Imaginez deux entreprises opérant sous la division d’une entité plus grande et ces deux entreprises décidant de mettre en œuvre le même ERP hérité en même temps. Maintenant, imaginez que la mise en œuvre ait duré trois ans avant que les entreprises décident finalement d’abandonner.

C’est exactement ce qui est arrivé à Raumix—un fournisseur majeur d’agrégats et de sable dans l’industrie de la construction—et à Tosas—fabricant et fournisseur de produits bitumineux de qualité pour le pavage routier. Basées en Afrique du Sud, ces entreprises sont des filiales de Raubex, un groupe de développement d’infrastructures et de fourniture de matériaux de construction, qui relève de la division Manutention des Matériaux et Exploitation Minière de Raubex.

Les deux entreprises attribuent les inconvénients de l’ERP hérité à l’échec des implémentations. Ces inconvénients comprenaient des coûts de déploiement élevés, des problèmes de configuration, des modules cloisonnés, des exigences lourdes de personnalisation, la nécessité d’une équipe spéciale de consultants (qui ne comprenaient pas leurs activités) ainsi qu’un manque frustrant de capacités d’intégration, de services sur le terrain, d’accès à distance et d’équipement de suivi. De plus, les mises à jour de la solution ERP ont entraîné une fermeture complète pour chaque entreprise, entraînant une perte d’affaires.

Finalement, les dirigeants ont décidé d’abandonner l’ERP hérité au profit d’une nouvelle solution.

« Après trois ans, nous n’étions toujours pas à cent pour cent satisfaits de toute cette organisation. Les mises en œuvre ont pris deux ou trois ans de plus et ont coûté six à dix fois le coût initial budgété pour la mise en œuvre », explique IR Van der Merwe, Divisional Directeur des finances pour Raumix et Tosas. « C’est pour ça qu’on a cherché une solution alternative. »

Une solution facile à utiliser pour deux entreprises indépendantes

Leur recherche d’une solution ERP de remplacement les a amenés à examiner plusieurs solutions ERP ainsi qu’un ERP sud-africain de construction, SAP Business One et Acumatica. Acumatica s’est facilement hissée en tête de liste, les dirigeants des deux entreprises saluant les actions d’Acumatica :

• • Facilité d’utilisation
  • Accessibilité financière
  • Fonctionnalités, incluant la gestion des stocks et la vérification de crédit
  • API ouverte qui permet des connexions d’applications tierces

« Vous n’avez pas besoin de beaucoup de personnes ou de consultants avec des années d’expérience liés à votre hanche juste pour faire fonctionner les choses les plus basiques », explique Paul Jankowitz, directeur financier de Tosas. « C’est là que la conception du système elle-même brille. »

Une fois la décision prise de mettre en œuvre l’Advanced Construction Edition d’Acumatica, Raumix et Tosas ont fait appel au partenaire certifié or d’Acumatica, Astraia Technology , pour l’aider à le déployer. Astraia, comprenant la douleur de ses expériences passées avec l’ERP hérité, a suggéré une approche par étapes.

« Après trois mois de planification avec Astraia, il nous a fallu deux mois pour mettre en œuvre Acumatica. C’était vraiment impressionnant », dit Van der Merwe.

Une mise en œuvre impressionnante mène à des avantages remarquables

L’impressionnante réussite d’Astraia à lancer les deux entreprises en si peu de temps n’est éclipsée que par les avantages liés à la mise en œuvre. Par exemple, Tosas a pu éliminer sa dépendance aux documents papier (par exemple, contrats, commandes de matériaux, ordres de modification, factures, etc.) et accéder directement à des informations critiques, mises à jour et en temps réel directement dans Acumatica, qu’elles soient au bureau, sur le terrain ou n’importe où entre les deux.

Selon Jankowitz, « Acumatica offre une façon très transparente de fonctionner. Tout le monde, de ma personne la plus junior aux gestionnaires, peut ouvrir n’importe quelle transaction et accéder directement au document source, que ce soit un courriel, un PDF, une lettre ou une photo. »

Pour l’équipe Raumix, cet accès instantané aux données a fait exploser leur productivité, leur faisant économiser des jours de travail. Anton Du Piesanie, directeur de Raumix Administrations, affirme qu’étant dans une industrie aussi rapide, ils ne peuvent pas attendre des heures pour créer une commande simple, et avec Acumatica, ce n’est pas le cas. Il loue également les capacités de gestion des stocks et de rapports d’Acumatica.

« La gestion des stocks est plus efficace. La direction est consciente des niveaux de stock et peut planifier en conséquence. Les rapports administratifs sont facilement accessibles. Les utilisateurs peuvent facilement naviguer dans le système pour obtenir des rapports. Cela inclut, sans s’y limiter, les rapports de dépenses, l’allocation des coûts d’actifs, les transactions d’actions et les rapports d’ordres ouverts. J’aime aussi la possibilité de retracer une dépense depuis le niveau de la demande jusqu’à la banque, et de la banque jusqu’à la demande. »

La longue liste d’avantages cités par les deux entreprises inclut également le module immobilisé d’Acumatica. Auparavant, la gestion des immobilisations était une fonction Excel, mais Jankowitz affirme que le module intégré d’Acumatica est à la fois utile et facile à utiliser. « C’est très simple et direct, avec un minimum d’effort. Ça marche tout simplement. »

Enfin, les intégrations transparentes d’Acumatica avec des applications tierces, comme Velixo, constituent un avantage extrêmement précieux. Van der Merwe affirme : « Certains employés opérationnels qui ne sont pas habitués à travailler sur un système ERP préfèrent Excel, donc cette extension a aussi été très avantageuse pour nous. »

La feuille de route centrée sur le client d’Acumatica est de bon augure pour l’avenir

Reconnaissant le potentiel d’Acumatica dès le départ, les dirigeants de Raumix et Tosas sont enthousiastes à l’idée d’exploiter pleinement la plateforme d’Acumatica pour aller de l’avant.

Plus précisément, Raumix ajoute déjà le module de comptabilité de projet d’Acumatica, deux autres entreprises de Raubex se sont engagées à passer à Acumatica, et deux autres envisagent de faire de même. Et la transparence d’Acumatica quant à sa feuille de route future — qui, selon Van der Merwe, est à la fois réfléchie et centrée sur le client — les aide à tracer leur propre avenir.

« On peut voir que des esprits brillants créaient des Acumatica, ce qui donnait un système intuitif que je suis sûr capable de s’adapter à son époque », dit Jankowitz. « C’est juste un langage et un design plus agréables, plus propres, plus récents et plus ordonnés. »

Il ajoute : « Il y avait très peu de choses à changer dans le système (prêt à l’emploi) pour obtenir les réponses dont nous avions besoin. La fonctionnalité la plus basique d’Acumatica répondait à 99% des exigences que nous avions pour l’entreprise. C’était très, très simple d’obtenir ce que nous voulions du système avec le moins de personnalisation possible. »

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