Le processus d’approvisionnement au paiement dans la distribution : pratiques exemplaires et pièges courants

Pour les distributeurs, la simplification des processus complexes est d’une importance cruciale pour préserver les marges et assurer d’excellents niveaux de service aux clients. Un endroit privilégié pour cette simplification est le cycle de l’approvisionnement au paiement (P2P) : la procédure en plusieurs étapes pour l’approvisionnement, l’achat et le paiement des ressources opérationnelles.

Dans le secteur de la distribution, l’exécution rapide, les rotations serrées des stocks et la concurrence intense exigent que vous disposiez d’un processus d’approvisionnement au paiement efficient et efficace qui offre une visibilité de bout en bout, intègre des contrôles des risques et, dans la plupart des cas, nécessite une automatisation. Aujourd’hui, nous définirons la P2P, examinerons le cycle P2P et discuterons de la meilleure façon de le gérer tout en évitant les pièges courants.

Comprendre l’approvisionnement au paiement dans le contexte de la distribution

Pour bien comprendre le cycle P2P, nous devons d’abord définir ce que signifie l’approvisionnement.

Définition de l’approvisionnement

En termes simples, l’approvisionnement est le processus d’acquisition de fournitures et de ressources qu’une entreprise ne produit pas seule, et la gestion de l’approvisionnement est le processus de contrôle de ces acquisitions. Mais l’approvisionnement n’est qu’une partie du P2P.

Définition du P2P (et avantages)

Le P2P intègre les activités d’achat et de comptes fournisseurs. C’est-à-dire qu’il couvre l’ensemble du flux de travail d’approvisionnement en quatre étapes distinctes :

1. Demande et approbation : Déterminer les biens ou services dont vous avez besoin.
2. Approvisionnement et création de bons de commande : Assurer la conformité et mettre en œuvre un processus de commande structuré.
3. Réception et inspection : Recevoir les articles réquisitionnés du fournisseur et s’assurer que vous avez reçu ce que vous avez commandé.
4. Traitement et paiement des factures : Recevoir les factures, payer le fournisseur et s’assurer que les registres des transactions sont exacts.

Lorsqu’il est optimisé et automatisé, le cycle P2P augmente l’efficacité, rationalise les processus et facilite la gestion des risques tout en augmentant la visibilité des flux de trésorerie et en assurant de solides marges.

Le cycle P2P peut sembler légèrement différent pour différents types de distributeurs, mais quels que soient votre méthodologie et vos processus de distribution, votre cycle P2P comprendra toujours les quatre étapes principales énumérées ci-dessus. Approfondissons un peu chacun.

Étapes principales du cycle P2P de distribution

1. Demande et approbation

D’une manière ou d’une autre (p. ex., par des signaux de demande, des prévisions de ventes, des déclencheurs d’inventaire minimum/maximum, etc.), vous apprenez que votre entreprise a besoin de fournitures ou de ressources. Et, en fonction de ces informations, vous emprunterez l’une des deux voies. Si les articles ou services dont vous avez besoin sont des choses que vous achetez couramment, vous pouvez contourner le processus de demande et d’approbation et passer directement à la création du bon de commande, un document contractuel qui présente les détails de l’achat (p. ex., quantité, prix, dates de livraison, etc.). Les acheteurs eux-mêmes créent le bon de commande lorsqu’ils passent une commande chez vous.

Cependant, si les articles ou services dont vous avez besoin sont nouveaux pour votre entreprise, s’ils ne sont pas des choses que vous achetez couramment, ou si la commande est spéciale ou exceptionnellement importante, vous devrez créer un formulaire de demande d’achat interne (qui couvre les descriptions des articles, les quantités et les spécifications) pour approbation. Cette demande de demande sera soumise à la personne ou au ministère concerné pour examen. La demande est ensuite rejetée ou approuvée selon les politiques d’approvisionnement de votre entreprise. Si elle est rejetée, elle doit être révisée pour répondre aux critères nécessaires et, si elle est approuvée, vous passerez à l’étape 2.

