Histoires de réussite des clients Mise en œuvre réussie de l’ERP - Tulsa Performing Arts Center
Réservation d’événements, systèmes de back-office se connectent de manière transparente pour Tulsa Arts Center
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Solution ERP Acumatica Cloud pour Tulsa Performing Arts Center
Administration centrale
Tulsa, OK
L’industrie
Sans but lucratif

Tulsa Performing Arts Center

  • Lancé avec une nouvelle solution intégrée à temps et en seulement sept semaines
  • Élimination de la saisie manuelle de données dans différents systèmes du processus papier précédent, ce qui a permis d’économiser des heures de temps perdu
  • Fourni des déclarations de règlement automatiques d’événements avec l’intégration VenueOps, raccourcissant le processus de règlement d’événement de plus de 3 semaines
  • A acquis une vue financière en temps réel de l’ensemble de l’opération
  • Éviter les effectifs supplémentaires nécessaires avec l’augmentation des transactions, la gestion du lieu
Jennifer Alden
« Nous n’avons pas à saisir à nouveau l’information. Nous appuyons simplement sur un bouton et il envoie les données, ce qui nous fait gagner des tonnes de temps - plus que vous ne le savez.
Jennifer Alden, Chef de la Direction Financière
Tulsa Performing Arts Center
Défis à relever
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Résultats
Défis à relever

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Dans un mouvement conçu pour donner à la Tulsa Performing Arts Center (PAC) plus de stabilité financière et de flexibilité, la ville de Tulsa a remis le PAC à la Tulsa Performing Arts Center Faites confiance pour gérer les opérations quotidiennes à la mi-2019. C’est une décision que de nombreuses villes adoptent pour séparer les opérations gouvernementales des institutions artistiques, qui fonctionnent tout à fait différemment.

Le TULSA PAC dispose de six espaces de performance et est le lieu principal pour les organisations d’arts de la scène de la ville, y compris l’Opéra de Tulsa, Tulsa Ballet, Tulsa Symphony, Théâtre Tulsa, l’American Theatre Company, Theatre North, Tulsa Town Hall, Musique de chambre Tulsa, Choregus Productions, Theatre Pops, Tulsa Project Theatre et Celebrity Attractions.

Le PAC a ouvert ses portes en 1977, et The Trust était une entité distincte qui présentait des programmes en dehors de la portée des groupes d’utilisateurs réguliers de l’installation, et allait du théâtre pour enfants à la musique folklorique et jazz en passant par les productions en tournée de Broadway.

Le centre de 40 ans a des plans en cours pour rénover et agrandir le centre de 142 000 pieds carrés, doublant essentiellement l’installation.

Un mois avant le transfert officiel par la ville de Tulsa, le Trust a embauché Jennifer Alden en tant que directrice financière. Sa première tâche était de déployer une solution d’opérations financières entièrement intégrée et d’être opérationnelle à temps pour l’ouverture de Hamilton le 21 août, le succès de Broadway qui serait le plus grand spectacle du PAC, rapportant un peu plus de 6 millions de dollars.

« Auparavant, la comptabilité était entièrement effectuée par la ville et le personnel du centre des arts de la scène avait une connaissance limitée des finances », explique Alden. « Donc, nous n’avions vraiment pas de système financier. L’ancien directeur a construit une base de données Access pour enregistrer les ventes et les règlements pour les spectacles. Il ne s’agissait en aucune façon, forme ou forme d’un système comptable, mais plutôt d’une feuille de calcul qui stockait une liste de données.

Parce que la ville a géré la comptabilité du centre dans le cadre de ses procédures comptables gouvernementales, les informations que le personnel de PAC a reçues sont souvent venues dans trois semaines ou plus après la fin d’un spectacle. Ils devaient encore prendre les données brutes et analyser les chiffres pour trouver les soldes de trésorerie, la rentabilité et si le règlement était concilié avec le solde de trésorerie.

« Il y avait beaucoup de papier qui passait d’avant en arrière », explique Alden.  « Il était très important d’avoir un système d’événements qui s’intégrait à notre solution de back-office à l’avenir. »

ERP Solution

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Connexion facile à utiliser et transparente

Le directeur général du CCP examinait les systèmes de suivi des événements et de calendrier des événements et se concentrait sur VenueOps de Event Booking lorsque Alden s’est joint au CCP.

« Event Booking nous a suggéré Acumatica », dit Alden. « Parce que je savais, au début, que j’allais être le seul comptable, j’avais besoin de quelque chose d’efficace, de facile à utiliser, et cela ne me prendrait pas beaucoup de temps à apprendre. »

MbsPartners, partenaire d’Acumatica, qui avait forgé une relation avec EventBooking.com, a démontré la connexion transparente d’Acumatica à VenueOps et la façon dont les informations vaient facilement circuler dans les deux systèmes. Ils ont également expliqué à Alden les différentes fonctions et ont expliqué l’architecture API ouverte et adaptable d’Acumatica qui permet aux entreprises dotées de solutions de premier ordre de se connecter facilement.

Alden a évalué d’autres logiciels, mais aucun n’a fourni l’entreprise connectée et l’intégration de tiers à VenueOps qu’Acumatica a offert.  « Pour moi, l’exigence numéro un était qu’un système s’intègre à VenueOps », dit-elle.

