AcumatiCares
Défis à relever
Inspirus, prononcé « Inspire Us » a été fondée en 1893 en tant qu’entreprise de bijoux et de gravure desservant les parcs à bestiaux du Texas. À la fin des années 1980 et 1990, l’entreprise basée à Fort Worth a commencé à travailler avec des entreprises qui voulaient reconnaître les jalons des employés avec des épinglettes, qu’elle fabriquait, entre autres produits. Ce blogue présente l’histoire de l’entreprise.
À la fin des années 2000, Inspirus a ajouté une expérience numérique, offrant une reconnaissance et des récompenses entre pairs. La société a été achetée par l’un de ses clients, Sodexo Group (CAC: SW), en 2016.
Lorsque la PDG Tatiana Frierson a rejoint Inspirus, elle a demandé à voir un P &L par client pour mieux comprendre l’entreprise. Ce qu’elle a appris était surprenant : le système financier de 38 ans qu’elle utilisait ne pouvait pas fournir ces données. « Nous ne pouvions pas analyser quoi que ce soit en profondeur ou extraire des données en direct dans Excel », explique le directeur financier Lionel Koch.
Sans données approfondies, Frierson savait qu’il serait difficile de transformer numériquement l’entreprise d’une entreprise qui aiderait les clients d’entreprise à célébrer les jalons des employés avec des articles de récompense qu’elle stocke en une société SaaS offrant des expériences de récompense numérique personnalisées dirigées par les employés et facilitées en ligne via des portails personnalisés.
Elle savait également que le fait d’avoir un ERP moderne donnerait à l’entreprise un avantage concurrentiel sur le marché où les entreprises sont de plus en plus confrontées à une myriade de problèmes d’emploi causés par la pandémie, y compris l’épuisement professionnel, la productivité plus faible et le départ des employés pour un salaire plus élevé ou des postes de travail à domicile plus permanents. Après le Covid-19, la rétention des employés est devenue une priorité plus élevée.
« Quand quelqu’un sort de la porte, il en coûte en moyenne 70 000 $ pour remplacer cette personne », dit Frierson. « Il y a un impact sur l’entreprise. Que pouvons-nous faire en tant que dirigeants pour aider à conserver cet actif de capital humain dans notre entreprise? Il ne s’agit pas toujours de leur jeter de l’argent. C’est que les gens veulent se sentir reconnus et quand ils sont reconnus et reconnus, ils sont plus motivés et moins susceptibles de partir.
Inspirus crée des portails numériques de marque pour ses clients d’entreprise, dont certains comptent plus de 50 000 employés. Les portails permettent aux employés de sélectionner des articles de récompense, de complimenter les autres et de répondre à des sondages sur la satisfaction au travail. Les portails de marque sont comme les principales plates-formes de médias sociaux offrant une véritable plate-forme d’écoute d’engagement.
Pour les rachats de récompenses qui incluent des marchandises, l’exécution est gérée à partir de son entrepôt qui est approvisionné avec des centaines de noms de marque que les employés connaissent et aiment. Il a également un programme où les employés peuvent faire don de leurs récompenses à des organisations à but non lucratif locales.
Données client éparses, pas de MRP, visibilité d’inventaire limitée
En plus de ne pas fournir d’analyse approfondie des clients, l’ancien système d’entreprise n’était pas intuitif et manquait de planification des exigences matérielles pour coordonner la production et les bons d'achat. Étant donné que le dénombrement des stocks n’a lieu qu’une ou deux fois par an, il était difficile de savoir quand les articles étaient en rupture de stock ou étaient assis sur des étagères trop longtemps, ce qui entravait les flux de trésorerie. La prévision de la demande a été difficile, forçant l’entreprise à surstocker des articles et entraînant des situations de rupture de stock dans d’autres scénarios.
La facturation était manuelle avec des formats de facture rigides.
« L’un des plus gros déficits était qu’il ne s’agissait pas d’un véritable ERP; il avait des fonctionnalités comptables limitées », explique Sue Severns, directrice principale du bureau de réalisation stratégique d’Inspirus. Severns était le responsable de la mise en œuvre d’Acumatica et a été honoré en tant que MVP Acumatica 2023. « Il n’a pas non plus été en mesure de se connecter à d’autres systèmes sans codage personnalisé »,
« Avant, nous ne pouvions obtenir des chiffres financiers qu’après la fin du mois. Vous ne pouviez rien faire pour apporter des changements au cours du mois », dit Severns.
Les employés comptaient sur l’équipe de développement pour exécuter des rapports financiers, et s’ils n’avaient pas le temps, les employés n’obtenaient pas l’information, dit-elle. Les gestionnaires de comptes ont dû se rendre dans les classeurs pour obtenir des informations sur les comptes clients, ce qui est devenu problématique pour les télétravailleurs pendant la pandémie de Covid-19.
L’équipe d’Inspirus a créé une application Web personnalisée pour les ventes en ligne, mais l’application a eu du mal à gérer les volumes transactionnels massifs pour ses clients d’entreprise.
Le nouvel ERP est une priorité
Frierson avait une expérience des services informatiques avec des expériences de déploiement ERP SAP et Oracle précédentes et a fait de la sécurisation d’un nouveau système ERP sa première priorité en tant que PDG. « Nous devions nous moderniser avec un ERP approprié », dit-elle. Pour accroître l’adoption et l’adhésion, elle voulait que toutes les personnes impliquées dans la transformation numérique. « J’ai dit à l’équipe « C’est votre affaire » et j’ai fait venir tout le monde. Ce n’était pas quelqu’un dans l’informatique ou l’équipe informatique qui l’a compris. C’était un effort collectif parce que tout le monde allait l’utiliser. En plus de la visibilité des données en temps réel et des rapports en libre-service, Inspirus voulait un ERP cloud moderne pour rationaliser les opérations avec un accès à distance de n’importe où, car il dispose de bureaux mondiaux. Elle devait également être conforme à la SOC puisqu’Inspirus relève de sa société mère cotée en bourse, Sodexo.
