Qu’est-ce que le processus de mise en œuvre de l’ERP?

La sélection du logiciel du système ERP est une décision importante qui prend du temps et de la recherche. Une fois que vous avez fait une sélection, le processus de mise en œuvre de l’ERP peut être intimidant, mais il n’a pas à l’être. Nous sommes là pour vous aider.

Qu’est-ce que le processus de mise en œuvre de l’ERP

Dans cet article:

Qu’est-ce qu’une solution ERP ?

Une solution ERP est un référentiel de données central qui connecte chaque service d’une organisation et permet d’accéder à toutes les informations de l’entreprise, à tout moment, n’importe où. Les solutions ERP modernes sont également des plates-formes puissantes et intelligentes qui peuvent automatiser les tâches manuelles, consolider tous les stocks, les produits, la fabrication, la distribution et les informations liées aux projets, et préparer les entreprises au succès dans l’économie numérique. Mais, avant de pouvoir profiter de cette « source unique de vérité », votre entreprise doit terminer le processus de mise en œuvre de l’ERP.

Qu’est-ce que la mise en œuvre de l’ERP?

Une implémentation ERP est le processus d’installation du logiciel ERP que vous avez choisi, de déplacement de vos données d’entreprise vers le nouveau système, de configuration de vos informations utilisateur et de vos processus personnalisés, et de formation de vos employés à l’utilisation du logiciel. Cela peut sembler beaucoup, mais ces composants d’une implémentation ERP ne se produisent pas d’un seul coup. Ils sont accomplis de manière logique, tout au long du cycle de vie de la mise en œuvre de l’ERP.

Qu’est-ce que le processus de mise en œuvre de l’ERP?

Comme pour tout grand projet, vous devez prendre une implémentation ERP une étape à la fois. Bien que la mise en œuvre d’un système ERP semble légèrement différente pour chaque entreprise, chaque cycle de vie de la mise en œuvre de l’ERP est composé de huit étapes standard, qui sont toutes essentielles à la réussite du projet. Le délai pour terminer ces étapes diffère également d’une entreprise à l’autre et dépendra de vos décisions personnelles sur la rapidité avec laquelle vous souhaitez aller de l’avant. Pour mettre les aspects en perspective, cependant, la plupart des mises en œuvre du PGI sont achevées, de la planification à la mise en place d’un système pleinement opérationnel, en six mois à un an.

Ci-dessous, nous discuterons en détail des phases du cycle de vie de la mise en œuvre de l’ERP. Chaque étape doit être entièrement terminée avant de passer à la suivante. Cela garantit que toutes les parties du processus sont construites sur des bases solides.

Étapes de mise en œuvre de l’ERP

Étape 1 : Planification et organisation

Cette étape, qui commence avant même d’avoir choisi le système ERP qui répond le mieux aux exigences de votre entreprise, comporte plusieurs sous-étapes. Vous serez :

