Les fabricants, les distributeurs et les détaillants ont des exigences commerciales très complexes - jonglant avec les opérations de la chaîne d’approvisionnement, la gestion des stocks, les facteurs de production et de conception, les considérations de relation client et bien plus encore. La simple gestion de ces tâches quotidiennes est un défi. Mais cela devient encore plus difficile lorsque les règlements fédéraux et spécifiques à l’industrie en matière de qualité et de conformité sont jetés dans le mélange.

La production et la distribution de produits de qualité tout en gérant une entreprise conforme à la loi et digne de confiance sont primordiales pour assurer la sécurité des clients, développer une base de clients satisfaits et forger une bonne réputation de marque. Mais les réglementations de conformité peuvent forcer les fabricants et les distributeurs à compliquer davantage les processus, tels que les audits et les modifications de documents, ce qui pourrait autrement être beaucoup plus facile.

Comment les fabricants, les distributeurs et les détaillants peuvent-ils gérer les centaines de milliers de réglementations et de restrictions auxquelles ils sont confrontés ? Comment peuvent-ils suivre les règles externes et les opérations internes en même temps, sans perdre la trace de l’un ou l’autre ?

Aujourd’hui, nous parlerons des trois étapes claires de l’assurance qualité et de la conformité réglementaire :

1. Savoir quels règlements s’appliquent à votre entreprise
2. Connexion de vos processus métier aux données
3. Équiper votre entreprise de la bonne technologie

1. Savoir quels règlements s’appliquent à votre entreprise

Les fabricants, les distributeurs et les détaillants sont confrontés à six catégories principales de réglementations en matière de qualité et de conformité, toutes avec leurs propres niveaux et sous-niveaux de complexité.

• Affaires et finances : En plus de la conformité fiscale globale, il s’agit notamment des Normes internationales d’information financière (IFRS), des Principes comptables généralement reconnus (PCGR) et de la Loi Sarbanes-Oxley (SOX), qui oblige les sociétés cotées en bourse à adopter des procédures internes rigoureuses pour obtenir des états financiers exacts.
• Technologie de l’information : Les réglementations informatiques couvrent de nombreuses catégories différentes, y compris les normes de sécurité PCI pour le traitement des paiements ; normes de cybersécurité ISO 27001  ; la loi américaine CAN-SPAM, qui établit les règles pour les e-mails commerciaux ; le Règlement général sur la protection des données (RGPD), qui régit le traitement des données à caractère personnel ; FedRAMP, qui aide à sécuriser les services cloud ; et les règlements SOC, SSAE et ISAE de l’American Institute of Certified Public Accountants (AICPA).
• Restrictions de l’industrie : Alors que l’Organisation internationale de normalisation (ISO) établit des normes mondiales pour les biens et services de confiance, des réglementations spécifiques à l’industrie sont également élaborées par des groupes indépendants, tels que l’Automotive Industry Action Group (AIAG), l’American National Standards Institute (ANSI), ASTM International (pour les matériaux et les tests) et SAE International (pour les réglementations automobiles et aérospatiales).
• Droit du travail : Outre les lois sur l’indemnisation des accidents du travail, celles-ci incluent les règlements de l’Occupational Safety and Health Administration (OSHA), la Loi sur la portabilité et la responsabilité de l’assurance maladie (HIPPA), la Loi sur les normes de travail équitables et la Loi sur les congés familiaux et médicaux (FMLA).
• Conformité des partenaires commerciaux : Les clients et les fournisseurs peuvent définir leurs propres restrictions de qualité, y compris les exigences EDI pour la transmission électronique de documents, les spécifications d’étiquetage et d’emballage, les normes de qualité des produits, etc.
• Autres règlements gouvernementaux : Ceux-ci varient selon l’emplacement, mais, aux États-Unis, ils comprennent des règlements établis par l’Agence de protection de l’environnement (EPA), la Food and Drug Administration (FDA), la Federal Trade Commission (FTC) et la Consumer Product Safety Commission (CPSC).

Bien entendu, tous ces règlements ne s’appliquent pas à toutes les entreprises. Ils varient selon l’industrie, l’emplacement et le type d’entreprise. Il est essentiel de faire vos recherches et de savoir à l’avance quelles exigences vous êtes censé respecter et quelles normes facultatives vous souhaitez suivre pour établir davantage votre entreprise en tant que partenaire de confiance.

Mais, une fois que vous avez établi ce que sont ces règlements, comment allez-vous réellement les suivre ? Les données exploitables sont la clé de la conformité réglementaire.

