Le processus d’approvisionnement au paiement dans la distribution : pratiques exemplaires et pièges courants

Introduction : Pourquoi le P2P est important pour les marges de distribution et le service

Pour les distributeurs, la simplification des processus complexes est d’une importance cruciale pour préserver les marges et assurer d’excellents niveaux de service aux clients. Un endroit privilégié pour cette simplification est le cycle de l’approvisionnement au paiement (P2P) : la procédure en plusieurs étapes pour l’approvisionnement, l’achat et le paiement des ressources opérationnelles.

Dans l’industrie de la distribution, la rapidité des livraisons, les rotations serrées des stocks et la concurrence intense exigent un processus d’achat à paiement efficace et performant, qui offre une visibilité de bout en bout, intègre des contrôles des risques et, dans la plupart des cas, nécessite une automatisation. Aujourd’hui, nous allons définir le P2P, examiner le cycle P2P et discuter de la meilleure façon de le gérer tout en évitant les pièges courants.

Comprendre l’approvisionnement au paiement dans le contexte de la distribution

Pour bien comprendre le cycle P2P, nous devons d’abord définir ce que signifie l’approvisionnement.

Définition de l’approvisionnement

L’approvisionnement , c’est la façon dont une entreprise se procure et achète des biens et services qu’elle ne produit pas en interne. L’achat à paiement élargit cette portée en reliant les étapes d’approvisionnement à la réception et aux comptes fournisseurs, afin que les dossiers financiers et opérationnels restent alignés depuis la demande initiale jusqu’au paiement et la comptabilité.

Définition du P2P (et avantages)

Le P2P intègre les activités d’achat et de comptes fournisseurs. C’est-à-dire qu’il couvre l’ensemble du flux de travail d’approvisionnement en quatre étapes distinctes :

1. Demande et approbation : Déterminer les biens ou services dont vous avez besoin.
2. Approvisionnement et création de bons de commande : Assurer la conformité et mettre en œuvre un processus de commande structuré.
3. Réception et inspection : Recevoir les articles réquisitionnés du fournisseur et s’assurer que vous avez reçu ce que vous avez commandé.
4. Traitement et paiement des factures : Recevoir les factures, payer le fournisseur et s’assurer que les registres des transactions sont exacts.

Lorsqu’il est optimisé et automatisé, le cycle P2P augmente l’efficacité, rationalise les processus et facilite la gestion des risques tout en augmentant la visibilité des flux de trésorerie et en assurant de solides marges.

Le cycle P2P peut sembler légèrement différent pour différents types de distributeurs, mais quels que soient votre méthodologie et vos processus de distribution, votre cycle P2P comprendra toujours les quatre étapes principales énumérées ci-dessus. Approfondissons un peu chacun.

Étapes principales du cycle P2P de distribution

1. Demande et approbation

D’une manière ou d’une autre (p. ex., par des signaux de demande, des prévisions de ventes, des déclencheurs d’inventaire minimum/maximum, etc.), vous apprenez que votre entreprise a besoin de fournitures ou de ressources et, en fonction de cette information, vous emprunterez l’une des deux voies.

Si les articles ou services dont vous avez besoin sont des choses que vous achetez couramment, vous pouvez contourner le processus de demande et d’approbation et passer directement à la création du bon de commande, un document contractuel qui présente les détails de l’achat (p. ex., quantité, prix, dates de livraison, etc.). Les acheteurs eux-mêmes créent le bon de commande lorsqu’ils passent une commande chez vous.

Cependant, si les articles ou services dont vous avez besoin sont nouveaux pour votre entreprise, s’ils ne sont pas des choses que vous achetez couramment, ou si la commande est spéciale ou exceptionnellement importante, vous devrez créer un formulaire de demande d’achat interne (qui couvre les descriptions des articles, les quantités et les spécifications) pour approbation. Cette demande de demande sera soumise à la personne ou au ministère concerné pour examen. La demande est ensuite rejetée ou approuvée selon les politiques d’approvisionnement de votre entreprise. Si elle est rejetée, elle doit être révisée pour répondre aux critères nécessaires et, si elle est approuvée, vous passerez à l’étape 2.

