SEACOM

ERP robuste, flexible et ouvert

Un nouvel ERP devait offrir un libre-service, de sorte que SEACOM n’avait pas besoin d’appeler un consultant chaque fois qu’il voulait changer quelque chose. En outre, ils nécessitaient une solution qui fournissait une gestion des flux de travail, des rapports robustes et la possibilité de consolider automatiquement plusieurs devises.

« Avant la mise en œuvre, nous devions charger manuellement les taux de change tous les jours », explique Wilbraham. « La saisie manuelle de ces informations et d’autres données prend du temps loin des rapports, de l’AP et de la RA, et même si c’était une petite quantité de temps sur chaque tâche, cumulativement, cela s’additionne. »

Les dirigeants de SEACOM ont également évalué Microsoft Dynamics, Sage ACCPAC, Oracle NetSuite et SAP B1.

« Nous n’étions pas convaincus à l’époque des informations d’identification du cloud Microsoft Dynamics parce qu’ils allaient juste dans le cloud, et nous pensions juste que la solution était un peu immature pour nos besoins », explique Wilbraham.  ACCPAC était un vieux produit hérité, et Oracle et SAP B1 « sont tombés assez rapidement en raison de leurs modèles de tarification, de support et de développement, qui étaient assez onéreux ».

En outre, « un ou deux membres du personnel avaient déjà été mis en œuvre par NetSuite et avaient creusé leurs talons et étaient catégoriques sur le fait que ce n’était pas la voie à suivre ».

SEACOM avait un long partenariat avec Bernard Ford, qui a guidé SEACOM à travers divers projets technologiques. Maintenant chez 4sight, Ford a suggéré à SEACOM de se pencher sur Acumatica, un fournisseur d’ERP cloud connu pour sa flexibilité, ses API ouvertes et son évolutivité.

Acumatica: Évolutivité à long terme

« Il pensait qu’Acumatica nous donnerait une meilleure longévité et serait une meilleure solution », dit Wilbraham. « Le modèle de licence et les niveaux transactionnels d’Acumatica qu’elle offre étaient importants, tout comme sa capacité à consolider la multidevises, ce qui était essentiel du point de vue des rapports et de l’audit. »

Il a également aimé la « génération de rapports, la gestion des flux de travail et le fait qu’elle offrait beaucoup d’autogestion, ce qui m’a vraiment séduit ».

SEACOM a accepté et a choisi Acumatica et n’a pas regardé en arrière.

La mise en œuvre d’Acumatica s’est bien déroulée, dit Wilbraham. « Tout a fonctionné. »

Seacom s’est appuyé sur un gestionnaire de projet dédié qui a travaillé avec des équipes fonctionnelles pour s’assurer que les données étaient allégées, que les OP ouverts étaient transférés et que les transactions historiques étaient saisies. Au moment du déploiement, seacom avait 11 entités et une entrée de consolidation. Aujourd’hui, SEACOM compte 20 entités dans Acumatica, avec plusieurs divisions et plusieurs devises.

« Auparavant, nous devions tout consolider dans Excel », explique Wilbraham. « Il était difficile d’obtenir des données dans le système avec les multiples devises. La vie est devenue beaucoup plus facile avec Acumatica.

De meilleures décisions avec des données en temps réel

SEACOM peut désormais accéder à un niveau plus profond de données et d’informations stratégiques que les cadres utilisent pour prendre de meilleures décisions et les prendre très rapidement. Acumatica présente des données en temps réel, de sorte que les dirigeants identifient immédiatement ce qui se passe dans l’ensemble de l’entreprise et apportent rapidement des corrections de cap plutôt que de s’appuyer sur des données historiques vieilles de plusieurs mois.

« Une chose dont nous sommes fanatiques, c’est de mesurer l’entreprise en termes de rentrées de fonds, ce qui était très onéreux auparavant », dit Wilbraham. « Nous avons maintenant une demande générique pour les reçus de paiement dans l’ensemble de l’entreprise liée à un modèle Power BI, et nous l’utilisons depuis. J’obtiens maintenant systématiquement des informations de l’application à l’aide de l’outil GI pour voir exactement ce qui se passe en temps réel.

Acumatica permet aux clients d’examiner les dépenses dans toutes les régions et tous les pays à l’aide des données qu’Acumatica extraites et analyse via Power BI. Les dirigeants analysent les dépenses de divers fournisseurs, identifient les avantages et les engagements associés à chaque dépense et ce qu’il faut faire pour obtenir les prix les plus avantageux.

« Cette capacité d’obtenir de l’information a été transformationnelle pour nous. »

Auparavant, SEACOM avait du mal à répartir les reçus des clients au fur et à mesure de leur paiement. Avec Acumatica, « nous avons mis en œuvre une configuration qui a permis d’économiser deux heures par jour pour la personne qui gère les livres de caisse ». Acumatica gère également automatiquement les relevés bancaires. Par conséquent, l’équipe comptable n’a plus besoin de télécharger et d’importer des relevés, ce qui permet de gagner encore plus de temps.

