AcumatiCares
L’obtention du diplôme est un moment charnière dans la vie - le point d’exclamation à la fin d’un long et réussi voyage d’apprentissage et de croissance. C’est aussi un signe que vous êtes prêt pour le prochain chapitre passionnant de votre vie.
Comme dans la vie, les entreprises connaissent un cycle de croissance similaire.
De nombreuses personnes ou entrepreneurs commencent avec une idée simple qui émerge rapidement dans une entreprise réelle nécessitant des outils de base qui aideront à mettre l’entreprise sur pied. Pour la technologie d’entreprise standard, beaucoup de ces nouvelles petites et moyennes entreprises (PME) se tournent vers QuickBooks.
QuickBooks est un système d’entreprise simple et d’entrée de niveau que les petites organisations utilisent pour gérer leurs besoins comptables de base et financiers de base, en éliminant les processus papier, en intégrant les rapports et en simplifiant les exigences en matière de paie et d’impôt dès le départ. Mais il arrive un moment, alors que les entreprises grandissent en taille et en complexité, où QuickBooks ne suffit pas.
Dans le premier blog de cette série, nous discutons des cinq signes clairs que vous êtes prêt à obtenir votre diplôme de QuickBooks, et dans le deuxième blog, nous fournissons cinq raisons pour lesquelles Acumatica est le bon choix pour les diplômés de QuickBooks. Aujourd’hui, nous aborderons les cinq principaux problèmes que vous rencontrez probablement si vous comptez toujours sur QuickBooks - et pourquoi une transition vers un système ERP moderne et innovant développé avec les petites et moyennes entreprises (PME) à l’esprit est essentielle à votre croissance et à votre succès futurs.
Top 5 des points faibles pour les utilisateurs de QuickBooks
1. Capacités limitées
En tant que package comptable initial, QuickBooks est suffisant, de nombreux utilisateurs citant la facilité d’utilisation, l’efficacité, l’abordabilité et les économies de temps comme avantages. Mais il y en a beaucoup qui appellent également les capacités limitées de QuickBooks. Un exemple est son incapacité à accueillir pleinement les entreprises avec une main-d’œuvre croissante, en particulier lorsque cette croissance implique une expansion internationale et la gestion de plusieurs entités commerciales.
QuickBooks Online propose différents plans pour répondre à différents besoins, mais malheureusement, ils limitent également le nombre d’utilisateurs. Pour les entreprises en croissance, avoir un montant d’utilisateur défini étouffera sérieusement votre élan vers l’avant.
Lorsque vous atteignez vos limites d’utilisateurs, vos options se limitent à la mise à niveau de votre plan ou à l’achat de licences supplémentaires. Si aucune de ces options n’est réalisable, vous pouvez vous tourner vers des solutions de contournement éprouvées, telles que le partage des informations d’identification de connexion (un non-non de sécurité et d’intégrité des données) et la collecte et la saisie manuelles de données (ainsi que le recours à des rapports sur l’entreprise via Excel).
Malheureusement, de telles solutions de contournement sont inefficaces, ce qui entraîne une réduction de la productivité et une augmentation des erreurs.
2. Coûts permanents et imprévisibles
Bien que l’abordabilité soit un argument de vente courant de QuickBooks, de nombreux utilisateurs de longue date trouvent que la solution de comptabilité autonome devient rapidement coûteuse. Par exemple, les capacités limitées mentionnées ci-dessus forcent souvent des entreprises comme la vôtre à ajouter des applications tierces coûteuses - qui peuvent nécessiter des intégrations personnalisées longues et coûteuses - pour gérer l’expansion de la paie, la gestion des stocks et GRC les exigences. De plus, le fait de garder ces applications supplémentaires synchronisées via les mises à niveau QuickBooks ajoute un fardeau important aux petites entreprises qui fonctionnent sans support informatique critique.
Mais ce n’est pas tout.