Un diagramme de flux de travail pour gérer les demandes d’achat et le processus d’inventaire au sein d’une organisation

2. Approvisionnement et création de bons de commande

Si votre achat a nécessité une demande de demande et que cette demande a été approuvée, le formulaire de demande est remis à l’équipe d’approvisionnement, dont les membres sont responsables de la sélection des fournisseurs et de la vérification de leurs coûts, de leur fiabilité et de leur qualité de service.

Le ou les fournisseurs sélectionnés auront besoin d’un bon de commande pour les articles achetés.

Si vous commandez continuellement un article spécifique auprès du même fournisseur, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion d’entreprise pour mettre en place des bons de commande généraux (plus d’informations ci-dessous) afin de gérer automatiquement les SKU récurrents, réduisant ainsi les erreurs humaines et vous faisant économiser du temps, des efforts et de l’argent.

3. Réception et inspection

Lorsque les marchandises arrivent, la réception confirme que les bons articles et quantités ont été livrés.

Certains distributeurs inspectent ou testent aussi les marchandises en fonction des exigences de risque et de conformité (par exemple, produits réglementés, biens sensibles à la température ou problèmes de performance des fournisseurs).

Des enregistrements de réception précis sont essentiels car ils favorisent la disponibilité des stocks et soutiennent la validation des factures plus tard dans le processus.

4. Traitement et paiement des factures

À la réception d’une facture vérifiée, le service des comptes créditeurs traite la facture et paie le fournisseur.

L’automatisation avec la technologie peut beaucoup aider votre entreprise à ce stade, avec des fonctionnalités telles que des outils de reconnaissance de documents alimentés par l’IA qui peuvent traiter automatiquement les factures des fournisseurs et les préparer pour le paiement.

Un cycle P2P efficace qui vous permet de payer vos fournisseurs rapidement et avec précision maintient vos relations avec la chaîne d’approvisionnement solides tout en augmentant la rentabilité.

Pratiques exemplaires en matière d’efficacité et de conformité

Parce que le P2P couvre les demandeurs, les acheteurs, les bénéficiaires et les comptes fournisseurs, de petites défaillances peuvent créer des exceptions en aval. Ces meilleures pratiques aident les distributeurs à améliorer la rapidité, la précision et la conformité sans ajouter de frictions inutiles :

• Standardiser les polices (qui peut acheter quoi, auprès de qui, et dans quelles conditions)
• Automatiser les approbations et les transferts entre l’achat, la réception, l’inventaire et les comptes fournisseurs
• Maintenez des données propres sur les fournisseurs et les articles pour éviter les remaniements et les incompatibilités
• Surveillez la performance avec un petit ensemble de KPI partagés entre les achats et les finances »

1. Automatiser et intégrer les systèmes

Le monde numérique d’aujourd’hui exige que les entreprises de toutes tailles utilisent des technologies modernes dotées de capacités alimentées par l’IA — comme les solutions de planification des ressources d’entreprise (ERP) — pour gérer leurs opérations et rester compétitives.

La technologie automatise et standardise les processus manuels, accélérant les tâches et réduisant la fatigue des employés. Intégrer plusieurs systèmes dans une solution centralisée et avancée vous permet de connecter vos informations d’approvisionnement et de gestion financière à vos données d’inventaire, vous donnant visibilité et compréhension de chaque aspect de votre entreprise et vous aidant à rationaliser vos flux de travail P2P.

2. Renforcer les contrôles et la conformité

Avec une solution ERP intégrée, vous pouvez mettre en place des contrôles complets sur votre cycle d’approvisionnement.

Les contrôles fonctionnent mieux lorsqu’ils sont intégrés au flux de travail et appliqués de façon constante. Exemples :

• Correspondance à trois voies (facture à la facture et reçu) pour réduire la surfacturation et les paiements en double
• Séparation des tâches afin que le même utilisateur ne demande pas, approuve, reçoive et ne paie pas sans supervision
• Seuils d’approbation par montant, catégorie ou localisation pour maintenir les dépenses dans la politique
• Des traces d’audit qui montrent qui a approuvé quoi et quand

Lorsque les contrôles et les données transactionnelles sont présents dans un seul système, les examens et audits deviennent plus rapides, et les exceptions plus faciles à examiner.

