Avec Acumatica, l’entreprise a amélioré ses contrôles financiers et son service à la clientèle, rationalisé ses contrats de service et résolu les problèmes d’inventaire.
« Nous avions l’habitude d’avoir des radiations de 10 000 $ à 15 000 $ chaque année parce que les gens ne pouvaient pas suivre correctement les stocks vers les emplois, ce qui faussait les finances au cours de l’année », dit Rowerdink. « Avec Acumatica, nous avons éliminé 99% des problèmes liés à l’inventaire des projets. »
L’information en temps réel améliore les affaires
Plutôt que de s’appuyer sur des données historiques et de créer manuellement des feuilles de calcul, SSNW a désormais accès à des informations en temps réel qui permettent aux dirigeants de gagner du temps et d’améliorer la rentabilité de l’entreprise.
Par exemple, Rowerdink avait l’habitude de créer un rapport quotidien qu’il envoyait à cinq à 10 cadres. « Maintenant, n’importe qui peut obtenir l’information quand il le veut à partir d’un tableau de bord dans Acumatica », dit-il.
« Avoir des occasions dans les GRC nous donne une visibilité dans le pipeline de projets de vente où nous pouvons voir en temps réel ce qui est proche de la fermeture ainsi que ce qui est dans le pipeline », ajoute Rowerdink, affirmant que l’entreprise n’avait pas ce genre de visibilité auparavant.
Amélioration des opérations des services sur le terrain, facturation
Acumatica a fourni un accès à distance à l’ERP pour les techniciens sur les chantiers, ce qui a permis de gagner du temps, d’améliorer la précision des données et d’éliminer la double entrée manuelle.
Les techniciens de terrain arrivent et sortent maintenant à l’aide d’une application mobile plutôt que de feuilles de temps manuscrites. L’équipe de bureau interne n’a pas à attendre les informations sur papier, ni à les saisir dans le système ou à rappeler aux techniciens de leur apporter des documents ou de les aider à déchiffrer l’écriture manuscrite, des processus qui étaient sujets aux erreurs.
L’équipe de back-office ne transfère plus manuellement ces informations dans le système financier pour la facturation, soit parce qu’Acumatica achemine automatiquement les informations vers l’endroit où elles doivent aller. Avoir cette information instantanément signifie que la facturation peut être accomplie plus rapidement, dit Rowerdink.
Meilleure gestion des contrats
SSNW n’avait pas de bon moyen de faire le suivi de ses contrats de services de comptes clients dans le système précédent. Si un contrat était annulé, il fallait localiser physiquement le contrat sur papier et les mises à jour manuelles du système. Maintenant, avec les informations sur les contrats dans Acumatica, il est plus facile de joindre des fichiers et de suivre les données, ce qui permet de gagner du temps, dit Rowerdink.
Le module de comptabilité de projet de l’entreprise, utilisé pour gérer les installations de sécurité, est beaucoup plus fort et contrôlé dans Acumatica, ajoute-t-il.
« Nous avons une réunion d’établissement des coûts d’emploi une fois par semaine avec tous les chefs de projet, les directeurs des ventes et les responsables techniques », explique Rowerdink. « Lorsqu’un travail est fermé, nous faisons des coûts de travail, ce qui est maintenant aussi simple que l’exécution d’un rapport. »
« Dans l’ancien système, les techniciens écrivaient leur temps sur papier et les administrateurs devaient saisir les entrées de temps dans le système, mais cette information ne se répercutait pas sur le coût de l’emploi », dit-il. « L’ensemble du processus était manuel et les finances devaient exécuter des rapports dans Excel et SQL, puis saisir les informations ailleurs, ce qui perdait du temps et était sujet aux erreurs. »
« Avec Acumatica, il circule simplement dans le système plus rapidement, en temps réel, il est contrôlé et beaucoup plus facile à utiliser. »
La gestion de cas améliore le service à la clientèle
Acumatica a amélioré le service à la clientèle pour SSNW. « Nous n’avions pas de système pour suivre notre prise en charge interne des systèmes », explique Rowerdink. « Nous faisions le suivi de tout au moyen d’ordres de travail et il n’y avait aucun moyen de voir si un technicien était sur place pendant deux heures ou qui avait besoin d’un changement de code. Il nous a souvent fallu plus de temps pour traiter les documents que pour changer un code.
En utilisant la fonctionnalité de cas dans Acumatica, service à la clientèle peut être priorisé, mis sur un journal de cas et entretenu plus rapidement grâce à la visibilité dans le système.
« Avant, un client pouvait appeler avec une demande, et un technicien de service faisait une note manuelle. Eh bien, imaginez ce qui se passerait si le technicien était malade ou perdait la note? Rowerdink dit. « Maintenant, avec Acumatica, tout le département peut voir le ticket d’assistance, tous les techniciens et agents de support ont la visibilité nécessaire pour s’assurer que les problèmes des clients ne se perdent pas. Notre équipe est beaucoup plus efficace.
Avec de meilleurs processus d’affaires en place, une visibilité accrue et plus d’automatisation, Security Solutions NW prévoit une croissance rapide continue. Les revenus et le personnel de l’entreprise continuent de croître maintenant pour atteindre plus de 60 personnes. SSNW aime le fait que, avec Acumatica, ils n’ont pas à s’inquiéter de payer des frais de licence d’utilisateur astronomiques associés à l’ajout d’utilisateurs en raison du modèle de tarification basé sur la consommation d’Acumatica.
« C’est bien pour nous, alors que nous grandissons rapidement, que nous ne soyons pas pris dans l’espace où nous nous inquiétons de l’octroi de licences à un utilisateur qui pourrait avoir besoin d’accéder à la solution une ou deux fois par semaine pour une petite fonction de travail », explique Rowerdink. « Avec Acumatica, nous n’avons pas à y penser ou à payer pour une licence d’utilisateur complète, car le modèle de licence permet à tout le monde de l’utiliser sans devenir trop coûteux. »
Opportunité : Se développer dans des marchés plus vastes
Security Solutions NW s’étend de la région de bureau à domicile basée à Bellingham WA dans le grand marché de la région de Seattle, une décision qui devrait augmenter considérablement les revenus. Les dirigeants sont convaincus qu’Acumatica peut évoluer avec cette croissance, fournir des informations auxquelles ils peuvent faire confiance, permettre la stabilité financière, le contrôle et l’automatisation nécessaires pour remplir leur mission d’aider leurs clients à gagner la tranquillité d’esprit avec des solutions de sécurité qui fonctionnent, tout en construisant l’héritage de l’entreprise de redonner à la communauté, à la fois localement et mondialement.
« Il y a une tonne de fonctionnalités d’Acumatica dont nous ne profitons pas encore », dit Rowerdink. « Nous sommes une petite entreprise, mais il ne fait aucun doute que c’est la bonne solution car Security Solutions NW se développe et pour ce que nous prévoyons d’accomplir avec l’entreprise à l’avenir.
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