Comptabilité des coûts d’emploi en construction : suivre les coûts et protéger les marges

Introduction à la comptabilité du coût de l’emploi dans la construction

La comptabilité financière suit les revenus et dépenses à l’échelle de l’entreprise pour les rapports et la conformité.

La comptabilité des coûts de travail (souvent appelée calcul des coûts de projet de construction ou comptabilité de projet de construction) suit les coûts et la facturation au niveau du projet et du code de coûts afin que les équipes puissent voir la rentabilité au fur et à mesure que le travail se produit, et non des semaines plus tard.

En pratique, le calcul des coûts de travail organise les dépenses en catégories directes et indirectes, généralement main-d’œuvre, matériaux, équipement, coûts de sous-traitants/partenaires commerciaux et frais généraux, puis compare les données réelles à l’estimation pour signaler les problèmes tôt et améliorer les soumissions futures.

Dans ce guide, nous définirons la comptabilité des coûts d’emploi pour les entreprises de construction, décomposerons les composantes principales et présenterons les meilleures pratiques d’implémentation, y compris comment les logiciels de comptabilité de construction et les flux de travail ERP (comme Acumatica) soutiennent des finances de projet précises et opportunes.

Qu’est-ce que la comptabilité du coût de l’emploi dans la construction ?

Les projets de construction sont complexes et à plusieurs niveaux. Ils doivent répondre aux besoins spécifiques de chaque client en matière d’emplacement, de ressources et de main-d’œuvre, des facteurs qui déterminent également le budget de chaque projet.

Avec la comptabilité du coût de l’emploi, qui est équivalente à la comptabilité de projet dans d’autres industries, les chefs d’entreprise ont une vue complète des coûts liés aux projets de construction. Ces coûts sont utilisés pour établir un budget de projet concis et identifier les inefficacités et les coûts excédentaires.

Décollage de quantité vs. calcul des coûts d’emploi 

Le décollage de quantité (QTO) permet d’estimer en calculant les quantités et les coûts attendus avant le début des travaux. Le calcul des coûts du travail commence après l’attribution et suit ce que vous dépensez et facturez réellement pendant l’exécution. En d’autres termes, l’ORQ aide à établir l’estimation; Le calcul des coûts du travail valide la situation, explique la variance et améliore la prochaine soumission.

Lorsque l’estimation et le calcul des coûts utilisent la même structure de code de coût, les équipes peuvent comparer de façon cohérente les coûts estimés et réels et identifier précisément quels champs d’application, équipes, matériaux ou sous-traitants génèrent des dépassements.

Principaux éléments de la comptabilité du coût de l’emploi

Comprendre les éléments clés de la comptabilité du coût de l’emploi commence par comprendre comment les projets de construction évoluent.

Capturez les coûts de travail par projet et visualisez les changements de main-d’œuvre, de temps et de coût matériel en temps réel. Automatisez les processus d’ordre de modification pour contrôler les dépassements de coûts de travail.

Les nouveaux projets de construction commencent par la collecte d’informations sur les projets des clients potentiels. En fonction de leurs demandes, l’entreprise de construction crée une estimation des coûts et prépare un dossier d’appel d’offres complet. Cette trousse met en évidence le coût total à réaliser, les contrats, les budgets, les sous-tâches et le calendrier des valeurs.

Voici un aperçu de ce qui est inclus dans le coût total à remplir :

• Dépenses directes (p. ex., location d’équipement, services publics, structures de bureaux temporaires et salaires liés au projet)
• Dépenses/frais généraux indirects (p. ex., assurance, bureau/loyer, marketing et dépenses des employés pour tous les projets au sein de l’entreprise)
• Main-d’œuvre (p. ex., salaires des employés et des sous-traitants ainsi que les frais administratifs)
• Matériaux (p. ex. bois d’œuvre, acier, béton, appareils de plomberie)
• Équipement (p. ex. excavatrices, grues, bulldozers)

Ces coûts totaux pour compléter les dépenses sont également les éléments clés de la comptabilité du coût de l’emploi.

Pourquoi le calcul des coûts d’emplois est important pour la rentabilité et la trésorerie de la construction

Budgétisation et contrôle des coûts

Un budget de projet établit la base pour le calcul des coûts de construction, mais c’est le coût des travaux qui le rend crédible à mesure que les travaux changent. La meilleure pratique est de gérer trois nombres en tout temps :

• Budget (estimation initiale plus modifications approuvées)
• Coûts engagés (PO ouverts, sous-contrats et autres obligations)
• Coût réel (temps affiché, factures, reçus, utilisation de l’équipement)

Surveiller le budget, l’engagement et l’actuel par code de coût aide les équipes à détecter les dépassements tôt, avant qu’ils ne surprennent la marge lors de la clôture.

