ToughBuilt

ToughBuilt voulait une solution cloud abordable qui pourrait facilement se connecter à des logiciels tiers, gérer des exigences de rapports financiers sophistiquées et évoluer facilement à mesure que l’entreprise grandissait. L’objectif était d’automatiser autant de processus que possible.

« Nous avons examiné Sage et quelques autres, mais nous avons décidé d’opter pour Acumatica parce que nous aimions son modèle de licence; il était basé sur le cloud, offrait une grande variété de modules complémentaires tiers et était également doté de la possibilité de le personnaliser en fonction de la façon dont nous exploitons l’entreprise », explique Galstyan.

Plutôt que de facturer par utilisateur, Acumatica basé sur le cloud offre un modèle de tarification ERP plus abordable basé sur le paiement des ressources informatiques réellement utilisées. Acumatica était un tiers du prix des autres systèmes, Galstyan a noté.

Réduction de la saisie des commandes d’heures à minutes

La capacité d’Acumatica à étendre la solution grâce à des applications tierces connectées de manière transparente a donné à ToughBuilt une solution entièrement automatisée qui peut évoluer à mesure que l’entreprise se développe. Klear Systems, le fournisseur de solutions de ToughBuilt, a accroché le logiciel Order Action d’Artsyl, le logiciel fiscal d’Avalara, le logiciel d’intelligence d’affaires de Data Self, SPS Commerce pour EDI et MAPADOC, à Acumatica, formant une solution intégrée transparente pour le partage de données et l’automatisation.

« Nous pouvons maintenant traiter les commandes plus efficacement », explique Galstyan. « Il n’y a aucun moyen de faire ce que nous faisons maintenant sans Acumatica. »

Les connexions transparentes et automatisées à ses plateformes en ligne ont éliminé 20 heures de saisie de données que Galstyan et son équipe faisaient auparavant sur une base hebdomadaire. Avec l’automatisation, ToughBuilt a éliminé le besoin d’ajouter trois à quatre employés supplémentaires pour le traitement des commandes à mesure que l’entreprise augmentait son volume de transactions, explique Galstyan.

Une clé de l’automatisation provient de la connexion d’Acumatica à la plate-forme de transformation docAlpha d’Artsyl Technologies et à l’application de processus intelligent OrderAction, que Galstyan et les membres de l’équipe ont découverte lors de leur participation annuelle Acumatica Summit.

« Avec OrderAction d’Artsyl, ce qui prenait auparavant des heures de travail manuel prend maintenant deux minutes maximum pour obtenir nos informations de commande client dans Acumatica », explique Galstyan. « Nous avons réduit beaucoup de temps perdu pour nos travailleurs à saisir les commandes. »

Avec plus de 400 commandes traitées automatiquement au cours d’une semaine donnée, l’équipe de comptabilité de ToughBuilt peut désormais consacrer du temps aux rapports et à l’analyse. Avec OrderAction, les commandes physiques sont envoyées à un compte de messagerie et les données sont automatiquement extraites et envoyées au module financier Acumatica de ToughBuilt. Les commandes client numériques entrent automatiquement dans le système, ce qui a réduit le nombre de jours en suspens.

Aperçu axé sur les données

ToughBuilt a de bien meilleurs rapports et un meilleur aperçu de la performance de l’entreprise en temps réel, dit Galstyan. L’équipe ToughBuilt a créé divers tableaux de bord dans Acumatica et environ 5 000 rapports DataSelf extrait des données disponibles en un clic, pas 30 jours plus tard comme c’était le cas auparavant.

« Financièrement, tout est plus facile à suivre dans Acumatica. Tout est connecté et plus rapide, ce qui nous donne un moyen efficace de gérer l’entreprise », dit-il.

L’accès n’importe où assure la continuité des opérations

« Avec des sites aux États-Unis et la fabrication en Inde et en Chine, nous avions besoin d’un logiciel accessible de n’importe où et Acumatica le fournit », explique Galstyan. Par exemple, pendant l’épidémie de Covid-19, Galstyan et son équipe ont travaillé à domicile pour traiter les commandes et communiquer avec les expéditeurs 3PL à partir de téléphones et d’ordinateurs portables, ce qui a permis à l’opération de se dérouler sans heurts. ToughBuilt a des bureaux à Londres et à Shanghai, des expéditeurs 3PL au Mexique et au Canada, et prévoit d’ouvrir des bureaux dans d’autres pays plus tard cette année.

En plus de maintenir le personnel des opérations allégé, Acumatica et OrderAction d’Artsyl « nous ont permis d’embaucher des employés supplémentaires en R&D qui ont ensuite créé de nouvelles lignes et de nouveaux produits que nous pourrions mettre sur le marché à une vitesse record pour générer une augmentation des ventes », explique Galstyan.

Parce que le nouveau système d’entreprise est basé sur le cloud, tout le monde y a accès. L’équipe de vente envoie des reçus de dépenses via l’application mobile Acumatica sur son smartphone, ce qui a réduit les erreurs, augmenté la vitesse à laquelle les ventes reçoivent des remboursements et réduit considérablement la quantité de travail pour Galstyan et son équipe. Ils ont déjà entré les dépenses manuellement après avoir reçu l’information par courriel.

En outre, les membres de l’équipe de vente ont un accès à tout moment et n’importe où à l’état de commande du compte client et aux niveaux d’inventaire des produits disponibles sur les différents sites, des informations qu’ils n’avaient pas facilement disponibles auparavant. « C’était vraiment difficile pour notre personnel de vente de voir où se trouvait l’inventaire auparavant », dit Galstyan.

Croissance persistante et efficace

ToughBuilt a maintenant des processus d’affaires plus efficaces en place pour gérer plus efficacement sa croissance.  « Avec Acumatica, vous allez économiser de l’argent, gagner du temps et vous n’aurez pas besoin d’embaucher plus de personnes (comptables) », explique Galstyan. « Être dans le cloud rend tout plus fiable et plus facile. Aujourd’hui, tout le monde veut de l’information, et ils le veulent tout de suite.  Parce qu’Acumatica est basé sur le Web, l’information est là à portée de main pour que vous puissiez tirer quand et où vous en avez besoin.