Explication de la comptabilité par projet et de la comptabilité générale

Qu'est-ce que la comptabilité de projet et en quoi diffère-t-elle de la comptabilité générale ?

Les états financiers consolidés d'une entreprise peuvent indiquer qu'elle a réalisé des profits sans préciser les projets qui ont donné ces résultats. Une entreprise de construction gérant plusieurs contrats, un cabinet de conseil travaillant avec des clients rémunérés à honoraires fixes ou par abonnement, ou une entreprise de logiciels effectuant des missions par étapes, a besoin d'une visibilité financière au niveau de chaque projet.

La comptabilité de projet offre cette visibilité en reliant les budgets, les coûts, le temps, la facturation, les revenus et les marges à chaque projet. Cet article explique en quoi elle diffère de la comptabilité générale, comment fonctionne le processus de comptabilité de projet, quels rapports sont importants et quand un logiciel dédié peut s'avérer nécessaire.

Principaux points à retenir

• La comptabilité de projet permet de suivre les coûts, les budgets, la facturation, les revenus et la rentabilité au niveau du projet plutôt qu'au niveau de l'entreprise.
• La comptabilité générale et la comptabilité de projet servent des objectifs et des utilisateurs différents ; les deux devraient se rapprocher plutôt que de fonctionner indépendamment.
• Les directeurs financiers ont tout intérêt à suivre la comptabilité des projets tout au long de leur cycle de vie, et pas seulement à la clôture de la période.
• Dans les entreprises fonctionnant par projets, la comptabilisation des revenus diffère souvent du calendrier de facturation et nécessite une attention particulière aux termes des contrats et aux normes comptables.
• Les entreprises en pleine croissance devraient évaluer si leurs outils actuels supportent la complexité des projets, et pas seulement la facturation de base ou le suivi des tâches.
• Les systèmes ERP qui relient les données financières des projets aux données opérationnelles offrent aux équipes financières, aux gestionnaires de projet et aux dirigeants une vue partagée et en temps réel du rendement des projets.

Qu'est-ce que la comptabilité de projet en finance d'entreprise ?

La comptabilité de projet est le processus d'enregistrement, de suivi et de rapport des activités financières liées à chaque projet, tâche ou contrat. Elle offre aux équipes financières et de projet une vue détaillée de la performance de chaque projet par rapport à son budget, son plan de facturation, ses obligations contractuelles et sa marge prévisionnelle.

La comptabilité de projet organise fondamentalement les éléments suivants autour de chaque projet , plutôt qu'à l'échelle de l'entreprise dans son ensemble :

• Budgets de projet, coûts directs et coûts indirects
• coûts directs et indirects
• Main-d'œuvre, matériaux et frais
• Engagements d'achat et modifications de commandes
• Temps facturable, facturation et revenus
• Marge par projet
• Facturation et recouvrement des clients
• Travail en cours
• Constatation des revenus
• Prévisions à terme et rentabilité attendues

La comptabilité de projet est particulièrement importante dans les secteurs de la construction, de l'ingénierie, des services professionnels, des logiciels, des services sur le terrain et autres industries où les coûts et les revenus varient considérablement d'un projet à l'autre.

Que doit savoir un professionnel de la finance en matière de comptabilité de projet ?

La comptabilité de projet offre aux professionnels de la finance une vision plus claire des projets rentables, en dépassement de budget, sous-facturés ou à risque, leur permettant ainsi de prendre des décisions plus éclairées tout au long du cycle de vie du projet, et non a posteriori. Les professionnels de la finance s'appuient sur l'analyse des écarts, les rapports budget/réalisé, le suivi des travaux en cours et les états des résultats propres à chaque projet pour évaluer sa santé financière. La comptabilité de projet facilite la prise de décision interne, notamment en matière d'allocation des ressources, de négociation des contrats et de gestion des marges.

Comment fonctionne le processus de comptabilité de projet ?

Le processus de comptabilité de projet commence dès la création du projet et se poursuit jusqu'à sa clôture financière. Bien que les détails varient selon le secteur d'activité, le contrat et les politiques comptables, la plupart des organisations suivent ces sept étapes.