Analyse de rentabilité

La rentabilité s’améliore lorsque les entrepreneurs comparent continuellement les données réelles à l’estimation, et non seulement à la fin du mois. Le calcul des coûts permet de :

• Valider les hypothèses d’estimation selon la portée et l’équipage
• Expliquez la variance (productivité, prix, gaspillage, retravail, météo, séquençage, changements de portée)
• Améliorer les marges futures d’enchères, d’estimation et de cibles en utilisant des données actuelles historiques issues de travaux similaires

Types de comptabilité utilisés dans la construction

Les entreprises de construction s’appuient sur les deux :

Comptabilité financière – produire des états à l’échelle de l’entreprise, des rapports de conformité et la gestion de trésorerie

Comptabilité des coûts des travaux – pour gérer l’exécution des projets, y compris la performance budgétaire, la facturation et la prévision des coûts au niveau des travaux et des codes de coûts
Les deux fonctions fonctionnent mieux lorsqu’elles partagent les mêmes transactions sous-jacentes. Lorsque le temps, les achats, l’inventaire et l’activité de comptes fournisseurs sont liés au travail dans un même système, la finance et les opérations peuvent s’aligner sur la rentabilité du projet et le flux de trésorerie en utilisant la même source de vérité, plutôt que de concilier des feuilles de calcul déconnectées ou des outils autonomes.

Ensemble, la comptabilité générale et la comptabilité du coût de l’emploi permettent aux chefs d’entreprise et aux gestionnaires de projet de savoir à quel point leur entreprise est performante et de fournir les informations dont ils ont besoin pour devenir et rester rentables. Mais pour récolter ces avantages comptables impressionnants et vitaux, les entreprises doivent mettre en œuvre le bon logiciel d’établissement des coûts d’emploi.

Pratiques exemplaires pour la mise en œuvre de la comptabilité du coût de l’emploi

Choisir le bon logiciel de comptabilité pour le coût de l’emploi

Beaucoup d’outils logiciels de calcul des coûts de travaux pour entrepreneurs ne gèrent que des parties du flux de travail. À mesure que les entrepreneurs augmentent, la gestion des coûts de travail devient plus facile lorsque les travaux, les finances et les opérations partagent les mêmes données et la même structure de coûts.

Les logiciels de comptabilité de construction basés sur ERP (comme Acumatica) supportent cela en connectant les budgets de projet, les achats, l’inventaire, la capture de temps et la facturation.

Lorsque vous évaluez une solution de calcul des coûts pour des projets de construction, recherchez des fonctionnalités qui soutiennent le contrôle quotidien, et pas seulement des rapports :

• Codes de coûts et versions budgétaires alignés sur l’estimation et le calendrier des valeurs
• Suivi des coûts engagés (PO, sous-contrats) en plus des réels
• Capture des coûts du terrain au bureau (temps mobile, reçus, problèmes de matériel) pour améliorer la précision
• Contrôles d’ordre de modification qui mettent à jour le budget, les prévisions et la facturation dès que les modifications du champ d’action sont approuvées
• Tableaux de bord basés sur les rôles qui mettent en évidence la variance et les dépassements potentiels par code de coût
• Soutien à la facturation flexible (progrès, T&M) et visibilité sur la rétention et le flux de trésorerie

Ces capacités réduisent les erreurs d’allocation manuelle et améliorent la visibilité des coûts avant qu’ils ne deviennent une érosion des marges.
Le logiciel de gestion de la construction d’Acumatica est conçu pour fournir des informations en temps réel afin que les équipes de projet puissent gérer les budgets, les ordres de modification et la comptabilité des projets à un seul endroit.

Le logiciel de gestion de la construction d’Acumatica fournit des informations en temps réel qui permettent aux chefs de projet de rester au courant de chaque projet et budget. En tant que source unique de vérité, Acumatica permet aux utilisateurs de gérer les relations avec les clients, les opérations de projet, les ordres de modification, les finances et les besoins de comptabilité de projet à partir d’un seul endroit, n’importe où, à tout moment, à partir de n’importe quel appareil. Et les employés au bureau et sur le terrain bénéficient d’un instantané précis et à jour de chaque projet.

