AcumatiCares
Posséder et exploiter une petite ou moyenne entreprise (PME) est exigeant et peut être stressant, en particulier pendant la phase de démarrage lorsque vous êtes le gestionnaire des ressources humaines tout-en-un, le gourou du marketing, le leader administratif et l’expert en comptabilité. Parmi ces rôles, la gestion efficace de vos besoins comptables est un aspect essentiel de la gestion de votre entreprise. Selon les statistiques du Bureau of Labor, telles que rapportées par Investopedia, environ 20% des petites entreprises échouent au cours de leur première année, et l’une des principales raisons est qu’elles manquent d’argent.
Il est essentiel d’avoir une maîtrise ferme des comptes débiteurs (RA : votre flux de trésorerie et combien d’argent vous est dû) et des comptes créditeurs (AP : combien d’argent vous versez). Mais il peut être plus facile de dire que de faire cela, c’est pourquoi les grandes entreprises ont des services comptables entiers à leur disposition.
En tant que PME, vous ne pourrez peut-être pas (encore) embaucher une équipe complète de professionnels de la comptabilité, mais vous pouvez toujours assurer le succès de la comptabilité. De quelle façon? En investissant dans une solution complète de planification des ressources d’entreprise (ERP) avec des fonctionnalités intégrées d’AP et de RA.
En un mot, les systèmes ERP aident les entreprises de toutes tailles à devenir des organisations cohésives et intelligentes. Ils agissent comme des bases de données centrales, stockant et synchronisant toutes les informations, à l’échelle de l’entreprise. Les employés peuvent ensuite utiliser ces données mises à jour et précises pour prendre des décisions stratégiques. Une solution ERP basée sur le cloud offre des fonctionnalités supplémentaires et est accessible 24/7, n’importe quand, n’importe où.
Les solutions ERP basées sur le cloud comme celle-ci automatisent et simplifient les tâches AP et AR, afin que vous puissiez vous concentrer sur la création de votre entreprise. Voici cinq avantages de l’utilisation d’un système ERP pour l’automatisation des comptes débiteurs et des comptes fournisseurs :
5 Avantages de l’ERP
1. Amélioration de l’efficacité grâce à l’automatisation pilotée par l’ERP
L’automatisation des tâches manuelles est l’un des meilleurs moyens de faire les choses correctement et rapidement, tout en dépensant un minimum de temps et d’énergie. Grâce à la technologie avancée d’intelligence artificielle (IA) et d’apprentissage automatique (ML), vous pouvez automatiser la saisie et le rapprochement des factures, éliminer les feuilles de calcul et la récupération de documents papier de vos tâches quotidiennes. Cela signifie que vous pouvez consacrer plus de temps et d’énergie à l’innovation, au service à la clientèle et à la croissance de vos résultats. Par exemple, les logiciels de gestion des comptes clients peuvent créer et envoyer automatiquement des factures, suivre les paiements et générer des rapports. Cela peut aider les entreprises à être payées plus rapidement et à améliorer les flux de trésorerie.
2. Visibilité complète sur tous les flux de travail AP et AR
L’époque du saut d’une application à l’autre est terminée. Chaque processus métier (par exemple, les commandes, les expéditions, les données de production, les données de projet, les achats, les rapports de dépenses et plus encore) se dirige vers AP et AR en temps réel sans complexités d’intégration, offrant une visibilité inégalée sur les paiements, les transactions, les dépôts, etc., que le système s’aligne automatiquement sur vos soldes du grand livre général. Et parce que votre parcours comptable se déroule dans une solution unique, vous pouvez afficher et rendre compte de toutes les transactions à des niveaux granulaires et holistiques, en recueillant des informations approfondies sur la santé financière de votre entreprise. Par exemple, les logiciels d’automatisation des comptes fournisseurs peuvent suivre l’état des factures, identifier les doublons potentiels et alerter les employés des paiements en retard.
3. Tenue uniforme des dossiers pour les pistes de vérification
Les audits, qu’ils soient externes ou internes, sont une réalité et, pour les gérer rapidement et efficacement, vous devez fournir des enregistrements précis et cohérents pour tous les paiements et transactions. Une solution ERP vous permet d’explorer les états financiers aux documents sous-jacents, en mettant des données détaillées ap et AR à portée de main, et les capacités de conformité réglementaire intégrées sont conçues pour prendre du poids de vos épaules. Vous n’aurez pas à vous inquiéter si vous restez conforme aux réglementations locales, étatiques et nationales en constante évolution, car le système garde une trace de cela pour vous. Par exemple, les systèmes ERP peuvent générer automatiquement des rapports d’audit et suivre les modifications apportées aux dossiers financiers.
