Un guide simple des modèles de factures

Qu’est-ce qui fait le succès d’une entreprise ? Souvent, le succès est défini comme la rentabilité. La rentabilité est le résultat d’un travail acharné pour rendre les clients heureux, créant ainsi une clientèle fidèle.

Une grande partie de la création de cette clientèle fidèle consiste à gérer et à suivre les factures de manière efficace et précise. Cela vous aide à suivre le courant de l’argent qui coule dans votre entreprise, vous permet d’être transparent avec vos clients sur ce qu’ils paient et révèle qui sont vos clients de retour, afin que vous puissiez investir dans l’établissement de relations avec eux.

Bien que la facturation puisse être difficile, les modèles de factures peuvent simplifier le processus. Et les progrès technologiques, comme les logiciels de facturation, rendent les choses encore plus faciles.

Aujourd’hui, nous allons explorer ce que sont les modèles de factures, comment ils peuvent vous aider à sécuriser les paiements à temps de vos clients et ce que des logiciels de facturation sophistiqués, tels qu’une solution de planification des ressources d’entreprise (ERP), peuvent faire pour transformer la facturation d’une corvée en une opportunité.

Présentation des modèles de factures

Les modèles de factures sont des documents prédéfinis et personnalisables qui peuvent être adaptés en fonction des détails spécifiques de chaque vente. Les informations, telles que les services ou les biens fournis, les conditions de paiement, les coordonnées et les exigences contractuelles, peuvent être préremplies ou mises à jour au besoin.

Conception de votre modèle de facture

Lors de la création d’un modèle de facture fonctionnel et professionnel, vous pouvez choisir parmi quelques formats différents. Il s’agit notamment des factures PDF, Word et Excel.

Il y a un certain nombre d’avantages et d’inconvénients à chaque option, mais de nombreuses entreprises préfèrent les PDF car ils peuvent facilement être cryptés et protégés par mot de passe. Les fichiers PDF affichent également les documents exactement tels qu’ils ont été créés, sans idiosyncrasies de mise en forme.

Quel que soit le format que vous choisissez, votre facture doit inclure les détails suivants :

• Le mot « Facture ».
• Le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail de votre entreprise.
• Le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail de votre client.
• Un numéro de facture unique pour le suivi des paiements et la gestion des factures en souffrance.
• Les dates de facturation (p. ex., quand la transaction a eu lieu, quand la facture a été envoyée et quand le paiement est dû).
• Une description du produit ou du service au moyen d’articles de ligne.
• Un énoncé clair du montant d’argent dû, y compris les taxes, les frais de livraison et les remises.
• Conditions de paiement (par exemple, les méthodes de paiement que vous acceptez).
• Informations de paiement.

Sur le plan de la conception, votre facture doit être un document simple qui ne comprend que les détails nécessaires. Les factures d’apparence propre et faciles à comprendre réduisent la confusion des clients. La facturation simple vous aide également à éviter les retards de paiement, ce qui améliore vos flux de trésorerie et votre gestion financière.

Cependant, « simple » ne signifie pas « dépourvu d’informations marketing critiques », telles que le logo de votre entreprise. Une partie du plan de marketing d’une entreprise consiste à assurer la cohérence de tous les documents d’affaires, et cela englobe vos factures. En fin de compte, une telle cohérence de l’image de marque augmentera la notoriété de la marque et établira la confiance avec vos clients.

Création de modèles de factures avec une solution ERP

Ainsi, vous avez choisi votre conception, décidé quel format utiliser et savez quelles informations vous devez inclure. Mais où allez-vous à partir d’ici ?

Une recherche rapide sur Internet renverra de nombreux modèles de factures gratuits, faciles à télécharger et imprimables. Ceux-ci couvrent toute la gamme des styles, des factures pro forma et de progression aux factures en souffrance et récurrentes, et ils sont configurés et prêts pour que vous puissiez insérer manuellement vos données.

Mais remplir manuellement vos factures est une entreprise potentiellement coûteuse, à forte intensité d’employés et riche en erreurs. Heureusement, un logiciel de facturation, sous la forme d’une solution ERP complète, comme Acumatica, peut aider.

 Paramètres de configuration du modèle de facture dans Acumatica 

Acumatica fournit un logiciel d’automatisation de la comptabilité qui rationalise la création de factures avec un générateur de factures automatisé et des formules automatiques. Acumatica fournit également le stockage des enregistrements, les calculs d’impôts, les paiements de factures, la gestion de la paie, etc. au sein d’une solution unique et centralisée.

Au lieu que vous ayez à rechercher manuellement plusieurs applications déconnectées pour les informations de facture de chaque client, Acumatica extrait automatiquement les informations appropriées et en temps réel. Il utilise ensuite ces données pour formater correctement la facture avec des capacités natives d’intelligence artificielle (IA) et d’apprentissage automatique (ML). Si vous avez besoin de personnaliser une ou plusieurs factures, Acumatica vous permet de le faire aussi.

Avec la facturation Acumatica, vous pouvez vous attendre à des exécutions de tâches plus rapides, à une récupération immédiate des données, à une précision et une sécurité accrues et à un service client amélioré.

Conclusion

Les modèles de factures sont un outil essentiel pour les entreprises, et les logiciels de facturation, comme Acumatica, facilitent les affaires en vous aidant à créer des factures visuellement attrayantes et concises tout en rationalisant et en automatisant l’ensemble du processus de facturation. Cela contribue grandement à vous aider à gagner la confiance et l’approbation de vos clients.

Tammy Raub, directrice financière de Mozaic, cliente d’Acumatica, déclare : « Nos contacts sont dans le système et nous pouvons envoyer des factures par courriel, éliminant ainsi la double entrée. Nous sommes en train de convertir les feuilles de calcul de facturation en clés directes par les ministères, et nous connaissons maintenant nos compartiments vieillissants, qui étaient difficiles à comprendre dans l’ancien système.

Elle ajoute : « Chaque fois que nous faisons une facturation hebdomadaire des créances, nous mettons une facture dans Acumatica, ce qui nous permet de savoir s’il y a des factures en souffrance. Nous savons que nous ne les avons pas reçus en regardant dans Acumatica et en voyant ce qui est exceptionnel. Cela nous aide donc à vieillir et à collection.