2. Connexion des processus d’affaires aux données

Au fur et à mesure que votre entreprise de fabrication, de distribution ou de vente au détail progresse, elle produit constamment des données. Ces données peuvent être exploitées de six manières importantes pour aider votre entreprise à maintenir la conformité réglementaire à tous les niveaux. Vous devrez réfléchir à :

• Documentation : Documentez vos procédures d’utilisation normalisées, vos instructions de travail, vos protocoles de sécurité et vos exigences de conformité.
• Formation : Gérer les compétences et les certifications des employés ; recertifier ou former les employés au besoin.
• Exactitude : Saisir les résultats des tests de qualité des produits et s’assurer que tous les rapports sont exacts.
• Rapports : Utilisez ces rapports précis pour évaluer les performances du fournisseur, les temps d’arrêt de la machine, etc.
• Sécurité : Utilisez plusieurs niveaux de sécurité pour protéger l’intégrité de vos données et éviter les cyberattaques.
• Contrôle des processus : Suivez les demandes de modification, établissez des normes pour les produits configurés et conservez ces normes liées aux produits.

C’est compliqué, n’est-ce pas ?

C’est parce que ce serait le cas si vous y alliez manuellement. En fait, ce ne serait pas seulement compliqué. Ce serait impossible. Ce qui nous amène à la troisième étape.

3. Équiper votre entreprise de la bonne technologie

Les complexités de savoir quelles réglementations s’appliquent à votre entreprise, de se conformer à ces règles et de connecter les processus métier aux données soulignent l’importance de doter votre entreprise de la bonne technologie. La mise en œuvre d’une technologie de gestion d’entreprise moderne est le seul moyen de connecter vos processus d’affaires à des données exploitables et d’atteindre l’assurance qualité et la conformité réglementaire.

Comment savez-vous quelle technologie convient le mieux à votre entreprise ?

Vous recherchez un système qui peut vraiment simplifier les processus énumérés ci-dessus : documentation, formation, précision, rapports, sécurité et contrôle des processus.

Ces avantages peuvent être trouvés dans un système moderne de planification des ressources d’entreprise (ERP), comme Acumatica, combiné à un système de gestion de la qualité (SMQ) axé sur l’avenir, comme eWorkplace Apps (EWPA) QMS.

Avec Acumatica Cloud ERP, les entreprises peuvent facilement utiliser des wikis pour documenter les procédures opérationnelles standard, les instructions de travail et les protocoles de sécurité et pour gérer les exigences de documentation de qualité avec une gestion intégrée des documents. EWPA QMS étend ces capacités de base, permettant aux utilisateurs de contrôler et de rationaliser pleinement leurs besoins internes en matière de qualité et de conformité.

Vous pouvez utiliser les attributs personnalisés dans le fichier des employés d’Acumatica pour gérer les compétences et les certifications des employés. Intégré GRC les fonctionnalités peuvent également être appliquées pour créer des tâches de recertification et de formation.

Le codage à barres, l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique d’Acumatica éliminent les erreurs humaines, améliorant ainsi la précision des données. Ces données ERP peuvent être connectées à des données externes avec des demandes flexibles et des tableaux de bord en direct, afin que vous puissiez facilement évaluer les performances du fournisseur, les temps d’arrêt de la machine, etc.

EWPA QMS est conçu pour gérer les tests et les rappels, les inspections et les listes de contrôle, l’étalonnage, la non-conformité (NC), les mesures correctives et préventives (CAPA), l’analyse des causes profondes, les rapports de traçabilité avant et arrière, les certificats d’analyse, la collecte de données de qualité, l’analyse du rendement des fournisseurs et bien plus encore. Cela signifie que vous utiliserez toujours des rapports et des données puissants et précis à portée de main.

Les multiples niveaux de sécurité d’Acumatica protègent également l’intégrité de vos données et préviennent les cyberattaques. La sécurité intégrée basée sur les rôles fournit des contrôles internes pour limiter l’accès à l’information, afin que les employés ne puissent voir que les informations qu’ils sont autorisés à voir.

Les processus métier automatisés avec Acumatica et EWPA éliminent les erreurs de saisie de données. Les applications de contrôle des modifications techniques et de gestion du cycle de vie des produits connectés suivent les demandes de modification avec les journaux d’audit. Et vous pouvez appliquer le configurateur de produit basé sur des règles d’Acumatica pour établir des normes pour les produits configurés.

Conformité de la qualité : simplifié

Acumatica Cloud ERP et EWPA QMS sont conçus pour vous aider à naviguer avec succès dans la mer presque infinie de réglementations d’assurance qualité et de conformité. Ensemble, ils prennent les complexités de la conformité et les condensent dans une interface simple et directe dont vous êtes en plein contrôle.

Pour en savoir plus sur la façon dont Acumatica et EWPA rationalisent ces processus, téléchargez notre fiche de solution complète : « Simplifier la conformité de la qualité du gouvernement et de l’industrie avec Acumatica ».

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