Phoenix Renovation and Restoration

Plate-forme numérique, basée sur le cloud et sans papier

Phoenix Renovation a amorcé une transformation numérique en remplaçant ses serveurs vieux de 10 ans et en passant au cloud pour renforcer son plan de reprise après sinistre.  Les dirigeants voulaient un système sans papier pour les opérations et une solution comptable spécifique à la construction. « Nous avons une main-d’œuvre très mobile », dit Hugunin. « Nous devions passer au cloud pour que les chefs de projet sur le terrain aient les données dont ils avaient besoin sur le chantier ou sur la route. »

Phoenix Renovation voulait éliminer la nécessité de consolider manuellement les états financiers des succursales, d’être plus conforme aux PCGR, de générer de meilleurs rapports de travail en cours ou en cours, et de fournir des factures AIA aux partenaires de construction.  Ils voulaient une solution d’entreprise avec un nombre illimité d’utilisateurs et un processus d’approbation structuré. Ils avaient besoin d’une application mobile pour le terrain afin d’accéder à l’information et de télécharger les reçus de dépenses. Une nouvelle solution de comptabilité de la construction devait également se connecter facilement avec son fournisseur de chronométrage, WorkMax.

Un consultant en technologie a donné aux dirigeants de Phoenix Renovation plusieurs options, notamment Open Systems Traverse, Sage Intacct, d’autres produits Sage, Epicor, Zoho, AccountMate et Microsoft Dynamics. Ils ont éliminé Dynamics et Epicor parce que « ils étaient bien en dehors de notre ligue de prix », dit Hugunin. Zoho et Sage Intacct fonctionnaient sur la base d’un projet et ne pouvaient pas montrer comment leurs programmes pourraient être utilisés pour une entreprise spécifique à la construction.

« La plupart des personnes chargées par utilisateur étaient des plates-formes plus anciennes et n’avaient pas d’API ouverte », explique Hugunin.  « Acumatica a continué à arriver en haut de la liste, et finalement, c’est la direction que nous avons déterminée à prendre. »

Acumatica Construction: WIP, AIA, Flexible, à l’épreuve du temps

La suite Acumatica Construction Edition est flexible, personnalisable et à l’épreuve du temps, évitant ainsi d’avoir à la remplacer tous les plusieurs années, explique Hugunin.

Ce qui a scellé l’accord pour Hugunin, c’est de prendre le temps d’assister à l’événement annuel du Sommet d’Acumatica. L’équipe de Phoenix Renovation a rencontré les hauts dirigeants d’Acumatica, a parlé avec ses développeurs et a appris la stratégie de l’entreprise d’investir dans le produit pour l’avenir. « Nous avons parlé avec des pairs du secteur de la construction et avons mieux appris comment ils utilisaient Acumatica », dit-il. « Certains ont partagé leur expérience qui a fourni un autre niveau d’assurance que, lorsque des problèmes surviennent, l’entreprise priorise et apporte des correctifs, en écoutant les utilisateurs et en travaillant activement pour atténuer les problèmes. »

Acumatica modernise les flux de travail de construction avec des vues de tâches en temps réel, des rapports et une facturation AIA, une gestion de la conformité, des rapports quotidiens sur le terrain et une gestion des dépenses. Il leur donne des utilisateurs illimités, un intégré GRC, et un accès à distance transparent pour l’équipe de service sur le terrain via une application mobile robuste.

« Nous avons 15 techniciens de production qui n’ont pas besoin d’un accès quotidien aux informations du projet, mais qui doivent soumettre des reçus de carte de crédit et l’application mobile le permet, mais nous n’avons pas à payer pour un utilisateur complet. Le modèle avant-gardiste de tarification par rapport au modèle de licence par utilisateur habituel nous a vraiment profité », a déclaré Hugunin.

Visibilité et transparence accrues des données

Grâce à Acumatica Construction Edition, Phoenix Renovation bénéficie d’une visibilité complète des données, d’une transparence accrue et d’une meilleure responsabilité. Tous les employés ont accès aux mêmes informations en temps réel, des cadres au bureau aux membres de l’équipe sur le terrain. Avec Acumatica, Phoenix Renovation a considérablement amélioré ses flux de trésorerie en mettant en place des flux de travail automatisés et des processus métier plus rationalisés.

