Une sensibilisation efficace augmente les revenus
L’équipe de vente a vu les résultats presque instantanément. « Il a été extrêmement utile d’utiliser les capacités d’Acumatica pour entrer en contact avec beaucoup plus d’écoles et d’églises, en automatisant les processus de vente de ce qui était autrefois un processus très manuel », explique Salmon.
« Maintenant, chaque école du pays reçoit au moins trois appels de vente, ainsi que des courriels réguliers tout au long de l’année », dit-il. « Nous avons vraiment augmenté le volume de nos contacts. Nous prévoyons une croissance de 8 fois dans le segment scolaire de notre entreprise depuis l’adoption d’Acumatica. Une grande partie de cette croissance est venue d’avoir un meilleur GRC en place pour gérer les opportunités et les points de contact de nos clients.
Acumatica a automatisé de nombreuses tâches, activités et campagnes par e-mail. Les équipes de vente travaillent principalement dans Outlook qui est intégré dans le GRC. Désormais, toutes les interactions avec les clients sont copiées sur Acumatica en un seul clic, ce qui donne à ComCenter une vue complète à 360 degrés du comportement de ses clients, y compris les données historiques des contacts de commande et de communication.
« Étant donné que presque tout est enregistré dans Acumatica, nous pouvons facilement explorer l’information dont nous avons besoin », dit Salmon. « Par exemple, nos vendeurs peuvent voir lequel de leurs gros clients a acheté en juillet de l’année dernière ou au cours des deux dernières années et agir sur cette information. Avant Acumatica, il était difficile pour eux de savoir quel compte ils devaient contacter, et en outre avec quel contact sur ce compte ils devaient travailler sur une liste de 100 contacts. Maintenant, en utilisant Acumatica, ils ne demandent plus: 'Êtes-vous la personne à qui nous devrions parler?' »
Le suivi des conversions « Non » en augmentation des ventes
ComCenter a facilement mis en place un processus de tâche dans Acumatica pour suivre la sensibilisation des prospects et le résultat de chaque interaction. Cela a conduit à un aperçu intéressant des prospects qui disent « non » carrément et plus tard passer une commande au cours de l’année. « Nous générons autant de revenus des écoles qui disent « non » que nous l’avons fait dans les ventes totales aux écoles au moment où nous avons commencé à utiliser Acumatica », dit Salmon. « Les flux de travail de vente et de marketing dans Acumatica ont rendu notre sensibilisation aux ventes plus efficace, et nous pensons que c’est une force majeure à l’origine de cette augmentation de notre chiffre d’affaires. »
Les dirigeants de ComCenter ont utilisé les informations sur les données générées par Acumatica pour identifier les ventes potentiellement bloquées et d’autres opportunités manquées pour comprendre quand un vendeur pourrait bénéficier d’un coaching ciblé. « C’est utile pour le directeur des ventes et l’ensemble des ventes », dit Salmon. « Le président, qui suit personnellement les comptes en dollars élevés, enseigne maintenant aux membres de l’équipe de vente comment poursuivre ces comptes plus efficacement. »
Visibilité accrue du flux de travail
Auparavant, les gestionnaires de ComCenter avaient du mal à reconnaître quand un représentant de compte peut avoir besoin d’une aide supplémentaire parce qu’ils n’avaient pas accès aux informations de progression des opportunités de vente. « Les directeurs des ventes ont maintenant des tableaux de bord pour voir ce qui se passe dans tous les domaines en temps réel, ce qui est essentiel, car les opportunités de vente sont souvent fluides », explique Salmon. « Ils peuvent facilement extraire des données clés via des demandes génériques qui aident à déterminer qui est le principal à contacter aujourd’hui, ce qui améliore les performances des ventes. »
Le responsable opérationnel de ComCenter a tiré parti des données historiques et en temps réel nouvellement disponibles pour créer un tableau de bord Acumatica qui présentait plusieurs années de résultats hebdomadaires. Elle a également créé un rapport pour le personnel de l’entrepôt qui montrait les expéditions et les conteneurs traités. « Le personnel de l’entrepôt a été stupéfait », dit Salmon. « Ils avaient entendu d’autres personnes dire que les ventes augmentaient et que l’entreprise s’améliorait, mais ils n’ont jamais eu de moyen de la visualiser d’une manière qui était significative pour leur rôle. Ils ont appris qu’ils traitaient 25 pour cent de conteneurs de plus qu’un an plus tôt.
Élimination des entrées manuelles, gain de temps
ComCenter consacrait auparavant 40 heures par semaine aux comptes fournisseurs. Maintenant, AP prend 10 heures ou moins à compléter grâce aux processus automatisés de reconnaissance et d’approbation des documents. « Il n’y a pas de papier en cause tant que nous n’en sommes pas au point où nous émettons un chèque », dit Salmon. « Tout est numérique et vit à Acumatica. »
ComCenter a également réduit de 75% le temps nécessaire pour examiner les commandes en ligne pour en vérifier l’exactitude. Auparavant, les employés passaient quatre heures par jour à examiner les ordres en fonction des critères d’examen établis. « Nous avons eu une réunion avec l’équipe des opérations et avons peaufiné les critères et la carte d’approbation, ce qui a réduit le temps à une heure », dit Salmon.
Plate-forme moderne attrayante pour les nouveaux employés
Plusieurs membres du personnel de ComCenter ont pris leur retraite au cours des cinq dernières années. Le fait d’avoir une plate-forme moderne et facile à utiliser accessible à partir du cloud a aidé l’entreprise à attirer des employés dans ce qui reste un marché d’embauche difficile.