3. Collaborer avec les fournisseurs

La collaboration avec les fournisseurs peut aider à faciliter le processus P2P. Par exemple, vous pouvez fournir un portail libre-service aux fournisseurs qui offre un accès 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, les aide à résoudre les problèmes sans délai et fournit des ressources supplémentaires qui vous aident à mieux travailler ensemble. De plus, vous pouvez établir une entente de réapprovisionnement conjointe pour vous assurer que les stocks sont réapprovisionnés en fonction d’un montant convenu, ce qui rationalise la gestion des stocks et réduit les ruptures de stock potentielles.

Les bons de commande généraux (BPO) sont une autre méthode importante de collaboration. Les BPO regroupent plusieurs achats du même article ou service en vertu d’une seule entente. Pour vos fournisseurs, les BPO signifient que vous vous engagez à acheter chez eux à long terme, ce qui peut améliorer les négociations de prix pour votre entreprise et aider vos fournisseurs à prévoir la demande pour leurs produits au fil du temps. Les BPO peuvent grandement profiter à toutes les personnes concernées.

Défaillances P2P courantes et comment les corriger

Même les équipes de distribution solides rencontrent des pièges P2P prévisibles lorsque les politiques, les données et les flux de travail ne sont pas connectés :

• Dépenses indépendantes : les achats externes à des fournisseurs ou processus approuvés peuvent créer des surprises sur les factures et réduire les économies négociées.
• Dérive politique : l’application incohérente des approbations et des règles d’achat augmente les exceptions et affaiblit l’auditabilité au fil du temps.
• Silos de données et saisie manuelle : les données d’articles, de fournisseurs et de reçus déconnectées peuvent créer des enregistrements SKU en double, des reçus manqués et des retards d’achat.
• Contrôles de correspondance faibles : un mauvais alignement des PO/reçus/factures peut entraîner des rétrofacturations, des contestations et un surpaiement évitable.
• Visibilité limitée de la demande : sans signaux fiables, les distributeurs ont du mal à acheter les bonnes quantités au bon moment, surtout pour les produits saisonniers et à long terme.

L’automatisation est particulièrement utile lorsqu’elle réduit les transferts manuels, impose systématiquement l’appariement et les approbations, et améliore la visibilité sur l’approvisionnement entrant et les passifs.

La bonne nouvelle?

Les améliorations technologiques qui ont généralement le plus grand impact P2P incluent :

• Capture et validation automatisées des données de factures pour réduire la saisie manuelle et accélérer les approbations
• Gestion des exceptions qui envoie les incompatibilités (prix, quantité, fret, timing) au bon propriétaire
• Des analyses prédictives qui améliorent la planification du ravitaillement et mettent en lumière les tendances de risque des fournisseurs
• Accès cloud qui soutient les équipes distribuées avec des données en temps réel et des processus cohérents

IRC et amélioration continue

La mesure et l’amélioration de la performance P2P sont essentielles à l’amélioration continue des opérations et peuvent se faire au moyen d’indicateurs de performance clés (KPI). Les technologies modernes de gestion d’entreprise, comme un système ERP infonuagique, peuvent vous aider à gérer, à recueillir des données et à prendre des décisions en fonction de ces indicateurs clés de performance essentiels en matière d’approvisionnement, tels que :

• Temps de cycle du bon de commande : Le temps qu’il faut pour terminer un bon de commande du début à la fin.
• Taux de jumelage au premier passage : Le pourcentage de factures qui correspondent au bon de commande et au reçu correspondants à la première tentative.
• Pourcentage de paiement à temps : Le pourcentage de paiements que votre entreprise effectue à temps.
• Coût par facture : Le coût total du traitement d’une seule facture par l’intermédiaire du service AP.
• Rendement du fournisseur : Une mesure montrant si les fournisseurs ont tenu leurs promesses. Il compare les dates de livraison réalisées et la qualité réelle des produits aux dates de livraison promises et à la qualité attendue des produits.

