Histoires de réussite des clients Mise en œuvre réussie de l’ERP - ProPharma Distribution
Acumatica Cloud ERP fournit des bases pour transformer numériquement le distributeur pharmaceutique
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Solution ERP Acumatica Cloud pour ProPharma Distribution
Administration centrale
Westminster (Ac.)
L’industrie
Répartition
Applications remplacées
Microsoft Dynamics

ProPharma Distribution

  • A acquis une plate-forme cloud stable, fiable et interconnectée
  • Élimination des temps d’arrêt permettant aux dirigeants de se concentrer sur la croissance de l’entreprise
  • Le framework Acumatica Cloud xRP accélère la personnalisation qui inclut la conformité et la capacité de traçabilité de LA FDA Pedigree
  • Économies annuelles de 120 000 $ découlant de la réduction du personnel de la TI et des coûts de délivrance de licences
Charles Snyder
« Est-ce que je recommanderais Acumatica à quelqu’un? Absolument pas dans notre industrie. Je ne voudrais pas que quiconque ait un avantage concurrentiel sur ce que nous faisons.
Charles Snyder, Directeur Informatique
ProPharma Distribution
Défis à relever
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Défis à relever

Défis à relever

Lorsque ProPharma Distribution a dépassé QuickBooks, le président Levi Ellis et le directeur informatique Charles Snyder ont initialement mis en œuvre Microsoft Dynamics GP et GRC. La stratégie derrière cette solution avait été de relever rapidement des défis commerciaux spécifiques avec des solutions perçues comme les meilleures de la race. Malheureusement, au fur et à mesure que l’entreprise grandissait et évoluait, la mise en place s’est avérée trop complexe. Pire encore, les systèmes ne se parlaient pas, nécessitant des coûts de main-d’œuvre élevés pour la gestion manuelle du changement.

eConnect a été ajouté pour transmettre les commandes de Dynamics GRC à GP à l’entrepôt. Les problèmes quotidiens de temps d’arrêt avec eConnect étaient répandus. « Nous n’avons pas pu obtenir un flux constant de transactions commerciales parce que l’information se trouvait dans différentes applications et que les temps d’arrêt interdisaient l’élan des processus », explique M. Snyder.

En plus des maux de tête liés au traitement des commandes, ProPharma devait également suivre chaque médicament en s’assurant que chaque unité de médicament, du point de fabrication et de la chaîne d’approvisionnement à ProPharma, puis à nouveau, peut être retracée. C’est une exigence de la FDA connue sous le nom de suivi Pedigree que ProPharma a gérée comme un processus manuel.

Le suivi généalogique de la FDA est connu pour sa complexité, essentiellement une chaîne de possession d’approvisionnement - la documentation chronologique du contrôle, du transfert, de l’analyse et de la disposition des médicaments pharmaceutiques physiques.

ProPharma utilise une séquence unique de numéros pour marquer le produit lorsqu’il entre dans ses entrepôts, un numéro qui se trouve du côté des reçus du logiciel. Ils impriment une étiquette Pedigree avec un code à barres, puis lorsque le médicament est pris dans l’entrepôt, quelqu’un tape manuellement le numéro dans la facture, explique Snyder.

Imaginez entrer des numéros à 20 chiffres pour chacun de ce qui pourrait être 10 à 20 médicaments. Avec un tel système manuel, il y a une erreur humaine, qui doit être détectée et corrigée.

Passant beaucoup trop de temps à soutenir tous les différents éléments de l’entreprise ainsi qu’à faire face aux temps d’arrêt quotidiens, Ellis et Snyder ont travaillé avec Mark Mynatt de DCAA Solutions, un partenaire d’Acumatica, pour effectuer un audit du système vieillissant et peu fiable. « Le chemin de mise à niveau pour tout réparer était incroyablement compliqué », dit Mynatt. « J’ai dit à ProPharma que s’il y avait un hoquet dans le système, tout cela pourrait se défaire. »

ERP Solution

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PLANTAGES DU SYSTÈME HÉRITÉ

Peu de temps après que ProPharma a commencé à mettre en œuvre Acumatica, le système hérité s’est écrasé. « Nous avions fait du bon travail pour que cela fonctionne jusqu’à ce moment-là », dit Snyder. « Tout le système avait commencé à s’effondrer sur lui-même, mais nous avons continué à mettre des pansements sur des pansements. Nous avons entravé jusqu’à ce que nous ayons une surtension », explique-t-il.

