Histoires de réussite des clients Mise en œuvre réussie de l’ERP - Interaction Associates
Interaction Associates Augmentation de la rentabilité du projet avec Acumatica
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Solution ERP cloud Acumatica pour Interaction Associates
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Services professionnels, Les services
Applications remplacées
Sage

Interaction Associates

  • Acquis à tout moment, n’importe où accès à une seule source de vérité
  • Accès à l’application mobile acquis pour faciliter la soumission de temps et de dépenses
  • Amélioration de la visibilité et des rapports sur la rentabilité du projet, essentiel pour l’entreprise
  • Réduction de 50 % du temps d’exécution des tâches et des coûts informatiques
Chris Williams
« Nous utilisons fortement Acumatica Cloud ERP pour nous aider à gérer tous les aspects de notre activité et notre réponse à la crise sanitaire du Covid-19. »
Chris Williams, Chef de l’exploitation
Interaction Associates
Défis à relever
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Défis à relever

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En tant que cabinet de services professionnels boutique, Interaction Associates aide ses clients à développer des leaders, à créer des équipes inclusives et à améliorer leurs cultures de réunion avec une formation et un contenu de leadership exclusif. En bref, Interaction Associates ou IA montre aux entreprises comment mieux travailler ensemble.

L’entreprise s’efforce continuellement d’améliorer ses propres opérations, déclare Chris Williams, directeur des opérations commerciales. Dans le but de rendre ses 20 employés et plus de 50 consultants plus efficaces, et d’améliorer les opérations, les dirigeants ont décidé de passer 100% virtuel en 2018.

« Nos employés redoutaient le trajet vers le quartier portuaire de Boston au centre-ville », dit M. Williams. « C’était d’une heure à une heure et demie par une bonne journée, et nous avons réalisé que les employés seraient plus heureux et plus productifs s’ils n’avaient pas à se déplacer. » L’équipe de direction s’est également rendu compte qu’elle pouvait embaucher à l’échelle nationale sans se soucier de l’endroit où vivait un candidat ou des coûts de réinstallation qui pourraient être engagés.

Mais aller à distance du jour au lendemain n’était pas un geste qu’Interaction Associates pouvait faire avec sa plate-forme technologique héritée. Il avait un ancien système Sage MAS 500 qui fonctionnait sur un serveur local et avait été fortement personnalisé. Alors que le système fonctionnait à un niveau de base, la société manquait d’un système de sauvegarde et les multiples personnalisations sages ont bloqué les mises à niveau. La récupération de données d’entreprise exploitables était extrêmement difficile. Parce que l’ancien système n’était pas prêt pour le cloud et que le bail d’IA s’est terminé dans 30 jours, les dirigeants ont décidé d’externaliser la comptabilité.

Entreprise externalisée non basée sur des projets

La solution externalisée a duré sept mois. « L’arrangement était difficile; le système et le flux de travail que l’entreprise externalisée utilisait ne correspondaient pas à nos besoins commerciaux », explique M. Williams. « Ils ont utilisé Intacct avec un nexonia Time & Expense Plug in. Parce que notre entreprise est fortement basée sur des projets, il est essentiel que nos données de temps et de dépenses s’intègrent directement dans un module de projet.

Williams a découvert que l’entreprise externalisée traitait l’IA comme une entreprise de fabrication vendant des widgets. Ils n’ont pas mis en place IA avec un module de projet, juste un grand livre général. « J’ai réalisé dans les 30 premiers jours que nous n’avions pas la bonne configuration technique pour notre entreprise », dit Williams. « Nous avons des taux de facturation différents et des conditions différentes et notre partenaire comptable avait supposé que tous nos clients étaient nets 30 tandis que nous offrons 60, 90 et 120 termes nets. En outre, le personnel technique était basé à l’étranger à Bangalore, en Inde; pour fonctionner, nous nous sommes appuyés sur la communication via des documents Google, de nombreuses feuilles de calcul et avons été confrontés à la barrière du fuseau horaire.

L’entreprise a utilisé Nexonia parce qu’Intacct n’avait pas d’application mobile conviviale pour le temps et les dépenses. En outre, les données brutes sur le temps et les dépenses – pour chacun des plus de 400 clients du cabinet comptable – ont été extraites une fois par semaine dans un entrepôt de données, puis transférées à Intacct.

« Il n’y avait pas de cartographie ou de structure claire entre les données de projet à l’aide d’un grand livre général mis en place par rapport au projet Intacct, donc assembler les factures des clients était un cauchemar absolu », explique Williams.

« J’ai passé 50 % de ma semaine à lire des contrats et à informer l’équipe d’assistance sur la façon de mettre en place nos projets dans le système Intacct », ajoute-t-il. « C’était une situation frustrante. Le cabinet comptable externalisé envoyait les factures de nos clients, mais sa politique n’était pas de faire d’appels de recouvrement, donc souvent les factures des clients se trouvaient simplement dans une file d’attente.