1. Obtenir le leadership et l’adhésion de l’informatique pour le projet. Le soutien de votre équipe de direction et de votre service informatique est essentiel car le reste de l’organisation se tourne vers eux pour le leadership et la sécurité, respectivement. Voici quelques étapes importantes pour obtenir le soutien des dirigeants :
  - - Expliquez pourquoi une solution ERP cloud moderne est importante : La plupart des cadres sont aujourd’hui pleinement conscients de la nécessité d’une stratégie de transformation numérique. Pour rester compétitives sur le marché, les entreprises doivent automatiser les processus de gestion d’entreprise importants afin d’augmenter l’efficacité, l’évolutivité et la rentabilité. Vous devez communiquer clairement ce qu’un système ERP moderne peut faire: mettre chaque service sur la même longueur d’onde avec une « source unique de vérité », fournir des données en temps réel pour une meilleure prise de décision, ajouter des capacités d’analyse approfondie, offrir une mobilité pour la connexion à tout moment et n’importe où, et permettre une intégration transparente avec les applications tierces nécessaires.
    - Mettre en évidence le retour sur investissement : Justifier une dépense importante nécessite d’estimer le coût de l’investissement, de l’octroi de licences et de sa mise en œuvre à la formation des utilisateurs et à la maintenance du système. Le coût total est ensuite mis en balance avec les avantages d’un nouveau système. Les avantages des systèmes ERP cloud comprennent généralement une réduction des dépenses d’exploitation, une amélioration de la satisfaction des clients avec des temps de réponse plus rapides, une analyse accrue des données pour une meilleure prise de décision et la garantie de l’efficacité des employés grâce à des flux de travail plus complets et intuitifs, qui se combinent pour affecter votre retour sur investissement au fil du temps.
    - Gardez l’équipe de direction au courant: C’est là que le champion entre en jeu et sera, comme mentionné précédemment, quelqu’un de l’équipe de direction qui peut rencontrer toute l’organisation régulièrement tout au long de la mise en œuvre de l’ERP pour tenir tout le monde informé. Non seulement ils seront prêts pour le processus, mais ils auront également leur mot à dire. De plus, ils ne seront pas surpris lorsque des défis se présenteront et ils pourront aider à résoudre les problèmes.
  Une fois qu’il y a un soutien de la direction et que le processus de mise en œuvre commence à se développer, il est important que toute l’entreprise soit impliquée dans le processus. Voici ce que vous pouvez faire :
  - Communiquez immédiatement le plan de mise en œuvre d’un ERP cloud moderne - Les avantages d’un ERP basé sur le cloud peuvent ne pas être clairs pour vos employés qui se contentent de votre système hérité depuis des années. Ils peuvent penser que ce changement est inutile, perturbant leur façon de faire les choses, et même légèrement offensant , percevant que leurs efforts n’ont pas été à la hauteur. Le meilleur moment pour répondre à leurs préoccupations (et à des sentiments possibles de ressentiment) est avant que la mise en œuvre de l’ERP ne se produise, peut-être même pendant le processus de sélection du logiciel ERP lui-même. Donner aux employés un avertissement qu’un nouveau système de gestion d’entreprise est en cours d’élaboration leur donnera le temps de digérer les nouvelles, de poser des questions et de s’adapter au changement. L’avantage de communiquer ces informations tôt est que les employés peuvent partager leurs réflexions sur les fonctionnalités qu’ils aimeraient voir et utiliser dans une nouvelle solution ERP cloud. Leurs commentaires sont inestimables ; vous aurez une image claire de ce que les choses aideront à rendre leur travail plus simple et plus facile, encourageant ainsi le soutien à la mise en œuvre.
  - Communiquez clairement les caractéristiques et les avantages – Communiquer les fonctionnalités et les avantages qui en résultent avant (et pendant) la mise en œuvre de l’ERP aidera à graisser les roues, pour ainsi dire. Les systèmes ERP cloud sont conçus pour être appris intuitivement, et les avantages incluent une efficacité, une évolutivité et une rentabilité accrues. Ces avantages offrent une sécurité d’emploi et de nouvelles possibilités à mesure que l’entreprise prend de l’expansion.
  - Communiquer le soutien du leadership – Obtenir l’adhésion de l’organisation sans refoulement est toujours l’objectif et il sera utile de donner un préavis du changement au système et de décrire les avantages. Même ainsi, la résistance peut se produire. Renforcer le fait que l’équipe de direction soutient pleinement cet investissement majeur peut faciliter un acquiescement plus rapide. Savoir que l’ensemble de l’organisation, de haut en bas, utilisera le même système peut inspirer confiance, patience et acceptation concernant la mise en œuvre de l’ERP.
2. Assembler votre équipe de mise en œuvre ERP. Ces employés devraient proviennent de différents départements, et chacun se verra attribuer un rôle spécifique au sein de l’équipe de mise en œuvre. (Plus à ce sujet plus tard.)
3. Choisir votre option de déploiement (SaaS basé sur le cloud, basé sur le cloud privé ou hybride).

Après avoir fait vos devoirs, recueilli le soutien nécessaire, utilisé les commentaires de toute l’organisation pour choisir le bon logiciel ERP cloud et établi une équipe de projet interfonctionnelle, vous êtes sur la bonne voie vers une mise en œuvre ERP réussie. Mais il y a encore quelques pièges que vous devez surveiller.