4. Sécurité d’entreprise basée sur le cloud
Des chevaux de Troie, des vers et des logiciels espions aux pirates de navigateur, aux enregistreurs de frappe, etc., les failles de sécurité peuvent être soudaines et sont toujours coûteuses. La bonne nouvelle est que les solutions ERP de haute qualité offrent une sécurité au niveau de l’entreprise. Ils :
- Limitez les connexions utilisateur à des adresses IP spécifiques.
- Utilisez un logiciel antivirus pour surveiller, prévenir, détecter et supprimer en permanence les virus malveillants.
- Attribuez des informations d’identification de sécurité uniques à chaque utilisateur.
- Fournissez des sauvegardes automatisées et des instantanés de données pour garder vos informations intactes et en sécurité.
Si la solution ERP est basée sur le cloud et hébergée par un service fiable, tel qu’Amazon Web Services (AWS), votre logiciel sera protégé par une architecture de réseau de pointe et une sécurité cloud. Quelques exemples de la façon dont le logiciel peut améliorer la sécurité de l’entreprise sont la restriction de l’accès des utilisateurs, le chiffrement des données et la détection et la prévention des attaques de logiciels malveillants.
5. Meilleures relations avec les fournisseurs et les fournisseurs
La gestion de l’AP et de la RA via un système ERP est un tremplin solide vers de meilleures relations avec les fournisseurs et les fournisseurs. Au fur et à mesure que le système envoie et reçoit automatiquement des factures, paie des factures et saisit des informations de paiement, vous fournissez un service sans friction et à temps à vos fournisseurs et vendeurs, renforçant ainsi vos relations avec eux et renforçant votre chaîne d’approvisionnement.
Comment Acumatica peut aider
Acumatica Cloud ERP fournit une application de gestion financière complète qui couvre vos besoins en matière de RA, d’AP, de grand livre, de paie, de gestion de trésorerie et de gestion fiscale (et bien plus encore). Acumatica est spécialement conçu pour vous aider à gérer vos actifs, vos revenus et vos dépenses grâce à un système connecté.
Danforth Pewterest un bon exemple d’Acumatica en action.
Danforth Pewter, une entreprise familiale qui conçoit et vend des produits en étain faits à la main, était à la recherche d’un nouveau système de gestion d’entreprise qui fournirait une meilleure solution d’expédition ; gérer leurs besoins en matière de PA, de RA, d’inventaire et de fabrication ; et s’intégrer de manière transparente à leur système de point de vente. Et il devait être abordable.
« Tout le monde nous a dit que cela n’existait pas », a déclaré le PDG Bram Kleppner, « que cela coûterait 5 millions de dollars. ' Dans votre gamme de prix, ont-ils dit, il n’y a pas de systèmes intégrés. Mais « ils » avaient tort.
« Une fois que nous avons entendu parler d’Acumatica, » dit Kleppner, « le choix était facile. C’était le seul qui répondait à nos critères.
Avec Acumatica, Danforth Pewter a abandonné deux systèmes déconnectés pour une solution connectée, a intégré leurs systèmes financiers et de point de vente, a augmenté leur nombre de commandes quotidiennes et a amélioré la productivité des employés. Et ils ont tout fait à un prix qu’ils pouvaient se permettre.
« L’équipe de direction de toute petite ou moyenne entreprise envisageant un système ERP se rend un très mauvais service si Acumatica n’est pas sur sa liste pour enquêter », déclare Kleppner.
Nous sommes tout à fait d’accord. Il est temps d’éliminer les interventions manuelles et de remplacer vos systèmes AP et AR déconnectés. Contactez-nous dès aujourd’hui pour commencer à récolter les avantages de la solution ERP moderne, intégrée et primée d’Acumatica.
Et restez à l’écoute pour notre prochain article où nous approfondissons les capacités AP et AR d’Acumatica, y compris le paiement simultané de plusieurs fournisseurs, le suivi des dates d’échéance, la gestion des flux de trésorerie et bien plus encore.
