10 heures
économisés chaque semaine sur les processus de paie
$50,000+
économisé en évitant les frais de licence par utilisateur
économisés chaque semaine sur les processus de paie
économisé en évitant les frais de licence par utilisateur
Safety Management Group est l’une des entreprises à la croissance la plus rapide de l’Indiana et a été nommée par Inc. Magazine comme l’une des 5000 entreprises privées à la croissance la plus rapide du pays à plusieurs reprises. Maintenant, imaginez que vous êtes le nouveau directeur financier de l’entreprise de plus de 200 employés avec une équipe nationale de services sur le terrain importante et croissante et qu’on vous a dit qu’il est à peu près impossible d’obtenir des données précises sur le temps et les dépenses. Rebecca Ogle, directrice financière chez Safety Management Group, dit que son prédécesseur l’a avertie qu’elle aurait besoin de comprendre « l’heure de la sorcellerie » et comment, en tant que CPA obsédée par l’exactitude, elle pourrait faire face aux divergences.
« Il a dit que si je présentais des rapports trop tard dans la journée, ce serait la différence. Et si je l’ai couru plus tard, la différence serait plus grande. J’ai littéralement dû essayer de choisir l’heure de la journée en espérant que la plupart des gens étaient allés au lit pour exécuter les rapports de dépenses non facturés dans l’espoir d’une différence que je pourrais vivre avec. Essayer d’obtenir un rapport qui était mort sur était une cible mouvante.
Tracy Kilburn, PHR, s’occupe de la paie pour l’entreprise, qui offre des services de conseil en sécurité et de la formation à l’échelle nationale aux établissements de santé et aux entreprises de construction et de fabrication, a eu une période tout aussi difficile. Embauchée pour travailler à temps partiel, elle passait régulièrement de 40 à 50 heures juste pour entrer dans la paie. Elle a passé d’innombrables heures à saisir des feuilles de temps individuelles, puis à télécharger les données à un fournisseur de paie.
« Nos processus étaient manuels intensifs, sujets aux erreurs et non durables dans une entreprise en croissance », a reconnu Randy Gieseking, Safety Management Group Le Président.
Consolider sept systèmes existants
Depuis plus de 10 ans, Safety Management Group, également connu sous le nom de SMG, fonctionnait sur sept systèmes hérités. Ils ont utilisé Sage pour le grand livre général et les comptes créditeurs, qui, selon Ogle, fonctionnaient davantage comme un carnet de chèques glorifié. Ils ont utilisé BQE Software pour le temps et les comptes débiteurs et Concur pour les dépenses. Ils ont utilisé le logiciel F9 pour les rapports financiers, une base de données Access pour les fichiers de conversion et plusieurs feuilles de calcul. « Nous étions également un ancien utilisateur de Salesforce.com, mais nous avions cessé de l’utiliser en raison de problèmes d’intégration et de maintenance », explique Ogle.
Bien que les cadres aient pu obtenir des rapports financiers, ils étaient douloureusement conscients que cela signifiait qu’Ogle devait extraire manuellement des données de plusieurs applications, puis créer des feuilles de calcul et des rapports pour leur obtenir ce dont ils avaient besoin. « Quand je me suis assis avec Rebecca et que j’ai vu les cinq ou six feuilles de calcul qu’elle devait créer pour essayer de faire fonctionner la machine, je me suis demandé si nous obtenions des informations précises avec autant de manipulation manuelle », dit Gieseking.
Lorsqu’Ogle a rejoint l’équipe, SMG était cinq ans dans un plan de croissance sur 10 ans qui comprenait le doublement de la main-d’œuvre nationale à 400 et la poursuite de la croissance des revenus à deux chiffres. Pour atteindre ces objectifs, Gieseking et l’équipe de direction ont reconnu qu’ils avaient besoin d’une meilleure plate-forme technologique.