1. Établissez la structure du projet. Créez la fiche de projet et définissez son client, son contrat, son responsable, ses dates, ses tâches, ses phases, ses codes de coûts, ses règles de facturation et sa structure de rapport financier.
2. Élaborer et approuver le budget. Estimer les recettes, la main-d'œuvre, les matériaux, les services, les frais généraux, l'équipement et les autres coûts. Établir le budget initial et définir la procédure d'approbation et d'enregistrement des modifications.
3. Saisir les transactions du projet. Affecter le temps, les dépenses, les achats, les matériaux, les coûts des sous-traitants et autres transactions au projet, à la tâche et à la catégorie de coûts appropriés.
4. Gérer les engagements et les modifications. Suivre les engagements d'achat, les accords de sous-traitance, les ordres de modification, les révisions budgétaires et autres événements susceptibles d'affecter le coût ou les revenus prévus du projet.
5. Facturez le client et comptabilisez le chiffre d'affaires. Établissez les factures conformément à la méthode de facturation contractuelle et comptabilisez le chiffre d'affaires selon les principes comptables de l'entreprise et les normes applicables. La facturation et la comptabilisation du chiffre d'affaires peuvent survenir à des moments différents.
6. Faire le suivi du rendement et mettre à jour les prévisions. Comparer les budgets aux coûts réels et engagés, examiner les activités non facturées, estimer le coût restant à atteindre et mettre à jour les revenus, les bénéfices et la marge prévus.
7. Fermer et évaluer le projet. Établir la facturation finale, régler les engagements en cours, rapprocher les enregistrements du projet avec le grand livre, calculer la rentabilité finale et consigner les leçons apprises pour les estimations et projets futurs.

Qu'est-ce qu'un exemple de comptabilité de projet ?

Prenons l'exemple d'une entreprise de services professionnels qui réalise un projet de mise en œuvre à prix fixe d'une valeur contractuelle de 500 000 $ et d'un budget initial de 400 000 $. Au cours du projet, l'entreprise enregistre le temps de travail des employés, les factures des sous-traitants, les frais de déplacement, la facturation des clients et les modifications approuvées.

Si les coûts réels atteignent 240 000 $, les coûts engagés s'élèvent à 60 000 $ et l'équipe de projet estime qu'il faudra 120 000 $ supplémentaires pour terminer les travaux, le coût final prévisionnel est de 420 000 $. Sauf modification des revenus contractuels, le bénéfice anticipé du projet serait de 80 000 $ et sa marge prévue de 16 %.

La comptabilité générale intégrera les opérations du projet dans les états financiers consolidés de l'entreprise. La comptabilité de projet fournit le niveau de détail nécessaire pour identifier les dépassements de coûts prévus de 20 000 $ alors que le projet est encore en cours.

Cet exemple simplifié illustre la prévision d'un projet, et non la comptabilisation des produits. Le traitement comptable effectif dépend du contrat, des méthodes comptables et des normes applicables.

En quoi la comptabilité de projet diffère-t-elle de la comptabilité générale ?

La comptabilité générale rend compte de la santé financière globale de l'entreprise et consigne l'activité financière à la clôture de l'exercice. La comptabilité de projet, quant à elle, rend compte de la santé financière de chaque projet et fait généralement l'objet d'un suivi continu, ce qui permet de détecter rapidement les dépassements de coûts ou les écarts de facturation. Comprendre cette distinction aide les organisations à concevoir la structure de rapport la mieux adaptée à leurs besoins.

La comptabilité générale organise les données financières autour du grand livre, des comptes, des départements et des périodes de rapports, et produit des états financiers tels que l'état des résultats, le bilan et l'état des flux de trésorerie. La comptabilité de projet organise l'activité financière autour des budgets, des tâches, des phases, des contrats et des livrables des projets, et produit des rapports qui reflètent la performance d'une mission unique du début à la fin.

Les utilisateurs, l'échéancier et les objectifs des décisions diffèrent également. La comptabilité générale s'adresse aux dirigeants, aux vérificateurs et aux intervenants externes qui ont besoin de données sur le rendement de l'ensemble de l'entreprise, tandis que la comptabilité de projet s'adresse aux gestionnaires de projet, aux équipes financières et aux gestionnaires des opérations qui doivent réagir en temps réel aux signaux financiers propres à chaque projet.