Le manque de fonctionnalités spécifiques à l’industrie des logiciels de comptabilité de base vous oblige à implémenter des logiciels supplémentaires pour répondre à vos besoins uniques. Cela vous oblige également à compter sur des processus manuels pour faire le travail. L’incapacité de QuickBooks à évoluer avec votre entreprise en croissance exerce une pression supplémentaire sur vos finances.
Maintenant, ajoutez le fait que si vous êtes un utilisateur de QuickBooks Desktop, vous pouvez avoir des coûts de maintenance matérielle, des mises à niveau manuelles et le besoin de personnalisation. Votre solution de comptabilité abordable n’est plus aussi abordable.
3. Plus grandes complexités
Qu’il s’agit d’avoir besoin de nouveaux outils et d’employés supplémentaires, de gérer plus de données et de connecter un réseau de technologies, une entreprise en croissance deviendra inévitablement une entreprise plus complexe. Avec QuickBooks, ces complexités sont amplifiées par ses limites.
Ces contraintes sont les suivantes :
- Solutions de contournement manuelles (y compris l’utilisation de feuilles de calcul sujettes aux erreurs pour connecter des données à partir d’applications ou d’instances distinctes de QuickBooks pour plusieurs entités au sein de l’entreprise)
- Retard de commande et d’exécution des stocks
- Cycles budgétaires sans fin
- Flux de travail et processus inefficaces
- Un manque de capacités propres à l’industrie
Ces contraintes réelles consomment du temps, ralentissent les processus, gaspillent des ressources et limitent le potentiel de votre organisation.
4. Données déconnectées
Nous savons que les PME alimentent l’économie américaine, mais qu’est-ce qui alimente les PME ? On pourrait faire valoir que les données sont le carburant d’une entreprise en croissance. Pour une prise de décision commerciale éclairée et stratégique qui favorise la croissance de l’entreprise, vous devez avoir un accès instantané à des données mises à jour et précises, et vous devez avoir la possibilité de collecter, de stocker et d’analyser ces données.
Malheureusement, QuickBooks, en tant qu’application autonome avec des fonctionnalités limitées, ne fournit pas cette base de données centralisée et nécessite souvent une intégration avec des applications supplémentaires. Parce que ces applications ne jouent pas toujours bien ensemble, les données sont capturées dans chaque application et nécessitent une main-d’œuvre coûteuse et fastidieuse pour les exploiter ainsi que pour consolider les données en un seul rapport complet.
Cette séparation des données est connue sous le nom de « silos de données », et ces informations cloisonnées limitent votre capacité à glaner des informations en temps réel et à prendre des décisions rapides et éclairées.
5. Inefficacité opérationnelle
Selon un article d’Indeed, l’efficacité opérationnelle est « un terme qui décrit la capacité d’une entreprise à réduire les intrants tout en produisant le même nombre de sorties ». L’auteur Jason Harper explique que les coûts, les employés et le temps sont les intrants et les revenus requis, la différenciation du marché et l’acquisition et la fidélisation de la clientèle sont les extrants. Ensemble, ils ont un impact direct sur la capacité d’une entreprise à devenir rentable.
Malheureusement, les points sensibles énumérés ci-dessus empêchent les utilisateurs de QuickBooks de gérer efficacement leurs opérations. Les coûts associés à l’ajout d’applications diverses et coûteuses, au recours à des interventions manuelles et à la compilation de rapports à l’aide de plusieurs sources de données, combinés au nombre d’employés ainsi qu’au temps nécessaire pour gérer efficacement ces tâches coûteuses, torpillent l’efficacité.
Une façon d’améliorer l’efficacité opérationnelle est de tirer parti de la technologie et de la transformation numérique. Harper écrit qu’il « peut vous aider à rationaliser les opérations, à améliorer la communication et à automatiser les tâches de routine ». Il a raison, et une solution moderne de planification des ressources d’entreprise (ERP), comme Acumatica, est un choix judicieux.
Acumatica permet aux clients de dépenser :
- 90 % moins de temps de collecte de données.
- 80 % moins de temps pour remplir les relevés trimestriels.
- 40% moins de temps de traitement de l’expédition.
