Histoires de réussite des clients Mise en œuvre réussie de l’ERP - American Asphalt Repair & Resurfacing
American Asphalt ouvre la voie à une croissance rapide en tirant parti de l’ERP cloud Acumatica
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Solution ERP Cloud d’Acumatica pour la réparation et le resurfaçage d’asphalte américains
Administration centrale
Siège social: Hayward, CA pour le nord de la Californie et Fontana, CA pour la Californie du Sud
L’industrie
Construction
Applications remplacées
Nouveau dans l’ERP cloud

American Asphalt Repair & Resurfacing

  • Acquisition d’une solution intégrée basée sur le cloud, obtenant un accès aux données mobiles en temps réel
  • Obtention d’une source unique de vérité qui est exploitable, éliminant les erreurs et la confusion tout en augmentant les profits
  • Accès sur le terrain aux données critiques, permettant aux chefs de projet de prendre des décisions meilleures et plus rapides
  • Élimination du besoin de 50 boîtes de papier pour les banquiers chaque année, ce qui permet de gagner du temps en localisant les projets plus anciens
  • Déploiement d’une solution d’affaires facile à utiliser adaptée à l’industrie de la construction, accélérant l’adoption par les utilisateurs
  • Accédé à une solution d’entreprise flexible qui évolue facilement, ouvrant la voie à une croissance supplémentaire
Shel Waggener
« Avec Acumatica, nous avons une source unique de vérité qui est exploitable, qui réduit les erreurs, réduit la confusion et, en fin de compte, nous rend plus rentables. »
Shel Waggener, Président
American Asphalt Repair & Resurfacing
Défis à relever
ERP Solution
Résultats
Défis à relever

Défis à relever

American Asphalt opère d’une frontière à l’autre en Californie en versant du béton et de l’asphalte pour les communautés résidentielles, les propriétés commerciales, les centres commerciaux et les travaux publics. L’entreprise utilise des équipements de pointe et intègre les dernières technologies en matière de revêtement d’asphalte, de revêtement de boues de Caltrans, d’enduit d’étanchéité, de rayures et de béton.

American Asphalt, dont le siège social est situé à Hayward, en Californie, emploie 250 personnes et génère près de 100 millions de dollars de revenus annuels. Plutôt que de travailler sur quelques grands projets qui prennent six mois ou plus, American Asphalt complète environ 1 400 emplois par an, la plupart prenant 10 jours ou moins à compléter.

L’entreprise de construction est auto-performante et a un pourcentage élevé de clients réguliers, y compris les HOAs, les parcs d’affaires commerciaux, les stades et les grandes entreprises commerciales et les villes. Il dispose de deux unités d’exploitation, l’une couvrant le nord de la Californie et l’autre, la Californie du Sud.

« Nous sommes bien connus pour notre qualité et notre rapidité », a déclaré Shel Waggener, président. « Nous faisons plus de travail à un rythme plus élevé et plus rapide que nos concurrents. Notre avantage stratégique n’est pas de mieux faire de la comptabilité, mais d’être en mesure d’aider nos équipes de terrain à mieux livrer à nos clients.

Logiciel de construction hérité depuis 20 ans

Pendant plus de 20 ans, la société a utilisé American Contractor, un ancien package ERP de construction qui a ensuite été acquis à plusieurs reprises, fusionné avec d’autres logiciels et construit sur une technologie plus ancienne.

« Il s’agissait d’un package client-serveur basé sur FoxPro qui n’était pas en mesure de s’intégrer facilement à une autre solution. Nous ne pouvions pas facilement en tirer quoi que ce soit, et les rapports n’étaient pas flexibles », explique Waggener. « Au fur et à mesure que nous grandissions, il devenait de plus en plus difficile de vivre dans un seul progiciel. »

American Asphalt a stocké des informations critiques dans des dossiers de projet sur papier, fonctionnant comme beaucoup d’autres entreprises de construction. Cette solution était loin d’être idéale lorsque 10 personnes travaillant à de nombreux endroits différents voulaient toutes consulter le dossier d’emploi papier. De plus, les gestionnaires de projet sur les chantiers de construction n’avaient pas un accès instantané à l’information vitale.

Au lieu de cela, ils ont appelé le bureau et ont demandé à quelqu’un de localiser un fichier et de relayer verbalement les données de projet nécessaires. Sans accès immédiat aux détails financiers en temps réel sur le chantier, la prise de décisions a pris beaucoup plus de temps, un préjudice dans une industrie où le temps est de l’argent et les projets de construction sont courts.

Ayant besoin d’une solution d’entreprise beaucoup plus moderne, les dirigeants d’American Asphalt voulaient mettre en œuvre un logiciel basé sur le cloud. Ils ont commencé un voyage de transformation numérique avec Salesforce GRC, puis ajout du logiciel de planification des ressources Assignar. Ils ont choisi une application de paie dont ils ont appris plus tard qu’elle ne pouvait pas gérer la paie certifiée en Californie.

