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Qu’est-ce que le logiciel d’automatisation de la comptabilité?

Le logiciel d’automatisation de la comptabilité apporte des résultats puissants grâce au stockage rationalisé des enregistrements, à la création de factures, aux calculs fiscaux, etc.

Qu’est-ce que l’automatisation de la comptabilité?

Les logiciels d’automatisation comptable sont des logiciels qui automatisent des tâches comptables répétitives mais cruciales, telles que la mise à jour des données financières, le rapprochement des comptes, la gestion de la paie, l’envoi de factures, la préparation des impôts, et plus encore. C’est un outil puissant pour les entreprises modernes qui cherchent à améliorer leur efficacité et leur précision.

Pourquoi les organisations ont-elles besoin d’une automatisation de la comptabilité?

L’utilisation de la technologie moderne pour automatiser les flux de travail devient rapidement une stratégie standard pour les entreprises opérant dans l’économie numérique d’aujourd’hui. L’industrie de la comptabilité fait partie de cette tendance croissante, mais certains départements et cabinets comptables n’ont pas encore adopté l’automatisation de la comptabilité.

Ce manque d’automatisation comptable entraîne des heures perdues à suivre manuellement les actifs / dépenses, à payer les factures, à facturer les clients, à gérer la paie, à faciliter les paiements d’impôts, etc. Au lieu de tout cela, le temps, les efforts et l’énergie des comptables pourraient être consacrés à des tâches plus créatives et de plus grande valeur.

Avec le logiciel d’automatisation de la comptabilité, vous pouvez profiter de:

Délais de travail plus rapides – automatiser plusieurs des tâches manuelles habituellement effectuées par les comptables, comme la saisie de données, le traitement des factures et les rapports financiers,etc. Cela peut libérer les comptables pour qu’ils se concentrent sur des activités plus stratégiques, comme l’analyse et la production de rapports. En conséquence, les tâches comptables peuvent être complétées beaucoup plus rapidement, ce qui peut améliorer l’efficacité et la productivité.
Récupération immédiate des données - stockez les données financières dans un emplacement central, ce qui facilite l’accès et la récupération. Cela peut être utile pour prendre des décisions éclairées sur l’entreprise, telles que la budgétisation, les prévisions et l’allocation des ressources. De plus, la récupération immédiate des données peut aider à améliorer le service client en fournissant des réponses plus rapides aux questions sur les factures ou les paiements.
Augmentation de la précision et de la sécurité des données – en réduisant le risque d’erreur humaine. Cela s’explique par le fait que le système comptable automatisé est capable de suivre des règles et procédures établies lors du traitement des données. De plus, les logiciels d’automatisation comptable peuvent aider à améliorer la sécurité des données en chiffreant les données et en limitant l’accès aux utilisateurs autorisés.
Conformité accrue – se conformer à la réglementation financière en veillant à ce que les données financières soient traitées avec exactitude et en temps opportun. Ceci est important pour les entreprises de toutes tailles, car la non-conformité peut entraîner des amendes ou d’autres pénalités.
Amélioration du service à la clientèle – en fournissant un traitement plus rapide et plus précis des factures et des paiements. Cela peut aider à réduire la frustration des clients et à améliorer la fidélité des clients.
Amélioration de la prise de décision - fournir aux entreprises des données financières en temps réel, qui peuvent être utilisées pour prendre de meilleures décisions concernant l’entreprise. Ces données peuvent être utilisées pour la budgétisation, les prévisions, l’allocation des ressources et d’autres décisions commerciales importantes.

Voici quelques exemples spécifiques de la façon dont l’automatisation de la comptabilité peut bénéficier à différents types d’organisations:

Petites entreprises : Les petites entreprises peuvent bénéficier de l’automatisation de la comptabilité en économisant du temps et de l’argent sur les tâches administratives. Cela peut libérer du temps pour que les propriétaires d’entreprise se concentrent sur la croissance de leurs entreprises.
Moyennes entreprises : Les moyennes entreprises peuvent bénéficier de l’automatisation de la comptabilité en améliorant l’efficacité et la précision. Cela peut les aider à concurrencer plus efficacement les grandes entreprises.
Grandes entreprises : Les grandes entreprises peuvent bénéficier de l’automatisation de la comptabilité en rationalisant les processus et en réduisant les risques. Cela peut les aider à améliorer la rentabilité et la conformité.

