Incubeta

Bon nombre des solutions ERP qu’ils ont évaluées ont facturé par siège, ce qui a rendu leurs frais de licence prohibitifs pour Incubeta, qui emploie 500 personnes. La facilité d’utilisation d’Acumatica, son modèle de tarification unique et son API ouverte, ainsi que l’approbation robuste de Gartner, en ont fait un choix naturel, dit Reuben.

« Le coût de la solution a été un facteur clé », ajoute-t-il. « La solution de tarification d’Acumatica s’est alignée sur notre stratégie d’acquisition, nous permettant d’ajouter de nouveaux utilisateurs à chaque entreprise acquise sans avoir à nous soucier de l’explosion des coûts. Nous devions également gérer facilement plusieurs devises dans une solution intégrée.

Avant qu’Incubeta ne mise en œuvre d’Acumatica, ses quatre équipes comptables se sont mises d’accord sur un plan comptable unique et ont développé une architecture de système unique pour toutes les opérations. Cependant, ils ont rencontré de multiples défis, exacerbés par leurs différentes langues. Ils ont finalement choisi les meilleures pratiques à partir d’un éventail de processus différents et ont appris à connecter des solutions locales avec des fonctions non natives d’Acumatica via le cadre ouvert d’Acumatica.

Incubeta a été mis en ligne avec l’aide de Palladium Business Solutions, partenaire d’Acumatica, basé en Afrique du Sud. Alors qu’Incubeta se lançait sur Acumatica, ils ont reconfiguré l’infrastructure technologique et mis hors service de nombreux serveurs.

Lorsque la pandémie a frappé en 2020, Incubeta était pleinement prêt à passer au « travail de n’importe où » sans interruption. « Nous n’avions pas besoin de connexions VPN ou de nous soucier de la vitesse de nos connexions », dit-il. « Nous avons été parfaitement en mesure de soutenir l’entreprise sur Acumatica. »

Une fois qu’Acumatica Cloud ERP a été entièrement mis en œuvre, « Nous pourrions facilement examiner les registres généraux et accéder à beaucoup plus de détails », explique Reuben. « Je pouvais plonger dans une entité juridique et regarder un compte pour voir ce qui se passait, plutôt que de simplement voir une balance de vérification et d’avoir à appeler et à demander des informations aux gens. »

Étant donné que chacun des quatre bureaux comptables a mené ses activités différemment, l’entreprise a tenu régulièrement des séances d’échange des connaissances afin d’élaborer de nouvelles pratiques exemplaires et des gains d’efficacité.

« Nous avons une réunion permanente toutes les deux semaines entre l’équipe financière et (partenaire de mise en œuvre) Palladium où nous parlons d’améliorations commerciales et de ce qui se passe, et de très bonnes solutions ont émergé », explique Reuben. « Nous avons commencé à utiliser Power BI et nous avons maintenant la possibilité de sélectionner et de transformer les données de chaque devise et de les extraire dans un seul tableau de bord. C’est génial.

La visibilité des données génère des gains d’efficacité

« Acumatica est flexible et vous permet de faire des affaires comme vous le faites », ajoute Reuben. Les fonctionnalités d’exploration de la solution et sa capacité à fournir un niveau élevé de données en temps réel ont aidé Incubeta à « voir où se trouvaient les inefficacités et à les résoudre », dit-il. Prendre ces décisions était impossible avant Acumatica parce qu’Incubeta n’avait pas accès à ce niveau de détail.

Acumatica permet aux 500 employés d’Incubeta de travailler de n’importe où de manière transparente et de ne pas être attachés à une infrastructure physique, ce qui est « le plus convaincant », dit Reuben. « De plus, nous n’avons pas eu de problème ou de faux pas lorsque nous sommes entrés en confinement parce que nous étions en direct sur Acumatica. Nous n’avons jamais été aussi reconnaissants d’avoir une flexibilité complète dans l’exécution de notre fonction financière mondiale à partir de n’importe quel endroit.

Opérations rationalisées

Incubeta a automatisé et rationalisé les opérations avec Acumatica. La solution Cloud ERP a éliminé les processus papier et gère plus de tâches automatiquement et numériquement, ce qui permet à Incubeta d’économiser beaucoup de temps et d’argent.

Le plus grand fournisseur de l’entreprise soumet régulièrement plus de 2 000 factures par mois, qui étaient auparavant imprimées et saisies à différents endroits. Ceux-ci sont maintenant téléchargés à partir de fichiers csv, ce qui permet d’économiser du temps et du papier. En outre, les audits sont plus faciles, les auditeurs pouvant accéder aux données, quelle que soit l’entité qu’ils doivent voir.

La plate-forme basée sur le cloud, associée à son modèle de licence unique, permet à Incubeta d’ajouter des acquisitions rapidement et facilement dans le giron, dit-il. « Depuis le lancement d’Acumatica, nous avons acquis deux entreprises, l’une aux États-Unis et l’autre en Irlande du Nord. Nous les avons intégrés très rapidement dans notre structure comptable, ce qui nous a permis de visualiser les rapports, ce qui a été un énorme avantage pour nous. Parce que la licence d’Acumatica n’est pas basée sur les utilisateurs, « Lorsque nous examinons les acquisitions, nous n’avons pas à nous soucier des coûts par siège, des charges du serveur ou de la licence », explique Reuben.

« Nous continuons d’améliorer notre utilisation d’Acumatica et d’obtenir de l’efficacité grâce à l’audit des processus d’affaires et à l’examen des processus financiers dans le cadre d’un programme d’amélioration continue », dit-il.