Boca Terry

Acumatica Retail Edition

Après une deuxième recherche ERP, Boca Terry a décidé de mettre en œuvre Acumatica Retail Edition avec l’aide du partenaire d’Acumatica i-Tech Support Inc.

« L’intégration et la facilité d’utilisation d’Acumatica semblaient meilleures que NetSuite », explique Edward. « Quand nous avons vu les démos, c’était tellement plus remarquable que tout ce que nous avons regardé. Il s’adaptait comme un gant et l’intégration de ce que nous faisons en tant qu’entreprise semblait être une transition en douceur.

Avec Acumatica, Boca Terry les dirigeants ont une visibilité complète sur les informations commerciales critiques qu’ils utilisent pour prendre des décisions en temps réel basées sur les données. Ils comprennent où se trouve l’inventaire, ce qu’ils ont en stock, et peuvent livrer les bons produits aux bons endroits au bon moment. Les informations financières sont disponibles instantanément via divers tableaux de bord. Boca Terry fonctionne maintenant beaucoup plus efficacement, disent les Cohen.

« Nous n’avons pas besoin de prendre une heure ou deux pour comprendre ce qui se passe », dit Edward. Il n’a pas non plus à suspendre sa journée pour compiler des feuilles de calcul et des mises à jour par e-mail à Bruce, qui opère en Californie et n’avait pas accès aux données nécessaires auparavant.

Boca Terry a réduit le nombre de jours qu’il faut pour expédier une commande parce qu’Acumatica offre une visibilité complète sur ce qu’ils ont en inventaire, qui est l’information qu’ils n’avaient pas disponible auparavant. Le responsable de l’expédition se concentre sur la tâche à accomplir et ne perd plus de temps à taper manuellement de longues commandes client.

Lorsque les chaînes d’approvisionnement ont été perturbées par la pandémie, Boca Terrys’étendaient de quelques mois à plus de six mois seulement. Avec Acumatica, Boca Terry a acquis une visibilité sur ce qui se trouvait sur l’eau et sur le moment où il devait arriver afin qu’ils puissent donner aux clients des estimations plus précises. C’était de la visibilité qu’ils n’avaient pas auparavant.

Maintenant, toute personne connectée à Acumatica voit quand les robes ou les serviettes sont prévues pour arriver et peut fournir ces informations aux clients. Visibilité et notifications autour du suivi des stocks et des conteneurs autorisés Boca Terry pour améliorer son service à la clientèle.

La société a également amélioré son cycle de commande à la trésorerie. Ils acceptent maintenant plus de cartes de crédit, et le traitement des paiements est beaucoup plus facile avec le traitement intégré des cartes de crédit d’Acumatica.

Avec Acumatica, beaucoup de Boca Terrysont maintenant automatisées, ce qui a permis de réaliser d’innombrables économies de temps et d’argent.

Amélioration de l’efficacité opérationnelle

L' Boca Terry l’équipe est plus efficace. L’équipe de vente saisit les commandes directement dans Acumatica, ce qui a éliminé le besoin d’une personne d’entrée de commande à temps plein. Cette personne se concentre maintenant sur l’expédition et l’obtention des commandes plus rapidement.

Pour suivre l’état de la commande, les employés se connectent à Acumatica et peuvent afficher instantanément une commande et son statut.

Auparavant, ils devaient appeler Edward, qui devait passer manuellement du temps à chercher et à rechercher les informations requises. Avec des informations en temps réel toujours disponibles dans Acumatica, Edward a éliminé au moins huit appels par jour, dit-il, et a récupéré les heures qu’il utilise maintenant pour se concentrer sur la gestion de l’entreprise.

« Acumatica m’a rendu la vie tellement plus facile. C’est incroyable », dit Edward.

Par exemple: « Si je ne devais pas mettre à jour les clients et les vendeurs chaque semaine, ils ne sauraient pas quelles étaient les dates d’échéance estimées, et pour moi de les mettre à jour chaque semaine, il me faudrait une semaine pour le faire », dit-il.

« Acumatica et i-Tech ont pu développer un système pour nous selon lequel lorsqu’un conteneur quitte l’Extrême-Orient ou d’où qu’il vienne, nous téléchargeons l’ensemble du conteneur avec tout ce qui se trouve sur ce bon de commande. Nous avons mis en place une date d’expédition estimée quand il est dû parce qu’une fois qu’il va sur l’eau, nous savons dans les trois jours quand il est dû dans le pays.

Étant donné que chaque article d’un bon de commande est automatiquement disponible, le Boca Terry l’équipe ne passe pas une heure à recevoir manuellement chaque style par rapport à un bon de commande lorsqu’un conteneur arrive. « Lorsqu’un conteneur arrive, tout ce que nous avons à faire est de frapper « reçu » et vous avez terminé », dit Edward. Une fois les articles reçus, tout le monde peut voir ces informations et les partager avec les clients.

