Ask Afrika Retour sur investissement de 1,5 million de rands avec Acumatica ERP
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Solution ERP Acumatica Cloud pour Ask Afrika
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Pretoria, Afrique du Sud
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Ask Afrika

  • Réduction de 50 % du temps qu’il a fallu pour facturer et suivre les budgets des projets
  • A permis aux employés d’être plus efficaces et productifs
  • Ask Afrika a maintenant la même version de la vérité financière
  • Accès instantané aux performances de l’entreprise qui prenaient auparavant 2 jours
  • Retour sur investissement de 1,5 million de rands sud-africains
Elizabeth Barratt
« Grâce à la diminution des coûts des logiciels et à l’augmentation de la capacité, Ask Afrika a calculé un retour sur investissement de 1,5 million de rand.
Elizabeth Barratt, Gestionnaire : Excellence du projet
Ask Afrika
Défis à relever
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Défis à relever

Défis à relever

Avec plus de 23 ans d’expérience, Ask Afrika permet à ses clients d’avoir une capacité de prise de décision rapide et fiable grâce à des services de collecte, d’analyse et de conseil de données de qualité supérieure , en fournissant des informations, des recommandations et des stratégies exploitables. Ask Afrika est une société d’études de marché à service complet avec une note large d’autonomisation économique des Noirs (B-BBEE) de niveau 3. En plus de posséder les références de marque et de service à la clientèle les plus robustes, Ask Afrika est également le partenaire privilégié pour les clients à la recherche de recherches sociales proactives.

L' Ask Afrika La suite de produits exclusive du Groupe comprend les points de référence les plus pertinents de l’industrie tels que le Ask Afrika Orange Index®, l’indice du groupe cible (TGI), Ask Afrika Marques d’icônes™ et Ask Afrika Kasi Star Brands. L’indice du groupe cible (TGI) à lui seul, pour lequel ils possèdent la licence sud-africaine, est utilisé par la majorité des 50 principaux annonceurs et propriétaires de médias en Afrique du Sud. Le travail de l’entreprise est basé sur des projets et, à tout moment, l’entreprise peut gérer 100 projets ou plus. Le suivi des coûts du projet, des budgets, de l’affectation des employés, des factures et de la rentabilité a créé un défi logistique.

« Nous étions à la recherche d’un système intégré parce que nos finances, notre comptabilité de projet et nos allocations de feuilles de temps ont été complétées sur trois systèmes différents, ce qui a signifié beaucoup de répétitions », explique Elizabeth Barratt, gestionnaire de leur bureau de gestion de projet. « Il a été long de ré-extraire des données pour s’assurer que les chiffres correspondent. »

L’équipe comptable a cherché une solution clé en main qui réduirait le temps qu’il fallait pour créer des rapports, vérifier les données et maintenir des budgets de projet précis. Dans le passé, cela pouvait prendre jusqu’à huit heures pour créer un instantané de la rentabilité de l’entreprise.

« Nous avions vraiment besoin d’un système intégré où nos équipes de vente pourraient enregistrer leurs opportunités et nous pourrions suivre une vente et un projet jusqu’à une facture finale », explique Barratt. « Lorsque nous avons institué les systèmes sur lequel nous travaillions, ils étaient haut de gamme et convenaient à une entreprise de notre taille, mais Ask Afrika a connu une croissance substantielle sur une période de temps relativement courte. Le rythme rapide de notre croissance a nécessité que nous instituions un système de pointe qui pourrait évoluer avec nous.

La croissance du chiffre d’affaires a révélé que les systèmes actuels ne convenaient plus aux Ask Afrikaet ils ont commencé la recherche d’un système ERP.

ERP Solution

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Ask Afrika voulait un système intégré unique où les employés pourraient facilement récupérer des informations financières précises sur tous les projets, les prospects et les données financières. Le nouveau système devait être agile, s’adapter à la croissance de l’entreprise et offrir une comptabilité de projet avancée.

L’entreprise a évalué plusieurs RRI, dont beaucoup ont conclu qu’ils étaient rigides et ne permettaient pas la personnalisation Ask Afrika souhaité.

