AcumatiCares
Fondée en 1982, Alpha Insulation & Waterproofing Inc. possède plus de trois décennies d’expérience dans l’isolation commerciale, l’imperméabilisation, l’ignifugation et l’arrêt du feu. En 2017, la société a été acquise par Installed Building Products, Inc., ce qui a aidé IBP à se développer sur le grand marché de la construction commerciale en complément de sa base résidentielle.
Scott Lyons, employé chevronné d’IBP, qui a aidé à faire d’IBP un public et a dirigé l’équipe de développement commercial d’IBP à travers 40 acquisitions, y compris l’acquisition d’Alpha Insulation &Waterproofing, a été nommé vice-président de l’amélioration des processus d’Alpha.
Au moment de l’acquisition d’IBP, Alpha Insulation & Waterproofing exploitait neuf succursales en Géorgie, en Floride, au Texas, au Tennessee et en Caroline du Nord. L’entreprise a fonctionné sur un système de gestion de projet et financier pour les entreprises de construction, mais ce n’était pas un bon ajustement, dit Lyons.
Un système hérité peu fiable est souvent planté
L’ancien système multi-locataires est souvent planté sans préavis, et les utilisateurs sur le terrain l’ont trouvé peu fiable, de sorte qu’ils ne l’ont pas utilisé dans la mesure requise. Au lieu de cela, ils se sont fiés à des appels téléphoniques à l’équipe des finances pour fournir les informations requises.
Plus important encore, l’ancien système n’était pas conforme à la norme SOX. La Securities and Exchange Commission exige un audit annuel des sociétés ouvertes et de ses divisions pour prouver l’exactitude des rapports financiers sécurisés.
« Nous avons tout calculé manuellement », explique Cassandra Moore, directrice de la comptabilité d’Alpha. « Nous avons littéralement téléchargé des données et nous avions un système d’ombres pour être efficaces. »
Elle a passé une demi-journée à télécharger et à compiler des données plus une journée entière pour créer les rapports requis pour calculer les travaux en cours (TEC) ou le pourcentage d’achèvement pour la construction chaque mois. Les rapports en cours fournissent un instantané en temps réel de l’état des travaux de construction ouverte et de ce qui s’en vient. Pour les créer, vous avez besoin de données précises, complètes et opportunes.
Lorsque les chefs de projet sur le terrain avaient besoin de données financières sur leurs projets de construction, ils ont appelé la petite équipe de Moore. « Nous avons passé beaucoup de temps sur le terrain à expliquer d’où venaient leurs chiffres », dit-elle.
Recherches approfondies sur les opérations, le flux de travail
Réalisant que le système actuel ne fonctionnait pas, Lyons et Moore ont passé beaucoup de temps à évaluer les besoins de l’entreprise et à rechercher des solutions potentielles. Ils ont discuté de l’ensemble du cycle des revenus, y compris le processus d’appel d’offres pour la construction, les procédures de facturation et la façon d’intégrer les logiciels d’estimation et d’autres produits et applications propres à la construction avec des représentants de chaque ministère.
Ils ont cartographié et étudié les processus de PA, y compris la façon dont ils ont sollicité des soumissions pour les matériaux, comment obtenir des prix pour les bons d'achat, comment recevoir des matériaux et quelle incidence ces activités ont eue sur les stocks. « Nous avons également posé toutes ces questions pour le côté terrain de l’entreprise, puis nous avons déterminé si les articles étaient un besoin ou un désir », explique Lyons. « Nous avons dressé une liste complète d’exigences, puis nous avons soigneusement évalué chaque application potentielle afin d’identifier la meilleure solution possible pour notre entreprise. »
Certains fournisseurs de logiciels ont dit à Alpha qu’ils ne pouvaient pas répondre à ses exigences, tandis que d’autres ont déclaré que l’entreprise était trop grande pour leur application. Ainsi, l’équipe a réduit sa liste à cinq applications potentielles demandant à chaque fournisseur de fournir une démonstration approfondie. Les demandes ont été retirées de l’examen parce qu’elles ne pouvaient pas répondre aux besoins des sous-traitants ou n’étaient pas conformes à la norme SOX.
« Être conforme à la norme SOX était très important pour nous », dit Lyons. « Si vous n’avez pas ces rapports requis, il est beaucoup plus difficile de passer à travers une vérification. »
Alpha avait également besoin de rationaliser les reçus de produits et les coûts de travail qui se répercuent sur les stocks et les tâches spécifiques. « Notre logiciel précédent n’a pas fait un bon travail à cet égard », dit Lyons.