Réunion d’urgence

M. Williams a convoqué une réunion d’urgence avec le chef de la direction de l’IV, puis a redéployé la moitié du personnel des opérations de vente de l’IV pour examiner les factures et faire des appels de recouvrement. En arrière-plan, l’équipe ia a commencé à chercher une nouvelle plate-forme technologique afin qu’ils puissent ramener la fonction de comptabilité à l’interne.

« Nous avons réuni tous nos intervenants dans une pièce pour une journée », dit M. Williams. « Nous avons parcouru l’ensemble de notre flux de travail et décrit nos exigences par rapport à nos besoins. Nous avons travaillé en tant que groupe pour apporter un contexte historique important et vraiment évaluer nos exigences minimales - en d’autres termes, nous avons pratiqué ce que nous enseignons à nos propres clients sur l’importance de la participation des parties prenantes, la réalisation de la clarté sur le niveau de participation à la prise de décision, et les moyens d’atteindre le résultat souhaité.

Armé d’une courte liste d’exigences, IA a embauché un expert ERP indépendant pour filtrer 15 plates-formes ERP et renvoyer une courte liste de trois options. Après avoir regardé les démonstrations de ces trois options, les parties prenantes ont convenu qu’une plate-forme se tenait au-dessus des autres: Acumatica.

« C’était tellement clair », dit Williams. « La première fois que j’ai vu l’interface utilisateur d’Acumatica, j’ai su que c’était la voie à suivre. Je me souviens d’avoir regardé l’interface utilisateur d’Intacct et d’avoir pensé que la moitié de l’écran était vide, qu’il n’était pas réactif et que j’avais presque besoin d’une loupe juste pour voir les champs.

ERP Solution

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Mise en œuvre rapide et agile

Fidèle à la méthode™ d’interaction, Williams a demandé à ses dix parties prenantes quel logiciel ils choisiraient, et tout le monde dans la salle a dit Acumatica. « Ainsi, notre décision d’aller de l’avant avec Acumatica n’a pas été prise par un seul cadre supérieur pensant qu’ils connaissaient les exigences, mais plutôt un choix au niveau de l’utilisateur final », dit-il.

L’équipe IA a été impressionnée par la puissance du module de comptabilité de projet d’Acumatica, la flexibilité du logiciel pour répondre à la complexité de ses activités clientes et des exigences de facturation, et son application mobile, qui offre une intégration transparente entre le temps et les dépenses et les projets.

Le modèle de tarification utilisateur illimitée d’Acumatica a joué un rôle essentiel. L’entreprise compte quelque 50 entrepreneurs en dehors de 1099 qui peuvent utiliser le module de dépenses - mais n’ont pas besoin d’y accéder chaque semaine.

« Une fois que nous avons décidé d’aller avec Acumatica, c’est vraiment à ce moment-là que le plaisir a commencé », dit Williams.

Avec son partenaire de mise en œuvre, ASC Partners, IA a remappé son budget de revenus, y compris les catégories GL. « Auparavant, nous avions un système Sage fortement personnalisé et avions plus de 400 sous-comptes et catégories de revenus, et nous n’en avions vraiment besoin que de 20 au maximum », explique Williams. « Il s’agissait d’un exercice de cartographie massif dans Excel, déterminant quels sont les comptes de base et quels sont les sous-comptes dont nous avions besoin pour les rapports de la direction et du conseil d’administration. C’était l’occasion d’ajuster ce qui a été mis en place il y a 15 ans.

IA a informé son fournisseur de comptabilité externalisé qu’ils ne renouvelonnaient pas leur contrat. L’entreprise a accepté d’accueillir le GL jusqu’en février. L’ASC a ensuite aidé IA à fusionner les deux bases de données dans Acumatica.

« Le 1er mars était notre date de mise en service, et nous avons littéralement fait toute la portée et la cartographie technique de deux systèmes (Mas 500 et Intacct), et toute la réorientation et la formation en 8 semaines », explique Williams. « Le processus de mise en œuvre a été très, très rapide. »

Résultats

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Amélioration de l’intelligence d’affaires et de la rentabilité du projet

Avec Acumatica, Interaction Associates a acquis une source unique de vérité pour ses finances pour la première fois depuis des années. « Acumatica a été transformateur pour notre entreprise, principalement parce que nous avons une source unique de vérité pour les données riches », déclare Williams. « Notre équipe de direction a maintenant connaissance de ce à quoi ressemble le registre des RA, jusqu’à la minute des factures en souffrance et plus encore; tout le monde a accès à cette information. C’est énorme.

