Histoires de réussite des clients Mise en œuvre réussie de l’ERP - M3 Technology Group
Acumatica aide M3 Technology Group à unifier ses opérations et à se développer
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Solution ERP cloud Acumatica pour M3 Technology Group
Administration centrale
Siégé à Nashville, TN; avec des opérations à Knoxville, Huntsville et Memphis
Secteurs d’activité
Services, Télécommunications
Applications remplacées
Nouveau dans l’ERP cloud

M3 Technology Group

  • Maintien d’une croissance substantielle des revenus sans ajouter d’effectifs financiers
  • Réduction considérable du temps nécessaire à la création de devis
  • Acquis une main-d’œuvre mobile et une équipe de service sur le terrain plus efficaces
  • Élimination de la frustration technologique sur site
  • Réalisation d’une connaissance en temps réel des opérations commerciales et techniques
Kelly Burns
« M3 Technology s’est considérablement développée depuis la mise en œuvre d’Acumatica. Avec le passage de l’ancienne solution sur site à l’ERP cloud d’Acumatica, M3 a connu une croissance des revenus de 60% en seulement les deux premières années, tout en maintenant le même effectif dans le département des finances. Nous sommes sortis de la porte en facturant des commandes plus importantes, mais nous avons couvert les tâches avec les mêmes personnes. Nous n’étions pas très stressés ou ne faisions pas d’heures supplémentaires pour suivre le cap, mais nous faisions beaucoup plus dans les ventes et les transactions via Acumatica.
Kelly Burns, Développeur ERP et ancien Chef de l’exploitation
M3 Technology Group
Défis à relever
ERP Solution
Résultats
Défis à relever

Défis à relever

Fondé en 2002, le système comptable de M3 Technology Group s’est développé avec l’entreprise, d’un système adapté à une petite startup à un plus grand progiciel qui a accueilli une entreprise en croissance avec plusieurs emplacements. La société basée à Nashville conçoit, construit et installe des systèmes audiovisuels clés en main pour les entreprises, l’enseignement supérieur, l’armée et de nombreux autres marchés verticaux.

Kelly Burns, développeur ERP et ancien directeur de l’exploitation, s’est tourné vers des progiciels plus robustes à mesure que l’entreprise et ses besoins des utilisateurs augmentaient, passant de QuickBooks à Sage BusinessVision, puis à Everest Software.

Burns a commencé à se rendre compte que le logiciel de financement Everest commençait à entraver la croissance de l’entreprise. Créer des devis pour les clients a été un processus laborieux qui a frustré son équipe de vente. Remplir des devis avec 20 à 50 lignes a pris près d’une demi-heure en raison de la lenteur des opérations de recherche et de recherche du logiciel. « Nous devions connaître le format exact de l’article ou du nom que nous recherchions. Il n’y avait pas de fonction de recherche contextuelle comme nous l’avons maintenant avec Acumatica », dit-il. Trouver des documents historiques était complètement frustrant et prenait beaucoup de temps.

Everest était terriblement lent lors de l’exécution sur un VPN, Burns dit. M3 était passé d’un emplacement en 2007 à l’ouverture de succursales, et lorsque la société est devenue mobile, « c’était horrible de se connecter » à Everest, qui était hébergé sur place à Nashville.

Lorsque M3 a lancé de nouveaux secteurs d’activité avec des besoins financiers différents de ceux de son activité traditionnelle, Everest ne pouvait pas gérer la comptabilité analytique des projets. À Everest, ces fonctions « étaient très minimes et nécessitaient beaucoup d’entrée manuelle pour arriver là où nous devions être », dit Burns.

L’entreprise avait besoin d’un logiciel financier qui pourrait afficher la rentabilité des coûts du projet en temps réel au lieu d’attendre l’achèvement du projet - après que les informations de temps et de dépenses aient été calculées et analysées manuellement.

Sachant qu’ils avaient besoin d’un système basé sur le cloud pour gérer les besoins de bureau mobile de l’équipe, Burns a évalué Oracle NetSuite, Sage et SAP. Après les démonstrations, ils ont constaté que les packages de licence étaient beaucoup trop chers car ils facturaient par utilisateur, et aucun ne répondrait aux besoins de M3 sans encore plus de dépenses à personnaliser.

ERP Solution

ERP Solution

M3 Technology avait besoin d’une solution ERP pour suivre l’état, le coût et la rentabilité du projet avec des outils de gestion de projet. La société devait également lier le traitement des commandes, les expéditions et la gestion des stocks à sa comptabilité.

