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En août 2020, l’Iowa et plusieurs États du Midwest ont été frappés par un puissant ouragan terrestre
connu sous le nom de derecho, une tempête sans précédent qui a causé des dommages de 11,9 milliards de dollars
dans toute la région. Les mini-tornades, les inondations et la grêle de la tempête ont frappé une bande de riches produits agricoles
des terres sur 90 000 milles carrés et des silos à grains aplatis, des installations d’entreposage du foin, des granges et
détruit des millions de dollars d’équipement agricole.
Bien que dévastatrice, la destruction a offert une énorme opportunité pour de nombreuses constructions
les entreprises. Parmi eux se trouvaient des mid-states companies basées dans le Nevada, en Iowa, un ensemble d’entreprises
offrant la conception et l’ingénierie, le mécanicien de chantier, le bâtiment, l’équipement de manutention, la grue et
les services de camionnage aux exploitations agricoles et à d’autres industries.
« La tempête a détruit des millions de boisseaux d’entreposage en quelques heures », dit Andrew
Pistorius, directeur financier des États-Unis, ajoutant que de nombreux silos à grains récemment construits étaient
devrait durer 50 ans ou plus. « Tout a dû être reconstruit rapidement. Tout d’un coup, nous
avait tout ce travail à faire.
Fonctionnant sur QuickBooks et JobBOSS, les dirigeants savaient augmenter leurs charges de travail de plus en plus
que 50 pour cent serait difficile au mieux.
« Ce fut un moment catalyseur pour nous où nous avons dû trouver comment faire plus de travail que nous n’en avions jamais fait », dit Pistorius.
« Mais ce que cela a fait, c’est que cela nous a transformés en une entreprise différente parce que nous avons réalisé que nous pouvions faire beaucoup plus quand nous
a tiré parti d’autres stratégies.
Mid-States a déployé de nouvelles stratégies de main-d’œuvre, a changé la façon dont il a travaillé avec les sous-traitants, et
investi dans une transformation numérique. Les revenus de l’année qui ont suivi le derecho ont bondi de 30 $
millions. La transition, cependant, n’a pas été facile. Tout au long de ses deux premières décennies, appartenant à la famille
Mid-States a fonctionné sur QuickBooks, le paquet financier d’entrée de gamme de base que de nombreuses petites entreprises utilisent lorsqu’elles commencent leurs opérations. Au fil du temps, l'
a connu une croissance rapide, ajoutant un certain nombre de services liés à la construction. Il est maintenant composé
d’au moins 12 entreprises. Plutôt que de dépenser ce qui est souvent perçu comme un plus de 1 $
millions d’investissements dans un ERP traditionnel au niveau de l’entreprise, Mid-States augmenté QuickBooks
avec beaucoup, beaucoup de feuilles de calcul.
Finalement, en opérant sur des feuilles de calcul et en essayant d’exécuter ses opérations de fabrication sur le
programme de planification nommé JobBOSS, est devenu lourd et inefficace. Pour citer un projet,
les employés utilisaient des feuilles de calcul créées individuellement pour calculer les coûts, ce qui pouvait prendre beaucoup
d’une journée. Ils ont ensuite pris un autre jour pour créer une offre réelle, en utilisant leur propre personnelle
a fait des feuilles de calcul. Lorsqu’un client suggérait des changements, il mettrait à jour l'
feuilles de calcul et e-mail des modifications supplémentaires dans les deux sens. Toutes ces informations ont été stockées
localement sur l’ordinateur de l’employé.
« Nous n’avions aucun moyen de savoir où en était chaque soumission ou projet », dit Pistorius. Apprendre
le nombre d’offres en suspens, lesquelles étaient de bonnes opportunités, lesquelles ont été re-tarifées ou même les montants de revenus totaux du projet anticipés ont signifié des conversations ponctuelles avec l’équipe de vente. « C’était très axé sur les gens, pas sur les processus. »
Wip nécessaire, comptabilité de projet
L’édition de construction de QuickBooks était très bien pour la comptabilité, mais pas pour la comptabilité de projet
ou l’analyse, Pistorius dit.
« Ce n’est pas fait pour la gestion. Il peut rendre compte de vos projets, mais il ne va pas vous aider
, cela ne vous aidera pas à créer de nouveaux systèmes pour pouvoir suivre la conformité ou
des choses comme ça. En outre, seul le comptable externe avait accès aux données, donc si Pistorius
voulait un rapport, par exemple, elle était nécessaire pour l’exécuter. « Il n’y avait pas de capacité de libre-service et
faire de l’analyse, puis consolider les données et les prévisions », explique Pistorius.
D’autres cadres avaient également besoin de données et de capacités d’analyse que QuickBooks ne fournissait pas.
« C’est un exemple très simple, mais si Austin, qui est notre chef de l’exploitation, voulait
savoir quel était notre chiffre d’affaires net pour l’année, j’ai dû aller exécuter quatre rapports dans QuickBooks et
ensuite, faites l’élimination nette parce que les données n’étaient pas intégrées et que nous n’avions aucune sorte de
le suivi intersociétés ou un système qui pourrait le faire », explique Pistorius.
Parce qu’il n’y avait que le système financier de base, ils n’avaient pas accès à de telles données
comme les heures-homme travaillées dans une semaine, le travail en cours, ou l’efficacité de l’heure-homme. « Il n’y avait pas
système statistique », dit-il.
Le côté manufacturier de l’entreprise utilisait JobBOSS et QuickBooks, et manquait
visibilité opérationnelle. « JobBOSS a été très clairement écrit pour Windows XP et était très
inflexible », explique Pistorius qui utilisait des produits SAP dans des entreprises antérieures. QuickBooks personnalisé
comportait des frais de consultation coûteux, et les rapports standard ne contenaient pas le
l’information qu’il voulait. « Il en est arrivé au point où il n’y avait pas assez de contrôles ou de systèmes et
nous avions besoin d’avoir des budgets de projet qui n’étaient pas dans des feuilles de calcul », explique Pistorius. « Ce n’était tout simplement pas le cas
aller au travail. Nous avions besoin de savoir où nous en étions avant la fin d’un emploi.
« Nous n’avions aucun moyen de savoir où nous étions au travail par rapport à la façon dont il était estimé à moins que
un gars a sorti sa feuille de calcul qui a été enregistrée sur son ordinateur », ajoute-t-il. « Et quand nous
nécessaire pour construire un emploi, nous n’avions pas cette feuille de calcul. Donc, nous ne savions pas à quoi il l’a vendu.
Et nous ne savions pas si c’était un travail à prix fixe. Nous savions que nous avions donné une offre au client, mais
nous ne savions pas ce qui avait été convenu. Nous n’avions pas d’endroit pour stocker le document relatif
au travail afin que vous puissiez y revenir rapidement. Nous avons eu beaucoup de problèmes, probablement plus que
nous le savions.
Les systèmes que Mid-States n’avaient pas permis d’automatisation, et QuickBooks ne pouvait pas non plus gérer
exceptions de fabrication. La tempête et l’énorme opportunité ont mis en évidence la nécessité d’un meilleur
plate-forme financière, dit Pistorius