Il est essentiel de souligner que la comptabilité de projet doit être intégrée au grand livre général et non fonctionner comme un processus isolé basé sur un tableur. Ces deux fonctions doivent se compléter : la comptabilité de projet alimente le grand livre général et offre aux équipes financières une vision à la fois détaillée des projets et garantissant l’intégrité financière de l’entreprise. Lorsque les données de projet sont externalisées du système financier central, les écarts de rapprochement, les incohérences de rapports et les erreurs de facturation deviennent plus difficiles à détecter et à corriger.

Comptabilité de projet vs. Comptabilité générale

Quels sont les rapports les plus importants pour les décisions au niveau du projet ?

Les rapports de comptabilité de projet les plus utiles sont ceux qui fournissent aux gestionnaires les renseignements dont ils ont besoin pour prendre des décisions opérationnelles concrètes, notamment s'il convient d'ajuster les effectifs, d'approuver un ordre de modification, de réviser une prévision ou d'examiner la rentabilité d'un contrat.

Les rapports principaux comprennent généralement :

Les rapports les plus pertinents dépendent des modèles de facturation . Un projet facturé au temps passé et aux matériaux utilisés exige une attention particulière aux heures et dépenses non facturées, tandis qu'un contrat à prix fixe nécessite un suivi rigoureux des coûts engagés par rapport au budget du projet afin de préserver la marge. Les modèles de facturation au coût majoré, à l'avancement et par étapes clés engendrent chacun des besoins de rapports différents, et les équipes financières ont tout intérêt à configurer les rapports de projet en fonction de la structure de chaque contrat. L'objectif est d'obtenir une vision financière claire permettant aux gestionnaires de projet de prendre des décisions plus rapides et éclairées.

La comptabilité de projet est-elle la même chose que le calcul des coûts par commande ?

La comptabilité de projet et le calcul des coûts par projet sont liés, mais ils ne sont pas identiques.

Le calcul des coûts par commande permet d'attribuer la main-d'œuvre, les matériaux, les frais généraux et autres coûts à une commande spécifique afin que l'entreprise puisse déterminer le coût de cette commande.

La comptabilité de projet a un champ d'application plus large. Outre les coûts des travaux, elle peut inclure les budgets, les engagements, la facturation client, la comptabilisation du chiffre d'affaires, les travaux en cours, les flux de trésorerie, les prévisions et la rentabilité du projet. Le calcul des coûts par projet peut donc être considéré comme une composante d'un processus complet de comptabilité de projet.

Quand une entreprise doit-elle améliorer ses processus de comptabilité de projet ?

Une entreprise devrait renforcer ses processus de comptabilité de projet lorsque le retard de visibilité des marges, la facturation manuelle, le suivi basé sur des feuilles de calcul ou l'incohérence de la répartition des coûts affectent sa capacité à gérer la rentabilité des projets avec confiance.

Une entreprise pourrait avoir besoin de renforcer ses processus de comptabilité de projet lorsque :

• Les dépassements de budget ne sont découverts qu'une fois les travaux terminés.
• Les gestionnaires ne peuvent pas voir le profit ou la marge du projet en cours.
• Le temps et les dépenses sont comptabilisés tard ou affectés aux mauvais projets.
• La facturation nécessite une préparation importante de feuilles de calcul.
• Le temps facturable et les frais sont souvent oubliés.
• Les budgets et les prévisions des projets sont gérés à l'extérieur du système comptable.
• Les engagements d'achat sont exclus des rapports de coûts du projet.
• Les modifications de commande ne sont pas prises en compte rapidement dans les budgets ou la facturation.
• Les rapports de projet ne concordent pas avec le grand livre.
• Le service financier consacre un temps considérable à la consolidation des données provenant de systèmes non connectés.
• Différentes équipes rapportent des résultats différents pour un même projet.
• Les projets multi-entités ou multidevises nécessitent un travail manuel considérable.