Vos équipes comptables et l’automatisation

Si votre entreprise tombe dans la catégorie « pas d’automatisation comptable », vous n’êtes pas seul. L’étude mondiale de McKinsey révèle également que 13% des répondants n’avaient pas l’intention d’automatiser leurs flux de travail comptables. Mais l’automatisation de la comptabilité offre des avantages qui peuvent les convaincre (et vous) de reconsidérer.

Tirer parti de la puissance de l’automatisation grâce à Acumatica Cloud ERP et son logiciel intégré d’automatisation comptable augmente la rapidité et la précision de votre équipe. Cela aide aussi chaque membre de l’équipe à optimiser la gestion de son temps, ce qui se traduit par des coûts réduits et des délais de tâche plus rapides. Et mettre en place un logiciel spécifique à l’industrie vous apporte une précieuse tranquillité d’esprit; Vous pouvez être assuré que le logiciel offre une sécurité des données au niveau de l’entreprise ainsi qu’un meilleur contrôle et une visibilité précise sur tous vos processus financiers et comptables.

Types d’automatisation de la comptabilité

Lorsque vous explorez la comptabilité automatisée, vous découvrirez qu’elle peut vous aider facilement:

Faire le suivi des biens et des dépenses : Le suivi et l’enregistrement automatiques des actifs (p. ex., espèces, stocks, équipement, etc.) et des dépenses (p. ex., salaires des employés, loyers/services publics, assurances, etc.) vous libèrent des tâches manuelles, telles que la création de calendriers d’amortissement et la génération de reçus de dépenses à partir de vos transactions par carte de crédit, entre autres choses.

Payer les factures : La surveillance des flux de trésorerie et des paiements de factures en souffrance, la rationalisation de l’approbation et du paiement des factures, la reconnaissance des dépenses prépayées et l’acceptation des paiements anticipés des fournisseurs deviennent des tâches simplifiées lorsque vous configurez des processus automatisés.

Clients de factures : La comptabilité automatisée vous aide à générer des factures, à envoyer des relevés, à collecter / appliquer des paiements, à créer des rapports clients sans saisie de données fastidieuse et sans calculs minutieux.

Gérer la paie : Il est possible de maintenir l’exactitude de votre paie et de rationaliser le processus grâce à l’automatisation de la comptabilité, y compris l’extraction automatique des données de saisie de temps dans le système, la rémunération de plusieurs groupes et types d’employés avec différentes périodes de paie, et plus encore (par exemple, les attributs de paie automatiques, les codes de type de revenu, les règles sur les heures supplémentaires et les retenues et les capacités d’avantages sociaux).

Gérer les impôts : L’automatisation de la configuration, de la collecte, de la gestion et de la déclaration de vos impôts avec l’automatisation comptable garantit que vos déclarations de revenus sont exactes et à jour et que vous restez conforme à vos obligations fiscales nationales et internationales.

Automatisation des comptes créditeurs et des comptes débiteurs

Deux des processus comptables les plus critiques pour toute entreprise sont les comptes créditeurs (PA) et les comptes débiteurs (AR). Parmi de nombreuses autres tâches, les membres de l’équipe AP vérifient les factures, s’assurent des approbations de factures et émettent des paiements, et les membres de l’équipe de RA créent et soumettent des factures client, traitent les paiements et enregistrent les transactions.

Lorsque les tâches AP et AR sont gérées manuellement, les erreurs humaines sont courantes, telles que les paiements en double et les erreurs de double saisie de données. Ces problèmes sont éliminés avec le logiciel d’automatisation de la comptabilité et la précision, l’efficacité, la visibilité des données et la satisfaction des fournisseurs, sans parler des tâches de conformité simplifiées, sont introduites.

Exemple de traitement ap automatisé avec l’intelligence artificielle

Traitement automatisé des PA

Télécharger la fiche technique AP

« Acumatica a transformé notre entreprise, nous a donné accès à des informations sur les stocks en temps réel et nous a donné la confiance que nous pouvons simplement continuer à croître. »

Colin Gilhespy, Copropriétaire et Directeur Général

Cave Direct

4 Avantages de l’automatisation pour la comptabilité

Les propriétaires d’entreprise n’ont pas le luxe d’éviter les risques en attendant sur la touche alors que le changement se produit tout autour d’eux. Ils ne peuvent plus se permettre que leurs équipes passent des heures à créer des feuilles de calcul obsolètes avant même de pouvoir appliquer un formatage conditionnel à leurs nombres parfaitement équilibrés.

