Qu'est-ce que la comptabilité des fournisseurs en ERP et en comptabilité ?

Quels sont les comptes fournisseurs en comptabilité et pourquoi il est important de le savoir ?

En termes simples, les comptes fournisseurs (AP) recensent les obligations à court terme d'une entreprise envers ses fournisseurs pour les biens et services reçus, mais pas encore payés. Une gestion efficace des comptes fournisseurs garantit des avantages à long terme en termes de :

• Des flux de trésorerie.
• Relations avec les fournisseurs.
• Exactitude des rapports.
• Contrôles internes.
• Circulation efficace des données au sein d'un système ERP.

Aujourd'hui, les employeurs, les propriétaires et les gestionnaires financiers qui œuvrent à la prospérité de leurs entreprises doivent accorder à la comptabilité et à ses nombreux processus, notamment les comptes fournisseurs, l'importance qu'ils méritent. Comme l'a déclaré Tilman J. Fertitta, ancien président et chef de la direction de Landry's Inc. : « Ne laissez jamais votre entreprise prendre le dessus sur ses finances. La comptabilité, c'est essentiel. Maîtrisez vos chiffres. »

Pour aider votre entreprise à maîtriser ses chiffres, voici un aperçu du processus de comptabilité des fournisseurs et des conseils pour le rendre efficace et rentable.

Fonctionnement des comptes fournisseurs, de la réception de la facture au paiement final

Les comptes fournisseurs ne se limitent pas aux seules lignes du bilan, même si l'information y figure en tant que passif courant. Ils font partie intégrante d'un processus global qui garantit le paiement précis des sommes dues aux fournisseurs, fournisseurs, abonnements, services publics, prestations de services professionnels et coûts de maintenance. Ils assurent également le respect des délais de paiement, qui dépendent des conditions négociées (par exemple, 30, 45, 60 ou 90 jours).

Quelles sont les étapes clés d'un flux de travail moderne de comptabilité des fournisseurs ?

Les étapes du processus de gestion des comptes fournisseurs sont simples.

1. Recevez la facture du fournisseur et entrez les informations (par exemple, nom du fournisseur, numéro de facture, date, montant total dû, etc.) dans le système comptable ou ERP.
2. Vérifiez la facture pour vous assurer qu'elle correspond bien au bon de commande (BC).
3. Approuvez la facture une fois que les renseignements à son sujet ont été vérifiés ; cela inclut son acheminement au personnel compétent.
4. Gérer les exceptions qui surviennent lorsque des factures sont signalées pour erreurs, telles que les doublons, les fraudes ou les facturations incorrectes ou non autorisées.
5. Autoriser le paiement une fois la facture approuvée.
6. Traitez le paiement par chèque, virement ACH, virement bancaire ou carte de crédit.
7. Enregistrez le paiement en respectant les procédures comptables en partie double.
8. Analysez la rapidité avec laquelle la facture a été traitée et payée, afin d'en tirer des leçons pour améliorer le flux de travail des comptes fournisseurs.

Lorsque les comptes fournisseurs sont gérés efficacement, chaque étape s'enchaînant sans accroc, le processus simplifié protège l'entreprise des retards de paiement, améliore sa cote de crédit, renforce ses relations avec les fournisseurs et lui confère un avantage lors des négociations de conditions de paiement.

Quelle est la place du rapprochement à trois voies dans le processus de vérification et d'approbation des comptes fournisseurs ?

Bien que chaque étape du processus de comptabilité des fournisseurs soit importante, c'est lors de la phase de vérification et d'approbation que les économies ou les pertes financières se font souvent sentir. C'est à cette étape que les entreprises s'assurent qu'aucun paiement excessif n'est effectué, notamment grâce au rapprochement à trois voies.

Le rapprochement à trois voies en comptabilité des fournisseurs est un processus couramment utilisé pour les achats de marchandises. Il permet de comparer la commande passée par l'entreprise (bon de commande), la marchandise reçue (bon de réception) et la facture du fournisseur. Un examen rigoureux par rapprochement à trois voies avant toute approbation de facture constitue une méthode de référence pour éviter les erreurs et les risques financiers.

Quels sont les comptes fournisseurs en termes comptables et en termes d'écritures comptables ?

Le processus de comptabilisation des comptes fournisseurs exige des procédures d'enregistrement spécifiques. Selon les principes de la comptabilité d'exercice, les obligations, comme les achats à crédit, sont enregistrées selon la méthode de la comptabilité en partie double. En comptabilité en partie double, chaque transaction doit donner lieu à un débit et un crédit d'un montant égal. Ainsi, une facture sera enregistrée comme une charge ou un actif (débit), ce qui entraînera une augmentation du compte « Fournisseurs » (crédit). Lorsque la facture est payée, le compte « Fournisseurs » sera débité tandis que la trésorerie sera créditée.

