Construction du CIO

IOC a embauché un consultant qui a évalué plusieurs ERPs, y compris Microsoft Dynamics et Sage 300, tout en examinant d’autres applications comme la dernière version de Salesforce. Mais une fois que le consultant a fait une démonstration d’Acumatica au CIO, les dirigeants ont cessé de regarder d’autres options.

Acumatica Advanced Construction Edition est une plate-forme tout-en-un moderne qui comprend des finances robustes, la comptabilité du coût de l’emploi, la gestion de projet, la paie, les stocks, la gestion des commandes, la gestion des services sur le terrain, la gestion de l’équipement, l’optimisation des itinéraires, GRC, l’accès mobile et la facturation de l’AIA.

« Il était indéniable qu’Acumatica était la chose dont nous avions besoin parce qu’elle nous permettait d’effectuer des transferts intersociétés », explique Sisto. « Cela nous a permis d’apporter GRC dans le même programme où la comptabilité et les projets reposaient, et cela nous a permis de maintenir une liste de clients en un seul endroit qui pourrait ensuite être utilisée par tous les différents modules du système.

Avoir tout dans un seul système était également plus abordable. « Le fait d’avoir plusieurs systèmes Salesforce devenait impiement coûteux de la façon dont nous l’utilisions », ajoute-t-il.

Y ont assisté Acumatica Summit Pré-mise en œuvre

Un voyage au sommet annuel d’Acumatica avant le déploiement de la plate-forme a aidé le CIO à se familiariser avec l’ERP et à rationaliser sa mise en œuvre. Lors du sommet, les membres de l’équipe du CIO se sont entretenus avec les clients d’Acumatica, ont entendu les principaux dirigeants d’Acumatica parler de la future feuille de route de la plate-forme et en ont appris davantage sur les développeurs d’applications tiers et leurs produits. Ils ont également participé à des sessions de formation Acumatica.

« C’était essentiellement une version live de l’Université Acumatica, et ce qui était vraiment cool, notre consultant a assisté avec nous. Nous avons gagné beaucoup plus de clarté quant à ce que nous faisions, pourquoi nous le faisions et quels effets en aval certaines sélections auraient sur l’ensemble du processus de mise en œuvre », explique Sisto. « C’était vraiment utile de planifier une mise en œuvre complète car nous pouvions voir les applications tierces proposées et visualiser le début d’une version vanille, puis ce que nous pourrions superposer à l’avenir. »

« Ensuite, pendant que nous le construisions, nous pouvions nous assurer que les données dont nous avions besoin à l’avenir étaient intégrées dans le système », poursuit-il. « Acumatica en avait déjà 99% pour nous, et c’était agréable de rencontrer des gens qui utilisaient déjà des applications et de leur demander, qu’est-ce qu’ils n’aiment pas à ce sujet ? Qu’est-ce qui vous donne du fil à retordre ? Armé de ces informations supplémentaires a aidé la planification du CIO.

« Ces trois jours de formation ont été vraiment bénéfiques parce qu’ils nous ont tellement permis d’utiliser le système qu’au moment où nous sommes revenus et avons commencé à faire notre intégration, nous avions l’impression de l’utiliser depuis toujours. »

Données client consolidées

Dans le cadre de la mise en œuvre, IOC a consolidé le nombre de comptes clients en double ou en tripleplicate en contacts uniques avec tout le travail dans un seul enregistrement client, ce qui a considérablement rationalisé plusieurs flux de travail tout en réduisant le temps de recherche.

« Nous avons entré les informations du client 3, 4 ou 5 fois. Auparavant, c’était une chose tout à fait raisonnable pour nous d’avoir un client qui avait besoin d’un toit, d’un parement, de travaux d’entretien et de peinture », explique Sisto. « Lorsque nous faisions notre validation des données pour entrer dans Acumatica, je pense que nous avons commencé avec - je vais jeter un nombre - 10,000 articles. » Le nombre de comptes clients a été considérablement réduit au moment où ils ont terminé, dit-il.

Un grand pourcentage d’entreprises de construction ne comprennent pas leur situation financière, selon un récent rapport de l’Association of Professional Builders. Mais maintenant, avec les données qu’Acumatica fournit, le CIO n’est pas l’un d’entre eux. « L’acumatica a été phénoménale », dit Benning. « Nous avons une très bonne compréhension de notre situation financière, de nos marges, de nos taux de conversion - toutes ces mesures via Acumatica et les données sont relativement faciles à extraire. »

« Obtenir des informations commerciales à partir de la performance est assez agréable, tout, des taux de conversion au suivi », dit-il, ajoutant que les dirigeants voient l’organisation dans deux compartiments : pipeline et performance. « Nous pouvons voir où les choses se passent à l’intérieur du pipeline. Nous utilisons des widgets pour regarder où se trouve un dossier numériquement tout au long du parcours de notre organisation. Ensuite, nous pouvons examiner la performance, qui est la rentabilité de chaque client, chaque gestion immobilière
, quelles sont nos marges et opportunités, et comment notre équipe de vente se comporte.

Les employés du CIO sont beaucoup plus productifs grâce aux nombreux flux de travail automatisés qu’ils ont créés à Acumatica, ce qui a réduit le travail occupé. Par exemple, les cadres ne passent plus 35 minutes à mettre en forme un rapport Excel chaque fois qu’ils souhaitent exécuter un rapport.