Les clients d’Acumatica déclarent également fermer leurs livres en 5 jours (contre 15 jours) et économiser un impressionnant 7 heures par jour sur la facturation tout en traitant le même nombre de commandes avec 5 personnes de moins.
Faites de la transition QuickBooks vers Acumatica votre priorité absolue
Passer de QuickBooks à la solution ERP complète et native du cloud d’Acumatica devrait être une priorité pour les PME en croissance.
Contrairement à QuickBooks, Acumatica fournit une solution unique, de bout en bout et flexible avec intégré GRC, Gestion financière, Gestion des services (et plus encore) applications. Il offre également des capacités de comptabilité multi-locataires et intersociétés, de gestion fiscale, de gestion de la paie, de comptabilité mondiale et de multidevises, ainsi que des rapports en temps réel robustes qui s’adaptent à votre entreprise.
Les données opérationnelles de chaque service sont canalisée dans une base de données centralisée, qui agit comme une source unique de vérité pour vous et votre équipe. Les capacités vitales à distance d’Acumatica (y compris l’application mobile native) permettent aux employés d’accéder aux informations commerciales critiques où qu’ils se trouvent, quand ils en ont besoin. Et les partenaires commerciaux experts d’Acumatica vous soutiendront à chaque étape du processus, de la mise en œuvre à la mise en service à la mise en service après la mise en service.
Redmond, client d’Acumatica et diplômé de QuickBooks, dirige huit sociétés distinctes qui offrent un mélange diversifié de services, y compris l’extraction du sel, la pêche et les clôtures. Chacune de ces entreprises a commencé avec QuickBooks, mais elles ont rapidement découvert que le système n’était pas assez sophistiqué pour gérer leurs besoins complexes en matière d’inventaire, de ventes, de suivi des clients, d’exploitation d’entrepôt ou de gestion de projet.
L’équipe de Redmond a eu des difficultés :
- Consolidation de l’information, ce qui a conduit à la création de feuilles de calcul nécessitant l’importation et l’exportation constantes de l’information.
- Gestion des coûts par projet et de la rentabilité du projet.
- Suivi de l’évolution de l’inventaire et de la quantité d’argent immobilisé dans l’inventaire.
- Approuver les données qui étaient saisies manuellement et qui étaient cloisonnées.
- Obtenir des informations en temps opportun pour gérer la RA, l’AP, l’inventaire et les calendriers de production, ainsi que pour créer les rapports requis.
Redmond a perdu des millions lorsque les clients ne pouvaient pas obtenir leurs produits souhaités et a connu des lacunes paralysantes et des projets retardés. De plus, les volumes de transactions croissants de Redmond ont ralenti QuickBooks et, pire encore, ont provoqué le plantage de la solution sur leurs serveurs locaux.
Ces défis ont incité Redmond à trouver une solution ERP abordable, flexible et basée sur le cloud. Après avoir examiné leurs options, ils ont choisi Acumatica.
« [Avec Acumatica], nous avons les informations actuelles nécessaires pour gérer et développer les entreprises. Cela n’a pas toujours été clair dans QuickBooks », explique Gabrielson. « Nous avons des informations opportunes pour AP, AR, projets d’immobilisations, inventaire, commandes de prévision et calendriers de production. Vous ne pouvez rien faire de tout cela avec QuickBooks. C’est l’un des plus grands avantages concurrentiels que nous ayons avec Acumatica.
Il ajoute : « Nous n’aurions jamais pu faire croître l’entreprise en restant avec QuickBooks. Vous ne pouvez pas vous adresser au PDG et dire que nous ne pouvons pas nous développer parce que notre système comptable nous limite. Du point de vue de la croissance, c’est une évidence d’aller avec Acumatica.
Les diplômés de QuickBooks comme Redmond ont vécu de première main les points douloureux causés par le fait de s’appuyer sur QuickBooks au-delà de ses capacités limitées. Maintenant, ils bénéficient du pouvoir transformateur d’Acumatica.
Si vous souhaitez entendre des histoires plus inspirantes comme celle-ci, restez à l’écoute pour notre prochain article de la série.
