Histoires de réussite des clients Mise en œuvre réussie de l’ERP - Carlson-LaVine, Inc.
Carlson-LaVine fait appel à Acumatica Construction Edition pour attirer les talents et construire pour l’avenir
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Solution ERP cloud Acumatica pour Carlson-LaVine Inc.
Administration centrale
Minneapolis, MN
L’industrie
Construction
Applications remplacées
Sage

Carlson-LaVine Inc.

  • Acquisition d’une solution intégrée basée sur le cloud, automatisant les processus
  • Équipé les employés d’un outil moderne, augmentant la productivité et gagnant un avantage dans le recrutement de nouveaux employés
  • Acquis une solution facile à utiliser, réduisant le temps de formation des nouveaux employés et accélérant l’adoption par les employés vétérans
  • Réduire le temps de traitement de la paie de près de 100 pour cent, de 1,5 jour à seulement 10 minutes
  • Élimination des étapes de traitement supplémentaires, rationalisation des opérations et gain de temps
  • Amélioration des communications avec les clients, fournissant des renseignements plus opportuns aux clients, aux syndicats et aux sous-traitants
  • A fourni une plate-forme connectée pour une croissance continue, lui permettant de mieux concurrencer les grandes entreprises de construction
Matthew Shamp
« Avec Acumatica, je donne aux employés un outil ultra-efficace dont ils ont besoin pour faire leur travail correctement et leur permet de faire les choses plus facilement. Je leur remets un smartphone par rapport à un téléphone rotatif. Ils sont mieux équipés pour faire leur travail, ce qui produit de bons résultats pour les clients et nous aide à développer l’entreprise.
Matthew Shamp, Directeur Exécutif
Carlson-LaVine Inc.
Défis à relever
ERP Solution
Résultats
Défis à relever

Défis à relever

Carlson-LaVine Inc. a son siège social à Minneapolis, MN, abrite certaines des plus grandes entreprises de construction du pays. Pendant des années, l’entreprise que Thomas Shamp a acquise il y a 35 ans a navigué dans le paysage concurrentiel en devenant des experts dans les soins de santé, la banque et la construction d’épicerie.

Carlson-LaVine nourrit ses employés, en les dotant d’éducation, d’outils et d’avancement, les clés du succès de l’entreprise. Le taux de roulement des employés est exceptionnellement faible dans une industrie connue pour des taux moyens de 21 pour cent et des pénuries de main-d’œuvre aiguës.

Le mandat moyen à Carlson-LaVine est de 15 ans, dit le fils de Thomas, Matt Shamp, un vétéran de 10 ans lui-même. Et il veut qu’il en soit ainsi. Mais pour ce faire, il sait qu’il doit offrir non seulement des salaires compétitifs, mais aussi un accès aux dernières technologies - une technologie qui rend l’entreprise et les employés efficaces et productifs.

« Au rythme où la technologie change, si votre logiciel ne vous amène pas, vous avez un vrai problème », dit-il.  Carlson-LaVine avait ce problème. Pendant près de 25 ans, ils ont utilisé Sage 300 CRE, qu’ils ont dû compléter avec de nombreux processus manuels.

« Cela a fonctionné, mais cela n’a jamais semblé évoluer au niveau qui a amené les employés à se manifester », dit Shamp. « Cela a essentiellement créé plus de processus et plus de dégâts. Tout devait être exporté au format PDF, puis exporté vers Excel, ce qui était un moyen plus facile de manipuler les données. Le stockage de tous ces fichiers créés sur 25 ans a causé des maux de tête supplémentaires et a nécessité de plus en plus de serveurs.

Lorsque Carlson-LaVine a ajouté le logiciel de gestion de projet de construction Procore il y a quelques années, Shamp a vu à quel point la nouvelle fonctionnalité a aidé son cousin à se développer en tant que chef de projet. « Investir dans le bon logiciel l’a amené à un autre niveau, et amener les gens vers l’avant est super important pour nous », dit Shamp. « Si nos employés sont bien équipés, nous réussirons. »

Reconnaissant que Sage retenait l’entreprise, Shamp a recherché de nouvelles solutions commerciales et a presque signé un contrat avec un fournisseur, mais a décidé de ne pas le faire. « Je ne me sentais pas bien à ce sujet ; il se sentait pressé. Et nous n’étions pas prêts », dit-il.