La surtension a détruit deux des disques, ce qui est extrêmement rare, mais elle a provoqué une perforation et corrompu les données. Bientôt, les données corrompues ont été copiées sur tous les lecteurs et l’entreprise a complètement fermé ses portes. « J’ai passé trois semaines à camper sur un lit de camp que j’ai installé au bureau et j’étais constamment au téléphone avec Citrix, Microsoft et Dell pour récupérer les données et remettre le serveur en marche à un niveau minimum », explique Snyder.

Forcés de recréer deux mois d’entrées à partir de papier, la norme de l’industrie en matière de traçabilité et de conformité concernant les médicaments, Snyder et son équipe étaient enfin opérationnels. « Mais ce n’était jamais la même chose », dit-il.

Mynatt explique: « Nous avions prévu la mise en ligne avec Acumatica, mais lorsque toute la technologie s’est démêlé, nous n’avons pas eu d’autre choix que de nous bousculer et d’obtenir ProPharma ce dont ils avaient besoin. C’était un effort incroyable de la part de tout le monde.

Résultats

Résultats

La croissance de ProPharma s’est déchaînée

Acumatica est basé dans le cloud, de sorte que les dirigeants de ProPharma ont désormais la tranquillité d’esprit et la possibilité de se concentrer sur la croissance de l’entreprise, ne se souciant plus des serveurs en panne ou si les transactions sont réservées et effectuées sans erreur.

Ceci est essentiel car les besoins de ProPharma dépassent de loin ceux d’un client typique de l’industrie de la distribution. Snyder déclare: « Nous fonctionnons dans un environnement très rapide où les prix peuvent changer toutes les heures. Nous devons être à l’écoute du marché ainsi que de la distribution.

« Acumatica a fourni un environnement cohérent et opérationnel sans temps d’arrêt, ce qui se traduit par notre capacité à nous concentrer sur l’entreprise », ajoute-t-il. « Nous avons maintenant un environnement et une base de données auxquels nous pouvons accéder de n’importe où. »

En outre, Acumatica est intégré GRC et ERP ont éliminé le besoin de pièces complémentaires qui compliquaient leur configuration antérieure avec Microsoft Dynamics. « Nous n’avons rien eu de tout cela avec Acumatica ; c’est un système fantastique », dit Snyder.

L’accès mobile d’Acumatica signifie qu’il n’y a pas besoin d’un VPN; les vendeurs à distance peuvent se connecter de n’importe où avec une simple connexion Internet. Les utilisateurs n’ont pas besoin de limiter leur utilisation ou de se déconnecter pour permettre à d’autres d’accéder au système comme ils l’ont fait avec Dynamics.

« Nous pouvons évoluer sans avoir à changer quoi que ce soit, nous pouvons simplement ajouter plus d’utilisateurs », explique Snyder. Et ils peuvent le faire sans se soucier du coût de chaque nouvel utilisateur, grâce au modèle de licence d’utilisateur illimité d’Acumatica.

« Nous sommes maintenant un peu moins de 40 personnes, mais nous ajoutons un à deux vendeurs par mois et Acumatica nous a permis de le faire », dit-il. Avec Dynamics précédemment, l’ajout de personnel plus aurait été coûteux.

« Le modèle de licence utilisateur illimité et la plate-forme basée sur le cloud d’Acumatica ont permis à ProPharma d’économiser 120 000 $ par an en tenant compte d’un besoin réduit de matériel, d’un membre du personnel informatique pour le prendre en charge et de moins d’argent dépensé pour les coûts de licence », explique Snyder.

Acumatica Cloud xRP Platform Foundation for Making Pedigree Digital

On peut soutenir que le plus grand avantage viendra lorsque DCAA terminera le développement logiciel pour rendre le suivi pedigree de la FDA entièrement numérique.

« DCAA fabrique sur mesure la deuxième partie - où le numéro entre sur la ligne de réception, s’attache à l’inventaire, puis se pousse à la facture », explique Snyder. « Il n’y aura plus de gestion manuelle du pedigree; il sera entièrement automatisé avec le numéro circulant à travers l’entrepôt. Mark Mynatt de DCAA a été fantastique et inestimable dans l’effort.

À la fois développeur de logiciels et fournisseur de solutions, Mynatt affirme que la plate-forme Cloud xRP singulière d’Acumatica et la flexibilité du logiciel permettent de personnaliser de nombreuses manières. « Les outils d’Acumatica me donnent la capacité de le faire magnifiquement », dit-il. « Sans le cadre Acumatica, il faudrait deux fois plus de temps pour développer et tester Pedigree; la plate-forme est si puissante.

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