Histoires de réussite des clients Mise en œuvre réussie de l’ERP - Boulder Creek Stone
Un ERP abordable apporte une fonctionnalité recherchée au fabricant de pierre
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Solution ERP Acumatica Cloud pour Boulder Creek Stone
Administration centrale
Siège social à Minneapolis, MN
Secteurs d’activité
Fabrication, Construction, Répartition
Applications remplacées
Sage

Boulder Creek Stone

  • Opérations rationalisées avec un système nouvellement centralisé
  • Économisé des milliers de dollars avec un abordable GRC
  • Manuel éliminé, entrées doubles, gain de temps
  • A obtenu un niveau élevé de support produit
Scott Starkweather
« Acumatica apporte au secteur des petites et moyennes entreprises des fonctionnalités qui étaient hors de portée budgétaire il y a quatre ans. »
Scott Starkweather, Président
Boulder Creek Stone
Défis à relever
ERP Solution
Résultats
Défis à relever

Défis à relever

Pendant des années, Boulder Creek Stone s’appuyait sur une combinaison de systèmes pour gérer son entreprise. Une version vieillissante de Sage gérait les stocks, le traitement des commandes client et les comptes clients tandis que Microsoft Dynamics gérait les fonctions du grand livre général, de la paie et des comptes fournisseurs, selon Scott Starkweather, président. La migration des données a été effectuée manuellement à l’aide de feuilles de calcul Excel, tandis que Crystal Reports a fourni des rapports d’entreprise.

« Certains renseignements étaient importants pour un système et d’autres étaient importants dans un autre, et il était extrêmement difficile d’avoir une responsabilisation constante », dit M. Starkweather. L’exécution de la comptabilité à partir de deux systèmes non connectés était inefficace; surtout lors de la saisie manuelle de quelque 700 factures de comptes créditeurs d’un système à l’autre mensuellement, ajoute Glenda Starkweather, copropriétaire et vice-présidente.

Au fur et à mesure que l’entreprise est passée de ses racines manufacturières à l’offre de services d’installation et, plus tard, à la vente de foyers et d’accessoires, elle a eu du mal à suivre efficacement les différents secteurs d’activité. Les plongées profondes dans les données de l’entreprise pour repérer les tendances ou les lacunes opérationnelles étaient inexistantes. Le personnel a perdu beaucoup de temps à vérifier les doubles entrées, à vérifier l’exactitude de plusieurs documents papier et à les réconcilier lorsque des questions se posaient.

Fonctionnant avec « l’informatique des profanes », même les petites personnalisations étaient difficiles dans Sage, ce qui signifiait que Boulder Creek devait dépenser des milliers de dollars en frais de conseil informatique lorsqu’elle voulait personnaliser Sage pour se conformer à la façon dont l’entreprise faisait des affaires.

Parce que Sage était si difficile à mettre à niveau et que le support était si médiocre, Boulder Creek a exécuté une version de 3 ans. Starkweather savait que l’entreprise voulait un moyen centralisé et plus efficace de gérer la comptabilité et les opérations commerciales.

ERP Solution

ERP Solution

À la suggestion de leur fournisseur de solutions informatiques, BHE Consulting, ils ont examiné ce qu’Acumatica avait à offrir, l’ont aimé et ont été mis en ligne avec Acumatica Cloud ERP. « BHE a vraiment compris notre entreprise et a fait un excellent travail pour nous », déclare Scott Starkweather.

Acumatica a fourni un ERP abordable qui pourrait gérer de multiples facettes de son entreprise, y compris GRC, tout en automatisant et en centralisant bon nombre de ses processus manuels sur papier.

Résultats

Résultats

Un personnel plus efficace et productif

Boulder Creek Stone a rationalisé de nombreux processus d’affaires, rendant le personnel plus efficace et productif maintenant que tout est géré par Acumatica. Non seulement l’équipe a récupéré du temps improductif, mais l’interface et la programmation flexibles et faciles à utiliser d’Acumatica ont permis à l’entreprise d’économiser de l’argent.

« Ce que j’aime vraiment à propos d’Acumatica, c’est combien est configurable », dit Starkweather. « J’ai vraiment appris la différence entre « personnaliser » et « configurer ». Dans Acumatica, tant de choses sont configurables alors que dans Sage, tout était une personnalisation coûteuse. Pour une petite et moyenne entreprise, cultiver des produits à 150 $ à 200 $ l’heure peut coûter cher. Maintenant, nous pouvons faire cette configuration à l’interne sans disposer tout cet argent.