Nouvelle orientation après l’examen des processus

Shamp s’est regroupé, reconnaissant que l’entreprise avait besoin « d’examiner nos processus et d’examiner ce que nous faisions aujourd’hui et que nous devions arrêter de faire ».

Il a embauché un consultant, a cartographié le fonctionnement de Carlson-LaVine et a créé « un processus de couloir de natation de qui a fait quoi quand, ce qui nous a ouvert les yeux sur les choses que nous faisions; nous montrant que nous ne devrions jamais avoir à faire six rapports dans Sage, et à remettre les données de type dans une feuille de calcul Excel juste pour obtenir un rapport.

Dans l’examen de processus après l’examen de processus, de multiples manipulations manuelles ont continué à venir, Shamp dit. « Nous avions des années-lumière de retard [avec Sage 300 CRE]. Si nous avions l’intention de continuer à exister – pas même un œil pour la croissance – nous devions apporter un changement.

Non seulement Carlson-LaVine aurait besoin de rendre son personnel plus efficace, mais avec un tel personnel permanent, Shamp savait qu’il aurait besoin d’outils modernes et conviviaux pour aider à attirer de nouveaux employés à mesure que les anciens combattants prendraient leur retraite.

« L’apparence et la sensation de Sage 300 étaient Windows 2000, et nous sommes en 2021 la dernière fois que je connaissais », explique Shamp. « Si vous travaillez avec Procore assez longtemps, tout est gros boutons et a un flux et un ordre. Il est bien conçu pour transporter quelqu’un tout au long du processus de construction.

Shamp voulait donner aux employés « le meilleur outil pour réussir ». En plus d’une plate-forme moderne facile à utiliser, il voulait quelque chose d’ouvert et de flexible, et qui se connecte facilement à Procore et à d’autres outils. Il voulait travailler avec une entreprise qui avait une future feuille de route produit avec une expérience éprouvée. « C’était énorme de faire ce que vous avez dit que vous alliez faire », explique-t-il.

ERP Solution

ERP Solution

Au cours de ses recherches pour une nouvelle plate-forme, Carlson-LaVine a examiné Viewpoint et Sage Intacct, entre autres. Des collègues ont recommandé Acumatica Cloud ERP, qui dispose d’une édition Construction et d’une API ouverte, lui permettant de se connecter de manière transparente à Procore.

Une enquête plus approfondie et des démonstrations ont révélé qu’Acumatica était un partenaire solide et que sa plate-forme était facile à utiliser, facile à mettre à l’échelle et avait un modèle de licence unique basé sur la consommation plutôt que sur le coût par utilisateur. Carlson-LaVine a choisi Acumatica pour ces raisons, et parce qu’Acumatica écoute ses clients, Shamp dit.

Résultats

Résultats

Gagnez du temps, moins d’étapes

Acumatica modernise les flux de travail de construction avec des vues de tâches en temps réel, des rapports et une facturation AIA, une gestion de la conformité, des rapports quotidiens sur le terrain et une paie certifiée. Grâce à cette grande amélioration par rapport à Sage dans la fonctionnalité du système, l’équipe Carlson-LaVine a éliminé les processus en double dans des domaines tels que la facturation, les autres processus automatisés et le temps récupéré que les employés ont consacré à la génération de rapports. Ils passent maintenant du temps sur des tâches plus importantes, dit Shamp.  Par exemple, plutôt que de passer une journée et demie à produire et à compléter la paie, « Nous pouvons être prêts pour un ACH (Automated Clearing House) en 10 minutes », dit-il, ajoutant que ce chiffre est conservateur.

Pour exécuter un rapport de facturation consolidé et justifié pour une plage de dates particulière, il suffit de deux clics sur un bouton, ajoute-t-il. « Auparavant, ces données étaient dans des systèmes séparés, nous devions donc exécuter un rapport de coûts dans Sage, puis exécuter des factures dans Paperless, mais les systèmes n’étaient pas liés ensemble. Nous nous sommes retrouvés avec deux rapports distincts.