Prenons un exemple simple. Supposons qu'une entreprise de construction achète de l'équipement pour 20 000 $, payable dans 45 jours. Voici comment l'opération serait enregistrée :

Équipement : 20 000 $ (débit)

Comptes fournisseurs : 20 000 $ (Crédit)

Lorsque la facture est payée, l'enregistrement du paiement se présentera comme suit :

Comptes fournisseurs : 20 000 $ (débit)

Argent comptant : 20 000 $ (Crédit)

Ce système de comptabilité en partie double permet d'équilibrer les comptes de l'entreprise. En cas de déséquilibre, l'entreprise est avertie de l'erreur afin de pouvoir la corriger.

De plus, les entreprises peuvent négocier des rabais pour paiement anticipé, ce qui peut modifier la façon dont un paiement de facture est comptabilisé. Par exemple, le compte fournisseur serait débité du montant total de la facture, le compte de trésorerie crédité du montant effectivement payé et le compte d'escomptes pour paiement anticipé crédité de l'escompte obtenu.

Qu'est-ce qui compte comme compte fournisseur, et qu'est-ce qui n'a pas sa place ?

Les comptes créditeurs peuvent parfois être confondus avec d'autres termes comptables, comme les comptes clients. Alors que les comptes fournisseurs représentent les sommes que les entreprises doivent à des tiers, les comptes clients représentent les sommes qui leur sont dues. Il convient également de distinguer les comptes fournisseurs des charges et des billets à payer. Les frais sont des coûts comptabilisés dans l'état des résultats, tandis que les effets à payer constituent des obligations d'emprunt formalisées par une promesse écrite de remboursement et peuvent être à court ou à long terme.

Tel que mentionné précédemment, les comptes créditeurs regroupent tous les paiements qu'une entreprise doit à ses fournisseurs pour des prestations telles que les services publics, les baux et les services externes. Les dettes commerciales, un terme parfois confondu avec les comptes fournisseurs, constituent un sous-ensemble de ces derniers. Elles comprennent les sommes dues par une entreprise à ses fournisseurs pour les matières premières, les stocks ou autres biens/services achetés à crédit et utilisés dans le cadre de ses activités principales. L'acier acheté à crédit par un constructeur automobile ou les produits frais achetés en gros à crédit par un restaurant sont des exemples de dettes commerciales.

Il est important de noter que les impôts, les dividendes à payer et les autres dettes non commerciales sont des passifs à court terme qui ne sont pas considérés comme des comptes fournisseurs.

Quand une entreprise devrait-elle utiliser la comptabilité d'exercice plutôt que les comptes créditeurs ?

Contrairement aux comptes créditeurs, une charge à payer, ou charge constatée d'avance, est une charge engagée au cours d'une période comptable, mais payée au cours d'une période comptable ultérieure.

Les raisons courantes pour lesquelles les régularisations sont utilisées plutôt que les comptes fournisseurs sont les suivantes :

• Absence de facture.
• Estimations.
• Salaires impayés des employés.
• Intérêts courus.
• Consommation mensuelle d'énergie (avant la réception de la facture).

Comment les comptes fournisseurs influencent les flux de trésorerie et la planification financière

Comprendre ce que sont les comptes fournisseurs et leur gestion soulève une question cruciale : « Quel est leur impact sur les flux de trésorerie et la planification financière d’une entreprise ? »

La réponse est simple. La gestion des comptes fournisseurs permet aux entreprises d'évaluer leur gestion de trésorerie à court terme. Payer à crédit leur permet d'avoir plus de liquidités, à condition d'optimiser leurs échéances de paiement. Par exemple, payer à temps garantit des fournisseurs satisfaits et fiables (et la possibilité de négocier des conditions avantageuses), tandis que payer trop tôt (sauf en cas d'escompte pour paiement anticipé) peut mettre les entreprises en difficulté financière.

Une gestion efficace des comptes fournisseurs permet aux entreprises de disposer d'indicateurs clés, tels que le délai moyen de paiement (DMP) et le ratio de rotation des comptes fournisseurs, pour prendre des décisions financières éclairées. Le délai moyen de paiement (DMP) estime le nombre moyen de jours nécessaires à une entreprise pour payer ses fournisseurs. Un DMP élevé peut refléter des conditions de paiement avantageuses ou des délais de paiement plus longs, tandis qu'un DMP faible indique des paiements plus rapides, potentiellement dans le but de bénéficier d'escomptes pour paiement anticipé. Le DMP doit être comparé aux conditions de paiement convenues et aux normes du secteur. Le ratio de rotation des comptes fournisseurs calcule la vitesse moyenne à laquelle les achats à crédit sont réglés.