Temps: Peu importe la façon dont vous planifiez et coordonnez, votre implémentation ERP peut prendre plus de temps que vous ne le pensez. Configurez une chronologie qui inclut une zone tampon. Il y a beaucoup de pièces émouvantes et beaucoup de gens impliqués, et, inévitablement, des questions et des défis se poseront. Vous devrez être prêt à poursuivre vos opérations quotidiennes tout en trouvant des réponses. La planification des pièges dès le début, même si cela prend plus de temps, vous sera bénéfique à long terme.

Refoulement : Peu importe à quel point vous communiquez les avantages d’un nouveau système, certaines personnes préféreront s’en tenir à ce qui a fait ses preuves. Tenez les employés au courant de la façon dont la mise en œuvre se déroule, rappelez-leur les points douloureux qui seront résolus et le temps qui sera économisé, et demandez-leur leur avis tout au long du processus.

Étape 2 : Sélection du système ERP

Définition des exigences

La définition des exigences ERP cloud implique de documenter les processus métier actuels et les lacunes fonctionnelles de votre système actuel. Vous et votre équipe devrez déterminer quels processus métier vous pouvez améliorer et comment vous souhaitez que notre nouveau système ERP Acumatica fonctionne.

Il existe quatre domaines généraux dans lesquels vos exigences ERP cloud se situent:

Essentiel : Caractéristiques ou fonctions qui sont essentielles pour que l’entreprise puisse fonctionner.
Souhaitable : Ces fonctions renforceraient l’utilité du nouveau système, si possible.
Pas un besoin immédiat: Des fonctions qui ne sont pas nécessaires pour le moment, mais qui le seront bientôt, en fonction de la croissance de l’entreprise et des progrès technologiques.
Agréable d’avoir: Fonctions non essentielles qui rendraient le travail plus facile.

Vous et votre équipe créerez ensuite une liste, en commençant par les fonctionnalités essentielles et en vous terminant par des fonctionnalités supplémentaires qui sont abordables et adaptées à votre calendrier. Au moment où vous avez terminé, vous devriez avoir une liste de fonctionnalités et de fonctions que vous vous attendez à avoir lorsque le projet est terminé.

Sélection du système

Maintenant que vous avez établi vos exigences ERP cloud, il est temps de sélectionner le système ERP cloud qui correspond le mieux à vos besoins uniques. C’est une décision critique avec laquelle votre équipe de mise en œuvre peut vous aider, et le processus de prise de décision commence par la détermination de quelques détails importants, y compris les points faibles qui existent au sein de votre entreprise et dans votre pile technologique, le montant que vous souhaitez dépenser et la façon dont vous souhaitez héberger la solution ERP (par exemple, sur site ou dans le cloud).

À partir de là, vous devrez commencer à rechercher vos nombreuses options ERP en les évaluant en fonction de leur évolutivité, de leur convivialité, de leurs fonctionnalités et de leurs fonctionnalités de sécurité; l’établissement du calendrier des démonstrations; interroger les fournisseurs d’ERP sur leur support technique et utilisateur; demander conseil aux partenaires erp; et la lecture des critiques d’analystes. Ces informations vitales vous aideront à affiner votre sélection ERP jusqu’au système ERP qui coche toutes vos cases spécifiques

Étape 3 : Installation

Ce qui se passe dans cette étape dépendra de l’option de déploiement ERP que vous avez choisie au cours de l’étape 1. Si vous avez choisi de déployer votre nouvelle solution ERP en tant qu’instance SaaS, vous n’aurez aucune exigence d’installation de logiciel et peu ou pas de délai d’installation. Si vous avez choisi un modèle de cloud privé ou hybride, il y aura une fenêtre de jours à des semaines au cours de laquelle le matériel et les logiciels seront livrés à vos locaux, et le logiciel lui-même, ainsi que tous les composants d’infrastructure nécessaires, seront installés.

Étape 4 : Migration des données

Une fois le système ERP que vous avez choisi installé, les données de l’entreprise doivent être filtrées (pour supprimer toutes les données incorrectes ou redondantes), puis saisies et/ou déplacées dans la base de données de la nouvelle solution. Cela inclut les « enregistrements de base » tels que les fichiers maîtres du client, du fournisseur et de l’article ; nomenclatures ; les installations de production et les renseignements sur l’acheminement ; les registres comptables du grand livre général ; et ainsi de suite. Juste avant la mise en ligne, les données transactionnelles actives seront converties et/ou l’activité transactionnelle sera déplacée dans le nouveau logiciel.