Pour les PME en pleine croissance , les facteurs déclencheurs sont souvent structurels : multiplication des entités, des projets, des contrats plus complexes, des équipes plus distantes et des parties prenantes qui ont besoin de données de projet à jour, que leurs systèmes actuels ne peuvent fournir de manière fiable. Ceci est particulièrement pertinent pour les entreprises axées sur les projets qui gèrent des équipes distribuées, des opérations multisites ou des besoins de rapports transfrontaliers, où les incohérences dans la répartition des coûts ou la comptabilisation des revenus peuvent s’amplifier entre les entités. De faibles variations dans les coûts de main-d'œuvre, de matériaux ou de sous-traitance peuvent avoir un impact significatif sur la rentabilité d'un projet à prix fixe, renforçant ainsi la nécessité de contrôles plus stricts au niveau du projet à mesure que la complexité des contrats augmente.

Comment les équipes des finances peuvent-elles réduire le travail manuel de comptabilité de projet ?

Les équipes financières peuvent réduire les tâches manuelles de comptabilité de projet en centralisant la saisie du temps, les dépenses, les achats, les stocks, les engagements, la facturation, les budgets de projet et les rapports financiers. Les transactions doivent être affectées au projet correspondant dès leur création, plutôt que d'être catégorisées ultérieurement dans des tableurs.

L'automatisation permet de rationaliser les tâches récurrentes telles que la saisie des heures travaillées, l'acheminement des dépenses pour approbation, la mise à jour des coûts engagés, la préparation des factures, la comptabilisation des transactions de projet et la mise à jour des rapports. Les exceptions doivent être signalées au gestionnaire des finances ou au gestionnaire de projet concerné pour examen.

L'automatisation ne remplace pas le jugement comptable ni les contrôles financiers. L'affectation des coûts, la comptabilisation des produits, l'interprétation des contrats, les modifications des prévisions et les ajustements de fin de période nécessitent toujours un examen et une approbation appropriés.

Pourquoi la comptabilité des produits est essentielle à la comptabilité de projet

La comptabilisation des produits en comptabilité de projet fait référence au principe de comptabilisation des produits lorsqu'ils sont acquis, ce qui peut différer du moment où les factures sont émises ou du moment où les espèces sont encaissées, ce qui en fait l'un des aspects les plus importants et les plus exigeants sur le plan technique du financement de projet.

Pour les entreprises fonctionnant par projets, le chiffre d'affaires peut devoir être comptabilisé selon les modalités suivantes :

• Étapes clés ou pourcentage d'achèvement.
• Tâches terminées.
• Conditions contractuelles spécifiques.

Acumatica, l'un des principaux fournisseurs d'ERP infonuagiques, a publié un article sur la comptabilisation du chiffre d'affaires dans le cadre de la comptabilité de projet. Cet article explique que la méthode de l'avancement des travaux et la méthode du contrat achevé sont deux approches courantes (maintenant intégrées au cadre de comptabilisation des heures supplémentaires/à un moment précis de la norme ASC 606). Le choix de la méthode appropriée dépend de la nature du projet et des normes comptables applicables. La facturation et la comptabilisation du chiffre d'affaires sont liées, mais ne correspondent pas toujours à la même opération. Une entreprise peut facturer un client pour un acompte tout en comptabilisant le chiffre d'affaires progressivement au fur et à mesure de l'exécution des travaux, ou bien achever les travaux avant même d'émettre une facture.

Les exigences en matière de comptabilisation des produits varient selon le contrat, la juridiction, la norme comptable et le modèle d'entreprise. L'expertise financière et comptable est donc essentielle lors de l'élaboration des politiques de comptabilisation. Les pratiques de comptabilisation des produits, de comptabilisation des contrats, d'affectation des coûts et de rapports doivent toujours être adaptées aux politiques comptables, aux contrôles internes et aux exigences fiscales et sectorielles spécifiques de l'entreprise, et faire l'objet d'un examen par des professionnels qualifiés en comptabilité, audit, fiscalité et conformité, notamment dans les environnements réglementés, multi-entités, transfrontaliers ou à contrats complexes.

Quelles sont les fonctionnalités les plus importantes dans un logiciel de comptabilité de projet ?