Le dernier développement de SEACOM comprenait la mise en œuvre du module de revenus différés d’Acumatica. Cela signifie que les revenus sur des milliers de transactions sont comptabilisés automatiquement sans avoir besoin de feuilles de calcul Excel laborieuses et de journaux manuels. Selon l’analyse initiale, cela a permis d’économiser environ 15 jours de travail par an par comptable. Une économie importante.

« Ces petites choses s’additionnent », dit Wilbraham. « Nous cherchons à faire économiser aux comptables 15 à 20 % de leur temps chaque mois, ce qui signifie qu’ils peuvent se concentrer sur des tâches plus importantes. »

Les rapports se sont également grandement améliorés avec Acumatica. SEACOM a reçu des rapports standard rapidement et parfaitement connecté Acumatica avec Solver BI360, un outil de reporting d’entreprise tiers. « Nous envoyons des POs plus rapidement car ils sont automatiquement distribués, ce qui nous permet de fournir les services de nos clients beaucoup plus rapidement, ce qui se traduit directement par le maintien de notre avantage concurrentiel. »

Connexions transparentes à d’autres applications

Wilbraham affirme que la fonctionnalité ouverte et la connectivité sont très importantes pour l’entreprise, même si elle n’a pas initialement considéré l’architecture ouverte et les API d’Acumatica comme des facteurs clés dans sa décision d’achat. En plus de Solver, SEACOM utilise Microsoft Power BI pour aider les employés à comprendre et à visualiser les modifications apportées aux tableaux de bord d’entreprise critiques. SEACOM a facilement connecté son application de facturation personnalisée et son Enterprise Service Pass à Acumatica et a automatiquement transféré des informations entre les différents systèmes.

« Avoir cette API ouverte et cette flexibilité est la clé, et nous le voyons de plus en plus », explique Wilbraham, ajoutant qu’ils ont également connecté YAY Pay pour la gestion des comptes clients.

Acumatica dispose d’une interface intuitive et facile à utiliser qui permet d’intégrer sans effort de nouveaux employés, quel que soit le pays dans lequel ils résident, explique Wilbraham. « Acumatica est exceptionnellement facile à naviguer, est très intuitif et super facile à apprendre. L’application mobile rend la vie beaucoup plus facile » pour les cadres et les employés sur le terrain.

« L’entraînement ne prend qu’une demi-heure pour qu’une personne soit opérationnelle, et c’est tout ce dont vous avez besoin pour faire ce dont vous avez besoin. Il était facile de mettre les gens au courant.

Acquisitions multiples dans plusieurs pays

L’expansion rapide de SEACOM se poursuit, dit Wilbraham. « Nous envisageons plusieurs acquisitions à l’avenir et il est essentiel de les déployer rapidement avec Acumatica. Nous avons déployé Acumatica dans 13 entreprises en cinq mois, nous savons donc que nous pouvons facilement faire entrer de nouvelles entreprises sur la plate-forme très rapidement.

Il estime que la main-d’œuvre augmentera bientôt pour atteindre plus de 500 employés.

Avec le modèle de licence transactionnelle d’Acumatica, Wilbraham ne s’inquiète pas des coûts de licence coûteux par siège. « Il devient très facile pour Acumatica de rester dans le jeu avec son modèle de licence », explique Wilbraham. « Il est très facile d’ajouter des entités et des transactions supplémentaires et de ne pas avoir à passer des mois et des mois à former de nouveaux utilisateurs. »

Plate-forme évolutive pour une croissance continue

Il n’est pas facile de développer une entreprise aussi rapidement que SEACOM, et toute entreprise qui s’attaque à de multiples acquisitions et offre des services dans de nombreux pays est confrontée à de nombreux défis. Mais avec Acumatica, Wilbraham dit que SEACOM dispose d’une solide plate-forme financière et technologique à laquelle il peut faire confiance et qui peut évoluer pour répondre à leurs besoins en constante évolution. Par exemple, Acumatica fournit une plate-forme ERP centralisée avec un plan comptable standard qui gère les rapports pour toutes ses activités.

« Je n’ai pas été limité dans tout ce que je veux faire avec la plate-forme, et cela inclut les limitations commerciales », dit-il. « Tout ce que nous voulions faire est disponible et à un prix raisonnable; Acumatica est un excellent produit qui peut être adapté à différents niveaux d’activité.

En outre, « Nous n’avons pas besoin de penser à l’ERP dont nous pourrions avoir besoin à l’avenir, car Acumatica fournit ce dont nous avons besoin, que nous changions l’entreprise que nous avons ou les entreprises dans lesquelles nous nous installons. Acumatica accélère nos processus de prise de décision.