Parce qu’une personne sans expérience en comptabilité a entré des comptes créditeurs, « nous avions également besoin qu’il soit convivial ... pas un grand système basé sur Oracle avec tant d’étapes que nous ne pouvions pas manœuvrer facilement », ajoute Alden. Elle a finalement opté pour les finances avancées d’Acumatica avec Project Accounting.

Mise en œuvre rapide

La configuration du logiciel VenueOps/Acumatica devait être en ligne dans les 30 jours. Avoir une solution préconfigurée pour les centres de congrès et la gestion des événements a été une excellente première étape. Mais pour réussir une coupure aussi rapide, il a fallu les efforts combinés de mbsPartners, du personnel de EventBooking.com et de l’équipe de Tulsa PAC. Aujourd’hui, la solution cloud compte environ 30 utilisateurs sur VenueOps et Acumatica.

« Nous avons commencé à travailler pour mettre en place le système à partir de zéro », dit Alden. « Nous n’avions pas de plan comptable, nous n’avions pas de soldes de départ, alors nous avons commencé l’état des résultats à partir de zéro. »

« L’objectif quand je suis arrivé le 1er juillet était de tout compléter avant l’ouverture de Hamilton le 21 août, et je peux dire que nous avons atteint ce but, ce qui était une très belle victoire. »

Alden avait été impliqué dans d’autres implémentations erp qui ont traîné pendant six mois à plus d’un an au-delà du calendrier prévu. « C’est la première fois que l’on a fait à temps et dans les délais que nous avons fixés », dit-elle.

Résultats

Résultats

Entreprise connectée avec visibilité en temps réel

VenueOps permet au CCP de planifier et d’entrer toutes les données d’un événement, telles que le loyer, la location d’équipement, l’huissier et les autres membres du personnel nécessaires ainsi que les dates du lieu. Avec six théâtres et trois autres espaces événementiels, la nouvelle solution gère les milliers d’événements que le PAC a chaque année.

Dans chaque espace, ils peuvent planifier et configurer les dépenses dues par le client.

« À la fin de l’événement, ces dépenses sont automatiquement poussées vers le module AR d’Acumatica, et si ce sont les seules dépenses, nous envoyons simplement la facture AR », explique Alden. « Nous n’avons pas à saisir à nouveau l’information. Nous appuyons simplement sur un bouton et il envoie les données, ce qui nous fait gagner des tonnes de temps - plus que vous ne le savez.

L’intégration et la connexion transparente prennent également en charge les données client configurées dans VenueOps, en les envoyant automatiquement à Acumatica. Par exemple, que se passe-t-il si le Tulsa Ballet organise 10 événements dans divers théâtres PAC? « Toutes les informations sont automatiquement poussées vers Acumatica », dit Alden, « Nous n’avons pas besoin de revenir en arrière et de déterminer de quel événement il s’agit; c’est juste automatiquement fait.

Règlement d’événements en temps réel

Alden règle un événement au sein du projet qui coule et est réservé dans le GL grâce à une personnalisation de règlement dans Acumatica.

« Maintenant, je n’ai plus besoin de revenir en arrière et de faire quelque chose comme nous le ferions auparavant », dit-elle. « J’ai les soldes de trésorerie et la comptabilité appropriée instantanément au lieu d’essayer trois semaines plus tard de comprendre la comptabilité. C’est un excellent outil et il fonctionne bien.

Sur la base des commentaires des clients jusqu’à présent, les règlements du PAC sont beaucoup plus rapides, ajoute-t-elle.

Logiciel intuitif et convivial

Parce qu’Acumatica est si facile à utiliser, Alden n’a pas eu à ajouter au personnel comptable au début de la phase de démarrage. « Notre greffier n’avait pas expérience antérieure en comptabilité et maintenant, elle fait tout le travail d’AP », dit Alden. « Je viens d’embaucher un comptable et je n’ai pas eu à lui enseigner du tout ; elle vient d’arriver sur le système et l’utilise facilement.

Alden prévoit d’ajouter plus de personnel à mesure que le PAC se développe, mais elle n’aura pas à s’inquiéter des frais d’utilisation supplémentaires, car VenueOps et Acumatica offrent des prix basés sur la consommation plutôt que des licences coûteuses par utilisateur.

Des bases solides pour la croissance

Maintenant que le PAC dispose de la base financière solide nécessaire pour fonctionner efficacement, Alden assemble les éléments de base opérationnels qui permettront au centre des arts de se développer. Elle se prépare également pour une importante campagne de collecte de fonds pour le prochain projet d’agrandissement de l’immeuble. Elle évalue les systèmes de billetterie, qui s’intégreront facilement à Acumatica. Actuellement, ils utilisent Excel et téléchargent l’information, dit-elle.

Plus tard, elle recherchera une demande de donneur, et elle aussi doit facilement s’intégrer à Acumatica.

Pour faire référence aux paroles d’une chanson de Hamilton: « Il y a un million de choses que je n’ai pas faites, juste vous attendez. » Acumatica sera là pour chaque étape le long du chemin, Alden dit.

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