Les fonctionnalités les plus importantes d' un logiciel de comptabilité de projet vont bien au-delà de la simple facturation ou du suivi des tâches. Elles doivent couvrir l'intégralité du cycle de vie financier d'un projet, de l'établissement du budget à la facturation finale et à la comptabilisation des revenus.

Une liste de vérification pratique des fonctionnalités pour les entreprises en croissance comprend :

L'intégration est aussi importante que les fonctionnalités individuelles. Le système doit être relié à la comptabilité générale, aux comptes fournisseurs, aux comptes clients, aux achats, aux stocks, etc. GRC , les services sur le terrain et la paie le cas échéant, afin que les données du projet ne soient pas isolées des données financières de l'entreprise.

L'accès mobile et les autorisations basées sur les rôles soutiennent les équipes distribuées et permettent aux parties prenantes concernées d'accéder aux données appropriées sans nécessiter de transferts de données manuels.

logiciel infonuagique ERP d'Acumatica relie la comptabilité de projet aux données d'entreprise plus larges, notamment les données financières , opérationnelles, de temps , de dépenses et d'intervention sur le terrain . Il intègre une IA pour identifier les tendances de rendement des projets et faciliter les prévisions basées sur les données. Les entreprises en pleine croissance doivent évaluer si un système candidat est adapté à leur niveau de complexité de projet, et non se contenter de vérifier sa capacité à générer une facture ou à suivre une tâche.

Comment les systèmes ERP aident-ils les entreprises en croissance à gérer la comptabilité de leurs projets ?

Les systèmes ERP facilitent la comptabilité de projet en reliant les transactions du projet aux données financières et opérationnelles globales de l'entreprise. Les saisies de temps, les dépenses, les bons de commande , les sorties de stock , les factures clients , les paiements et les écritures de revenus peuvent ainsi être intégrés au même enregistrement de projet et au grand livre .

Cette intégration permet aux gestionnaires de projet et aux équipes financières d'accéder à des informations cohérentes, tout en réduisant la consolidation des feuilles de calcul et la saisie de données en double. Elle permet également d'évaluer les résultats des projets en parallèle avec les flux de trésorerie, la disponibilité des ressources, l'activité client et le rendement financier de l'entreprise.

Une application de comptabilité de projet autonome peut suffire pour des besoins relativement spécifiques. Une approche intégrée à un ERP sera plus appropriée lorsque les finances du projet dépendent fortement des achats, des stocks, de la paie, du service après-vente, de la comptabilité multi-entités ou d'autres processus opérationnels.

Conclusion : La comptabilité de projet et la comptabilité générale fonctionnent de concert.

La comptabilité générale fournit les données financières de l'ensemble de l'entreprise, tandis que la comptabilité par projet explique la contribution de chaque projet aux résultats. Les entreprises ont besoin de ces deux perspectives pour assurer leur intégrité financière et gérer efficacement les budgets, les coûts, la facturation, les prévisions, les revenus et les marges de leurs projets.

La comptabilité de projet revêt une importance particulière à mesure qu'une entreprise gère davantage de projets, des contrats plus complexes, des équipes réparties, plusieurs entités ou différentes méthodes de facturation. L'objectif n'est pas simplement de produire des rapports après la clôture d'un projet, mais de fournir des informations financières fiables suffisamment tôt pour permettre aux gestionnaires financiers et aux gestionnaires de projet d'agir efficacement.

Les organisations qui évaluent un logiciel de comptabilité de projet doivent examiner dans quelle mesure chaque option permet de relier l'activité du projet à la comptabilité générale et aux processus opérationnels associés. Explorez Comptabilité de projet d'Acumatica pour découvrir comment la gestion financière des projets peut être connectée aux données d'entreprise plus larges sur une plateforme ERP cloud.

Foire aux questions

Qu'est-ce que la comptabilité de projet et pourquoi est-elle importante pour les entreprises fonctionnant par projets ?

La comptabilité par projet est une méthode de suivi des coûts, des revenus, des budgets, de la facturation et de la rentabilité au niveau de chaque projet, et non à l'échelle de l'entreprise. Les entreprises fonctionnant par projet utilisent cette méthode parce que les états financiers consolidés ne permettent pas de déterminer la rentabilité, le dépassement budgétaire ou la sous-facturation de certains projets ou contrats ; ou, ces renseignements sont essentiels à la gestion des marges et à la prise de décisions opérationnelles.