Lorsque la pandémie a frappé, les opérations d’IA n’ont pas été affectées car l’entreprise était déjà virtuelle à 100% avec Acumatica. IA s’est appuyée sur Acumatica pour ajuster rapidement les factures et les conditions des clients afin de conserver des flux de trésorerie positifs pour leur entreprise.

Avec Acumatica, les dirigeants peuvent désormais mesurer la rentabilité de P&L par projet, mieux comprendre ses clients ainsi que la rentabilité au sein de ses lignes de service. Parce qu’Acumatica se connecte de manière transparente à des applications tierces, IA a créé des rapports Excel supplémentaires avec Velixo.

« L’obtention rentable du niveau du projet a été un moment clé, car ce n’était plus quelque chose qui était supposé », dit M. Williams. « Maintenant, je le vois vraiment et d’avoir la possibilité d’extraire des rapports et de voir les données a été vraiment révélateur. »

« J’ai vu que notre cœur de métier était rentable, bien sûr, mais j’ai aussi vu certains projets qui n’avaient pas été renégociés ou qui n’avaient pas fait l’objet d’un renouvellement tarifaire depuis des années. Ces projets n’étaient pas aussi rentables que nous le pensions », ajoute-t-il. « Avec Acumatica, nous avons beaucoup plus d’intelligence d’affaires exploitable qu’auparavant. »

Économisé 18 heures par mois, réduire les dépenses

Acumatica a aidé IA à récupérer le temps perdu et à réduire les dépenses de 50%.

« Je passe maintenant deux heures par semaine à Acumatica alors que je passais auparavant 20 heures sur les mêmes tâches, donc les économies de temps étaient énormes », explique Williams. « La capacité de programmer les exigences contractuelles au niveau du projet, et pour le système d’extraire de manière transparente le temps, les dépenses et les données en un seul endroit était tout simplement énorme en termes de perte de temps, de précision, et a rendu notre équipe joyeuse de la façon dont ils travaillaient. Ils ne sont pas stressés ou inquiets, et ils n’ont pas à faire les choses deux ou trois fois.

Williams estime que la société a réduit ses coûts technologiques mensuels de 50% en passant à Acumatica basé sur le cloud. Ils ne comptent plus sur un serveur physique ou des contrats d’externalisation coûteux. Le modèle de licence utilisateur illimité d’Acumatica et son modèle cloud permettent à IA de s’adapter à un prix abordable et rapide lorsque l’IA a une explosion dans les affaires, dit Williams.

« Il y a trois ans, nous avons décroché un important contrat avec le deuxième plus grand service public du pays qui avait besoin de nous pour enseigner des compétences en leadership à 6 000 gestionnaires en six semaines », explique M. Williams. « Nous devions augmenter rapidement notre main-d’œuvre, mais ces personnes ne sont pas dans notre système tous les jours. » L’ajout d’un si grand nombre d’utilisateurs avec un logiciel nécessitant une licence par utilisateur aurait été prohibitif. Mais le modèle basé sur la consommation d’Acumatica permet à IA de monter et de descendre à un prix abordable.

Adapté à la façon dont l’IV fait des affaires

Le module de projet flexible d’Acumatica a permis à IA de créer des modèles de projet basés sur la façon dont IA - et ses clients - font des affaires. Ils ont également adapté Acumatica pour qu’il fonctionne en utilisant un langage similaire à celui des IA déjà utilisés par Salesforce GRC. En outre, ils configurent et activent des projets 30 jours avant la date de début d’un projet pour capturer de manière proactive les dépenses d’avant-projet telles que la conception, le coaching et les frais de déplacement.

Avoir un système connecté permet aux informations de temps et de dépenses de circuler automatiquement vers le bon projet. Il n’y a pas de retard. « Nous nous attendons à ce qu’à l’interne, les consultants saisent du temps et des dépenses d’ici lundi midi afin que nous puissions facturer rapidement », explique M. Williams. « Dans l’ancien système, si un consultant ne saisissait pas de données avant mercredi à 16 h, je ne pouvais pas publier une facture avant le mercredi suivant parce que les données étaient extraites dans l’entrepôt de données seulement une fois par semaine. »

Parce que IA peut désormais facturer les clients avec précision et plus rapidement, l’entreprise a amélioré son service client grâce à Acumatica.

« Nous travaillons avec certaines des plus grandes entreprises de la planète », explique M. Williams. « Ils ont tous des exigences uniques en matière de facturation. Nous avions besoin d’un système qui soit flexible et qui puisse évoluer et répondre aux besoins d’une petite entreprise comme la nôtre.

« Si vous recherchez une solution basée sur le cloud qui est flexible pour vos besoins commerciaux actuels et futurs, je vous recommande fortement d’envisager Acumatica. »

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