Tulsa Performing Arts Center

Connexion facile à utiliser et transparente

Le directeur général du CCP examinait les systèmes de suivi des événements et de calendrier des événements et se concentrait sur VenueOps de Event Booking lorsque Alden s’est joint au CCP.

« Event Booking nous a suggéré Acumatica », dit Alden. « Parce que je savais, au début, que j’allais être le seul comptable, j’avais besoin de quelque chose d’efficace, de facile à utiliser, et cela ne me prendrait pas beaucoup de temps à apprendre. »

MbsPartners, partenaire d’Acumatica, qui avait forgé une relation avec EventBooking.com, a démontré la connexion transparente d’Acumatica à VenueOps et la façon dont les informations vaient facilement circuler dans les deux systèmes. Ils ont également expliqué à Alden les différentes fonctions et ont expliqué l’architecture API ouverte et adaptable d’Acumatica qui permet aux entreprises dotées de solutions de premier ordre de se connecter facilement.

Alden a évalué d’autres logiciels, mais aucun n’a fourni l’entreprise connectée et l’intégration de tiers à VenueOps qu’Acumatica a offert.  « Pour moi, l’exigence numéro un était qu’un système s’intègre à VenueOps », dit-elle.

Parce qu’une personne sans expérience en comptabilité a entré des comptes créditeurs, « nous avions également besoin qu’il soit convivial ... pas un grand système basé sur Oracle avec tant d’étapes que nous ne pouvions pas manœuvrer facilement », ajoute Alden. Elle a finalement opté pour les finances avancées d’Acumatica avec Project Accounting.

Mise en œuvre rapide

La configuration du logiciel VenueOps/Acumatica devait être en ligne dans les 30 jours. Avoir une solution préconfigurée pour les centres de congrès et la gestion des événements a été une excellente première étape. Mais pour réussir une coupure aussi rapide, il a fallu les efforts combinés de mbsPartners, du personnel de EventBooking.com et de l’équipe de Tulsa PAC. Aujourd’hui, la solution cloud compte environ 30 utilisateurs sur VenueOps et Acumatica.

« Nous avons commencé à travailler pour mettre en place le système à partir de zéro », dit Alden. « Nous n’avions pas de plan comptable, nous n’avions pas de soldes de départ, alors nous avons commencé l’état des résultats à partir de zéro. »

« L’objectif quand je suis arrivé le 1er juillet était de tout compléter avant l’ouverture de Hamilton le 21 août, et je peux dire que nous avons atteint ce but, ce qui était une très belle victoire. »

Alden avait été impliqué dans d’autres implémentations erp qui ont traîné pendant six mois à plus d’un an au-delà du calendrier prévu. « C’est la première fois que l’on a fait à temps et dans les délais que nous avons fixés », dit-elle.

Entreprise connectée avec visibilité en temps réel

VenueOps permet au CCP de planifier et d’entrer toutes les données d’un événement, telles que le loyer, la location d’équipement, l’huissier et les autres membres du personnel nécessaires ainsi que les dates du lieu. Avec six théâtres et trois autres espaces événementiels, la nouvelle solution gère les milliers d’événements que le PAC a chaque année.

Dans chaque espace, ils peuvent planifier et configurer les dépenses dues par le client.

« À la fin de l’événement, ces dépenses sont automatiquement poussées vers le module AR d’Acumatica, et si ce sont les seules dépenses, nous envoyons simplement la facture AR », explique Alden. « Nous n’avons pas à saisir à nouveau l’information. Nous appuyons simplement sur un bouton et il envoie les données, ce qui nous fait gagner des tonnes de temps - plus que vous ne le savez.

L’intégration et la connexion transparente prennent également en charge les données client configurées dans VenueOps, en les envoyant automatiquement à Acumatica. Par exemple, que se passe-t-il si le Tulsa Ballet organise 10 événements dans divers théâtres PAC? « Toutes les informations sont automatiquement poussées vers Acumatica », dit Alden, « Nous n’avons pas besoin de revenir en arrière et de déterminer de quel événement il s’agit; c’est juste automatiquement fait.

Règlement d’événements en temps réel

Alden règle un événement au sein du projet qui coule et est réservé dans le GL grâce à une personnalisation de règlement dans Acumatica.

« Maintenant, je n’ai plus besoin de revenir en arrière et de faire quelque chose comme nous le ferions auparavant », dit-elle. « J’ai les soldes de trésorerie et la comptabilité appropriée instantanément au lieu d’essayer trois semaines plus tard de comprendre la comptabilité. C’est un excellent outil et il fonctionne bien.

Sur la base des commentaires des clients jusqu’à présent, les règlements du PAC sont beaucoup plus rapides, ajoute-t-elle.

Logiciel intuitif et convivial

Parce qu’Acumatica est si facile à utiliser, Alden n’a pas eu à ajouter au personnel comptable au début de la phase de démarrage. « Notre greffier n’avait pas expérience antérieure en comptabilité et maintenant, elle fait tout le travail d’AP », dit Alden. « Je viens d’embaucher un comptable et je n’ai pas eu à lui enseigner du tout ; elle vient d’arriver sur le système et l’utilise facilement.

Alden prévoit d’ajouter plus de personnel à mesure que le PAC se développe, mais elle n’aura pas à s’inquiéter des frais d’utilisation supplémentaires, car VenueOps et Acumatica offrent des prix basés sur la consommation plutôt que des licences coûteuses par utilisateur.

Des bases solides pour la croissance

Maintenant que le PAC dispose de la base financière solide nécessaire pour fonctionner efficacement, Alden assemble les éléments de base opérationnels qui permettront au centre des arts de se développer. Elle se prépare également pour une importante campagne de collecte de fonds pour le prochain projet d’agrandissement de l’immeuble. Elle évalue les systèmes de billetterie, qui s’intégreront facilement à Acumatica. Actuellement, ils utilisent Excel et téléchargent l’information, dit-elle.

Plus tard, elle recherchera une demande de donneur, et elle aussi doit facilement s’intégrer à Acumatica.

Pour faire référence aux paroles d’une chanson de Hamilton: « Il y a un million de choses que je n’ai pas faites, juste vous attendez. » Acumatica sera là pour chaque étape le long du chemin, Alden dit.