Comme autre exemple, dit Shamp, lorsqu’on lui demande d’envoyer des informations à un syndicat pour voir quels employés ont payé leurs cotisations, plutôt que d’exécuter trois rapports dans Sage, de mettre des données dans une feuille de calcul, puis de les résumer, Carlson-LaVine exécute un rapport dans Acumatica.

« Dans l’ensemble, nous prenons beaucoup moins de mesures pour obtenir la même information », dit-il.

Une solution moderne stimule la compétitivité

Avec les licences d’utilisateur illimitées d’Acumatica, l’équipe de Carlson-LaVine ne jockeys plus pour le temps sur le système ou attend l’accès, ce qui arrivait souvent avec ses licences Sage limitées. « C’est excitant de ne pas avoir à crier dans le couloir pour y avoir accès ou de dire que quelqu’un doit sortir (du système) à midi », dit Shamp.

Plus important encore, Shamp dit qu’il dispose maintenant d’un outil facile à utiliser qui aide son équipe à rester compétitive et peut l’aider à progresser. « Je n’ai pas le luxe de payer pour un personnel informatique interne », explique-t-il. « J’ai porté beaucoup de chapeaux et cela signifie qu’on a beaucoup besoin de moi. Au fur et à mesure que je devenais plus occupé, j’étais moins réactif. J’avais donc besoin de considérer quelles ressources éducatives étaient disponibles et à quel point il était facile pour les gens de trouver de l’information et de résoudre les problèmes par eux-mêmes.

« J’avais l’impression que si vous choisissiez le bon partenaire et le bon ERP avec le même état d’esprit, ils amèneraient du personnel, ce qui est énorme », poursuit Shamp. « C’est un investissement dans nos gens. Procore n’était pas bon marché, mais c’était vraiment un investissement dans nos employés. La feuille de route de Sage ne s’est jamais concrétisée, et c’était une frustration parce que leur feuille de route était la façon dont mes employés pouvaient progresser.

Acumatica offre une vaste bibliothèque d’applications tierces, une formation robuste dans son Université Acumatica et une communauté de plus de 10 000 membres où les utilisateurs discutent des fonctionnalités, posent des questions et demandent de nouvelles fonctionnalités.

La facilité d’utilisation d’Acumatica a aidé les employés vétérans à adopter rapidement la nouvelle façon de travailler, explique Shamp. En tant qu’outil moderne, la nouvelle solution d’affaires donne à Carlson-LaVine un avantage supplémentaire lorsqu’il s’agit d’attirer de nouveaux talents.

Lors du recrutement« vous voulez essentiellement les meilleurs outils utilisés afin que personne ne quitte et ne démarre sa propre entreprise », dit Shamp. « Si nous pouvons être les meilleurs dans l’entreprise, alors de bons talents vont venir à nous. Et si nos employés sont bien équipés, nous réussirons.

Équipé pour construire pour le succès futur

Carlson-LaVine dispose maintenant de la technologie de construction dont elle a besoin pour bien faire son travail et rendre les clients heureux, dit Shamp. « Avec Acumatica, je donne aux employés un outil ultra-efficace dont ils ont besoin pour faire leur travail correctement et leur permet de faire les choses plus facilement », dit-il. « Je leur remets un smartphone par rapport à un téléphone rotatif. Ils sont mieux équipés pour faire leur travail, ce qui produit de bons résultats pour les clients et nous aide à développer notre entreprise.

Shamp recommande fortement Acumatica pour les entreprises qui souhaitent rationaliser leurs opérations et se développer. « Acumatica fait ce qu’elle dit qu’elle fera, ce qui est une énorme affaire pour les clients de Sage 300 CRE », dit-il. « Si vous êtes orienté vers l’avenir et que vous souhaitez être plus rationalisé dans vos opérations, Acumatica est un excellent partenaire avec lequel travailler. Avec la plate-forme Acumatica, vous amenerz vos gens avec vous au lieu d’être stagnant ou coincé dans le passé.

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