Nécessaire: ERP basé sur le cloud avec application mobile
En haut de la liste des priorités était l’obtention d’une solution basée sur le cloud qui a donné aux 200 travailleurs et gestionnaires de service sur le terrain ou plus un meilleur accès aux données de projet tout en rendant la saisie de temps et de dépenses beaucoup plus facile, dit Ogle.
Ogle s’est entretenu avec Somerset Cloud ERP, partenaire technologique de longue date de SMG, des besoins de l’entreprise pour soutenir sa croissance rapide et ses exigences commerciales uniques. « Ma liste de demande était assez définie, et peu de concurrents pouvaient y être ajoutés », explique Ogle, ajoutant qu’il n’y avait pas beaucoup de plates-formes true-cloud. « En fin de compte, nous n’avions vraiment que deux options: Sage Intacct et Acumatica. » Une fois que Somerset Cloud ERP a fait la démonstration d’Acumatica et a expliqué le modèle de tarification favorable à la croissance et la capacité de s’intégrer de manière transparente avec des applications tierces, il est devenu évident que c’était le meilleur choix, dit-elle.
ERP abordable
« Je pense que l’une des raisons pour lesquelles nous sommes restés là où nous étions si longtemps est que lorsque vous commencez à regarder un logiciel intégré, c’est très cher », dit Ogle. « Mais Acumatica est très moderne et progressif et a un modèle de tarification très différent de tous les autres logiciels que nous avons examinés. J’ai adoré la tarification basée sur les transactions.
L’application mobile pleine fonction d’Acumatica était également attrayante; cela donnerait à l’équipe de service sur le terrain à distance travaillant dans 37 États un bien meilleur accès à une source unique de vérité et donnerait aux gestionnaires une plus grande visibilité et les outils nécessaires pour gérer leurs projets.
En partenariat avec Jason Leveson de Somerset Cloud ERP menant la mise en œuvre, « Projet 7 à 1 » a été lancé. Ogle a déclaré que sa plus grande préoccupation lors de la mise en œuvre était « d’apporter suffisamment de données pour mettre en veilleuse de manière adéquate les sept systèmes tout en limitant toute perturbation pour nos associés ». SMG a d’abord basculé sur son service de comptabilité (facturation, GL, AP, rapprochements bancaires, etc.) et le suivi du temps en premier. Ils ont organisé le changement pour les dépenses de Concur sur une période d’un mois. Puis les tableaux de bord, GRC et des intégrations tierces étaient prévues pour des dates de mise en service après la mise en service.
Plus efficace, plus rentable
L’équipe comptable et le directeur financier de SMG se concentrent désormais sur les initiatives commerciales stratégiques, tandis que l’équipe de direction a une connaissance beaucoup plus approfondie de l’entreprise avec le niveau de précision requis pour prendre des décisions pour une entreprise du marché intermédiaire en croissance. « Être maintenant en mesure de voir les temps d’arrêt pour un associé, qui peut être sous-utilisé, ou quels comptes ont des factures à venir ou comment nous faisons du point de vue de la trésorerie avec la pression d’un bouton est excitant pour moi, » dit Gieseking.
Ogle estime que les tableaux de bord d’Acumatica et la capacité de fonctionner à partir d’une seule source de données libèrent environ 12 semaines de son temps par an. Elle ne passe plus d’heures à créer des rapports financiers exécutifs, à essayer de fermer les rapports de temps et de dépenses ou des heures à essayer de tout concilier pour la fin du mois. Les données sont toutes en un seul endroit et facilement disponibles dans Acumatica.
