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Les entreprises qui planifient la mise en œuvre d’un ERP peuvent redouter l’expérience, et pour une bonne raison. Ils ont peut-être entendu des histoires d’horreur sur des mises en œuvre prolongées, douloureuses et finalement infructueuses conduisant à une frustration à l’échelle de l’entreprise et à des dépassements de coûts inutiles en raison de ces retards de mise en œuvre ERP « inévitables ».
Mais la vérité est que les retards de mise en œuvre de l’ERP sont évitables, et tout commence par la compréhension de ce qui cause les retards en premier lieu.
Comprendre pourquoi les retards de mise en œuvre de l’ERP se produisent
La mise en œuvre d’un système ERP est souvent une entreprise complexe et à grande échelle qui nécessite du temps, des efforts ciblés et des ressources suffisantes. Dans cet esprit, voici cinq principales raisons pour lesquelles des retards de mise en œuvre de l’ERP peuvent survenir.
1. Attentes idéalistes mais peu pratiques
Dans un monde parfait, une mise en œuvre d’un ERP se ferait en quelques semaines, serait inférieure au budget et serait un énorme succès auprès de chaque employé. Ce sont les attentes irréalistes que de nombreuses entreprises nourrissent avant que le vrai travail ne commence, mais les entreprises ne sont pas toujours à blâmer pour avoir établi ces normes inaccessibles pour elles-mêmes. Certains fournisseurs d’ERP surprochent et sous-livrer. Ils garantissent des délais improbables et inexacts qui, lorsqu’ils ne sont pas respectés, finissent par coûter plus de temps et d’argent à tout le monde.
2. Leadership et équipes mal alignés
Pour tout projet entrepris par une entreprise, la communication est la clé du succès. Malheureusement, toutes les entreprises ne comprennent pas à quel point il est important d’aligner son équipe de direction, ses gestionnaires et ses utilisateurs potentiels sur les détails avant d’aller de l’avant avec une implémentation ERP. Un tel manque de communication peut entraîner des attentes contradictoires, en particulier lorsque les individus apportent des antécédents différents dans l’adoption de logiciels ou de plates-formes à la table.
3. Prise de décision lente et chancelante
De longues discussions et une prise de décision provisoire son sont le glas d’une mise en œuvre rapide et réussie de l’ERP. Il est important d’examiner les données pertinentes avant de prendre des décisions et de s’assurer que les tâches sont terminées, mais prendre trop de temps pour le faire peut ralentir le processus de mise en œuvre tout en augmentant les coûts.
4. Équipe de mise en œuvre débordée
Les équipes de mise en œuvre de l’ERP sont nécessairement composées d’employés de différents départements qui remplissent des rôles spécifiques pour le projet ERP: un sponsor exécutif, un chef de projet, un responsable technique et des experts en la matière. Quels que soient les rôles qu’ils assument, les membres de l’équipe doivent souvent effectuer leurs tâches de mise en œuvre en plus de leurs responsabilités quotidiennes normales. Ce stress supplémentaire peut avoir un impact négatif sur eux, ce qui a un impact négatif sur leurs performances et contribue à d’autres retards dans la mise en œuvre de l’ERP.
5. Compréhension de l’appropriation de la mise en œuvre
Il existe une idée fausse selon laquelle le partenaire est entièrement responsable du succès de la mise en œuvre. Souvent, les clients croient qu’ils choisissent un partenaire qui peut mettre en œuvre le système ERP avec une participation minimale du client. Cela entraîne des retards à court et à long terme, une augmentation des coûts et, souvent, des échecs.
Comment éviter les retards de mise en œuvre de l’ERP
En fin de compte, pour éviter les retards de mise en œuvre de l’ERP, il vous suffit d’utiliser quelques mesures de bon sens.
- Gérer les attentes : Le fournisseur d’ERP et/ou le partenaire ERP doit vous donner un plan de mise en œuvre spécifique qui définit les phases du projet, y compris la durée de chaque phase, ce qui se passera à chaque étape du processus et comment le fournisseur erp et / ou le partenaire traitera les problèmes ou les retards. Assurez-vous qu’ils vous donnent ces informations dès le départ, afin que vous ayez des attentes claires sur le calendrier de mise en œuvre et les coûts.
- Donnez les détails aux membres de votre équipe de mise en œuvre et à l’ensemble de l’organisation : Gardez tout le monde sur la même longueur d’onde en leur faisant savoir ce qui se passe et quand. Ils devraient savoir quand la mise en œuvre du PGI devrait commencer, comment chaque phase devrait se dérouler, quelles responsabilités chaque ministère et employé aura au cours du processus, quel engagement de temps est requis et quand la mise en service est prévue. Ils doivent également être informés de tout changement ou hoquet qui se produit pendant la mise en œuvre du système ERP.
- Créez une équipe de commandement agile : L’équipe de commandement doit être composée de cadres qualifiés qui sont capables de prendre des décisions rapides et décisives, maintenant ainsi la mise en œuvre du PGI dans les délais et le budget.