Ces propriétaires ont besoin d’informations pertinentes et proactives, et ils en ont besoin maintenant. Ils doivent faire plus avec moins, pour connecter les données entre les systèmes, les zones géographiques et les appareils, et ils ont besoin de processus flexibles et de contrôles personnalisables qui soutiennent leurs équipes dans leur meilleur travail, où qu’ils travaillent.

Pour demeurer pertinents à l’appui de l’évolution des priorités organisationnelles, les comptables doivent constamment chercher de nouvelles et meilleures façons de fournir des renseignements immédiats sur les chiffres qu’ils examinent. Ils doivent passer plus de temps à écouter les dirigeants et les collègues pour mieux comprendre les défis auxquels ils sont confrontés. Comme les dirigeants financiers dépendent d’autres personnes, on s’attend à ce que les comptables soient informés des solutions modernes et sophistiquées qui peuvent les aider à atteindre efficacement leurs objectifs commerciaux.

Les informations dépendent de la capture précise et organisée des données. Bien que les données transitent par tous les départements de l’organisation et chaque module du logiciel, elles doivent être structurées pour fournir des informations significatives tout en restant en conformité avec les PCGR et d’autres exigences comptables et réglementaires.
Avantages de l’automatisation de la comptabilité

Le logiciel d’automatisation de la comptabilité apportera les avantages suivants à votre équipe.

Fermeture continue

Réalisez plus, plus rapidement. L’automatisation de la comptabilité rationalise les flux de travail, élimine les tâches répétitives et fastidieuses (par exemple, la double saisie de données) et vous évite d’avoir à rapprocher les transactions manuellement. Avoir la gestion de trésorerie, la gestion des devises, les comptes clients, l’automatisation des comptes fournisseurs (et plus encore) au sein d’une seule solution permettra à votre équipe d’économiser des quantités incommensurables de temps - et de frustration - et de fournir des vitesses d’exploitation au-delà de tout ce que les systèmes manuels pourraient éventuellement fournir.

Précision accrue (ou Comment l’automatisation comptable réduit-elle les erreurs manuelles? )

Les humains sont sujets aux erreurs, tout comme la technologie maladroite et obsolète. En fait, un , a constaté que, sur les plus de 1 100 cadres supérieurs et professionnels de la finance interrogés, près de 70% ont déclaré que leurs organisations avaient fondé leurs décisions commerciales importantes sur des données financières inexactes, et seulement 17% ont déclaré qu’ils pouvaient faire pleinement confiance à leurs équipes financières / CFO pour identifier toutes les erreurs et produire des rapports précis. Les répondants ont cité les facteurs qui ont contribué à ce manque de confiance :

Erreur humaine – 41 %.
Sources de données multiples – 40 %.
Un manque de contrôles automatisés – 28%.
Technologie maladroite – 28%.

Avec les logiciels modernes d’automatisation de la comptabilité, toutes les erreurs provenant de plusieurs sources de données, d’un manque de contrôles automatisés et d’une technologie maladroite sont immédiatement éradiquées. Les erreurs humaines deviennent également négligeables et, si elles se produisent, vous pouvez compter sur le logiciel pour signaler immédiatement toute incohérence comptable.

Accès à l’information en temps réel

Le meilleur système au monde n’a aucune valeur pour les utilisateurs qui ne peuvent pas y accéder ou qui ne savent pas comment en tirer les informations dont ils ont besoin. Le logiciel de comptabilité libère les comptables de leurs bureaux tout en permettant aux utilisateurs d’être activement impliqués dans l’atteinte des résultats commerciaux souhaités, offrant une visibilité complète sur l’ensemble du flux d’informations pertinentes en un seul endroit.

Aperçus en temps opportun

Les entreprises basées sur des projets ont besoin de systèmes complets qui soutiennent les équipes dans la gestion des trois piliers du triangle de gestion de projet : le temps, le budget et la portée. Il existe des défis particuliers dans la saisie des transactions liées au projet, la facturation des travaux au fur et à mesure qu’ils sont terminés et la répartition des coûts entre les projets, les phases et plus encore.