Remarque: C’est la seule étape qui peut saigner plus dans les étapes suivantes. Une certaine migration des données peut être effectuée parallèlement à la formation, aux tests et à la validation, par exemple, tester le système pour vérifier que toutes les données héritées ont été déplacées et sont accessibles, etc.

Étape 5 : Formation

Les employés que vous désignez comme experts en la matière (membres de l’équipe informatique, de l’équipe des finances, etc.) doivent recevoir une formation spécialisée au cours de cette partie du processus de mise en œuvre de l’ERP, afin qu’ils puissent apprendre aux autres à utiliser le logiciel ERP et être les personnes « go-to » pour les questions après la mise en ligne. Tous les autres utilisateurs devraient également apprendre à remplir leurs propres rôles au sein du nouveau système.

Étape 6 : Essais et validation

Cette étape implique la création et l’application d’un plan de test détaillé, qui mesurera l’acceptation des utilisateurs et vous aidera à déterminer si le système ERP répond à vos besoins hors de la boîte ou si des modifications doivent être apportées. Vous devez également utiliser vos ressources informatiques ici, en validant si le nouveau logiciel fonctionne comme prévu et en vous assurant que toutes les données de l’entreprise (migrées dans le système à l’étape 4) sont complètes et aussi précises que dans votre logiciel précédent.

Étape 7 : Mise en ligne

Lorsque vous êtes prêt à déployer la mise en œuvre de l’ERP dans votre entreprise, il est temps de choisir l’approche qui convient le mieux à votre contexte. Il y a trois options principales.

1. - Big Bang : Le nouveau système ERP est activé et utilisé exclusivement à l’avenir.
  - Par étapes : Le nouveau système ERP est activé par étapes afin de minimiser les perturbations dans les opérations.
  - Parallèle : L’ancien système et le nouveau système ERP fonctionnent en même temps.

Étape 8 : Améliorations continues et rétroaction

Le processus de mise en œuvre de l’ERP ne se termine pas à Go Live. À partir de là, au fur et à mesure que vos employés utilisent le logiciel et que votre entreprise évolue, vous recueillerez les commentaires des utilisateurs et apporterez des améliorations et des ajustements continus au système. C’est pourquoi il est très important de choisir une solution ERP qui peut évoluer avec vous, en fonction de vos besoins fluctuants.

Pas d’ERP, pas d’avantages ERP: le risque de ne pas mettre en œuvre une solution ERP moderne

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Meilleures pratiques de mise en œuvre de l’ERP

Décider de mettre à niveau votre logiciel ERP existant ou de mettre en œuvre un nouveau système ERP est une entreprise majeure, mais elle peut réussir si vous suivez les meilleures pratiques. Voici quelques-unes des meilleures pratiques les plus importantes à garder à l’esprit :

Élaborer un plan de gestion de projet – Les processus de mise en œuvre du PGI devraient se concentrer sur la gestion de projet en tant que clé du succès. La gestion de projet consiste à comparer les progrès réalisés par rapport au plan initial et à mettre ainsi à jour le plan.

Bâtir une équipe de projet solide – le rôle de l’équipe de mise en œuvre est de guider le projet du début à la fin. En tant que tel, l’équipe de mise en œuvre de l’ERP que vous mettez en place devrait être composée de personnes, provenant de toute l’organisation, qui seront les plus touchées par la nouvelle technologie : les utilisateurs. Les personnes qui profiteront le plus de la transition seront les plus motivées pour assurer le succès du projet. Au cours du processus de mise en œuvre, ils anticiperont les résultats que le nouveau système fournira, et ils voudront obtenir les avantages de ces résultats le plus rapidement possible.