- Réduisez la charge de travail des membres de votre équipe de mise en œuvre : Libérer les membres de l’équipe de mise en œuvre de leurs tâches quotidiennes leur permettra de concentrer leur attention et leur énergie sur leurs tâches de mise en œuvre. À tout le moins, travaillez avec eux pour les aider à trouver un équilibre heureux entre leur travail régulier et leur travail lié à la mise en œuvre. Transférer temporairement une partie (ou la totalité) de leurs tâches quotidiennes à d’autres employés qualifiés, mais assurez-vous que toutes les personnes impliquées savent que ces quarts de travail sont temporaires. De cette façon, vous soutiendrez le bien-être mental et physique de vos employés pendant la transition ERP et empêcherez le surmenage, ce qui peut entraîner un épuisement professionnel et des erreurs.
- Partager la responsabilité du succès de la mise en œuvre : Le client et le partenaire ont tous deux la responsabilité du succès de la mise en œuvre. Le partenaire est responsable de comprendre les exigences du client, puis de fournir les meilleures pratiques et conseils. Le client est responsable d’éduquer le partenaire sur les processus d’affaires actuels, d’examiner toutes les recommandations du partenaire et de prendre les décisions finales qui, en fin de compte, apportent une valeur commerciale.
Et il y a une autre chose que les entreprises peuvent faire pour éviter les retards de mise en œuvre de l’ERP: choisir le bon système ERP et le bon fournisseur. Les entreprises ne sont pas d’accord sur ce à quoi ressemble le « bon » logiciel ERP, mais il existe des exigences universelles pour le « bon » fournisseur d’ERP. Votre fournisseur ERP doit avoir la réputation de fournir des implémentations ERP réussies et d’établir les relations solides et collaboratives qui sont si nécessaires pour surmonter les défis au cours du parcours de mise en œuvre de l’ERP.
Comment Acumatica peut aider
Acumatica ouvre la voie au succès de la mise en œuvre du système ERP avec l’expertise de nos partenaires. Les partenaires d’Acumatica sont passionnément engagés à faire en sortir les entreprises avec succès et à les mettre en service sur notre logiciel infonuagique ERP primé. Un excellent exemple de cela est l’histoire de CAL Business Solutions et Lifeway Mobility.
Lifeway Mobility vend des produits de mobilité et d’accessibilité des soins de santé. L’entreprise a ouvert ses portes en 2015 et s’est développée en faisant l’acquisition de fournisseurs opérationnels familiaux. Cependant, chaque acquisition a apporté avec elle des logiciels, des processus et des plates-formes d’exploitation hérités et déconnectés.
Bryan Mullen, vice-président principal des services partagés chez Lifeway Mobility, dit que tous leurs progiciels ont compliqué les déclarations et les rapports de l’entreprise. Donc, Lifeway Mobility a commencé à chercher une solution complète de gestion d’entreprise basée sur le cloud qui pourrait rassembler ses systèmes et emplacements disparates.
Après avoir examiné leurs options ERP, le modèle de tarification, la mobilité et l’évolutivité uniques d’Acumatica ont scellé l’accord, et ils ont choisi de travailler avec CAL Business Solutions, partenaire d’Acumatica, pour lancer la mise en œuvre. Selon Mullen, le processus a été un succès complet: « Ayant dirigé de grandes opérations, et en tant que CIO dans une entreprise Fortune 50 dans le passé, j’ai mis en œuvre une énorme quantité de technologie au fil des ans. Aucun d’entre eux n’a été aussi lisse qu’Acumatica.
Lifeway Mobility a réussi à mettre en place ses six bureaux sur Acumatica, et deux de ces bureaux ont mis en œuvre le système pendant la pandémie. Bien que cela signifie que toute la formation, la migration des données et le support post-lancement ont été effectués à distance pour ces emplacements, tout s’est déroulé sans accroc.
Mullen déclare : « Acumatica permet notre croissance grâce au processus de mise en œuvre. Nous sommes en mesure d’intégrer une nouvelle organisation, de partager avec elle nos outils et de les intégrer dans les 30 à 60 jours suivant la conclusion d’une transaction, ce qui est phénoménal.
L' Lifeway Mobility n’a connu aucun retard dans la mise en œuvre de l’ERP en raison de l’expertise de CAL Business Solutions et parce que, ensemble, ils ont appliqué avec succès les huit étapes d’Acumatica au cycle de vie de la mise en œuvre de l’ERP et les sept étapes au support de mise en œuvre de l’ERP.
Lifeway Mobility a choisi un cycle de vie d’implémentation traditionnel, mais Acumatica propose également une option de déploiement FastTrack pour ses éditions General Business, Distribution et Construction. Tirant parti d’un cadre robuste, évolutif et reproductible, FastTrack Deployment d’Acumatica lance les entreprises sur son système ERP cloud dans les 90 jours ou moins. Si vous souhaitez personnaliser le logiciel (comme l’intégrer à des applications tierces critiques), vous pouvez le faire une fois la mise en œuvre initiale terminée et vous avez eu le temps de découvrir le système dans l’environnement quotidien de votre entreprise.
Generation Cable a opté pour fasttrack deployment, et le président Dana Dabruzzi avait ceci à dire à ce sujet: « En tant que l’une des premières entreprises à s’engager dans la plate-forme FastTrack d’Acumatica, nous avons été satisfaits de la quantité de détails et d’attention accordée à notre lancement réussi dans le système. »
Qu’ils aient choisi FastTrack ou traditionnel, des milliers de clients d’Acumatica ont bénéficié d’implémentations de systèmes ERP transparentes et sans retard, et nous sommes impatients de vous offrir la même expérience.
Pour plus d’informations, contactez notre équipe pour toute question et / ou pour planifier une démonstration.
