AcumatiCares
En termes simples, la « transformation numérique » est le processus de transformation d’une entreprise déconnectée en une entreprise connectée, remplaçant les processus automatisés et manuels par une technologie moderne dans le processus. Il peut être caractérisé par une solution ERP moderne, qui s’intègre à de nombreux autres systèmes d’entreprise afin de générer de la valeur, d’optimiser le retour sur investissement et de fournir un avantage concurrentiel. L’interaction de la plate-forme ERP, des fonctionnalités / fonctions ERP et d’Internet joue un rôle énorme.
Contrairement aux contraintes et aux coûts d’exploitation du personnel associés aux ERP fermés basés sur le serveur client et aux QuickBooks, Acumatica se distingue. En tant que solution ERP cloud, elle offre une logique métier axée sur les événements et des services Web à l’échelle du système pour prendre en charge les intégrations de systèmes, aboutissant à un prix et à des performances supérieurs qui se manifestent dans les résultats.
Un exemple concret au travail
Considérons l’exemple réel de plusieurs systèmes s’intégrant à Acumatica Cloud ERP dans le diagramme ci-dessous. Il met en évidence huit systèmes d’entreprise intégrés et centrés sur Acumatica Cloud ERP (1). Les systèmes d’affaires numérotés successifs illustrent la transformation numérique avec des commentaires sur ses multiples avantages.
La solution ERP basée sur le cloud d’Acumatica intègre quatre processus métier ERP traditionnels. Ces processus comprennent l’approvisionnement au paiement, la commande au comptant, la gestion de la relation client et les finances (pour les fonctions de comptabilité et de reporting qui associent simultanément les débits et les crédits à ces transactions). Les sept systèmes d’entreprise restants alimentent ces processus ERP.
En plus des services Web, Acumatica intègre un moteur de surveillance, d’automatisation et de flux de travail qui améliore considérablement la productivité des utilisateurs. Des tâches banales telles que l’émission de factures et de rapports peuvent être automatisées, des tâches telles qu’un ticket d’assistance ou une demande de devis automatiquement attribuées, et des tableaux de bord conçus pour suivre automatiquement les indicateurs de performance clés et les tâches. Le coût net est inférieur au coût du personnel parce qu’Acumatica remplit jusqu’ici des fonctions manuelles.
Dans l’illustration, la fonction de commande en espèces d’Acumatica est intégrée à plusieurs Shopify sites Web (2). Les données client, les commandes et toutes les données décrivant les articles qu’ils achètent sont intégrées de manière bi-synchrone entre les sites Web et l’ERP. Les coûts de personnel nécessaires pour maintenir l’uniformité entre les programmes sont éliminés, et l’expérience de l’acheteur est améliorée à mesure que les communications générées par le système, comme les numéros de suivi, sont opportunes et automatiques. (Remarque: Acumatica prend également en charge l’intégration omnicanal avec des sites Web comme BigCommerce et Magento, ainsi que des vitrines comme eBay, Amazon, « big box » et d’autres sites.)
Des dizaines d’États perçoivent la taxe de vente associée aux ventes sur Internet (3). Parce que la tâche est si intimidante, la plupart des plates-formes de sites Web appliquent automatiquement la taxe aux ventes. Cependant, ces taxes doivent être déclarées. Cela nécessite du personnel ou un ERP intelligent qui communique avec les fournisseurs de bases de données fiscales et qui assure également la cohérence de la valeur fiscale lors de l’association des commandes dans les sites Web avec leurs homologues dans ERP. Avec Acumatica, les taxes saisies au point de vente sont rapprochées avec la saisie fiscale au point d’expédition / facture. Ce rapprochement réduit les coûts permanents de personnel nécessaires pour corriger les incohérences et réduit les fonctions de vérification qui prennent beaucoup de temps.
En règle générale, les commandes sur le site Web sont payées par carte de crédit ou d’autres marchands de paiement - pensez PayPal, Braintree, Shopify Payments, Amazon et bien d’autres. (4) Ces commerçants traitent les frais de crédit dans leurs propres systèmes d’affaires avant de déposer par la suite de l’argent dans la banque du vendeur, combinant des dizaines, des centaines, des milliers de commandes avec un seul dépôt. Acumatica « lit » ces dépôts et les associe automatiquement aux commandes correspondantes dans le système ERP, fournissant une comptabilité entièrement automatisée des frais associés. Par rapport à l’ennui coûteux de l’appariement manuel, il s’agit d’une énorme amélioration de la productivité qui secoue la transformation numérique. De plus, la direction a accès à la demande au coût du crédit et à des mises à jour réalistes de l’encaisse et des flux de trésorerie.