« Avec Acumatica Construction, nous avons accès aux données actuelles qui nous aident à comprendre d’où vient notre entreprise, à quel point elle est rentable et où elle en est à tout moment », déclare Eric Hugunin, directeur de l’exploitation d’Acumatica, directeur de l’exploitation, Phoenix Renovation and Restoration. « Ce n’est pas une coïncidence si, depuis la mise en ligne d’Acumatica, nous n’avons pas eu besoin de puiser dans notre marge de crédit en 14 mois, et nous opérons des flux de trésorerie positifs pour la plus longue période en 22 ans. »

Intégrer le calcul des coûts de travail avec les données de terrain en temps réel

Le calcul des coûts des travaux n’est aussi précis que dans la mesure où les transactions l’alimentent. L’intégration de la comptabilité des coûts de travail avec les données en temps réel améliore la précision financière du projet en réduisant le délai et la remise en question de l’allocation des coûts. Exemples d’intégrations à fort impact incluent :

• Saisie de temps et de dépenses liée au code de travail, de phase et de coût (y compris le détail au niveau de l’équipage)
• Des reçus d’achat et de matériaux qui s’affichent sur le chantier dès la réception des articles
• L’utilisation de l’équipement était enregistrée quotidiennement et appliquée de façon constante (basée sur le débit ou réelle)
• Normes de codage des comptes fournisseurs afin que les factures des sous-traitants et des fournisseurs se retrouvent dans la bonne catégorie de coûts dès la première fois

C’est là qu’une approche ERP unifiée aide : la même structure de poste peut être utilisée dans le temps, achats, stock, comptes fournisseurs et facturation, afin que les équipes n’aient pas à concilier plusieurs systèmes.

Ordres de modification et contrôles de portée pour protéger la marge

Les ordres de modification affectent le coût des travaux de deux façons : ils modifient le budget (coût) et la valeur du contrat (revenu). Les contrôles doivent s’assurer que :

• Les changements potentiels sont enregistrés tôt (en attente ou approuvée)
• Les révisions budgétaires sont liées à la portée approuvée, avec auditabilité
• Les prévisions (coût à l’achèvement) prennent en compte les hypothèses les plus récentes
• La facturation suit les modalités approuvées et le calendrier des valeurs mis à jour

Un flux de travail cohérent empêche les équipes d’absorber des travaux hors du cadre sans être visibles, ce qui est un facteur fréquent de dépassements de coûts.

Rythmes de collaboration en opérations et finances

Le calcul des coûts fonctionne mieux lorsque les opérations et la finance partagent un rythme hebdomadaire :

• Les opérations examinent la performance en production et en code de coûts et signalent les risques
• Le service financier confirme l’exactitude de la publication (temps, comptes à pay, reçus) et surveille les coûts engagés
• Les deux s’entendent sur les mises à jour des prévisions et l’état des ordres de modification qui affectent la marge et les flux de trésorerie

Cette collaboration améliore la visibilité sur la rentabilité du projet et réduit les surprises de fin de mois.

Défis courants de mise en œuvre au niveau du site (et mitigations)

Les entrepreneurs font souvent face à des défis prévisibles lors de la mise en œuvre des coûts sur des sites actifs : utilisation incohérente des codes de coûts, feuilles de temps en retard, reçus manquants et reclassifications après coup. Les mesures d’atténuation incluent :

• Listes standardisées de codes de coûts liées à l’estimation
• Flux de travail simples d’entrée de champs (mobile-first lorsque possible)
• Responsabilité claire pour le codage (qui code quoi, quand)
• Rapports d’exception hebdomadaires (heure non codée, reçus non appariés, AP mal publiés)
• Formation par rôle afin que les contremaîtres, chefs de projet et équipes comptables sachent chacun à quoi ressemblent les « bonnes données »

Formation et intégration des processus

La mise en œuvre réussit lorsque les normes de calcul des coûts de travail sont définies avant le début de la formation. Établir : la structure du code de travail/phase/coût, qui code quelles transactions, et comment les ordres de modification mettent à jour le budget et la facturation. Ensuite, entraînez-vous par rôle (terrain, gestion de projet, comptabilité) en utilisant des exemples réels de projets.

Les clients d’Acumatica peuvent collaborer avec des partenaires de mise en œuvre et utiliser Acumatica Open University ainsi que le portail client pour soutenir l’adoption et la cohérence des processus entre les équipes de bureau et sur le terrain.

Avoir des services de formation et de soutien à portée de main signifie que les entreprises de construction peuvent former leurs équipes rapidement et facilement sur la façon d’exploiter les principes de comptabilité du coût du travail et de les intégrer à leurs processus existants.

Conclusion

La solution ERP basée sur le cloud d’Acumatica et le logiciel natif d’établissement des coûts d’emploi permettent aux professionnels de la construction de capturer automatiquement les coûts de main-d’œuvre, de matériaux et d’équipement et d’en rendre compte dans une solution complète. Le respect du budget, la création de dossiers d’offres précis et opportuns pour les projets potentiels et la consolidation des relations avec les clients n’ont jamais été aussi faciles ou aussi agréables.

Gestion de la construction

En savoir plus

Selon Elizabeth Barratt, gestionnaire de l’excellence des projets chez Ask Afrika, « Acumatica fonctionne parfaitement. Il gère la comptabilité de projet, les flux de trésorerie et le suivi des projets, mais Acumatica ne se limite pas aux opérations basées sur les projets. D’autres départements comme les ventes et le marketing l’adorent aussi.