En donnant aux utilisateurs d’affaires un accès direct pour interroger leurs données, les GI transforment les tables brutes en informations raffinées et exploitables. L’interface intégrée Acumatica GI (écran SM208000) vous permet de sélectionner des tableaux et de spécifier les jointures, de choisir quels champs apparaissent sur la grille des résultats, et de définir les conditions et paramètres de filtrage. N’importe quel GI peut être sauvegardé, partagé et réutilisé.

Détection d’anomalies : stratégies pour l’affinement des données

Lors de la conception des SIG pour la détection d’anomalies, il est utile de réfléchir à la façon dont ils seront utilisés opérationnellement. Deux approches courantes pour utiliser les IG en gestion d’entreprise sont la gestion par exception et la gestion par routine :

• Gérer par exception : Concentrez-vous sur les cas particuliers ou anomalies qui nécessitent une attention immédiate. Par exemple, configurez les IG pour mettre en évidence automatiquement les différences de production (comme des heures de travail dépassant les estimations ou des temps d’arrêt des machines au-delà des seuils), des problèmes de chaîne d’approvisionnement (comme des fournisseurs qui livrent en retard ou avec des variations de coût élevées), ou des exceptions sur la qualité des données (comme des données critiques manquantes ou des problèmes de contrôle de qualité). En filtrant ces conditions d’exception, les gestionnaires peuvent rapidement repérer et corriger les problèmes.
• Gérez par routine : Assurez-vous que les processus routiniers restent sur la bonne voie en surveillant les indicateurs de référence. Parmi les exemples, on retrouve un IG qui suit les délais moyens sur les commandes d’achat ou les cycles de production, les totaux d’heures de travail journalières par employé, ou les niveaux d’inventaire routiniers. S’assurer que ces chiffres restent dans les plages normales donne confiance dans les données et les processus.

Utiliser des IG dans les deux modes signifie que vous pouvez à la fois détecter proactivement les problèmes (exceptions) et assurer un flux de données sain (routines).

Utilisation des demandes génériques dans les tableaux de bord

Les requêtes génériques servent de moteur de données pour les tableaux de bord dans Acumatica. En tirant parti des filtres gastro-intestinaux et des capacités d’exploration, les tableaux de bord deviennent très interactifs et étroitement liés aux données ERP en direct. Une fois créés, les GI peuvent alimenter les widgets du tableau de bord.

Dans Acumatica, un widget de tableau de bord obtient habituellement ses données auprès de n’importe quel IG (en sélectionnant le type de widget GI). Lorsque vous ajoutez un tel widget, vous choisissez l’écran GI (SM208000) et spécifiez la requête et les champs à afficher. Les filtres de l’IG peuvent être utilisés pour limiter les données du tableau de bord. Par exemple, vous pouvez marquer un filtre GI comme Partagé afin que la définition d’une valeur de filtre (par exemple une plage de dates ou un fournisseur spécifique) affecte tous les widgets associés sur le tableau de bord.

Les utilisateurs peuvent aussi ajouter des widgets affichant le nombre d’anomalies trouvées par un IG, et cliquer sur un tel widget permet d’accéder à la liste des enregistrements d’exceptions de l’IG. En pratique, tu pourrais mettre un indicateur de performance de la main-d’œuvre dans un tableau de bord et filtrer par centre de travail ou semaine, ou tu pourrais mettre un IG de performance du fournisseur dans un widget graphique qui filtre les fournisseurs par région. Sous le capot, le widget du tableau de bord exécute simplement le GI avec les filtres donnés.

Tout rassembler

En résumé, Acumatica offre un large éventail de données et d’outils de rapport. Les rapports standards et le concepteur de rapports fournissent des sorties formatées sur demande. Les demandes génériques donnent aux utilisateurs le pouvoir d’affiner et de découper les données ERP pour une compréhension plus approfondie. Et de nouvelles fonctionnalités alimentées par l’IA, comme la détection d’anomalies, exploitent ces GI pour signaler automatiquement les valeurs aberrantes.

En combinant ces fonctionnalités, les organisations obtiennent une visibilité exploitable sur des entités de données telles que les délais de livraison, l’utilisation de la main-d’œuvre, les indicateurs des fournisseurs et plus encore, permettant à la fois une gestion axée sur les exceptions et un suivi routinier de la performance. Une organisation qui a grandement bénéficié des capacités avancées de données et de rapports d’Acumatica est Portacool, un chef de file de l’industrie dans le refroidissement par évaporation.

Portacool a eu du mal à fonctionner avec un ERP hérité et plusieurs tableurs. Cette combinaison malheureuse signifiait que l’entreprise devait composer avec des silos de données, une visibilité limitée des données, des processus manuels (y compris le comptage manuel des stocks et la saisie des données des états financiers dans un ensemble de rapports séparés chaque mois), et sans tableaux de bord. Ce n’était pas une façon de gérer une entreprise, alors ils ont mis en place Acumatica Manufacturing.

Avec l’aide de notre équipe chez Algorithm, Portacool a bénéficié d’un déploiement rapide, obtenant une visibilité en temps réel, des opérations simplifiées et une prise de décision améliorée au passage. Ils ont également réduit la clôture de fin de mois de 86%, réduit le temps de comptage des stocks de 75% et amélioré la trésorerie. Les processus automatisés éliminaient la saisie manuelle des données, tandis que les tableaux de bord personnalisés fournissaient des indicateurs essentiels. De plus, Portacool offre une visibilité complète de l’inventaire et une connexion fluide aux applications tierces.

« La seule façon de survivre et de réussir sur ce marché, c’est d’avoir une visibilité sur les ICP pour stimuler la fabrication, maintenir la rentabilité, stimuler la satisfaction et la qualité des clients. Nous n’aurions pas pu faire cela sans Acumatica », explique Bill Ferren, directeur des technologies de l’information.

Grâce à Acumatica et à ses capacités sophistiquées de données et de rapports, Portacool stimule la croissance grâce à des données précises et en temps réel.

Kimberly McElroy, directrice des opérations déclare : « Acumatica est le pouls de notre entreprise. La visibilité que nous avons sur l’ensemble de l’entreprise a été le plus grand bénéfice à ce stade, mais nous avons beaucoup plus d’opportunités à venir à mesure que nous continuons à découvrir et explorer davantage les fonctionnalités d’Acumatica. »

Si vous aussi souhaitez explorer les fonctionnalités d’Acumatica, contactez notre équipe ici chez Algorithm. En tant que partenaire d’Acumatica, nous nous engageons à votre succès et avons hâte de faire en sorte que votre entreprise continue de faire des progrès incroyables.

Vous pouvez également contacter directement l’équipe d’Acumatica pour en savoir plus sur la façon dont la détection d’anomalies et d’autres capacités d’IA ERP d’Acumatica peuvent aider à transformer votre entreprise.