« Mis à part la composante d’intelligence d’affaires, ce que j’aime vraiment dans Acumatica, c’est la capacité d’automatisation », dit Benning. « Grâce à l’outil d’événements d’affaires d’Acumatica, nous avons été en mesure d’automatiser beaucoup de choses, y compris les e-mails transactionnels, la mise à jour des clients sur l’état d’avancement d’un projet ou d’envoyer des notifications de certaines activités en interne. »

Un exemple parfait est la soumission de reçus de dépenses. IOC a demandé à son service des finances d’extraire manuellement les données, puis d’envoyer un e-mail à un employé pour lui demander d’envoyer la dépense. Avec Acumatica, le système envoie une alerte lorsqu’une dépense est supérieure à sept jours au propriétaire de cette dépense. « Nous pouvons maintenant libérer le temps de ce greffier pour faire d’autres choses qui ajoutent plus de valeur. Être capable d’automatiser tout ce que nous pouvons à cet égard a été vraiment cool », dit Benning.

Un autre exemple, ajoute Hill, est l’e-mail automatique rappelant aux clients les factures en souffrance.
L’équipe des finances n’a plus à rechercher manuellement les données en dese période et à les suivre séparément,
gagner du temps et assurer des paiements plus rapides.

Quatre entités consolidées

Les employés du CIO ne se connectent plus et ne se déconnectent plus de quatre instances différentes de QuickBooks ou ne transfèrent plus de données entre les instances, ce qui leur a libéré beaucoup de temps.

Ils ne suivent plus non plus les projets à l’aide de fichiers papier, une pratique qui a surpris Benning lorsqu’il a rejoint l’entreprise en 2022. Il se souvient d’avoir vu une mer de dossiers de manille quand il a marché à travers le département de production. « Beaucoup d’entre eux étaient des emplois que nous venions de commencer. Alors que je regardais autour de moi, je me suis dit, utilisez-vous des dossiers de manille pour exécuter votre projet ?" dit-il. « Avant Acumatica, ils prenaient physiquement un dossier des ventes à l’estimation, et de l’estimation à la production. Vous ne pouvez même pas comprendre. Personne ne sait combien de dossiers se sont perdus.

Hill ajoute : « Avec tous les aspects non visibles de plusieurs entreprises, il y avait beaucoup de papier qui flottait avec des fichiers partout. Avoir tout au même endroit nous a permis de passer sans papier, ce qui est un énorme avantage.

« Avec QuickBooks, il était vraiment, vraiment difficile de comprendre ce que valait vraiment l’une de ces entités individuelles car il y avait tellement de transactions intersociétés », explique Sisto, ajoutant que la société traitait quelque 2 500 commandes de service par an

Accès mobile pour tous

Parce qu’Acumatica est basé dans le cloud, les employés du CIO peuvent afficher les plans de projet et les données, où qu’ils se trouvent. L’entreprise a également embauché plusieurs employés qui vivent à l’extérieur du pays, ce qui fait de l’accès au cloud n’importe où un incontournable.

« Si un gestionnaire de projet est sur le terrain, il peut réaliser un projet de la même manière que quelqu’un du service de comptabilité, du service des opérations, d’un estimateur ou d’un vendeur », explique Sisto. « Avec Acumatica, nous avons une voix unifiée, une source unique de vérité où, peu importe à qui un client parle pendant un projet, tout sera les mêmes données. »

Les applications tierces étendent les fonctionnalités

Les dirigeants du CIO aiment également qu’Acumatica se connecte de manière transparente avec des applications tierces et reconnaisse que les entreprises ont des besoins uniques. « Nous nous sommes intégrés très tôt à un programme tiers de marketing et de courrier électronique transactionnel avec lequel Acumatica a une intégration native. Et ça a été énorme. Nous l’avons utilisé pour un grand nombre de nos e-mails transactionnels, mais nous avons récemment commencé à mettre en ligne nos campagnes d’e-mails nourricières à partir d’une expérience de marketing numérique.

IOC a construit des e-mails magnifiquement conçus à l’intérieur de l’application SendGrid, qui est un outil low code, puis les envoie aux clients à l’aide d’Acumatica.

Acumatica permet au CIO de se développer

Le CIO dispose désormais d’une plate-forme pour la croissance, dit Sisto. « La capacité de faire évoluer ce système est vraiment agréable. Peu importe ce qui passe par la porte d’entrée, nous pouvons le gérer.

Ce n’était pas le cas avec QuickBooks, qui retenait l’entreprise. « Nous en sommes maintenant à un point où je pourrais voir cette entreprise croître de manière significative sans avoir besoin d’ajouter des investissements importants dans notre architecture numérique », dit-il. « Si nous ajoutions un zéro demain (aux revenus), nous ajouterions simplement des personnes. Nous n’ajouterions pas vraiment beaucoup de technologie.

La possibilité d’extraire des données d’Acumatica permet au CIO de comprendre les parcours clients. « Avant, si les ventes ou la production étaient en retard, vous supposiez simplement que nous devions embaucher plus de personnes. Mais c’était vraiment une supposition parce que nous ne savions pas.

« Avoir de bonnes données est le service client ultime », conclut Sisto. « L’expérience client ultime est une bonne communication, un projet qui se déroule comme il est censé le faire et le fait de suivre le budget. Et si ce n’est pas sur le budget, comprendre pourquoi. Et la seule façon de le faire est avec de bonnes données.