Les commandes physiques sont traitées conformément aux fonctions de gestion d’entrepôt d’Acumatica, les frais d’expédition provenant des bases de données des transporteurs (5). Ou, pour les distributeurs virtuels qui utilisent des services d’exécution tiers, les commandes physiques et les frais d’expédition sont gérés via une intégration intelligente qui connecte les systèmes de gestion des stocks et des commandes d’Acumatica au logiciel de gestion d’entrepôt utilisé par les 3PL (6).
Que la commande soit expédiée à partir d’un entrepôt interne ou d’un 3PL, des économies de coûts sont réalisées. Le personnel n’a pas à rechercher les frais d’expédition. Les frais d’expédition sont automatiquement affectés au coût des marchandises vendues. Les données de suivi des navires sont téléchargées via Acumatica sur les sites Web, clôturant le cycle de commande tout en fournissant des informations vitales à l’acheteur et en réduisant les frais de service à la clientèle.
Le rapprochement bancaire automatisé ferme la boucle comptable avec le système d’entreprise (7). Acumatica intègre les téléchargements de relevés bancaires et fait automatiquement correspondre les dépôts bancaires avec leurs homologues d’Acumatica. Le temps de clôture de fin de mois est réduit et les comptables peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Souvent, le service à la clientèle et le personnel de soutien (8) travaillant avec une base de commerce service à la clientèle la plate-forme, telle que HelpScout ou Zendesk, doit accéder à la fois au site Web et à la solution ERP. Cela prend du temps et est sujet aux erreurs (par exemple, les numéros de commande sont confus, les crédits sont mal appliqués, etc.). Les services Web d’Acumatica résolvent ce problème avec une personnalisation appelée « Meldor » qui relie HelpScout, Shopify et Acumatica, offrant une capacité de frappe unique dans HelpScout pour les annulations, les retours, les corrections d’adresses et plus encore, déclenchant simultanément les transactions correspondantes dans les trois systèmes logiciels.
Encore une fois, la productivité est considérablement améliorée pour les représentants du service à la clientèle et les autres employés dans les opérations, l’entreposage et la comptabilité. Il s’agit d’un autre améliorateur de productivité de la transformation numérique.
Soutenir la transformation numérique
Acumatica soutient la transformation numérique de bien d’autres manières. Par exemple, Acumatica prend en charge la génération automatisée de bon de travail pour les opérations d’assemblage où les articles sont configurés sur le site Web du vendeur. Avec Acumatica eCommerce ERP, les sites Web « connaissent » les niveaux d’inventaire. Acumatica « sait » également que toutes les commandes saisies sur le site Web ont été reçues, ou que toutes les commandes envoyées à un 3PL pour exécution ou ramassées par un transporteur ont été traitées.
De même, Acumatica suit les activités de la chaîne d’approvisionnement avec les agences de traitement des commandes; si une commande est manquante, Acumatica « sait ». Ces systèmes de suivi utilisent des tableaux de bord codés par couleur (par exemple, rouge = problèmes) ainsi que des notifications automatisées aux listes de tâches dans Acumatica (via des e-mails qui peuvent être envoyés à un téléphone intelligent) pour faciliter l’accès et la navigation. Acumatica peut également fournir des informations de stockage précieuses à des fournisseurs de confiance. Cela augmente l’exécution de l’entrepôt et la production de fabrication associée.
D’autres intégrations incluent la gestion des dépenses avec l’entrée des téléphones intelligents et des systèmes AP automatiques où OCR lit les e-mails entrants et les informations de paiement des publications automatiques. Ces capacités et intégrations améliorent les efforts de commerce omnicanal des entreprises.
Chez Advanced Solutions & Consulting Co. (ASC), nous pensons qu’Acumatica est une base solide comme le roc pour la transformation numérique. En effet, le ciel est la limite. Avec nos 23 ans d’expérience dans la mise en œuvre réussie de systèmes d’entreprise et en tant que revendeur à valeur ajoutée (VAR) et fournisseur de logiciels indépendant (ISV) fondateur d’Acumatica, ASC peut aider les entreprises à se transformer numériquement avec la solution ERP cloud primée d’Acumatica.
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