2. Approvisionnement et création de bons de commande

Si votre achat a nécessité une demande de demande et que cette demande a été approuvée, le formulaire de demande est remis à l’équipe d’approvisionnement, dont les membres sont responsables de la sélection des fournisseurs et de la vérification de leurs coûts, de leur fiabilité et de leur qualité de service. Le ou les fournisseurs sélectionnés auront besoin d’un bon de commande pour les articles achetés. Si vous commandez continuellement un article spécifique auprès du même fournisseur, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion d’entreprise pour mettre en place des bons de commande généraux (plus d’informations ci-dessous) afin de gérer automatiquement les SKU récurrents, réduisant ainsi les erreurs humaines et vous faisant économiser du temps, des efforts et de l’argent.

3. Réception et inspection

Une fois l’envoi du fournisseur arrivé, votre équipe de réception peut inspecter les marchandises pour vérifier que les articles et les quantités corrects ont été livrés comme commandé. Alors que certains distributeurs peuvent contourner cette inspection, d’autres, comme les distributeurs d’aliments, de produits pharmaceutiques et de produits chimiques, inspectent et testent régulièrement la qualité des commandes qu’ils reçoivent pour s’assurer qu’elles sont sûres et conformes aux normes réglementaires.

4. Traitement et paiement des factures

À la réception d’une facture vérifiée, le service des comptes créditeurs traite la facture et paie le fournisseur. L’automatisation avec la technologie peut beaucoup aider votre entreprise à ce stade, avec des fonctionnalités telles que des outils de reconnaissance de documents alimentés par l’IA qui peuvent traiter automatiquement les factures des fournisseurs et les préparer pour le paiement. Un cycle P2P efficace qui vous permet de payer vos fournisseurs rapidement et avec précision maintient vos relations avec la chaîne d’approvisionnement solides tout en augmentant la rentabilité.

Pratiques exemplaires en matière d’efficacité et de conformité

Étant donné que le processus P2P implique autant de personnes et de pièces mobiles, il peut être difficile si vous manquez de politiques standardisées, de flux de travail automatisés et d’analyses en temps réel. Tenez compte des pratiques exemplaires suivantes pour aider à accroître l’efficacité et à simplifier la conformité, tant aux politiques internes qu’aux exigences réglementaires et aux fournisseurs externes.

1. Automatiser et intégrer les systèmes

Le monde numérique d’aujourd’hui exige que les entreprises de toutes tailles utilisent des technologies modernes dotées de capacités alimentées par l’IA, comme les solutions de planification des ressources d’entreprise (ERP), pour gérer leurs opérations et rester compétitives. La technologie automatise et standardise les processus manuels, accélérant les tâches et réduisant la fatigue des employés. L’intégration de plusieurs systèmes dans une solution centralisée et avancée vous permet de relier vos informations de gestion financière et d’approvisionnement à vos données d’inventaire, ce qui vous donne une visibilité et un aperçu de tous les aspects de votre entreprise et vous aide à rationaliser vos flux de travail de processus P2P.

2. Renforcer les contrôles et la conformité

Avec une solution ERP intégrée, vous pouvez mettre en place des contrôles complets sur votre cycle d’approvisionnement. L’analyse des données et la visibilité en temps réel vous permettront de suivre les tâches à chaque étape du processus P2P, d’auditer le rendement et les dépenses d’achats, et d’optimiser les procédures en identifiant et en corrigeant les problèmes (p. ex., jumelage à trois, séparation des tâches, etc.). Relier les finances et l’approvisionnement vous permet de prendre des décisions fondées sur des faits. Cela vous aide également à être sûr que votre budget, vos transactions et vos processus sont conformes aux réglementations légales et industrielles applicables et aux exigences des fournisseurs. Ces exigences peuvent varier considérablement d’une frontière à l’autre et d’un fournisseur à l’autre. Certaines de ces différences peuvent être importantes, tandis que d’autres (comme les exigences variables en matière d’échange de données informatisées [EDI] entre les fournisseurs) peuvent être plus nuancées, avec des différences dans les détails. Mais ils doivent tous être respectés pour que votre entreprise reste en activité et en règle avec toutes les parties prenantes. Une solution ERP moderne offre un espace unique et consolidé pour rationaliser et automatiser la gestion de la conformité, afin que vous puissiez vous concentrer sur le pilotage de votre entreprise, et pas seulement sur son maintien à flot dans un océan de réglementations.