« Nous sommes dans l’industrie de la restauration d’assurance », explique Hugunin. « Donc, ce n’est généralement pas un cas de « si vous êtes payé » mais « quand vous êtes payé ». En général, c’est un processus très lent. Les compagnies d’assurance et les sociétés de prêts hypothécaires sont souvent lentes à débloquer des fonds. Ce n’est pas une coïncidence si, depuis notre mise en ligne sur Acumatica, nous n’avons pas eu besoin de puiser dans notre marge de crédit en 14 mois, et nous opérons des flux de trésorerie positifs pour la plus longue période en 22 ans.

Processus d’approbation automatisé, application mobile pour les reçus de dépenses

L’activité de construction de Phoenix Rénovation est rapide, largement réalisée sur le terrain et compte généralement 400 emplois ouverts. « Cela peut devenir incontrôlable rapidement et il y a beaucoup d’urgences », dit Hugunin.  « Qu’il s’agisse d’une toilette qui a débordé, d’un feu ou d’une tempête de vent majeure qui a décollé d’un demi-toit, nous devons être mobiles et fonctionner en temps réel à partir de n’importe quel endroit. Maintenant que le processus d’approbation est sans papier, cela a été une si grande victoire pour nous.

Les réclamations d’assurance impliquent une grande quantité de paperasse. Imaginez naviguer dans les approbations à travers toutes les parties impliquées, à travers une foule de compagnies d’assurance, puis embaucher des sous-traitants pour effectuer des réparations, traiter avec des propriétaires désemparés, puis multiplier ce chaos par des centaines de projets à la fois. Beaucoup de temps est perdu à mélanger et à suivre toute cette paperasse.

« Avec un système papier comme celui que nous avions, avec des reçus retournés chaque semaine, il était trop facile de passer sous le radar ou d’éviter un problème jusqu’à ce que le papier soit traité ou approuvé. Cela crée un risque pour l’entreprise lorsque toutes les informations ne sont pas là pour prendre des décisions », explique Hugunin. « L’application mobile fait en sorte que maintenant ils soumettent une photo du reçu, et les informations sont automatiquement ajoutées au projet. Les chefs de projet seniors peuvent les voir instantanément et remettre en question leur légitimité si nécessaire. Acumatica offre visibilité, transparence et responsabilité, réduisant ainsi les risques. Acumatica donne à tout le monde le même ensemble de données en temps réel.

Les processus et les approbations automatisés et la capacité de voir immédiatement les données ont grandement amélioré la visibilité de l’entreprise sur ses opérations. « Avec Acumatica Construction, nous avons accès aux données actuelles qui nous aident à comprendre d’où vient notre entreprise, à quel point elle est rentable et où elle en est à tout moment », explique Hugunin.

Rapports robustes, tableaux de bord

L’équipe administrative de Phoenix Renovation ne passe plus de temps à créer des rapports pour ceux qui n’y ont pas accès lorsqu’ils ont couru sur QuickBooks. Ils se concentrent maintenant sur le travail de grande valeur et les tâches essentielles. « Nos parties prenantes et nos gestionnaires de projet sur le terrain ont accès à des données de reporting en temps réel et cela a été énorme pour nous », déclare Cunningham. « Acumatica m’a facilité la vie en ayant la visibilité des comptes créditeurs, des comptes clients, des réclamations entrant et la possibilité de créer facilement des tableaux de bord sur n’importe quelle mesure que j’aimerais voir. »

Connecté GRC, Relations élevées

Avant Acumatica, les données des clients étaient cloisonnées et difficiles à consolider, de sorte que Phoenix Renovation a dû faire un travail supplémentaire pour voir d’où venaient les ventes ou quels emplois étaient les plus rentables.

Acumatica met toutes les informations client à la disposition des utilisateurs autorisés n’importe où, n’importe quand. L’équipe des services sur le terrain peut accéder rapidement aux prospects, aux opportunités, aux factures, aux paiements et aux détails des coûts du projet en temps réel à partir de n’importe quel navigateur et appareil. Lorsque les responsables de projet, les employés de l’administration ou des comptes clients utilisent Acumatica pour contacter un client, ils voient instantanément toutes les factures de comptes clients (RA) ouverts, le pourcentage de projet d’exhaustivité et d’autres données de suivi spécifiques au projet pour une meilleure prise de décision.