Établissez des exigences claires et des KPI - pour évaluer le succès de votre mise en œuvre, vous devrez établir des indicateurs de performance clés (KPI). Ils doivent être clairs, mesurables et percutants. Espérez-vous réduire les coûts d’exploitation, améliorer la productivité, réduire les niveaux d’inventaire, corriger les erreurs, centraliser les données dans une seule source de vérité ou prendre des décisions plus rapides? Si la réponse est une partie de ce qui précède, tout ce qui précède, ou tout ce qui précède ainsi que des KPI supplémentaires, décrivez ces points pour votre équipe de projet et l’organisation. Ensuite, vous - et eux - serez en mesure d’évaluer le succès de la mise en œuvre en fonction de mesures réelles.

Collaborer et communiquer - comme mentionné à l’étape 1, la communication est essentielle au succès de tout projet de mise en œuvre d’ERP. Vous devez communiquer avec toutes les parties prenantes tout au long du processus, y compris les employés, les clients et les fournisseurs. Cela permettra de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et que le processus de mise en œuvre se déroule sans heurts.

Soyez flexible - les choses ne se passent pas toujours comme prévu, il est donc important d’être flexible pendant le processus de mise en œuvre de l’ERP. Soyez prêt à apporter des changements au besoin pour vous assurer que le projet reste sur la bonne voie.

Choisissez un système ERP flexible et évolutif - cela garantira que le système peut répondre aux besoins de votre entreprise à mesure qu’il se développe et change.

Surveillez les performances du système ERP après la mise en œuvre - cela vous aidera à identifier les problèmes et à apporter les ajustements nécessaires.

Les risques de ne pas mettre en œuvre une solution ERP

L’économie numérique d’aujourd’hui présente de nombreux risques pour les entreprises qui ne mettent pas en œuvre de solutions ERP. Certains d’entre eux sont:
Risques et récompenses liés à la mise en œuvre de l’ERP

1. - Des données déconnectées et disjointes, ce qui signifie que votre entreprise ne peut pas fonctionner de manière cohérente car personne ne dispose des mêmes informations.
  - Des employés frustrés, dont la productivité est entravée par ces données fragmentaires.
  - Croissance / changement d’entreprise difficile en raison d’achats de matériel / logiciels coûteux qui continuent de s’empiler au fil du temps.
  - Une interface inflexible qui ne peut pas connecter vos employés de front-office, de back-office, de terrain et distants.
  - Inefficacité et diminution de la rentabilité.
  - Problèmes de sécurité/conformité et temps d’arrêt prolongé.
  - Une incapacité globale à fléchir avec le temps.

Cependant, un système ERP peut atténuer toutes ces préoccupations. Vous pouvez vous attendre à ce que :

1. - Opérations rationalisées.
  - Fonctionnalité facile à utiliser.
  - Une vue en temps réel de votre entreprise à tout moment et n’importe où sur n’importe quel appareil.
  - Une plate-forme sécurisée qui peut facilement s’adapter aux besoins en constante évolution de votre entreprise.

FAQ sur la mise en œuvre de l’ERP

Combien de temps la mise en œuvre de l’ERP prend-elle généralement? La plupart des mises en œuvre du PGI sont achevées, de la planification à la mise en place d’un système pleinement opérationnel, en six mois à un an. Les délais d’achèvement peuvent varier en fonction de la solution ERP et du fournisseur.

Combien coûte la mise en œuvre de l’ERP? Divers facteurs jouent un rôle dans le coût d’une solution ERP. Ces facteurs incluent si vous allez héberger votre solution ERP sur site (ce qui nécessite un investissement initial dans le matériel, les frais de licence logicielle, la maintenance matérielle / logicielle, le personnel informatique, le stockage et les utilitaires) ou dans le cloud (qui ne nécessite pas de matériel, de logiciels, de stockage ou d’investissements informatiques); la façon dont le fournisseur erp facture (par utilisateur ou pour les ressources utilisées); les temps d’arrêt et les frais de formation (s’ils en font la demande); et l’achat potentiel d’applications supplémentaires à l’avenir.

Quel type de formation et de soutien devrait être fourni aux employés pendant la mise en œuvre du PRE? Une formation et un soutien complets doivent être fournis par le fournisseur de l’ERP et / ou le partenaire ERP. Chaque personne qui utilisera le système devrait recevoir une formation pratique ainsi qu’un soutien en ligne et partenaire après la mise en service. Selon la solution ERP que vous choisissez, la formation peut ou non être incluse dans le coût initial et est une considération importante avant de signer un contrat ERP.