3. Collaborer avec les fournisseurs

La collaboration avec les fournisseurs peut aider à faciliter le processus P2P. Par exemple, vous pouvez fournir un portail libre-service aux fournisseurs qui offre un accès 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, les aide à résoudre les problèmes sans délai et fournit des ressources supplémentaires qui vous aident à mieux travailler ensemble. De plus, vous pouvez établir une entente de réapprovisionnement conjointe pour vous assurer que les stocks sont réapprovisionnés en fonction d’un montant convenu, ce qui rationalise la gestion des stocks et réduit les ruptures de stock potentielles. Les bons de commande généraux (BPO) sont une autre méthode importante de collaboration. Les BPO regroupent plusieurs achats du même article ou service en vertu d’une seule entente. Pour vos fournisseurs, les BPO signifient que vous vous engagez à acheter chez eux à long terme, ce qui peut améliorer les négociations de prix pour votre entreprise et aider vos fournisseurs à prévoir la demande pour leurs produits au fil du temps. Les BPO peuvent grandement profiter à toutes les personnes concernées.

Les pièges courants auxquels les distributeurs sont confrontés et comment la technologie et l’automatisation aident à les surmonter

Les distributeurs qui s’appuient sur ces pratiques exemplaires, y compris la mise en œuvre d’une solution complète de gestion d’entreprise avec des capacités P2P intégrées, sont en bonne voie de devenir des entreprises prospères et efficaces. Pour ceux qui n’ont pas encore adopté ces pratiques, il y a quelques pièges à éviter, comme les dépenses non-conformistes (les employés effectuant des achats non autorisés en dehors de la liste des fournisseurs approuvés) et la dérive des politiques (changements graduels dans la façon dont les politiques de l’entreprise sont appliquées au fil du temps).

Parmi les autres pièges, mentionnons les silos de données et les processus manuels, qui peuvent entraîner des complications telles que des enregistrements d’UGS en double ou des retards dans l’enregistrement de la réception des marchandises, et des contrôles de correspondance faibles, ce qui peut entraîner des rétrofacturations coûteuses et des différends avec les fournisseurs. Une mauvaise visibilité sur les demandes des clients est un autre piège possible. Si vous ne savez pas ce que les clients peuvent commander, vous aurez du mal à déterminer quoi acheter, combien acheter et quand passer la commande. Cela est particulièrement vrai pour les distributeurs de produits saisonniers ou de produits avec de longs délais.

La bonne nouvelle?

La bonne technologie vous fournit les outils, les ressources et les fonctionnalités nécessaires pour vous aider à automatiser et à transformer votre processus P2P. Voici des exemples de ces aides technologiques :

• Capacités d’IA conçues pour extraire des données, détecter des anomalies, gérer les exceptions et prévoir la demande.
• L’analyse de l’IA pour la demande prédictive et la notation des risques.
• Suites infonuagiques qui permettent aux utilisateurs d’accéder aux données de l’entreprise sur n’importe quel appareil, à tout moment, et offrent une évolutivité, un déploiement rapide et des mises à jour continues.

IRC et amélioration continue

La mesure et l’amélioration de la performance P2P sont essentielles à l’amélioration continue des opérations et peuvent se faire au moyen d’indicateurs de performance clés (KPI). Les technologies modernes de gestion d’entreprise, comme un système ERP infonuagique, peuvent vous aider à gérer, à recueillir des données et à prendre des décisions en fonction de ces indicateurs clés de performance essentiels en matière d’approvisionnement, tels que :

• Temps de cycle du bon de commande : Le temps qu’il faut pour terminer un bon de commande du début à la fin.
• Taux de jumelage au premier passage : Le pourcentage de factures qui correspondent au bon de commande et au reçu correspondants à la première tentative.
• Pourcentage de paiement à temps : Le pourcentage de paiements que votre entreprise effectue à temps.
• Coût par facture : Le coût total du traitement d’une seule facture par l’intermédiaire du service AP.
• Rendement du fournisseur : Une mesure montrant si les fournisseurs ont tenu leurs promesses. Il compare les dates de livraison réalisées et la qualité réelle des produits aux dates de livraison promises et à la qualité attendue des produits.