« J’aime, j’aime, j’aime les enquêtes génériques que nous pouvons construire », ajoute-t-il. « Cela nous donne de meilleures données pour l’analyse de nos processus d’affaires, afin que nous puissions voir ce que nous faisons bien et plonger plus profondément là où nous devons nous améliorer. »

La recherche universelle accélère la récupération des données

Le contrôleur de l’entreprise est le plus récent utilisateur d’Acumatica, et elle a trouvé le système ERP aussi facile à apprendre que le reste du personnel. « Je viens d’utiliser Dynamics pendant 15 ans, ce qui a été un changement assez important, mais la navigation d’Acumatica est facile et le forage est vraiment utile », explique Jean Eiden.

Starkweather loue la barre de recherche universelle pour sa capacité à rechercher dans presque tous les modules, ce qui facilite grandement la recherche de transactions. « La saisie de commande en double est presque impossible maintenant », ajoute-t-il. « Lorsque nous allons sur les comptes d’entreprise, il répertorie toutes les commandes, afin que nous puissions rapidement nous qualifier si une commande existe. Nous faisions pas mal de saisie de commande en double avant.

Starkweather a hâte de lancer le module Paie et de connecter des applications tierces, telles que l’outil d’automatisation du marketing HubSpot, à la plate-forme flexible d’Acumatica. « Lorsque nous parlons d’Acumatica, il ne s’agit pas seulement de comptabilité, mais de l’endroit où nous faisons toutes nos affaires. Nous travaillons à Acumatica et n’avons pas besoin de partir. 

Abordable GRC Rationalise la communication

Boulder Creek Stone a abandonné Salesforce, choisissant d’utiliser Acumatica GRC pour rationaliser la communication entre ses ventes et son service à la clientèle. « Salesforce avait trop de cloches et de sifflets pour une entreprise de notre taille à gérer », explique Starkweather. « Acumatica GRC a de bons tripes qui peuvent gérer efficacement le personnel de vente et les connecter aux données dont ils ont besoin sans déranger le service client.

Le personnel de vente de fabrication de l’entreprise n’écrit pas de commandes; au lieu de cela, les commandes sont saisies via le service client, un processus qui implique beaucoup de coordination entre les deux groupes. Avec les notifications automatisées d’Acumatica, ils créent des déclencheurs qui alertent les ventes lorsqu’une commande se produit, éliminant ainsi plusieurs appels téléphoniques.

« Le prix sur Acumatica GRC est bien meilleur que Salesforce », ajoute Starkweather. « Acumatica est au moins quatre fois moins, pour être conservateur. »

Plate-forme pour la croissance

« Avec l’automatisation que nous pouvons maintenant mettre en place, à mesure que nous grandissons, nous n’aurons pas besoin d’ajouter de main-d’œuvre supplémentaire pour exécuter des tâches de back-office », explique Starkweather.

De même, les prix illimités pour les utilisateurs d’Acumatica leur permettent de se concentrer sur la croissance de l’entreprise, sans se soucier des coûts supplémentaires par utilisateur. « Lorsque vous devez payer quelques milliers de dollars supplémentaires pour ajouter plus d’utilisateurs, vous avez tendance à ne pas obtenir suffisamment de capacité pour ce dont vous avez réellement besoin, et il n’est pas aussi facile de déployer des fonctionnalités supplémentaires », explique Starkweather. « Il est difficile de justifier le coût avec le modèle traditionnel. Avec Acumatica, ce n’est pas le cas.

Acumatica sur-livre

« Avec Sage, notre support technique était généralement très lent. Vous mettiez un billet et peut-être que vous auriez des nouvelles d’eux deux, trois jours plus tard. Avec Acumatica, vous obtenez une réponse presque immédiate », explique Glenda Starkweather.

La « réponse d’Acumatica aux besoins des clients est fantastique », dit Scott Starkweather, ajoutant qu’il aime soumettre des suggestions sur le portail client, les voir votées et mises en œuvre, et aime connaître la feuille de route d’Acumatica car elle affine le produit et ajoute des modules à l’avenir.

« C’est un produit fantastique et nous sommes ravis de grandir avec Acumatica », déclare Starkweather. « C’est bizarre d’être enthousiasmé par un produit ERP. Il y a huit ans, je pensais. « Pourquoi quelqu’un voudrait-il vendre l’ERP? Il semblait s’agir de gérer les attentes, d’obtenir une vente et de faire face à tout le guff des clients lorsque les entreprises ne pouvaient pas fournir une solution avec un budget gérable pour les petites et moyennes entreprises.

« Le coût était de 250 000 $, peu importe l’entreprise que nous avons examinée », poursuit-il. « Notre décision initiale était basée sur qui pouvait nous donner 70 pour cent de ce dont nous avions besoin, ce qui était frustrant. Avec Acumatica, on a l’impression qu’ils apportent 110% de ce dont nous avons besoin parce qu’ils apportent l’intégration, les idées et l’automatisation. Acumatica apporte des fonctionnalités au secteur des petites et moyennes entreprises qui étaient hors de portée budgétaire il y a quatre ans.

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