Le logiciel d’automatisation de la comptabilité donne aux entreprises centrées sur les projets le pouvoir de surveiller et de gérer des projets de toutes sortes à partir de n’importe quel endroit, tout en offrant une visibilité sur tous les aspects de l’interaction client à partir d’une opportunité dans GRC à une estimation à une commande client et à une facture client, d’un bon de commande à une facture de comptes fournisseurs, ce qui entraîne des dépenses et des transactions d’inventaire qui sont correctement et immédiatement codées aux projets corrects.

Autres avantages de l’automatisation de la comptabilité

Réduction des coûts globaux et amélioration du moral – L’automatisation des flux de travail comptables réduit les coûts de main-d’œuvre, de matériaux et de ressources gaspillés dans des processus manuels inexacts. Les programmes automatisés peuvent également s’exécuter 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, garantissant que les activités comptables urgentes et hautement prioritaires sont réalisées correctement et à temps, sans que les membres de votre équipe effectuent des heures supplémentaires inutiles ou ne les éloignent de tâches plus précieuses. En fin de compte, cela améliore le moral des employés, améliorant leur équilibre travail-vie personnelle et leur donnant plus d’occasions d’utiliser leurs compétences sur des projets de grande valeur et améliorant l’entreprise.

Plus d’équipes créatives – Et, alors que nous parlons du moral des employés, les équipes qui automatisent sont des équipes qui innovent et améliorent continuellement leurs opérations. Le temps et l’énergie que les membres de votre équipe ont gaspillés dans des tâches routinières et reproductibles peuvent, avec l’automatisation de la comptabilité, être consacrés à l’analyse des chiffres, à la prise de décisions financières basées sur les données et au développement de stratégies créatives qui conduiront à une croissance durable de l’entreprise.

Défis de l’automatisation de la comptabilité

L’automatisation de la comptabilité profite considérablement aux entreprises qui choisissent de l’adopter, mais il y a quelques défis que vous ne devriez pas négliger. Par exemple, l’investissement initial dans les logiciels d’automatisation de la comptabilité peut être considérable. Le coût varie en fonction du logiciel que vous sélectionnez. De nombreuses options logicielles d’automatisation de la comptabilité facturent sur une base par utilisateur, ce qui signifie que plus vous ajoutez d’utilisateurs, plus cela vous coûtera cher.

Parmi les autres défis notables posés par l’automatisation de la comptabilité, citons la sécurité des données et les préoccupations en matière de gestion du changement. La sécurité des données est un sujet brûlant, et à juste titre, car le nombre et les types de failles de sécurité (par exemple, exposition accidentelle, hameçonnage, ransomware, etc.) continuent d’augmenter. Et tout type de changement dans une organisation, qu’elle soit grande ou petite, entraîne un potentiel de refoulement de la part des employés si le changement n’est pas bien communiqué.

Il est essentiel que vous choisissiez un logiciel d’automatisation de la comptabilité qui est abordable (par exemple, offre des licences favorables à la croissance qui facture les ressources utilisées, pas pour chaque utilisateur), fournit une sécurité au niveau de l’entreprise et contribue à faire du processus de mise en œuvre une expérience fluide et conviviale, comme Acumatica.

L’automatisation de la comptabilité en action

« Nos contacts sont dans le système, et nous pouvons envoyer des factures par e-mail, éliminant ainsi la double entrée. Nous sommes en train de convertir les feuilles de calcul de facturation en clés directes par les ministères, et nous connaissons maintenant nos compartiments vieillissants, qui étaient difficiles à comprendre dans l’ancien système. Chaque fois que nous faisons une facturation hebdomadaire des comptes clients, nous mettons une facture dans Acumatica, ce qui nous permet de savoir s’il y a des factures en souffrance. Nous savons que nous ne les avons pas reçus en regardant dans Acumatica et en voyant ce qui est en suspens. Cela nous aide donc à vieillir et à collection. – Tammy Raub, directrice financière, Mozaic

« Bien que les comptes créditeurs et débiteurs ne soient pas les plus glamour, nous avons constaté une énorme amélioration des économies de temps et nous sommes beaucoup plus précis avec les fournisseurs. » – Andy Gale, directeur financier et chef de l’exploitation, LiveView Technologies, Inc.