Faire appel à Acumatica pour vos besoins en matière de processus d’approvisionnement au paiement

Le cycle d’approvisionnement au paiement pour les distributeurs peut être géré efficacement par une solution unique et spécialisée qui automatise le processus et relie votre entreprise à vos fournisseurs pour une agilité et une productivité accrues. Avec Acumatica, vous disposez de l’intelligence d’affaires, de l’apprentissage automatique et des flux de travail configurables dont vous avez besoin pour rationaliser et efficacer votre processus P2P.

Les flux de travail configurables et l’automatisation d’Acumatica peuvent être adaptés à vos besoins spécifiques. Acumatica offre également une gestion avancée des fournisseurs, ce qui vous permet de suivre facilement les paiements des fournisseurs et des fournisseurs correspondants.

« Si je ne mettais pas à jour les clients et les vendeurs chaque semaine, ils ne sauraient pas quelles sont les dates d’échéance estimées, et pour que je les mette à jour chaque semaine, il me faudrait une semaine pour le faire... [Maintenant], lorsqu’un conteneur quitte l’Extrême-Orient ou d’où qu’il vienne, nous téléchargeons tout le conteneur avec tout ce qui figure sur ce bon de commande. Nous avons inscrit une date estimative de l’expédition parce qu’une fois qu’elle est sur l’eau, nous savons dans les trois jours quand elle doit arriver au pays. Lorsqu’un conteneur arrive, tout ce que nous avons à faire est d’appuyer sur « reçu », et le tour est joué. Boca Terry

Grâce à la saisie automatisée des factures d’Acumatica, les factures papier peuvent être numérisées à l’aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et ajoutées au moteur de reconnaissance pour le traitement. À partir de ces analyses, le système identifie automatiquement le fournisseur, les modalités, la devise, les postes, les montants et d’autres détails sur les factures et relie ces informations à vos registres de comptes fournisseurs.

« Maintenant, [nos documents sont] automatiquement remplis chaque jour. Acumatica nous a apporté beaucoup plus de contrôle sur notre entreprise. Il y a eu des moments où les factures étaient manquées [complètement] et cela ne se produit tout simplement plus. » – Chad Treadwell, vice-président des opérations, FSC Lighting

Les flux bancaires automatisés avec Advanced Expense Management simplifient le processus de rapprochement des achats par carte de crédit de l’entreprise, génèrent des reçus des transactions et invitent les employés à gérer le processus de rapprochement des reçus.

« Honnêtement, je ne sais pas comment je ferais sans un ERP à 360 degrés. Avant de mettre en œuvre l’inventaire et l’approvisionnement d’Acumatica, je faisais tout cela avec Excel. L’entreprise était beaucoup plus petite à l’époque, mais je devenais toujours fou en essayant de tout synchroniser. Aujourd’hui, il est absolument essentiel de disposer des données d’approvisionnement que nous avons avec Acumatica avec les dates de travaux, les dates promises, les reçus d’achat et notre fonctionnalité de planification des prévisions. C’est l’épine dorsale de ce que fait mon service. » – Kai Earthsong, vice-président de la gestion de la chaîne d’approvisionnement, Happy Valley

Ce n’est qu’un petit échantillon, avec des cas réels, de la façon dont les capacités d’approvisionnement au paiement d’Acumatica peuvent servir votre entreprise de distribution. Pour en savoir plus, consultez notre LIVRE ÉLECTRONIQUE, Automatisez l’approvisionnement au paiement avec Acumatica et contactez nos experts dès aujourd’hui pour toute question.