En plus Boca Terry a un aperçu de la rentabilité de chaque article qu’il vend, les dirigeants de l’information n’avaient pas avant. « Auparavant, ce qui se passait tous les trimestres ou tous les mois, c’est que nous allions dans QuickBooks. Et puis regardez notre FOB (fret à bord) et ensuite nous aurions un total du fret et des chiffres de droits totaux », explique Bruce. « Nous pourrions obtenir une marge brute globale. Mais maintenant, nous pouvons obtenir une marge brute sur chaque style individuel instantanément.

« Nous pouvons également explorer les bons d'achat pour regarder les notes alors que cela me prendrait trois ou quatre étapes auparavant. »

Tâches manuelles automatisées

Lorsqu’une commande client est saisie dans le système, une confirmation automatique de commande est envoyée au client; personne n’a à se rappeler d’envoyer un e-mail. Les relevés des clients ne sont plus imprimés et postés, ce qui a permis d’économiser environ 500 $ par mois, dit Edward.

Lorsqu’une commande personnalisée est réservée, Bruce et Edward, qui approuvent et créent des bons de commande pour des usines à l’étranger, sont automatiquement avertis; le personnel des ventes n’a pas à se rappeler de leur envoyer un e-mail. Auparavant, « si quelqu’un ne vous en parlait pas, nous ne le saurions même pas », dit Edward.

Si un certain style de robe ou de serviette est commandé qui doit provenir d’un certain fournisseur, un rapport automatisé informe les Cohen si un bon de commande n’a pas été écrit pour ces articles. « Nous ne manquons de rien maintenant », dit Edward. « Avant, c’était un cauchemar. »

« Chaque fois que quelqu’un entre une commande client, il arrive avec le bon prix », explique Bruce. « Cela ne s’était jamais produit auparavant. Vous deriez chercher le prix de base, puis aller à la feuille de calcul d’une usine juste pour vous assurer que l’information était correcte.

Le connecteur natif d’Acumatica pour BigCommerce transfère automatiquement les commandes en ligne, explique Edward. « Dans l’ancien système Access, nous ne pouvions pas réaliser de ventes, et nous perdions probablement 500 000 $ par année parce que nous ne le connections pas vraiment. Nous faisions simplement des entrées de journal d’argent entrant et ne l’associions pas tous les jours. Maintenant, chaque commande client qui arrive du site de commerce électronique est automatiquement téléchargée et dans Acumatica afin que nous puissions voir cette vente.

L’expédition des commandes de commerce électronique est plus facile et prend moins de mesures, ajoute-t-il. Plutôt que d’aller dans BigCommerce, de télécharger toutes les informations, d’imprimer des bons de commande, puis de renvoyer des informations aux clients, « tout se fait automatiquement ».

Accès à distance obtenu

L’application mobile d’Acumatica permet aux dirigeants d’accéder à des informations de n’importe où, ce qui les a libérés pour travailler de n’importe où et profiter davantage des vacances. « Je reviens tout juste d’Antarctique », dit Edward. « J’étais à bord d’un bateau qui avait une connexion Wi-Fi très limitée, mais c’était génial parce que je pouvais m’asseoir dans ma cabine et tirer (dossiers de l’entreprise) et regarder ce qui se passait. » Lors de voyages précédents, dit-il, il était difficile de se connecter à distance à un serveur local, et plusieurs fois, il ne pouvait pas sécuriser une connexion.

L’équipe de vente à distance peut se connecter de n’importe où et a un accès instantané aux informations, peu importe où elles se trouvent. Ils ne téléphonent plus à Edward pour obtenir des informations et peuvent être plus productifs. Avoir des moyens d’accès instantanés Boca Terry n’est pas limité par les VPN, dit Bruce.

Acumatica offre un nombre illimité de licences utilisateur, ce qui signifie que les dirigeants ne s’inquiètent pas de l’escalade des coûts des logiciels lors de l’ajout d’employés supplémentaires. Auparavant, les Cohen ont retardé l’ajout de vendeurs supplémentaires en raison de l’augmentation des coûts par utilisateur et des maux de tête d’accès à distance.

Prêt pour la croissance

Les Cohen continuent de raffiner Boca Terryet envisagent d’ajouter des fonctionnalités via la vaste bibliothèque de fournisseurs d’applications tiers d’Acumatica, y compris une qui automatiserait davantage de fonctions d’expédition, explique Bruce. Ils sont convaincus que la feuille de route et le plan d’amélioration continue d’Acumatica seront utiles Boca Terry grandissez bien dans l’avenir.

« Acumatica est très réceptive à l’écoute de ses clients et à s’assurer que nous pouvons continuer à croître », déclare Edward, louant les investissements annuels de la plate-forme de l’entreprise et la communauté croissante de développeurs tiers.

« Si quelqu’un a affaire à deux, trois ou quatre applications différentes toute la journée, Acumatica est la voie à suivre », dit-il. « Acumatica est une évidence. »

« Acumatica nous permet de mieux gérer l’entreprise », ajoute-t-il. « Nous sommes beaucoup plus efficaces, nous avons des réponses plus rapides, et cela nous donne confiance dans ce que nous faisons au quotidien. Nous avons des informations précises à portée de main et pouvons prendre des décisions rapidement.