AcumatiCaresC’est le compte à rebours final pour une mise en œuvre réussie de l’ERP cloud. La huitième étape guide les entreprises à travers tout ce qu’elles doivent savoir sur la façon de vivre de la bonne façon.
Nous avons finalement atteint la dernière étape des huit étapes d’Acumatica vers le succès de la mise en œuvre. Si vous avez manqué les sept premières étapes de mise en œuvre de l’ERP cloud (et les deux étapes préalables), ce serait le bon moment pour les examiner.
- Pré-étape A: Obtenir l’adhésion du leadership et de l’informatique
- Pré-étape B: Faites votre sélection ERP
- Étape 1 : Choisissez votre option de déploiement
- Étape 2 : Constituer votre équipe de mise en œuvre
- Étape 3 : Définissez vos besoins
- Étape 4 : Élaborer un plan de projet
- Étape 5 : Migrer vos données
- Étape 6 : Élaborer un plan d’essai
- Étape 7 : Élaborer un plan de formation
Une fois que vous avez atteint la huitième étape, vous et votre équipe êtes prêts à appuyer sur le bouton de mise en service... sauf que ce n’est pas aussi facile que d’appuyer sur un bouton.
Planification de la mise en service
Tout d’abord, des félicitations s’imposent. Atteindre l’étape huit et terminer avec succès la majorité de votre implémentation ERP cloud a été un processus qui prend du temps et de l’énergie. Heureusement, chaque étape vous a rapproché de la mise en ligne de votre nouvelle solution basée sur le cloud.
La première décision consiste à décider quand planifier la mise en service. En règle générale, il est planifié à un moment qui aura le moins d’impact sur l’entreprise, ce qui fait des week-ends un moment idéal pour la plupart des entreprises.
La prochaine décision est de choisir l’approche de mise en service. Il y a trois options à choisir avec des avantages et des inconvénients pour chacune d’elles.
Big Bang
Avec l’approche Big Bang, le nouveau système est activé et utilisé exclusivement à l’avenir. L’ancien système est désactivé et utilisé pour les informations d’archives.
Avantages:
- Cette option prend le moins de temps, car le basculement se produit une seule fois.
- Tout le monde dans l’entreprise fonctionne sur le nouveau système Acumatica.
- Cette approche élimine la tentation de revenir à l’ancien système.
Inconvénients:
- Il peut y avoir un risque si le nouveau système n’est pas configuré correctement puisque l’ancien système n’est plus disponible.
- Une défaillance des performances du système dans un domaine peut affecter d’autres domaines de l’entreprise.
Approche progressive
Avec l’approche progressive, le nouveau système est activé par phases afin de minimiser les perturbations dans les opérations. Les phases peuvent être décomposées par module, zone géographique ou unité commerciale.
Avantages:
- Il existe plusieurs dates de mise en service, mais chaque phase est plus petite, moins compliquée et moins risquée qu’une approche « big bang ».
- S’il y a des problèmes de migration, ils peuvent être traités un à la fois avant de commencer la phase suivante.
Inconvénients:
- Cette approche nécessitera une coordination au moment de décider quels modules activer ensuite.
- L’intégration d’éléments du nouveau système et de l’ancien système travaillant ensemble peut être complexe au cours de cette phase de transition. Les interfaces temporaires entre les deux systèmes peuvent ajouter plus de temps et de coût.
Fonctionnement parallèle
Avec Parallel Operation, l’ancien système et le nouveau système fonctionnent en même temps. Les utilisateurs apprennent le nouveau système tout en travaillant simultanément sur l’ancien.
Avantages:
- Cette option est le scénario le plus à faible risque car il n’y a jamais de risque de perdre des données pendant le changement.
- Les utilisateurs peuvent se familiariser avec le nouveau système ERP avant d’y migrer, sans interruption vers l’entreprise.
Inconvénients:
- Cette méthode prendra le plus de temps et d’efforts des trois approches.
- Il est possible que les utilisateurs ne veuillent pas adopter le nouveau système parce qu’ils ont toujours accès à l’ancien.
- Entraîne un dédoublement des efforts, car les utilisateurs doivent entrer des données dans les deux systèmes.