Les dirigeants voulaient un système financier centralisé robuste construit pour l’avenir, un système qui pourrait croître avec eux à mesure que American Asphalt évoluait. Ils voulaient un système ouvert - pas un jardin clos - qui pourrait facilement se connecter à Salesforce, Assignar et des applications supplémentaires qui pourraient les rendre plus efficaces.

Ensemble de fonctionnalités limité, applications cloisonnées éliminées

Les dirigeants d’American Asphalt ont évalué CMAC, Viewpoint et d’autres applications héritées comme Sage, qu’ils ont éliminées de la controverse parce que chacune offrait des modules uniques avec des ensembles de fonctionnalités limités qui ne permettaient pas de faciliter l’intégration avec d’autres applications, dit Waggener.

Ils voulaient quelque chose de facile à utiliser et qui pourrait gérer des plans, des photos, des vidéos et d’autres données non structurées typiques de l’industrie de la construction, ce qui rendrait les processus plus efficaces. Le nouveau système devait également avoir la souplesse nécessaire pour ajouter facilement de nouveaux secteurs d’activité et permettre des acquisitions futures.

« Que se passe-t-il si nous ajoutions un autre métier, ou une autre juridiction ou un autre numéro d’identification fiscale? Nous voulions être en mesure de tirer parti des innovations futures sans avoir à nous réviser et à être dans un environnement différent », explique Waggener.

ERP Solution

ERP Solution

Bien qu’aucun logiciel ne réponde à 100% des besoins d’une entreprise, Acumatica Cloud ERP « avait une API ouverte et un module de construction avec comptabilité de projet, ce qui nous permet de commencer le processus de dégroupement d’American Contractor », dit-il.

Plus important encore, Acumatica Construction Edition a offert « une plate-forme financière qui fournit des informations sur le terrain ».

« Acumatica avait la meilleure feuille de route, la meilleure compréhension de l’industrie de la construction et la meilleure expérience utilisateur sur le Web », poursuit Waggener. « Je me sentais confiant qu’Ajoy (Krishnamoorthy, vice-président exécutif de la gestion des produits, Acumatica) et son équipe de développement allaient dans la bonne direction avec le produit global. »

Il a été impressionné par la stratégie d’Acumatica visant à créer une plate-forme financière de base tout en créant des éditions autonomes spécifiques à l’industrie comme Acumatica Construction Edition, et a investi massivement dans la R &D. Il a également aimé que la feuille de route de développement d’Acumatica inclue la paie de la construction, mais qu’American Asphalt n’était pas enfermé dans cette option s’il préférait un autre fournisseur de paie.

American Asphalt a mis en œuvre Acumatica avec l’aide d’Acumatica Partner Alliance Solutions Group, alias ASG. La pandémie a quelque peu ralenti le processus, mais les décisions, y compris de ne pas importer les données passées et d’utiliser plutôt son logiciel hérité comme archive, leur ont permis de se concentrer sur les fonctions de la nouvelle solution plutôt que de nettoyer les anciennes données.

« Il n’y a pas eu de problèmes techniques qui n’aient pas été résolus rapidement par notre partenaire technologique », explique Waggener. « Vous avez toujours besoin d’un bon partenaire d’intégration, et nous l’avons eu avec ASG. »

Résultats

Résultats

Accès en temps réel aux données critiques des chantiers de construction

Acumatica Construction Edition a donné aux chefs de projet American Asphalt et à d’autres un accès instantané à des informations critiques sur le terrain, les aidant à augmenter leur rentabilité.

Dans la construction, explique Waggener, les décisions prises sur le terrain font ou décomposent un projet. Une entreprise peut avoir de bons plans, des fournisseurs alignés et commencer un projet pour apprendre que les conditions du site sont différentes. Ils peuvent découvrir un sol meuble, ou un ruisseau souterrain, ou des conduits téléphoniques hérités, par exemple.

« Vous devez donc faire ce que nous appelons « Stick and Move », dit-il. « C’est comme être léger sur vos pieds. Vous devez savoir exactement ce que vous devez faire. Il faut agir rapidement et s’adapter.

Son équipe de terrain expérimentée et compétente excelle dans l’adaptation, mais ils avaient besoin d’un système et de données en temps réel, qu’ils ont maintenant avec Acumatica Construction Edition.

« Avec l’application mobile d’Acumatica, ils peuvent maintenant extraire toutes les informations et prendre une décision en temps réel non seulement en fonction de ce qui est logique pour la production, mais aussi de ce qui a du sens financièrement, en fonction de la disponibilité de la vitesse », explique Waggener. « Nous avons donné au surintendant et au contremaître le pouvoir de prendre de meilleures décisions, et si vous ne pouvez pas le faire, vous allez perdre de l’argent dans la construction. »

Un logiciel intégré réduit les erreurs

La capacité d’Acumatica à s’intégrer à des logiciels tiers tels que Salesforce et Assignar réduit les erreurs, la confusion et permet à American Asphalt de gagner beaucoup de temps. Il automatise et rationalise de nombreux processus précédemment manuels.