En quoi la comptabilité de projet diffère-t-elle de la comptabilité générale ?

La comptabilité générale organise les données financières par comptes, départements et périodes de rapports afin d'établir des états financiers consolidés destinés aux parties prenantes externes. La comptabilité de projet, quant à elle, structure l'activité financière autour des budgets, phases, tâches et contrats des projets et s'adresse aux utilisateurs internes, tels que les chefs de projet et les équipes financières, qui doivent exploiter en temps réel les données financières propres à chaque projet. Ces deux comptabilités devraient être cohérentes et non fonctionner indépendamment.

Quels types de rapports la comptabilité de projet produit-elle ?

La comptabilité de projet génère des rapports tels que le budget par rapport aux réalisations, l'état des résultats du projet, les coûts engagés, le temps et les dépenses non facturés, les travaux en cours, l'état de la facturation, les échéanciers de comptabilisation des produits, la marge par projet et les prévisions à terminaison. Les rapports les plus pertinents dépendent du modèle de facturation utilisé : prix fixe, temps passé et matériaux utilisés, coût majoré, facturation à l'avancement ou facturation par étapes.

Quand une entreprise devrait-elle investir dans un logiciel de comptabilité de projet dédié ?

Une entreprise devrait envisager un logiciel de comptabilité de projet dédié lorsque le suivi par tableur, la facturation manuelle ou des systèmes non connectés l'empêchent d'avoir une vision claire des marges des projets et d'agir rapidement en conséquence. Parmi les causes fréquentes, on peut citer les dépassements budgétaires récurrents, la difficulté à intégrer les coûts des projets au grand livre et la complexité croissante des contrats impliquant plusieurs équipes ou sites.

La comptabilité des produits est-elle identique à la facturation de la comptabilité de projet ?

Non. La facturation désigne l'émission des factures aux clients, tandis que la comptabilisation du chiffre d'affaires correspond au moment où le chiffre d'affaires est considéré comme acquis en fonction du travail effectué ou des étapes franchies. En comptabilité de projet, une entreprise peut facturer un client avant la fin des travaux ou effectuer des travaux importants avant d'émettre une facture ; le traitement comptable varie selon le cas. Les politiques de comptabilisation du chiffre d'affaires doivent être revues avec des experts-comptables qualifiés afin d'assurer leur conformité aux normes applicables et aux clauses contractuelles.

Comment les logiciels ERP soutiennent-ils la comptabilité de projet pour les entreprises en croissance ?

Les solutions ERP relient les données financières des projets aux données opérationnelles (approvisionnement, stocks, paie, facturation et gestion financière), réduisant ainsi la consolidation manuelle et offrant à toutes les parties prenantes une vision cohérente de la performance des projets. Acumatica, par exemple, intègre la comptabilité de projet aux fonctions d'affaires plus larges et utilise l'IA embarquée pour aider les équipes financières à identifier les tendances de rendement et à établir des prévisions budgétaires plus précises. Les entreprises qui comparent les différentes options doivent évaluer si un outil autonome ou une solution ERP entièrement intégrée est mieux adaptée à la complexité actuelle et future de leurs projets.

La comptabilité de projet est-elle la même chose que le calcul des coûts par commande ?

Non. Le calcul des coûts par projet consiste à imputer la main-d'œuvre, les matériaux, les frais généraux et autres coûts à un projet spécifique. La comptabilité de projet comprend le calcul des coûts par projet, mais peut également couvrir les budgets, les engagements, la facturation, la comptabilisation des produits, les travaux en cours, les prévisions, les flux de trésorerie et la rentabilité du projet.

La comptabilité de projet est-elle la même chose que la gestion de projet ?

Non. La gestion de projet coordonne la portée, l'échéancier, les tâches, les ressources, les livrables et les risques du projet. La comptabilité de projet, quant à elle, se concentre sur l'activité financière et la performance du projet. Ces deux disciplines sont complémentaires parce que les modifications apportées au calendrier, aux ressources ou à la portée ont souvent des répercussions sur les coûts, la facturation, les prévisions et la rentabilité du projet.