« Auparavant, alors que nous examinions les départs à la retraite, nous nous demandions comment nous pourrions amener quelqu’un à l’ordinateur central, ce qui est intimidant », dit Salmon. « Nous avons embauché plus d’une douzaine de nouveaux employés à temps plein ou à temps partiel depuis que nous avons commencé avec Acumatica, et après une formation initiale sur Acumatica, nous avons pu leur dire de plonger dedans et d’explorer l’application parce qu’elle est si conviviale. »
Amélioration de la planification des ressources matérielles
Acumatica a également aidé ComCenter à relever les défis de la chaîne d’approvisionnement. Les cadres ont eu du mal à s’assurer qu’ils avaient suffisamment de manuels pour répondre aux besoins des écoles pendant leur saison achalandée. Ils se demandaient si une augmentation des commandes en début de saison était qualifiée de nouvelles commandes nettes ou de commandes passées par des écoles proactives, dans l’espoir d’éviter les pénuries dans la chaîne d’approvisionnement.
« Avec Acumatica, nous avons pu voir combien de ces commandes provenaient de nouveaux clients plutôt que de clients qui commandaient simplement plus tôt que les années précédentes », explique Salmon. « Nous avons rapidement eu un visuel entre les mains des décideurs et avons fourni une analyse pour prendre cette décision d’affaires stratégique, ce qui aurait été impossible auparavant. »
Les données ont également révélé qu’ils avaient reçu le même nombre de commandes anticipées qu’auparavant et que leurs niveaux d’inventaire étaient sur la bonne voie. « Nous obtenions plus d’affaires de clients réguliers qu’auparavant, de sorte que nos ventes étaient tirées par des clients réguliers achetant plus, ce qui était encourageant », dit-il.
« La capacité d’avoir des données pour prendre de telles décisions a été un énorme avantage. »
Accès à distance aux données en temps réel
Le personnel des ventes à distance a désormais accès à des données en temps opportun, car la solution basée sur le cloud et les capacités mobiles fournissent un accès à tout moment, n’importe où. « Lorsque nous avions des vendeurs qui travaillaient à distance, c’était toujours un gros problème de les tenir au courant », dit Salmon. « Nous sommes allés jusqu’à ce qu’une personne en informatique planifie un voyage annuel pour aller sur place, en personne pour voir notre vendeur en Virginie afin que nous puissions mettre à jour son ordinateur et sa connexion. Un autre vendeur n’avait pas de connexion à l’ancien système et a été forcé de travailler hors ligne, donc nous ne savions pas sur quoi il travaillait jusqu’à ce qu’il nous envoie l’information.
En plus de se connecter à son WMS via l’API d’Acumatica, ComCenter a connecté la solution ERP à d’autres applications tierces, notamment sa boutique en ligne, Velixo, Avalara, Microsoft Power BI et Mail Chimp. La connexion la plus importante est au site Web de l’entreprise, qui fournit la majorité des ventes de ComCenter.
« La circulation de l’information avec Acumatica est vraiment agréable », dit Salmon. « Comme d’autres petites entreprises, nous recevons de plus en plus de commandes en ligne plutôt que par téléphone, et le site Web est connecté pour extraire des données d’Acumatica afin de maintenir les stocks à jour. »
Les commandes continuent de passer du site Web à Acumatica. ComCenter utilise ensuite Acumatica pour suivre les paniers d’achat abandonnés pour l’activité de suivi des prospects de vente. « C’est un énorme changement d’avoir cette option à exploiter pour stimuler davantage les ventes. Nos équipes de vente peuvent visualiser les commandes Web et les paniers abandonnés avec les données Acumatica en contexte, ce qui conduit à une meilleure prise de décision sur les opportunités à prioriser. Salmon dit.
Augmentation du moral; Prêt pour la croissance
Les dirigeants de ComCenter s’attendent à ce que les revenus continuent de grimper malgré les conditions du marché. « Nous prévoyons une augmentation constante des ventes sur cinq ans », dit M. Salmon. « Acumatica a été un énorme succès. »
« Nous avons atteint un point où nous avons les outils et la technologie en place pour aller aussi loin que nous le voulons. Acumatica a joué un rôle déterminant en nous aidant à créer des processus de vente, de marketing et de gestion de la relation client. Grâce à cela, nous avons constaté des améliorations du succès et du moral dans l’ensemble de notre base d’employés.
ComCenter a une perspective plus brillante maintenant que tout le monde a accès à une plate-forme moderne et à des données qui facilitent leur travail.
« Sans cette information, on peut avoir l’impression que nous étions dans une industrie mourante avec une perspective qui n’était pas très bonne. Ce n’est plus le cas », dit M. Salmon.
« Acumatica nous a donné ce dont nous avions besoin pour avoir une perspective beaucoup plus pleine d’espoir, ce qui a été une bénédiction pour tous ceux qui travaillent ici. Tout le monde travaille aussi fort que jamais, mais c’est lorsque les choses grandissent que vous avez de l’optimisme qui vous mène dans l’avenir. Notre président parle souvent de notre mission, qui est d’aider les autres à enseigner Dieu aux enfants, et cela transparent dans tout ce que nous faisons. Notre capacité à servir les autres a décuplé, et cela a été rendu possible grâce à la mise en ligne avec Acumatica.
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