AcumatiCares
Fondée à Portland, OR en 2008, Clive Coffee vend des machines et des accessoires d’espresso pour la maison de luxe, exploite un service d’abonnement au café personnalisé et gère une école de café virtuelle. Le personnel de 45 personnes s’efforce de fournir l’équipement et les connaissances pour aider les consommateurs à atteindre l’expérience de barista parfaite à la maison.
Initialement, la société a vendu ses machines à expresso par le biais de sa salle d’exposition et des ventes en personne à Portland, Oregon ainsi que par le biais de son site Web. Plus tard, Clive Coffee a commencé à offrir des abonnements personnalisés au café reliant les consommateurs à des torréfacteurs dans tout le pays lorsqu’il a acquis Mistobox. En 2020, la société a lancé son école de café pour aider ceux qui travaillent à domicile à apprendre à devenir des baristas, et a adapté ses efforts de vente pour mieux servir les consommateurs pendant la pandémie, une décision qui comprenait également l’ajout d’un entrepôt à Nashville, TN.
« Beaucoup de choses ont changé pour Clive en 2020 », dit Amanda Datte, Clive Coffeele directeur financier. « Avant, nous avions une salle d’exposition et des ventes en personne. Mais maintenant que tout le monde travaille à domicile et veut du café, nous sommes maintenant 100% en ligne et notre entreprise a vraiment décollé.
L’espresso à la maison peut sembler très accablant, mais Clive Coffee le démystifie, fournissant une éducation dès le moment où un client appelle ou envoie des e-mails et tire son premier tir d’espresso.
« Lorsque la pandémie a frappé, les gens manquaient leur expresso ou leur latte quotidien, ce qui a vraiment commencé la recherche d’un barista à domicile », explique Emily Sloan, directrice du marketing. « Nous devions être flexibles et pivoter rapidement. Au fur et à mesure que les préférences des consommateurs se sont transformées en expresso domestique, leurs attentes ont également changé. Nous devions être équipés et prêts à avoir des stocks à portée de main et être en mesure de les expédier dans le délai prévu de deux à trois jours.
Nécessité de remplacer les systèmes déconnectés
Clive Coffee n’a pas pu répondre à ces attentes car il a utilisé QuickBooks pour la comptabilité et la tenue de livres, un logiciel d’inventaire séparé, un système de traitement des commandes différent et un système de commerce électronique. Aucun des systèmes n’était connecté. « Sur une base mensuelle, nous avions une longue liste de processus pour obtenir l’information avec exactitude dans notre système comptable », explique M. Datte. « Il y avait beaucoup de freins et contrepoids et beaucoup de rapprochements parce que nous avons entré manuellement les données. »
L’entreprise ne disposait pas d’informations précises et à jour ni d’une visibilité sur les ventes, les revenus, les stocks ou les statuts de paiement. Il faudrait jusqu’à 15 jours pour fermer un mois, dit Datte. « Nous grandissions si vite, et nous n’avons jamais eu l’impression d’être rattrapés. Dès que nous avons terminé un mois, obtenu tous les détails alignés, les a obtenu dans QuickBooks, et a obtenu notre bilan à jour, un autre mois avait déjà passé. C’était juste un environnement stressant.
Les données étaient tout aussi désordonnées dans l’entrepôt.
« Avant Acumatica, nous avions un système de gestion des stocks, un système financier séparé et une station d’expédition distincte », explique Jessica Yutrzenka, responsable de la chaîne d’approvisionnement et des opérations chez Clive Coffee. « Beaucoup de nos systèmes étaient décentralisés d’un point de vue opérationnel. »
Lorsque les systèmes sont décentralisés, dit-elle, « vous passez beaucoup de temps à analyser: Pourquoi une chose n’a-t-elle pas parlé à l’autre? Nous avons passé beaucoup de temps à rendre nos données identiques dans les deux systèmes et à comprendre pourquoi elles ne se connectaient pas.
Inventaire difficile à suivre
Par conséquent, le suivi de l’inventaire a été difficile. « Il n’était vraiment pas facile de dire combien nous avons expédié d’un produit ou combien de commandes ont été annulées », explique Yutrzenka. « Découvrir le jour où nous avons expédié un produit était même difficile à obtenir. »
Au fur et à mesure que les volumes de transactions augmentaient, le personnel s’est rendu compte qu’il ne pouvait pas gérer tous les processus manuels et qu’il avait plusieurs systèmes cloisonnés. « Nous savions que la technologie pouvait nous aider à croître et à devenir plus efficaces et nous avons donc commencé à chercher un ERP », dit Datte.