« Les capacités comptables de projet d’Acumatica étaient très attrayantes », dit Barratt. « Nous avons également aimé pouvoir le modifier et le personnaliser pour répondre à nos besoins. »

Acumatica propose un module de comptabilité de projet, qui comprend les taux de coût de main-d’œuvre et la comptabilité du coût de la main-d’œuvre de projet intégrée à la paie. En outre, les entreprises peuvent suivre les nouveaux soumission de projet (convertir les opportunités en projets), simplifier les ventes et les prix des projets et créer des processus de devis complexes, ce qui était important pour Ask Afrika.

Ask Afrika a travaillé avec Palladium, partenaire d’Acumatica, qui a aidé à démontrer virtuellement la fonctionnalité de tableau de bord attrayante, qui a joué un rôle déterminant dans la décision de mettre en œuvre Acumatica. « L’un des résultats que nous avons le plus aimés était la fonctionnalité du tableau de bord », explique Barratt. « Les tableaux de bord sont très visuels et dynamiques et nous ont séduits car ils s’intègrent parfaitement à notre esthétique. » Un avantage supplémentaire était que Palladium était un fournisseur sud-africain local qui comprenait leurs besoins et pouvait aider à la personnalisation.

Résultats

Résultats

Retour sur investissement de 1,5 million de rand

Ask Afrika était instantanément plus productif après la mise en œuvre d’Acumatica. Barratt et l’équipe des finances ont estimé qu’ils passaient auparavant 35 heures par semaine sur diverses tâches comptables et 28 heures supplémentaires à utiliser Excel pour transférer des données d’une application à une autre.

Ils ont réduit 63 heures de travail à seulement 20 heures de travail à Acumatica, libérant 43 heures pour que le personnel se concentre sur des tâches plus stratégiques. « Grâce à la diminution des coûts des logiciels et à l’augmentation de la capacité, Ask Afrika a calculé un retour sur investissement de 1,5 million de rand », explique M. Barratt.

Parce qu’Acumatica est facile à utiliser et flexible, l’entreprise a pu personnaliser indépendamment les tableaux de bord et développer divers rapports pour répondre aux besoins de l’entreprise.

« La compilation de nos rapports quotidiens, hebdomadaires et mensuels est rapide, explique M. Barratt. « Cela signifie que notre personnel a plus de temps à utiliser pour des tâches facturables. »

« En un clic, nous savons exactement comment notre entreprise se comporte, ce qui nous permet de prendre des décisions commerciales meilleures et plus éclairées », a ajouté Charlene Venter, Ask Afrikale gestionnaire financier.

Accès aux données basé sur les autorisations

« Nous recevons des données en direct à jour tout le temps », dit Barratt. « Cela signifie que les problèmes signalés sont à jour et que n’importe qui peut se connecter à tout moment et récupérer les données dont il a besoin. » L’accès aux données de n’importe où, de n’importe quel appareil à tout moment signifie également qu’il n’y a pas de retards dans leurs processus d’approbation », dit-elle.

« Nous avons plus de contrôle sur ce qui se passe dans le système et sur qui fait quoi », explique-t-elle, ajoutant : « Nous sommes au-dessus des chiffres à un moment donné. » Si quelqu’un met à jour quelque chose ou si un budget change, Ask Afrika peut suivre et surveiller ces changements dans l’ensemble du système », ajoute-t-elle.

Données en direct et fiables instantanément

« Auparavant, il était difficile de suivre les nombreuses exportations et importations requises pour les rapports manuels et qui les a initiées. Aujourd’hui, nous avons une plus grande confiance dans nos chiffres. Nous ne débattons plus de l’exactitude des chiffres et pouvons passer plus de temps à développer et à développer notre entreprise.

Prêt pour une croissance rapide avec Acumatica ERP

Parce qu’Acumatica est développé sur une plate-forme ouverte, l’ERP s’intègre bien avec un certain nombre de partenaires tiers et Ask Afrika a le confort de savoir que tous les futurs systèmes peuvent facilement être intégrés.

Barratt recommande Acumatica aux entreprises de construction, d’informatique et autres opérant sur une base comptable de projet. « Acumatica fonctionne parfaitement », dit-elle. « Il s’occupe de la comptabilité de projet, des flux de trésorerie, de la surveillance des projets... Mais Acumatica ne se limite pas aux opérations basées sur des projets. D’autres départements comme les ventes et le marketing l’adorent aussi.

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