Faire appel à Acumatica pour vos besoins en matière de processus d’approvisionnement au paiement

Le cycle d’approvisionnement au paiement pour les distributeurs peut être géré efficacement par une solution unique et spécialisée qui automatise le processus et relie votre entreprise à vos fournisseurs pour une agilité et une productivité accrues. Avec Acumatica, vous disposez de l’intelligence d’affaires, de l’apprentissage automatique et des flux de travail configurables dont vous avez besoin pour rationaliser et efficacer votre processus P2P.

Les flux de travail configurables et l’automatisation d’Acumatica peuvent être adaptés à vos besoins spécifiques. Acumatica offre également une gestion avancée des fournisseurs, ce qui vous permet de suivre facilement les paiements des fournisseurs et des fournisseurs correspondants.

« Si je ne mettais pas à jour les clients et les vendeurs chaque semaine, ils ne sauraient pas quelles sont les dates d’échéance estimées, et pour que je les mette à jour chaque semaine, il me faudrait une semaine pour le faire... [Maintenant], lorsqu’un conteneur quitte l’Extrême-Orient ou d’où qu’il vienne, nous téléchargeons tout le conteneur avec tout ce qui figure sur ce bon de commande. Nous avons inscrit une date estimative de l’expédition parce qu’une fois qu’elle est sur l’eau, nous savons dans les trois jours quand elle doit arriver au pays. Lorsqu’un conteneur arrive, tout ce que nous avons à faire est d’appuyer sur « reçu », et le tour est joué. Boca Terry

Grâce à la saisie automatisée des factures d’Acumatica, les factures papier peuvent être numérisées à l’aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et ajoutées au moteur de reconnaissance pour le traitement. À partir de ces analyses, le système identifie automatiquement le fournisseur, les modalités, la devise, les postes, les montants et d’autres détails sur les factures et relie ces informations à vos registres de comptes fournisseurs.

« Maintenant, [nos documents sont] automatiquement remplis chaque jour. Acumatica nous a apporté beaucoup plus de contrôle sur notre entreprise. Il y a eu des moments où les factures étaient manquées [complètement] et cela ne se produit tout simplement plus. » – Chad Treadwell, vice-président des opérations, FSC Lighting

Les flux bancaires automatisés avec Advanced Expense Management simplifient le processus de rapprochement des achats par carte de crédit d’entreprise, la génération des reçus à partir des transactions et incitent les employés à gérer le processus de rapprochement des reçus.

Ce n’est qu’un petit échantillon, avec des cas réels, de la façon dont les capacités d’approvisionnement au paiement d’Acumatica peuvent servir votre entreprise de distribution. Pour en savoir plus, consultez notre LIVRE ÉLECTRONIQUE, Automatisez l’approvisionnement au paiement avec Acumatica et contactez nos experts dès aujourd’hui pour toute question.

Procure-to-pay en distribution : questions fréquentes

Quelle est la différence entre l’achat avec possibilité de paiement et l’achat avec possibilité de paiement?

Ils sont couramment utilisés de façon interchangeable. Les deux décrivent le flux de travail allant de la demande d’achat à la réception et au paiement des factures, reliant l’activité d’approvisionnement aux comptes fournisseurs.

Pourquoi les distributeurs bénéficient-ils de tant d’exceptions pour les factures?

Les exceptions proviennent souvent des reçus manquants ou en retard, des écarts de prix/quantité, des enregistrements d’articles en double et des achats effectués en dehors des processus standards. Des contrôles d’adaptation solides et des données maîtresses propres réduisent les retravails.

Qu’est-ce que le jumelage à trois en P2P?

L’appariement à trois valide que la facture correspond au bon de commande et au dossier de réception avant paiement, ce qui aide à prévenir les trop-perçus et améliore la précision des factures.

Quels KPI sont les plus utiles pour l’amélioration du P2P?

Commencez par le temps du cycle de post, le taux de correspondance au premier passage, le taux d’exception de facture, le délai de traitement des factures et le pourcentage de paiement à temps. Ajoutez le coût par facture au fur et à mesure que vous maturez votre approche de mesure.

Où l’automatisation apporte-t-elle le retour sur investissement le plus rapide?

Les gains rapides courants incluent la capture automatisée des factures, l’approbation des flux de travail et la liaison cohérente PO/reçu/facture qui améliore les taux de correspondance et réduit la saisie manuelle.