Safety Management Group

Ogle s’est entretenu avec Somerset Cloud ERP, partenaire technologique de longue date de SMG, des besoins de l’entreprise pour soutenir sa croissance rapide et ses exigences commerciales uniques. « Ma liste de demande était assez définie, et peu de concurrents pouvaient y être ajoutés », explique Ogle, ajoutant qu’il n’y avait pas beaucoup de plates-formes true-cloud. « En fin de compte, nous n’avions vraiment que deux options: Sage Intacct et Acumatica. » Une fois que Somerset Cloud ERP a fait la démonstration d’Acumatica et a expliqué le modèle de tarification favorable à la croissance et la capacité de s’intégrer de manière transparente avec des applications tierces, il est devenu évident que c’était le meilleur choix, dit-elle.

ERP abordable

« Je pense que l’une des raisons pour lesquelles nous sommes restés là où nous étions si longtemps est que lorsque vous commencez à regarder un logiciel intégré, c’est très cher », dit Ogle. « Mais Acumatica est très moderne et progressif et a un modèle de tarification très différent de tous les autres logiciels que nous avons examinés. J’ai adoré la tarification basée sur les transactions.

L’application mobile pleine fonction d’Acumatica était également attrayante; cela donnerait à l’équipe de service sur le terrain à distance travaillant dans 37 États un bien meilleur accès à une source unique de vérité et donnerait aux gestionnaires une plus grande visibilité et les outils nécessaires pour gérer leurs projets.

En partenariat avec Jason Leveson de Somerset Cloud ERP menant la mise en œuvre, « Projet 7 à 1 » a été lancé. Ogle a déclaré que sa plus grande préoccupation lors de la mise en œuvre était « d’apporter suffisamment de données pour mettre en veilleuse de manière adéquate les sept systèmes tout en limitant toute perturbation pour nos associés ». SMG a d’abord basculé sur son service de comptabilité (facturation, GL, AP, rapprochements bancaires, etc.) et le suivi du temps en premier. Ils ont organisé le changement pour les dépenses de Concur sur une période d’un mois. Puis les tableaux de bord, GRC et des intégrations tierces étaient prévues pour des dates de mise en service après la mise en service.

Plus efficace, plus rentable

L’équipe comptable et le directeur financier de SMG se concentrent désormais sur les initiatives commerciales stratégiques, tandis que l’équipe de direction a une connaissance beaucoup plus approfondie de l’entreprise avec le niveau de précision requis pour prendre des décisions pour une entreprise du marché intermédiaire en croissance. « Être maintenant en mesure de voir les temps d’arrêt pour un associé, qui peut être sous-utilisé, ou quels comptes ont des factures à venir ou comment nous faisons du point de vue de la trésorerie avec la pression d’un bouton est excitant pour moi, » dit Gieseking.

Ogle estime que les tableaux de bord d’Acumatica et la capacité de fonctionner à partir d’une seule source de données libèrent environ 12 semaines de son temps par an. Elle ne passe plus d’heures à créer des rapports financiers exécutifs, à essayer de fermer les rapports de temps et de dépenses ou des heures à essayer de tout concilier pour la fin du mois. Les données sont toutes en un seul endroit et facilement disponibles dans Acumatica.

« Le système de temps peut maintenant être verrouillé, les modules financiers peuvent être fermés et contrôlés, et Acumatica me permet une semaine supplémentaire chaque mois pour travailler sur des projets ou des initiatives », explique Ogle en cochant les avantages d’Acumatica. « Cela a également aidé du point de vue des coûts. »

C’est parce que la consolidation des rapports de temps et de dépenses en une seule source de données a permis au personnel comptable de 5 personnes d’économiser plusieurs heures et de leur permettre d’éviter d’embaucher une personne supplémentaire. Parce que la main-d’œuvre mobile télécharge les informations de temps et de dépenses directement dans Acumatica, le responsable de la paie a réduit le temps nécessaire pour gérer la paie de quelque 40 heures à 10 heures.

Une partie de cette réduction s’est produite parce qu’Acumatica se connecte facilement à des applications tierces, y compris Paylocity, que l’entreprise utilise pour la paie. Somerset Cloud ERP a initié des personnalisations qui rendent maintenant le traitement de la paie un jeu d’enfant. « Elle a été en mesure d’assumer d’autres projets et de m’aider avec une nouvelle division de conformité tout en reprenant un horaire à temps partiel », dit Ogle. « C’est énorme. »

La main-d’œuvre mobile dispose désormais d’un aperçu en temps réel

En utilisant l’application mobile Acumatica, l’équipe des services sur le terrain dispose de capacités commerciales qu’elle n’avait pas auparavant. Les gestionnaires de SMG se connectent et « voient ce dont ils ont besoin à un niveau de détail qu’ils n’avaient jamais eu auparavant sur tous les points d’un projet qui sont importants », dit Ogle. Ils voient maintenant des données telles que les factures qui doivent être approuvées, les heures facturables des employés et si les clients ont payé une facture. Auparavant, avec SAP Concur, dont les coûts augmentaient, ils pouvaient approuver le temps et les dépenses, mais il n’y avait pas de visibilité sur les projets. « La visibilité a été multipliée par 10 », dit-elle.

« Acumatica nous permet également d’avoir un outil d’appel d’offres cohérent, afin que tous les gestionnaires qui soumissionnent peuvent estimer le travail correctement », ajoute Gieseking. Auparavant, ils s’appuyaient sur une feuille de calcul verrouillée qui n’était pas souvent mise à jour, et certaines offres étaient faites en utilisant de vieilles informations. « Nous avions utilisé Salesforce, mais nous l’avions mis en veilleuse parce qu’il était difficile de maintenir le système séparé », explique Ogle. « La possibilité de tout avoir en un seul endroit est un énorme avantage avec Acumatica. »

Transition facile vers le travail à domicile

Lorsque la pandémie a frappé, le personnel du siège social de SMG est passé de son bureau basé à Indianapolis au travail à domicile, pratiquement du jour au lendemain. En raison de la plate-forme basée sur le cloud d’Acumatica, le changement a été « miraculeusement facile », explique Ogle. « En une journée, nous avons confirmé que tout le monde avait ce dont il avait besoin, ils ont ramené leur travail de bureau à la maison ce soir-là et ont commencé à travailler à domicile le lendemain. »

« Je ne pouvais pas imaginer que nous aurions pu ramasser en une journée et être à distance sans Acumatica », dit-elle. « Je frémis à l’heure et à la coordination qu’il aurait fallu avec notre système précédent. »

Prêt pour une croissance continue avec une entreprise connectée

Malgré les incertitudes entourant la crise du Covid-19, Safety Management Group anticipe une croissance continue et peut prendre de meilleures décisions en fonction des données en temps réel. Ils ont facilement embarqué quelque 50 associés depuis la mise en service initiale de l’entreprise.

Acumatica a également permis à SMG d’éviter les licences de sièges logiciels coûteuses qui, sur ses sept systèmes précédents, avaient grimpé à plus de 50 000 $ contre seulement 7 000 $ il y a plusieurs années.

« Acumatica nous positionne définitivement pour la croissance », déclare Gieseking. « La façon dont nous faisions les choses était désuète et ne nous permettait pas de fonctionner de la manière la plus efficace et la plus rentable. Acumatica s’aligne mieux sur notre parcours de croissance et sur les besoins commerciaux en constante évolution.