Formules :

DPO = (Moyenne des comptes fournisseurs ÷ Coût des marchandises vendues) × Nombre moyen de jours dans la période comptable

Ratio de rotation des comptes fournisseurs = (Total des achats nets à crédit auprès de tous les fournisseurs au cours de la période) / (Solde moyen des comptes fournisseurs pour la période)

La planification financière commence et se termine par la compréhension de la santé financière d'une entreprise. Les flux de trésorerie, directement liés aux comptes créditeurs, constituent un élément essentiel de cette santé financière.

Quels sont les comptes fournisseurs dans un système ERP, et comment le système améliore-t-il les flux de travail liés aux comptes fournisseurs ?

Selon DocuClipper , 68 % des données de facturation sont saisies manuellement dans les systèmes comptables en moyenne. Environ 37 % des entreprises utilisent encore des reçus de factures papier, et le coût moyen du traitement manuel d'une facture s'élève à 15 $.

Les coûts élevés, les risques d'erreurs et les inefficacités résultent de l'utilisation de processus et de flux de travail manuels pour la comptabilité des fournisseurs. La solution ? Des flux de travail de comptabilité des fournisseurs intégrés au logiciel de comptabilité des fournisseurs d'un système ERP complet.

Les solutions de comptabilité des fournisseurs basées sur un ERP aident les entreprises en pleine croissance à gérer l'augmentation constante de leurs volumes de factures et la complexité de leurs exigences comptables. Les données de facturation, les dossiers fournisseurs, les approbations, les échéances, les remises et le statut des paiements sont centralisés dans le système ERP, qui garantit également la cohérence des bons de commande, des reçus, des documents de comptabilité des fournisseurs et des écritures comptables.

Grâce à une solution automatisée de comptabilité des fournisseurs, les entreprises peuvent :

• Réduisez le traitement manuel des factures en numérisant les factures à partir de fichiers PDF et de pièces jointes aux e-mails.
• Utilisez la saisie de factures assistée par l'IA pour créer des documents fournisseurs avec moins de saisie manuelle de données.
• Acheminer les factures par des flux d'approbation configurables.
• Traiter les paiements aux fournisseurs individuellement ou par lots.
• Suivre les échéances, les remises, les besoins de trésorerie et l'ancienneté des produits.
• Prise en charge de plusieurs devises, entités, exigences fiscales et formats de paiement.
• Conserver les documents sources, la sécurité basée sur les rôles et l'historique d'audit.
• Améliorez la précision et identifiez les exceptions grâce à la préapprobation et au paiement fondés sur l'IA.
• Accélérer et prioriser les approbations et les paiements en fonction des échéances, des rabais disponibles, des soldes impayés et des besoins de trésorerie.

La gestion des comptes fournisseurs via un système ERP moderne et complet aide les entreprises à rationaliser les flux de travail liés aux comptes fournisseurs, à améliorer les rapports, à gérer les exigences complexes et les processus d'achat, et à obtenir une meilleure visibilité sur les passifs et les flux de trésorerie.

Quelles questions les acheteurs doivent-ils poser concernant la comptabilité des fournisseurs dans les systèmes ERP modernes ?

Lors de la recherche d'une solution ERP moderne dotée d'un logiciel de comptabilité fournisseurs avancé, les entreprises doivent tenir compte des fonctionnalités et des avantages financiers offerts par chaque option. Cette analyse implique de se poser certaines questions, comme par exemple : la solution ERP :

• Capturez automatiquement les factures ?
• Gérer les flux d'approbation documentés ?
• Fournir un accès basé sur les rôles ?
• Fournir des pistes d'audit ?
• Gérer le suivi des rabais ?
• Gérer les fournisseurs, les obligations fiscales et les rapports ?

Répondre « oui » à ces questions peut suggérer que le système évalué est un choix judicieux.

Comment la comptabilité des fournisseurs contribue à des opérations commerciales plus intelligentes

La comptabilité des fournisseurs est à la fois une fonction comptable et un levier opérationnel. Considérée comme un passif courant et relevant de la comptabilité d'exercice, elle permet aux entreprises de suivre et de gérer leur trésorerie. Intégrée aux achats, aux dossiers fournisseurs, à la gestion fiscale et à la comptabilité générale au sein d'une solution ERP unique, la comptabilité fournisseurs bénéficie d'une meilleure visibilité, d'une réduction des interventions manuelles, de pistes d'audit plus claires et de rapports plus performants.

Pour plus d'informations sur les flux de travail des comptes fournisseurs dans un système ERP, regardez la vidéo de présentation des comptes fournisseurs d'Acumatica et n'hésitez pas à contacter nos experts pour toute question.