Après avoir vu des démonstrations et en apprendre davantage sur le modèle de licence utilisateur illimité d’Acumatica et son potentiel de personnalisation profond (dont beaucoup peuvent être faits sans développeur), Burns a décidé d’acheter Acumatica. « Il semblait avoir tout ce que nous voulions et la comptabilité du projet dont nous avions vraiment besoin », dit-il.

Résultats

Résultats

La technologie M3 s’est considérablement développée depuis la mise en œuvre d’Acumatica. Avec le passage de l’ancienne solution sur site à l’ERP cloud d’Acumatica, M3 a connu une croissance des revenus de 60% en seulement les deux premières années, tout en maintenant le même effectif dans le département des finances. « Nous sommes sortis de la porte en facturant des commandes plus importantes que jamais. Les transactions ont été considérablement augmentées, mais nous avons couvert les tâches avec les mêmes personnes », explique Burns. « Nous n’étions pas très stressés ou ne faisions pas d’heures supplémentaires pour suivre, mais nous faisions beaucoup plus dans les ventes et les transactions via Acumatica. »

Les services sur le terrain alimentent la croissance de M3

Alors que les entreprises développent leurs activités à l’échelle nationale et que les établissements d’enseignement supérieur élargissent les programmes d’enseignement à distance, le besoin de services gérés avec un soutien en réseau et par vidéoconférence a grimpé en flèche. M3 Technology a commencé à offrir une assistance sur le terrain avec un seul employé et répartiteur il y a plusieurs années dans les cas où l’assistance téléphonique n’a pas réussi à résoudre un problème.

Au fur et à mesure que l’offre de services sur le terrain augmentait, M3 a ajouté plus d’employés et a commencé à offrir des plans d’entretien préventif. M3 a acquis une autre petite entreprise en 2017, ajoutant 20 nouveaux utilisateurs à Acumatica, tout en évitant les frais de licence coûteux par utilisateur que les concurrents d’Acumatica facturent. La division des services sur le terrain contribue maintenant à environ un quart des revenus de l’entreprise.

« Nous avons maintenant 25 représentants des services sur le terrain, dont cinq fonctionnent à titre de techniciens de soutien sur place à temps plein dans les universités et les campus d’entreprise », dit M. Burns. « En 2017, nous avons enregistré près de 1 300 billets de service, 2018 était le double de ce qu’au moins. Nous utilisons le système de cas d’Acumatica et les services sur le terrain pour suivre les billets.

L’édition Field Service d’Acumatica permet à M3 de rationaliser la répartition, de réduire les temps de réponse et de minimiser les coûts. Ce n’est pas une application boulonnée, mais fonctionne plutôt directement avec les autres modules ERP, y compris les ventes, les stocks, les achats, la comptabilité et les rapports financiers. Les opérateurs de terrain peuvent se connecter à Acumatica via une application pour entrer des données telles que les dépenses, directement, ce qui permet de gagner du temps.

Plutôt que de passer une demi-heure à se battre avec le gel des applications, l’équipe de vente mobile crée désormais des devis en quelques minutes sans aucun temps d’arrêt ni problèmes de latence rencontrés avant Acumatica.

Acumatica offre la tranquillité d’esprit

Auparavant, avec leur ERP hérité, l’utilisation des notifications était inégale. Opérant dans le Tennessee où la structure fiscale est à trois niveaux, Burns a configuré le logiciel pour envoyer des alertes lorsqu’un nouveau client a été créé. L’alerte a informé le service de crédit et le contrôleur afin qu’ils puissent créer des certifications exonérées d’impôt et appliquer la taxe correcte à un devis avant qu’il ne soit aille au client.

« Mais c’était une douleur quotidienne de se demander si les notifications se produiraient ou non », dit Burns. « Avec Acumatica, nous n’avons pas à nous inquiéter. C’est solide comme le roc. Le système fonctionne simplement pour que nous n’ayons pas à nous demander s’il fonctionne correctement. Burns a également facilement mis en œuvre un logiciel d’impôt tiers d’Avalara, un partenaire d’Acumatica, et Power BI de Microsoft, ainsi que des solutions de paiement APS.

Aperçu en temps réel

Au fur et à mesure que M3 Technology Group passait aux dernières versions d’Acumatica, ils ont pu avoir un aperçu des dépenses du projet sur une base quotidienne. Auparavant, ces renseignements étaient recueillis à la fin du projet, puis saisis manuellement dans une feuille de calcul, qui ne fournissait des renseignements qu’avec le recul.

