Les dirigeants de Roberts Glass avaient l’habitude d’attendre des mois pour obtenir des données financières agrégées. Une fois déployée, Acumatica Construction Edition a fourni des informations financières en temps réel.
« Nous avons démoli les silos que nous avions avec la solution client-serveur, alors maintenant nous avons accès dans une vue des données », explique Hamilton. « Nous sommes maintenant en mesure de voir où nous en sommes sur le plan des coûts avec nos projets de construction existants; nous sommes en mesure d’examiner la rentabilité de chaque projet, d’examiner la clientèle et de comprendre où nous réussissons le plus.
En outre, tous les chefs de projet ont une visibilité sur ce que l’entreprise a achevé depuis le début de l’année, sur les types de projets qu’ils gèrent et sur ce qui est en cours.
ExakTime fournit du temps et des dépenses instantanés
L’intégration transparente avec ExakTime permet d’extraire du temps et des tarifs dans Acumatica Construction Edition, ce qui leur donne une visibilité en temps réel sur les coûts de main-d’œuvre exacts pour chaque projet.
« L’information a été saisie manuellement avant et est arrivée six mois plus tard et était très inexacte », dit Hamilton. Roberts Glass a souvent rencontré des problèmes avec ADP Time and Attendance parce que Sage et ADP n’étaient pas sur la même longueur d’onde en ce qui concerne les noms des clients. Lorsque les employés entraient une adresse dans ADP, le nom associé qui apparaissait souvent n’était pas le même que le nom du client interne de Sage, explique-t-il.
« Il y a eu beaucoup d’interventions manuelles », dit Hamilton.
« Nous avons maintenant la possibilité d’entrer les emplois dans Acumatica Construction Edition avec un nom de poste basé sur ce que les clients l’ont appelé, et les employés sur le terrain peuvent sélectionner le bon emploi en un seul clic », ajoute-t-il. « ExakTime dispose également de fonctionnalités GPS afin de pouvoir reconnaître où se trouve une adresse et rechercher dessus pour trouver l’emploi. »
ExakTime regarde ensuite dans Acumatica Construction Edition pour le faire correspondre avec le bon travail. « Cela a vraiment augmenté notre précision, les heures travaillées et l’endroit où les employés travaillaient », dit Hamilton. Ces informations sont livrées en temps réel, ce qui signifie qu’ils peuvent voir à quel point un projet est rentable instantanément, pas six mois plus tard.
Obtenir un accès mobile sur le terrain
La prochaine tâche de Hamilton est de fournir un accès sur le terrain pour les chefs de projet travaillant sur un chantier via l’application mobile d’Acumatica. C’est quelque chose qu’ils n’avaient jamais eu auparavant.
« Nos glaçeurs peuvent passer une demi-journée, ou une équipe peut travailler pendant six ou sept mois sur un projet et se rendre directement sur le chantier chaque jour », explique Hamilton. Parce qu’ils devaient se fier à la communication téléphonique, certains éléments ont été mal communiqués, certaines tâches ont été refaites par inadvertance ou, pire encore, les employés sont arrivés sur un chantier sans connaître l’état actuel du projet.
Avec Acumatica Construction Edition, les employés seront armés d’un iPad avec des notes de terrain pour des projets spécifiques. Ils auront accès à des dessins architecturaux, à toutes les pièces jointes et à toute autre information. « Auparavant, on faisait des suppositions, on faisait des erreurs et il fallait beaucoup de temps pour essayer de comprendre ce qui devait être fait pour terminer un travail », dit Hamilton.
L’équipe de comptabilité réduit les interruptions
Acumatica Construction Edition a libéré une partie du temps du contrôleur de Roberts Glass parce qu’elle n’a plus à rechercher des informations pour les autres et à les transmettre par téléphone aux travailleurs à distance. Auparavant, beaucoup d’informations financières étaient enregistrées sur son ordinateur et l’accès était restreint.
Maintenant, en utilisant Acumatica Construction Edition, qui offre la possibilité de définir différents niveaux d’accès et de sécurité, les employés ont un accès direct aux informations pertinentes à leur travail. « Nous avons des tableaux de bord, et certains ont leurs propres tableaux de bord personnels où ils peuvent examiner les ICP, les revenus, les projets sur lesquels nous avons soumissionné - toutes les informations que notre contrôleur n’a plus à obtenir pour eux », explique Hamilton. « Notre contrôleur est beaucoup plus productif sans avoir ces interruptions. »
En même temps, « les employés sont plus productifs parce qu’ils ont un accès instantané à l’information dont ils ont besoin. Ils n’ont pas besoin d’appeler le siège social ou de perdre du temps à chercher les bonnes informations », a partagé Hamilton.
Des bases solides pour la croissance
Acumatica Construction Edition a été facile à apprendre et fournit une base solide pour aider Roberts Glass à continuer de croître.
« Ce que nous essayons de faire, c’est de maximiser nos marges et nos profits en nous assurant de travailler sur des projets aussi efficacement que possible », dit Hamilton. « Acumatica Construction Edition nous a aidés à croître en termes de revenus parce que nous sommes beaucoup plus efficaces dans la gestion des projets. »
Avoir des données instantanément disponibles permet aux cadres et aux employés de prendre des décisions basées sur les données, que ce soit au bureau ou sur un chantier. « Tout d’abord, chaque matin, je peux voir à quoi ressemble notre charge de travail, ce qu’il y a dans notre arriéré, quels sont nos projets actifs, et voir à partir d’indicateurs clés au niveau de la direction de la santé de l’entreprise », dit Hamilton. « Je n’ai pas besoin d’attendre la fin du mois ou deux ou trois mois après cela pour avoir des données de travail propres pour apprendre la rentabilité d’un emploi. Avec Acumatica Construction Edition, nous avons tous ces données en temps réel.
Bien que Roberts Glass n’ait pas de plans immédiats pour se développer par le biais d’acquisitions, « je suis convaincu que si nous trouvons une entreprise que nous voulons acquérir, nous pouvons la faire démarrer rapidement avec le système basé sur le cloud d’Acumatica. »
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