Avec Acumatica et son connecté GRC, Rénovation Phénix a ajouté des champs définis par l’utilisateur, des attributs et personnalisé événements d'affaires qui facilitait mieux la communication avec les compagnies d’assurance et le suivi interne des données. L’entreprise a également acquis une meilleure compréhension de ses partenaires de référence d’affaires les plus importants et les plus fréquents et gère plus efficacement les relations avec les clients cibles (c.-à-d. les universités, les districts scolaires, les maisons de soins infirmiers et les gestionnaires immobiliers).

« Nous avons commencé à utiliser les fonctionnalités de campagnes marketing et les données disponibles sur chaque projet, et nous avons maintenant plus d’informations sur tous les différents secteurs d’activité d’où provient notre travail », explique Hugunin.  « Nous en sommes à la première vague d’activation des données pour différentes initiatives marketing, mais nous sommes très optimistes quant aux opportunités que nous pouvons développer avec ces nouvelles idées. »

Ajout de la conformité du fournisseur

Phoenix Rénovation a amélioré ses efforts de conformité des fournisseurs en utilisant Acumatica Construction pour suivre 300 sous-traitants actifs et lorsque leurs certificats d’assurance sont obsolètes, ou s’ils ont dû retenir le paiement pour des travaux inférieurs à la normale. « Nous n’avons jamais eu la facilité de visibilité dans QuickBooks », explique Hugunin.

Amélioration de l’expérience client

Lorsque Phoenix Rénovation reçoit un appel de prospect pour une nouvelle réclamation, l’information est présentée comme une opportunité, attribuée à un gestionnaire de projet qui entre des notes sur l’état du projet, qu’il ait été gagné ou perdu, et s’il est gagné, il est ensuite transformé en un projet, dit Cunningham. « S’il a été perdu, il y a un endroit pour entrer pourquoi. Ce n’est qu’un autre exemple de la façon dont nous pouvons utiliser les informations sur les raisons pour lesquelles nous avons perdu une réclamation et ce qui s’est passé pour nous améliorer lorsque nous traitons avec des clients.

« De plus, nous avons eu beaucoup de victoires incrémentielles, de petites victoires qui s’additionnent et permettent de gagner du temps, ce qui facilite la vie de nos employés. Cela donne aux employés plus de bande passante pour offrir une meilleure expérience client et être plus en temps réel », explique Hugunin. « Tout ce que nous pouvons faire pour créer de meilleurs systèmes ou processus, et être plus efficaces, conduit à moins de fardeaux afin qu’ils puissent consacrer leur énergie à donner une oreille attentive aux clients que nous servons, en faisant preuve d’empathie et de soin. Ces soins sont l’une des raisons pour lesquelles les gens reviennent vers nous ou nous réfèrent leurs amis.

Plate-forme évolutive pour la croissance

Phoenix Renovation peut étendre sa zone de service pour inclure des zones spécifiques ravagées par un ouragan dans les États voisins du Sud. « Nous avons une plate-forme évolutive et nous pouvons facilement ajouter des succursales et des employés », explique Hugunin.

L’entreprise prend maintenant des décisions fondées sur les données plutôt que sur des hypothèses basées sur des sentiments instinctifs. « Acumatica nous aide à être plus rentables et nous permet d’augmenter notre volume avec une visibilité et une transparence totales. »

« En interne, nos parties prenantes connaissent nos objectifs de vente et savent exactement ce que nous avons réalisé », poursuit Hugunin. « Le fait d’être basé sur le cloud donne accès au terrain à tout moment. S’ils sont dans une maison en attente d’un rendez-vous, ils peuvent s’asseoir dans leur camion, se connecter et approuver les factures ou soumettre une facture ou un reçu de dépenses. Il y a tellement de choses qu’ils peuvent maintenant faire sans mettre les pieds dans le bureau.

Phoenix Renovation pourrait ajouter des charges de travail et des fonctions technologiques supplémentaires à Acumatica, dit Hugunin. « Je suis ravi d’explorer la solution de portail client en libre-service. Il est possible que nous puissions utiliser le portail pour les relevés, les facturations et les recouvrements afin que nos clients et les agences avec lesquelles nous traitons aient l’impression de faire partie du processus et d’être plus au courant de l’état de leur projet. Je vois que ce n’est qu’un autre différenciateur commercial pour Phoenix Renovation par rapport à d’autres dans notre micro-vertical de construction.