« Le système de temps peut maintenant être verrouillé, les modules financiers peuvent être fermés et contrôlés, et Acumatica me permet une semaine supplémentaire chaque mois pour travailler sur des projets ou des initiatives », explique Ogle en cochant les avantages d’Acumatica. « Cela a également aidé du point de vue des coûts. »
C’est parce que la consolidation des rapports de temps et de dépenses en une seule source de données a permis au personnel comptable de 5 personnes d’économiser plusieurs heures et de leur permettre d’éviter d’embaucher une personne supplémentaire. Parce que la main-d’œuvre mobile télécharge les informations de temps et de dépenses directement dans Acumatica, le responsable de la paie a réduit le temps nécessaire pour gérer la paie de quelque 40 heures à 10 heures.
Une partie de cette réduction s’est produite parce qu’Acumatica se connecte facilement à des applications tierces, y compris Paylocity, que l’entreprise utilise pour la paie. Somerset Cloud ERP a initié des personnalisations qui rendent maintenant le traitement de la paie un jeu d’enfant. « Elle a été en mesure d’assumer d’autres projets et de m’aider avec une nouvelle division de conformité tout en reprenant un horaire à temps partiel », dit Ogle. « C’est énorme. »
La main-d’œuvre mobile dispose désormais d’un aperçu en temps réel
En utilisant l’application mobile Acumatica, l’équipe des services sur le terrain dispose de capacités commerciales qu’elle n’avait pas auparavant. Les gestionnaires de SMG se connectent et « voient ce dont ils ont besoin à un niveau de détail qu’ils n’avaient jamais eu auparavant sur tous les points d’un projet qui sont importants », dit Ogle. Ils voient maintenant des données telles que les factures qui doivent être approuvées, les heures facturables des employés et si les clients ont payé une facture. Auparavant, avec SAP Concur, dont les coûts augmentaient, ils pouvaient approuver le temps et les dépenses, mais il n’y avait pas de visibilité sur les projets. « La visibilité a été multipliée par 10 », dit-elle.
« Acumatica nous permet également d’avoir un outil d’appel d’offres cohérent, afin que tous les gestionnaires qui soumissionnent peuvent estimer le travail correctement », ajoute Gieseking. Auparavant, ils s’appuyaient sur une feuille de calcul verrouillée qui n’était pas souvent mise à jour, et certaines offres étaient faites en utilisant de vieilles informations. « Nous avions utilisé Salesforce, mais nous l’avions mis en veilleuse parce qu’il était difficile de maintenir le système séparé », explique Ogle. « La possibilité de tout avoir en un seul endroit est un énorme avantage avec Acumatica. »
Transition facile vers le travail à domicile
Lorsque la pandémie a frappé, le personnel du siège social de SMG est passé de son bureau basé à Indianapolis au travail à domicile, pratiquement du jour au lendemain. En raison de la plate-forme basée sur le cloud d’Acumatica, le changement a été « miraculeusement facile », explique Ogle. « En une journée, nous avons confirmé que tout le monde avait ce dont il avait besoin, ils ont ramené leur travail de bureau à la maison ce soir-là et ont commencé à travailler à domicile le lendemain. »
« Je ne pouvais pas imaginer que nous aurions pu ramasser en une journée et être à distance sans Acumatica », dit-elle. « Je frémis à l’heure et à la coordination qu’il aurait fallu avec notre système précédent. »
Prêt pour une croissance continue avec une entreprise connectée
Malgré les incertitudes entourant la crise du Covid-19, Safety Management Group anticipe une croissance continue et peut prendre de meilleures décisions en fonction des données en temps réel. Ils ont facilement embarqué quelque 50 associés depuis la mise en service initiale de l’entreprise.
Acumatica a également permis à SMG d’éviter les licences de sièges logiciels coûteuses qui, sur ses sept systèmes précédents, avaient grimpé à plus de 50 000 $ contre seulement 7 000 $ il y a plusieurs années.
« Acumatica nous positionne définitivement pour la croissance », déclare Gieseking. « La façon dont nous faisions les choses était désuète et ne nous permettait pas de fonctionner de la manière la plus efficace et la plus rentable. Acumatica s’aligne mieux sur notre parcours de croissance et sur les besoins commerciaux en constante évolution.