Il n’y a pas d’approche unique qui fonctionne le mieux pour chaque entreprise. Certaines entreprises choisissent même d’effectuer un « big bang » pour les modules de base qui sont nécessaires à la continuité des activités, puis d’utiliser une approche progressive pour les modules restants et les fonctionnalités du système. Votre partenaire Acumatica sera en mesure d’aider votre équipe à décider de la meilleure option de mise en service pour les besoins uniques de votre entreprise.
Exemple de plan de mise en œuvre progressive par modules
Presque là , consultez la liste de contrôle de mise en service
L’anticipation de l’utilisation de votre logiciel ERP cloud moderne, mobile et intégré est presque en train de devenir réalité, mais il y a une autre chose que vous devez faire avant d’appuyer sur le bouton de mise en service: vérifier que vous avez les éléments importants en place.
Cette liste de contrôle garantit que vous n’avez manqué aucune étape du processus de déploiement erp :
- Exécutez et réussissez tous les tests d’acceptation utilisateur sur le système de test.
- Formation complète d’experts en la matière (PME) et d’utilisateurs.
- Assurez-vous que les données financières sont à jour (soldes du grand livre général, transactions AP et AR ouvertes, l’inventaire est exact) et prêtes pour la mise en service.
- Établissez un plan de sauvegarde dans le cas où la mise en service n’est pas réussie.
- Décider de l’approche d’adoption du nouveau système (big bang, progressif, parallèle, hybride).
- Documentez les rôles et les responsabilités des membres de votre équipe pendant le processus de mise en service.
- Assurez-vous que les systèmes essentiels et le personnel de votre équipe (et d’ailleurs, si nécessaire) seront disponibles pour la mise en service.
- Pratiquez les activités de migration et de coupure des données sur un système de pré-production.
- Assurez-vous que les données et les systèmes de production sont prêts pour la mise en service.
- Définir les critères et le calendrier de l’arrêt de l’utilisation de l’ancien système ERP.
- Réexécutez vos tests d’acceptation utilisateur dans l’environnement de production et assurez-vous que tous les tests passent avant le basculement.
Une fois chaque étape cochée, vous avez le feu vert pour commencer à bénéficier des avantages d’une technologie ERP adaptable, abordable et basée sur le cloud qui fournit une vue en temps réel de votre entreprise à chaque employé (en fonction des autorisations de l’utilisateur, bien sûr) de n’importe où et à tout moment.
Enthousiasmez-vous pour la mise en œuvre de votre ERP cloud
Texas Scenic Company, l’un des premiers à adopter Acumatica Construction Edition, est l’une des milliers d’entreprises qui ont terminé avec succès les huit étapes d’Acumatica pour le succès de la mise en œuvre de l’ERP cloud. Historiquement, l’entreprise avait trouvé la mise en œuvre d’un nouveau système de gestion d’entreprise difficile et peu attrayant pour ses utilisateurs. Ce n’est pas le cas avec Acumatica.
« C’est en fait le premier système où nous avons des utilisateurs qui demandent : « Quand allons-nous aller vivre? » au lieu de , « Je redoute le jour où nous allons aller vivre », dit le directeur financier Ron Fairchild. « Ce fut une agréable surprise. Je fais ça depuis environ 30 ans. C’est la première fois que j’ai ça.
La société d’équipements de théâtre à service complet a été présentée à Acumatica par son partenaire de conseil, Clients First, qui les a également aidés dans la mise en œuvre de l’ERP cloud. Tous les clients d’Acumatica bénéficieront de la même assistance de bout en bout d’un partenaire Acumatica expert dans les implémentations ERP cloud d’Acumatica.
« Il s’agit d’une solution cloud moderne qui gère nos activités de fabrication, de service, de distribution et de construction dans une solution intégrée cohérente permettant un flux de données transparent », explique Ron.
Une mise en œuvre d’UN ERP cloud fluide et réussie est passionnante pour les entreprises qui cherchent des moyens de devenir plus efficaces et rentables dans la nouvelle économie numérique. Choisir Acumatica, comme l’a fait Texas Scenic Company, signifie découvrir les huit étapes d’Acumatica vers le succès de la mise en œuvre combinées à l’expertise de nos partenaires Acumatica.
Si vous êtes prêt à connaître le même succès de mise en œuvre de l’ERP cloud, contactez notre équipe dès aujourd’hui.