« Auparavant, nous devions (manuellement) entrer la plupart des transactions dans le système de facturation, mais nous pouvons maintenant télécharger par lots des informations en masse de manière efficace. Acumatica a également réduit le volume de travail transactionnel, alors maintenant notre équipe effectue plus de tâches à valeur ajoutée. – Ying-Jian Chan, directeur financier, The Learning Lab

Faits saillants de l’automatisation de la comptabilité

Le logiciel d’automatisation de la comptabilité aide les entreprises à devenir plus efficaces et plus précises en automatisant les tâches banales et répétitives et en libérant les employés pour qu’ils se concentrent sur des tâches de plus grande valeur et améliorant les profits.
La mise en œuvre d’un logiciel d’automatisation de la comptabilité s’accompagne de quelques défis (par exemple, les coûts, la gestion du changement et les problèmes de sécurité), mais ils sont largement compensés par les nombreux avantages, notamment des exécutions de tâches plus rapides, une récupération immédiate des données, une précision et une sécurité accrues des données, des coûts globaux inférieurs et des employés plus heureux.

Voir la solution de comptabilité de projet d’Acumatica

FAQ sur l’automatisation de la comptabilité

Comment puis-je choisir le bon logiciel d’automatisation comptable?

Savoir quelle solution d’automatisation de la comptabilité est la bonne pour votre entreprise nécessite des recherches diligentes et méthodiques menées par vous et d’autres membres de l’équipe de direction. Ensemble, vous devrez déterminer les caractéristiques et les fonctionnalités que le logiciel d’automatisation de la comptabilité que vous choisissez doit fournir et définir votre budget. Vous devrez ensuite évaluer l’évolutivité, la convivialité et les capacités de sécurité de la solution. Et, enfin, vous devrez évaluer le fournisseur du logiciel. Ont-ils de l’expérience, ont-ils la réputation d’être un succès de mise en œuvre et continuent-ils à fournir un soutien après la mise en service? La réponse à chaque question doit être « oui » avant d’acheter leur produit et service.

Comment puis-je mettre en œuvre un logiciel d’automatisation de la comptabilité?

La mise en œuvre d’un logiciel d’automatisation de la comptabilité commence par la recherche d’une équipe de mise en œuvre fiable et bien informée. Les membres de l’équipe doivent représenter différents départements au sein de l’organisation, qui se verront ensuite attribuer un rôle spécifique, tel que le sponsor exécutif (la personne qui mène la charge et provient d’un rôle de leadership au sein de l’entreprise), le chef de projet (la personne responsable de la gestion des détails des projets du début à la fin) et les membres de l’équipe de travail de la communauté des utilisateurs (les personnes qui rempliront divers rôles et tâches tout au long de la mise en œuvre à la direction du chef de projet). Une fois l’équipe établie, elle travaillera en étroite collaboration avec le fournisseur de logiciels, qui devrait fournir un plan de mise en œuvre défini.

Le logiciel d’automatisation de la comptabilité convient-il à mon entreprise?

Il y a peu d’entreprises opérant dans l’économie numérique d’aujourd’hui qui ne bénéficieraient pas d’un logiciel d’automatisation comptable. L’automatisation des processus comptables conduit à une plus grande vitesse d’exploitation, à une plus grande précision des données, à des coûts globaux plus bas, à une amélioration du moral des employés et à des équipes plus créatives, ce qui profite à toute entreprise, dans n’importe quel secteur.

Quelles sont les tendances futures de l’automatisation de la comptabilité?

L’automatisation de la comptabilité continuera d’atténuer les tâches comptables très répétitives et exigeantes en temps et en main-d’œuvre qui affligent les entreprises qui n’ont pas encore investi dans les logiciels d’automatisation de la comptabilité. Au fur et à mesure que le logiciel continue de progresser, vous pouvez vous attendre à voir l’intelligence artificielle (IA) et l’automatisation des processus robotiques (RPA) jouer un rôle plus important dans les opérations quotidiennes, un intérêt continu pour les solutions de comptabilité basées sur le cloud et un accent plus marqué sur les pratiques commerciales durables.

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