P. Cutajar & Co. Ltd.

L’équipe de P. Cutajar a consulté Price Waterhouse Coopers pour effectuer une vérification informatique et a créé une demande de propositions pour les aider à comprendre ce qui était nécessaire en ce qui concerne l’infrastructure et les logiciels.

Ils ont évalué plusieurs solutions ERP, notamment SAP, Microsoft Dynamics et des logiciels personnalisés d’une entreprise maltaise.

« Nous avons ensuite examiné Dynamics, mais le système était trop important pour nous », a déclaré Attard. « En ce qui concerne SAP, nous avons constaté des problèmes avec ses applications périssables, d’entreposage et de logistique, de sorte qu’elles ne pouvaient pas offrir de solutions à nos besoins. »

Acumatica et son partenaire de mise en œuvre Computime Software ont répondu à la demande de propositions et ont par la suite remporté l’entreprise sur la base de la nature flexible de l’architecture d’Acumatica et de la facilité de connexion à des applications tierces.

Bien qu’Acumatica dispose de nombreux modules qui fonctionnent ensemble - finance, distribution, services sur le terrain, opérations, vente au détail et distribution et inventaire, entre autres - elle n’avait pas d’outil de commande de vente sophistiqué, ni de logiciel de logistique P. Cutajar & Co. Ltd. nécessaire.

Cependant, l’équipe de développement de Computime a proposé d’écrire un programme logistique et de trouver un outil de vente mobile sophistiqué qui répond également à leurs besoins.

« Il était très important d’avoir une solution totale d’un seul fournisseur », dit Attard. « Et Computime nous a fourni exactement cela. Il était également très important pour Acumatica d’avoir la possibilité de se connecter à plusieurs applications différentes.

Le système logistique personnalisé pour qui Computime a conçu P. Cutajar & Co. Ltd s’appelle Orbis DSD Route Accounting and Planning Application, et c’est maintenant une application tierce certifiée Acumatica.

Défis de la livraison directe en magasin

Dans le processus de livraison directe en magasin (DSD), des centaines de commandes quotidiennes doivent être livrées en très peu de temps, ce qui nécessite une livraison sophistiquée et une planification des itinéraires. Dans les opérations DSD, une grande quantité de commandes sont souvent triées à la main, regroupées par lots, prélevées dans un ou plusieurs entrepôts et chargées / vérifiées sur la commande de véhicule de livraison par commande. Ce processus nécessite de nombreuses ressources manuelles et est très sujet aux erreurs.

Les colons et les caissiers sont confrontés à des défis supplémentaires lorsque les véhicules de livraison et les factures sont rapprochés à la fin de la journée, en particulier dans les environnements « Cash on Delivery » traités manuellement. Le stock doit être rapproché, les ordres de retour doivent être créés un par un et traités, les espèces collectées doivent être enregistrées et les paiements créés doivent être attribués aux factures d’origine. Lorsqu’ils sont effectués manuellement, ces processus sont sujets aux erreurs, ce qui entraîne des informations peu fiables, des litiges, des « disparitions » d’argent et une diminution de la satisfaction des clients.

L’application Orbis DSD Route Accounting and Planning de Computime Software automatise les processus logistiques et comptables.

P. Cutajar & Co. Ltd avec Computime a effectué des tests approfondis et une formation avant de passer en direct sur Acumatica et Orbis DSD. Ils ont arrêté leurs opérations trois jours avant la mise en service pour la migration finale des données et ont actionné l’interrupteur un lundi matin. « Tout allait bien », dit Attard. « Nous recevions des commandes ; nos camions étaient sur la route et nous buvions du champagne.

L’accès instantané à des données exactes mène à une prise de décision plus éclairée

P. Cutajar & Co.Ltd. avait instantanément des informations précises que les cadres supérieurs pourraient utiliser pour prendre de meilleures décisions en temps réel. « Avec Acumatica, l’accès à l’information a changé la donne pour nous », dit Attard. « Le fait d’avoir ce niveau d’information signifiait que nous pouvions explorer pour découvrir les problèmes et trouver une solution. »

À titre d’exemple, pour la première fois, les gestionnaires pouvaient extraire un tableau de bord et voir immédiatement l’état de l’inventaire: combien de jours ou de mois d’inventaire ils avaient, combien de temps les produits pouvaient être sur les étagères avant d’expirer et quels articles se vendaient rapidement. « Cela a permis de réduire le nombre de poches de stocks et de gaspiller, car nous pouvons prendre des mesures immédiates grâce à des rabais ou à des promotions », explique M. Attard.