Comment puis-je mesurer le retour sur investissement de la mise en œuvre de l’ERP? Le retour sur investissement est la comparaison du coût total de possession (TCO) aux avantages directs et indirects que vous vous attendez à recevoir sur une période de cinq à 10 ans. Certaines économies de retour sur investissement comprennent une augmentation des revenus, une réduction des dépenses d’exploitation globales, une amélioration de l’efficacité de la production et de meilleurs flux de trésorerie. Pris ensemble, le coût et le retour sur investissement vous fourniront une image claire de l’impact économique de la solution ERP que vous recherchez.

Quelles sont les exigences en matière de maintenance et de soutien après la mise en œuvre ? La mise en ligne de votre nouvelle solution ERP est une étape passionnante, et vous pouvez supposer que votre parcours de mise en œuvre ERP est terminé, mais ce n’est pas le cas. S’assurer que votre solution ERP fonctionne de manière optimale nécessite un support continu, notamment en examinant la configuration actuelle, en ajoutant éventuellement des fonctionnalités supplémentaires non requises pour la mise en service initiale et en tenant compte des modifications apportées aux processus métier une fois le système utilisé. De plus, votre logiciel ERP devrait recevoir des améliorations et des améliorations sur une base régulière. Si vous avez opté pour une solution ERP sur site, votre équipe informatique sera responsable des mises à niveau (ainsi que des exigences de maintenance et de sécurité), mais si vous exécutez sur une solution ERP cloud, le fournisseur ERP gérera les mises à niveau et vos besoins de sécurité.

À quelle fréquence un système ERP doit-il être mis à niveau ou mis à jour? La plupart des systèmes ERP ont une durée de vie de cinq à dix ans, mais cela peut varier en fonction du système ERP que vous choisissez. Si vous sélectionnez un système qui repose sur une plate-forme moderne qui peut être facilement personnalisée, s’intègre de manière transparente aux applications tierces et reçoit des améliorations régulières en fonction des exigences en constante évolution et des commentaires des clients, vous pouvez compter en toute confiance sur votre système pour les années à venir.

Conclusion

Une mise en œuvre d’un ERP est un processus coûteux et chronophage. Avant de vous lancer dans un voyage de mise en œuvre ERP, vous devez être prêt à relever les défis qui vous attendent, mais reconnaissez que les nombreux avantages que la bonne solution ERP offre, y compris une efficacité accrue, des employés plus heureux et des clients plus satisfaits, en valent la peine. Il est maintenant temps de passer en revue les étapes de la mise en œuvre de l’ERP, de trouver la solution ERP parfaite pour vous et de faire le premier pas vers le succès de la mise en œuvre de l’ERP.

Une solution ERP connecte les entreprises de bout en bout, les aidant à automatiser les tâches manuelles, à consolider tous les stocks, les produits, la fabrication, la distribution et les informations liées aux projets, et à réussir dans l’économie numérique. Pour profiter de ces avantages, les entreprises doivent compléter le processus de mise en œuvre de l’ERP.

Le processus de mise en œuvre de l’ERP implique plusieurs étapes, en commençant par le choix de votre option de déploiement à la mise en service. Le fournisseur ERP que vous choisissez doit vous guider à travers chaque étape et continuer à vous soutenir une fois la mise en œuvre de l’ERP terminée.

En fin de compte, vous et votre équipe devrez rechercher soigneusement les options de votre solution ERP, prendre une décision ERP éclairée et vous engager pleinement dans la mise en œuvre de l’ERP. Et lorsque vous faites ces choses, vous constaterez que les avantages de subir une implémentation ERP l’emportent de loin sur les défis.

« La plupart des gens nous ont dit qu’il faudrait environ neuf mois pour être mis en ligne à partir du moment où vous commencez le processus. C’était incroyable. En cinq mois, nous étions en direct. [Acumatica] a une excellente plate-forme et un excellent système qui nous a aidés à aller si vite. – Sendy Stern, directeur de la technologie, Fabuwood

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