« Maintenant, lorsqu’un nouvel emploi est confirmé à Assignar, il informe Acumatica qu’il s’agit maintenant d’un projet actif. Dans Assignar, lorsque des jalons sont atteints dans le processus de production, il envoie un appel à Acumatica et l’équipe financière peut voir les informations et la facture », explique Waggener. « Nous n’avons pas à attendre que du papier ou des courriels se déplacent dans le bureau. »

« Avec Acumatica, nous avons une source unique de vérité qui est exploitable, qui réduit les erreurs, réduit la confusion et, en fin de compte, nous rend plus rentables. »

Données sur les tranches et dés pour les rapports, vues tous les jours

Acumatica ne fournit pas seulement une source unique de vérité, mais a été conçu de manière flexible pour fournir une fonctionnalité de création de rapports qui extrait des données d’applications tierces et permet aux individus de collecter, filtrer et manipuler des données en fonction des autorisations.

« Nous voulons que les chefs de projet puissent voir les quantités et les vues granulaires des données et s’ils mettent à jour un projet, ils peuvent le faire », explique Waggener. La comptabilité et les estimateurs ont accès aux mêmes données, mais peuvent les filtrer et les appliquer à des vues plus appropriées à leurs rôles, dit-il.

« Acumatica fournit également des personnalisations de la quantité d’informations que vous voyez », poursuit Waggener. « Tout ensemble de services comptables robuste comporte des centaines de fonctions, mais tout le monde n’est pas comptable. Dans Acumatica, vous pouvez filtrer mais aussi masquer toutes les informations que vous n’utilisez pas tous les jours. Vous pouvez favoris et créer une vue préférée pour chaque jour et cela a été très, très utile.

Au sein d’Acumatica, les employés peuvent facilement créer des rapports personnalisés et les diffuser à d’autres sans avoir besoin de faire appel à un service informatique et d’attendre des jours pour les informations. « Ils n’ont pas besoin de formation supplémentaire et il n’y a pas de complexité supplémentaire », dit Waggener. « Ils sont capables de le voir simplement en changeant de vue. Acumatica est plus flexible avec moins de travail que tout autre package là-bas.

Il n’est pas non plus nécessaire d’imprimer et de distribuer des rapports.  « Je n’ai plus besoin d’attendre les rapports imprimés », dit Waggener. « Tout le monde peut obtenir ce dont il a besoin, quand il en a besoin à partir de son ordinateur, de son téléphone; n’importe où.

Processus manuels éliminés

Avant la mise en œuvre d’Acumatica, American Asphalt a archivé ses dossiers de projets papier, qui sont passé à plus de 50 boîtes bancaires au cours d’une année moyenne. Cette information est maintenant facilement récupérable. « Nous pouvons effectuer une recherche par client, date ou projet. Je ne sais pas quel est le manque de temps lorsque vous devez regarder dans les boîtes des banquiers par rapport à la recherche de votre téléphone en temps réel, mais c’est une aide énorme », dit Waggener.

Et ce n’est pas seulement l’accès à des informations plus anciennes, mais l’accès immédiat à l’information qui change également en temps réel. « Si un gestionnaire de projet a besoin de 200 tonnes d’asphalte supplémentaires, il peut apporter ces changements au système depuis le terrain, et tout le monde peut le voir », explique Waggener. « Et lorsqu’un client apporte un changement, nous devons tous être sur la même longueur d’onde, et tout le monde doit être au courant de ce changement instantanément. »

Des bases solides pour la croissance

Acumatica Construction Edition a non seulement donné à American Asphalt un outil pour rendre son travail sur le terrain plus efficace, mais il a également donné à l’entreprise de construction une bonne base sur laquelle construire son avenir.

« Nous pouvons gérer plusieurs entreprises avec une plate-forme, avoir différents enregistrements d’enregistrement fiscaux, et Acumatica nous donne la flexibilité de configurer de nouveaux enregistrements fiscaux en un clic plutôt que de faire un investissement majeur dans l’informatique », explique Waggener. Plusieurs clients leur ont demandé de s’étendre à d’autres États où ils ont des propriétés supplémentaires, et la croissance continue fait partie de la stratégie de l’entreprise, dit-il.

« Nous continuons à croître entre 7 et 10% par an, et nous avons réussi à bien faire pendant la pandémie, en gardant tous les employés à bord. Acumatica a facilité cela », dit-il.

« Toute entreprise qui cherche à se développer dans l’avenir a besoin d’une stratégie informatique qui fait progresser ses activités », déclare Waggener.  « Si vous avez besoin d’intégrer des données et que vous souhaitez aller plus vite avec votre entreprise, alors Acumatica est la solution parfaite. »

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