« Maintenant, nous pouvons voir des profits et des pertes d’emplois progressifs sur une base quotidienne plutôt qu’à la fin d’un projet quand il est trop tard pour faire des ajustements », dit Burns.

Acumatica facile à utiliser

Burns aime « l’interface utilisateur très propre » d’Acumatica et fait l’éloge des contrôles utilisateur de l’application, de la facilité d’ajout de nouveaux utilisateurs, de sa sécurité sur le terrain et de ses capacités de recherche supérieures.

« La recherche contextuelle d’Acumatica est efficace et très facile à utiliser », explique Burns. « J’utilise rarement un menu aujourd’hui. Au lieu de cela, j’utilise simplement le champ de recherche principal et commence à taper quelques caractères de l’écran que je veux ou la référence de document que quelqu’un a fournie dans un e-mail... la navigation est follement bonne et permet d’économiser beaucoup de temps et de maux de tête. Les gens peuvent dire « quoi vraiment? La recherche est la meilleure chose? et je dis que oui, c’est vraiment le cas.

« La personnalisation au sein du concepteur de rapports est fantastique », ajoute-t-il. « Le concepteur de rapports est également assez facile à apprendre pour tout le monde. »

Étendre Acumatica de l’API ouverte

L’interface API ouverte d’Acumatica facilite l’ajout de logiciels tiers et le développement de personnalisations, explique Burns, ce qui signifie que le développement personnalisé peut être réalisé plus rapidement et pour moins d’argent.

« Nous avons externalisé une entreprise pour nous aider à développer une solution qui collecte plusieurs silos de données à partir de différentes applications et ils ont été très satisfaits de la facilité et de la propreté avec laquelle l’API d’Acumatica peut travailler. Ils ont dit qu’ils n’avaient pas vécu cela très souvent.

Acumatica: Entreprise axée sur le client

Même si M3 Technology Group a mis en œuvre Acumatica il y a plusieurs années, « nous sommes encore en train de gratter la surface », dit Burns. Avec la mise en œuvre complète de acumatica GRC ce trimestre, Burns continue de déployer d’autres applications Acumatica et tierces connectées pour améliorer davantage les opérations de M3 Technology Group.

« J’envie les entreprises qui commencent sur les dernières versions d’Acumatica », dit-il. « Acumatica va vraiment « Wow » eux. Je ne peux pas imaginer venir d’un autre ERP et être insatisfait d’Acumatica.

Cette déclaration vient en partie, dit-il, parce qu’Acumatica écoute vraiment ses utilisateurs et en fait une priorité d’ajouter des fonctionnalités que ses clients veulent.

« Ils essaient toujours de faire progresser le produit en fonction des commentaires de l’utilisateur », explique Burns. « Ils ont une excellente communauté de clients qui est ouverte et utile et utilise vraiment le tableau de suggestions. Je n’ai pas vu ce travail aussi bien qu’avec Acumatica d’autres qui l’essaient.

En ce qui concerne le service à la clientèle, Acumatica est à égalité avec les marques légendaires de l’expérience client comme Apple et Starbucks, dit Burns.

« Je bois beaucoup de café et j’adore la façon dont je suis traité chez Starbucks. C’est la même chose en entrant dans un magasin Apple - vous avez presque l’impression d’être entré dans le ciel - et tout le monde veut vous aider tout de suite. Pour moi, ce sont deux des expériences client les plus élevées que vous puissiez avoir, et Acumatica est là-haut.

Burns dit qu’Acumatica a toujours été très ouvert et honnête lorsqu’un problème peut nécessiter plus de temps pour être résolu et qu’il n’a jamais donné de faux livrables qu’il apprécie vraiment.

« Il s’agit de la façon dont ils vous écoutent et de la rapidité avec laquelle Acumatica réagit. Ils veulent vraiment entendre les utilisateurs, comprendre nos processus d’affaires et comment nous utilisons le logiciel afin qu’ils puissent commencer à intégrer de nouvelles fonctionnalités et améliorations pour rendre les choses encore plus faciles. C’est tout simplement incroyable. Nous n’avons eu aucun problème avec le support Acumatica, et notre partenaire, Cloud 9 ERP Solutions, qui a également fait un effort supplémentaire - tout le monde est vraiment fantastique.

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