« Aujourd’hui, différentes équipes de l’entreprise ont des tableaux de bord personnalisés pertinents pour faire leur travail. Les tableaux de bord montrent les niveaux de flux de trésorerie, la rentabilité par division et par client », ajoute-t-il. « Ce niveau d’information est sans précédent pour notre entreprise. »

Parce qu’Acumatica se connecte de manière transparente avec Velixo et Microsoft Power BI, « toutes les données disponibles nous donnent une capacité supplémentaire d’analyse de nos opérations de vente sur le terrain sur le marché; nous connaissons maintenant le nombre de commandes soumises en temps réel et pour quelle division l’ordre est venu. Toutes ces données sont très importantes pour nous », a déclaré Attard.

Auparavant, les gestionnaires devaient télécharger les transactions dans une feuille de calcul et manipuler les données, ce qui prenait beaucoup de temps. « Nous avions un outil de rapport qui nous a donné de l’aide, mais ce n’était rien comparé au niveau d’information que nous avons maintenant », dit Attard. Ils avaient des données historiques et rien en temps réel.

La rationalisation des processus opérationnels mène à une plus grande efficacité opérationnelle

La perspicacité plus profonde P. Cutajar & Co. Ltd. a acquis avec Acumatica - ainsi que des processus DSD automatisés - a conduit à une plus grande efficacité et à de nouvelles façons de faire les choses. « Les opérations logistiques sont plus efficaces, tout comme la façon dont nous recevons et traitons les commandes », explique M. Attard.

L’entreprise émet moins de notes de crédit parce qu’il y a moins d’erreurs. Les niveaux de stock sont précis et fiables, et il y a des informations plus détaillées disponibles sur ce stock à portée de main, améliorant l’expérience client P. Cutajar.

Orbis DSD a étendu la fonctionnalité de distribution standard d’Acumatica avec des capacités de planification d’itinéraire, y compris la planification, l’expédition et les fonctions financières nécessaires qui doivent avoir lieu pendant la livraison. En conséquence, la plupart des tâches de rapprochement manuel sont désormais automatisées, ce qui a amélioré la précision, réduit les erreurs et gagné du temps.

Computime a également développé une intégration pour Pepperi, un outil de processus d’automatisation des ventes utilisé par l’équipe de vente de P. Cutajar & Co. Ltd. sur leurs tablettes, ce qui a amélioré l’expérience de commande. Le logiciel permet à l’équipe de service sur le terrain d’afficher les catalogues, les listes de prix, les promotions commerciales, les informations de compte et de passer des commandes de n’importe où.

Attard s’attend à d’autres améliorations et efficacités à mesure qu’ils déploient davantage de fonctionnalités d’Acumatica. « Avec le temps, nous verrons des avantages supplémentaires qui nous permettront d’être plus agressifs sur le marché », dit-il. « C’est incroyable de voir à quel point les informations provenant d’Acumatica nous ont déjà aidés à faire pivoter l’entreprise en ce qui concerne les besoins du marché. Nous voyons cela se produire encore plus au cours des 6 à 12 prochains mois.

Acumatica : un avantage concurrentiel

Bon nombre des P. Cutajar & Co. Les concurrents de Ltd. utilisent des logiciels développés localement. « Nous réalisons qu’Acumatica et Orbis DSD nous ont donné un avantage concurrentiel en matière de capture des ventes et de logistique », déclare Attard. « C’est un énorme catalyseur d’affaires pour nous. »

P. Cutajar & Co. Ltd. prévoit de mettre en œuvre le système de gestion d’entrepôt et le module de service d’Acumatica et de construire un meilleur processus d’entretien de routine sur des équipements tels que ses machines à café dans ses magasins de détail. « Cela permettra de réduire les coûts associés aux appels de service, à l’entretien préventif et à la gestion du temps des techniciens », dit-il.

« Lorsqu’il s’agit d’une solution ERP, il était impossible de trouver quelque chose qui réponde à toutes les facettes de notre entreprise », ajoute Attard. « Acumatica nous donne la possibilité de sélectionner et de connecter des solutions technologiques qui sont essentielles à nos besoins commerciaux en constante évolution; c’était crucial. Nous opérons dans tant de secteurs de produits différents qui viennent avec des exigences complexes pour chacun. Acumatica en tant que plate-forme technologique agit comme une abeille mère embrassant toutes nos applications commerciales de manière transparente.